【文章內(nèi)容簡介】 色為佳，中間色及粉嫩色容易造成混淆，要盡量少用。198。檔案夾本身要用同一色系，一般不采用檔案夾的顏色來區(qū)分檔案，顏色太多，會使人眼花繚亂，不能區(qū)分。198。應(yīng)該避免同時(shí)使用過于接近的顏色，比如青色、藍(lán)色、紫藍(lán)色等，顏色太過接近，不容易一眼就區(qū)分開來。198。顏色如果不夠用，可以增加卷標(biāo)，如貼二個(gè)紅色卷標(biāo)或粘貼一個(gè)紅色一個(gè)藍(lán)色表示不同的檔案，5種顏色互相配合，可得出若干種不同組合，應(yīng)用的范圍就更廣了。此外，還可以考慮顏色和數(shù)字的組合，比如紅黃2等等，使得檔案區(qū)域無限的延伸。2．尺寸要統(tǒng)一要想進(jìn)行高效率的檔案管理，應(yīng)該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸，這樣才能便于辨認(rèn)和管理。3．檔案堆放的技巧檔案應(yīng)該豎起來擺放，整齊的排列，這樣相關(guān)人員尋找資料的時(shí)候就可以一目了然，而且可以很方便地取出來。如果一層層地疊放資料，上面的資料壓著下面的資料，要想拿下面的資料就比較困難，需要費(fèi)力的抽出來，而且不容易找到相關(guān)資料。4．檔案的分類方式一般有五種檔案分類方式：198。按對象劃分根據(jù)資料來自何人，與哪些企業(yè)有關(guān)進(jìn)行劃分。198。按主題劃分根據(jù)不同的主題進(jìn)行劃分，比如把資料分成技術(shù)開發(fā)領(lǐng)域的資料和銷售領(lǐng)域的資料，或者按照產(chǎn)品名稱區(qū)分資料。198。按形式劃分根據(jù)形式的不同進(jìn)行劃分，如適用于會議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等。198。按項(xiàng)目劃分項(xiàng)目也叫專案，可以針對某個(gè)具體的項(xiàng)目劃分檔案，比如要做情人節(jié)的專案，可以把歷年來情人節(jié)的專案資料進(jìn)行歸類、分析。198。按時(shí)間劃分按時(shí)間劃分是比較常用的分類方法，比如可將2002年的資料都收集在一個(gè)資料夾里，將2003年的資料收集在另一個(gè)資料夾里。第三節(jié) 名片的檔案管理名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認(rèn)真地收集好名片，作為秘書，還要替上司管理好名片，在上司需要的時(shí)候，能隨時(shí)為他找到所需的名片。1．管理名片的工具我們常常看到有些人把名片用橡皮圈圈起來，隨意放在抽屜里，這樣做容易造成名片的破損或丟失，我們應(yīng)該利用專門的工具來存放名片。當(dāng)名片的數(shù)量較少時(shí)，可以使用最常見的名片簿，當(dāng)名片的數(shù)量較多時(shí)，可以使用名片箱，此外，還可以使用便攜式的電子記事簿，把名片資料輸入，隨時(shí)可以查找。2．名片的分類方法對名片進(jìn)行分類，可以有效地管理、查找名片。3．名片的整理方法對名片進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?，可以便于保存和查找名片?98。對于超大型的名片，應(yīng)該將其仔細(xì)修剪成正常尺寸，或者用計(jì)算機(jī)另外打一張，也可縮小影印后再建檔。198。收到名片后，應(yīng)在空白處記下見面日期、地點(diǎn)、談話主題和重點(diǎn)、對方特征、業(yè)務(wù)項(xiàng)目，便于以后回想。198。對于長期中止聯(lián)絡(luò)的人的名片，可以將其過濾出來，放在固定的地方，或者丟棄，否則日積月累，名片會泛濫成災(zāi)。198。如果客戶變更了地址、電話，秘書應(yīng)主動向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進(jìn)行更正、補(bǔ)充。第四節(jié) 運(yùn)用電腦管理檔案在現(xiàn)代社會中，電腦是必備的辦公工具，利用電腦來管理檔案是秘書應(yīng)該掌握的技能。1．利用文件夾管理檔案建立專門的文件夾來管理檔案是一種科學(xué)的做法。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習(xí)慣進(jìn)行分組，否則檔案會越積越多。全部存在Ｃ盤或Ｅ盤同一個(gè)目錄下，當(dāng)需要某一個(gè)資料的時(shí)候，僅僅是瀏覽各個(gè)文件夾的名稱就要消耗很多的時(shí)間和精力。【舉例】對于專業(yè)秘書訓(xùn)練的資料，可以在總文件夾里根據(jù)內(nèi)容的不同建立各個(gè)子文件夾，比如外形包裝、社交禮儀、崗位技能等，每個(gè)文件夾里存放各類具體的培訓(xùn)教材，這樣就便于進(jìn)行尋找、修改以及管理各部分的資料。2．定期備份檔案備份是保證檔案不丟失的最好辦法，檔案備份的方法有以下幾種：198。最簡單的方法直接將檔案進(jìn)行復(fù)制并存到另一個(gè)檔案路徑，但是一旦硬盤發(fā)生了問題，備份的檔案也會丟失。198。ＮＯＲＴＯＮ ＧＨＯＳＴ2002把整個(gè)硬盤或硬盤分割扇區(qū)所有檔案做為映像文件，當(dāng)系統(tǒng)損毀時(shí)通過映像文件直接覆蓋硬盤或磁盤來恢復(fù)系統(tǒng)，并提供硬盤及磁盤的直接拷貝映像文件的檢視及編修功能。198。數(shù)據(jù)處理器（Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ）專門用來備份編輯中的檔案，可以針對同一件檔案進(jìn)行多份備份。198。壓縮程序當(dāng)檔案必須存放在磁盤時(shí)，可以通過壓縮方式進(jìn)行區(qū)分，這樣以后可以解壓縮使用。198。Ｗｉｎｄｏｗｓ備份精靈如果把檔案存在“我的文檔”中，就會自動把資料備份一份。198。光盤刻錄機(jī)可以將檔案刻錄到光盤中保存，這種方式比較簡單、可靠。3．對重要文檔進(jìn)行加密對于一些重要的、機(jī)密的資料，人們必須具有保密意識，否則機(jī)密的泄漏會給公司、企業(yè)以及個(gè)人帶來很大的危害。要避免在無意中被別人看到機(jī)密，使用者就需要對自己的重要文檔進(jìn)行加密。ｏｆｆｉｃｅ程序中提供了加密的功能，專業(yè)秘書應(yīng)該學(xué)會應(yīng)用該功能。Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ的加密步驟很類似，其具體步驟如下：圖3－1 文檔加密步驟示意圖【自檢】電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會使用電腦來管理文檔嗎？請?zhí)顚懴旅娴谋砀?。檢查自己是否已經(jīng)掌握了剛才所學(xué)的知識。操作要求操作方法或步驟建立文件夾備份檔案對重要文檔加密見參考答案3－2答案3－2返回操作要求操作方法或步驟建立文件夾可以根據(jù)內(nèi)容的要求和自己的習(xí)慣建立文件夾，并進(jìn)行分組備份檔案直接復(fù)制到另一個(gè)檔案路徑，ＮＯＲＴＯＮ ＧＨＯＳＴ2002，Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ數(shù)據(jù)處理器，壓縮程序，Ｗｉｎｄｏｗｓ備份精靈和光盤刻錄機(jī)為重要文檔加密工具欄→選項(xiàng)欄→安全性標(biāo)簽→輸入保護(hù)密碼→確認(rèn)→加密成功【本講小結(jié)】本講介紹了數(shù)字時(shí)代的檔案管理。首先，講解了檔案管理的基本原則和管制方法；其次，列舉了包括抽屜式直立檔案管理、開放式橫向檔案管理、穿孔活頁夾等在內(nèi)的七種常見的檔案管理方法；然后，介紹了檔案管理的技巧，即運(yùn)用顏色進(jìn)行管理、尺寸要統(tǒng)一、檔案的擺放技巧以及檔案的分類方式；接下來，提出要管理好名片，包括管理名片的工具、名片的分類方法、名片的整理方法三個(gè)方面；最后，強(qiáng)調(diào)了必須要學(xué)會用電腦來管理文檔，分別講解了建立文件夾、備份文檔、給重要文檔加密等內(nèi)容。在數(shù)字時(shí)代，一定要努力學(xué)習(xí)、勤于鉆研，做到熟練的運(yùn)用電腦來管理檔案?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第四講 專業(yè)形象塑造第一節(jié) 如何建立專業(yè)形象秘書的形象常常代表著公司的形象，所以秘書一定要注意自己的儀表。秘書的專業(yè)形象包括穿著、精神、態(tài)度、語言、動作等多方面的內(nèi)容，只有一一進(jìn)行訓(xùn)練，才能使自己的形象變得完美。優(yōu)雅的儀態(tài)能夠顯示一個(gè)人的教養(yǎng)和內(nèi)涵，使別人不由自主的對他（她）產(chǎn)生好感，所以儀態(tài)訓(xùn)練是一名優(yōu)秀秘書的必修課。1．從容不迫的走路姿勢模特們在舞臺上走一字步，確實(shí)很好看，但是對工作中的秘書來說，這種步法并不實(shí)用。對秘書來說，走路的姿勢要自然、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。2．優(yōu)雅得體的站姿秘書在站立的時(shí)候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因?yàn)榛《鹊膬A斜，側(cè)身的時(shí)候會有三條線：一個(gè)是臀線，一個(gè)是腰線，一個(gè)是胸線，這三條線形成一個(gè)曲線，看起來會比較優(yōu)雅。如果采用立正式的站姿，短時(shí)間站立還可以忍受，站久了就會覺得很疲倦，因?yàn)閮芍荒_平放在地面上，久而久之雙腿會發(fā)麻。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過一段時(shí)間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。如果是男秘書，站立的時(shí)候兩腳應(yīng)稍微跨開，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者貼在大腿側(cè)，要注意的是，一定要精神抖擻。3．穩(wěn)重端莊的坐姿坐的姿勢非常重要，因?yàn)槿藗內(nèi)粘Ｗ臅r(shí)間很長，平時(shí)工作、開會或與朋友聚會的時(shí)候，大部分時(shí)間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習(xí)慣，比如抖腿、駝腰、過于前傾或后倒等等，這些都會給人留下不好的印象。坐的時(shí)候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于男士，可以將雙手放在大腿兩側(cè)，男士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。有的人習(xí)慣翹腳，同時(shí)將身體歪在一邊，這個(gè)動作會影響自己的專業(yè)形象，應(yīng)避免采用這種坐姿。當(dāng)與他人談話或傾聽他人的意見時(shí)，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對對方的尊重和重視，但是不要過于前傾，否則會顯得不自然。4．適當(dāng)?shù)闹w語言人們在說話的時(shí)候經(jīng)常要運(yùn)用手勢，手勢運(yùn)用得當(dāng)，能夠有效地增加說話的效果，但是如果運(yùn)用不當(dāng)，則會適得其反。有的手勢在某些地方具有特定的含義，我們要先弄清楚具體含義再使用，比如在馬來西亞，豎起一根手指是罵人的動作，如果隨便使用，很有可能會引起誤會。此外，人們還可以運(yùn)用眼神來進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對客戶的時(shí)候，雙眼注視客戶是表示對客戶的尊重和對客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會給客戶留下很不好的印象。第二節(jié) 男性的穿著藝術(shù)1．正裝上班族的穿著有一個(gè)基本的原則，那就是根據(jù)場合選擇服裝，比如陪同主管去應(yīng)酬，就要穿得正式一些，如果是公司組織出去郊游，則應(yīng)該穿得休閑一些。198。西裝西裝分為很多款式，有單排扣的，有雙排扣的。選擇西裝款式的主要依據(jù)除了流行因素以外，就是身高了：個(gè)子比較矮小的男士，最好不要選擇雙排扣的西裝，因?yàn)殡p排扣的西裝會使腿顯得短；對于身材比較高的男士，雙排扣的西裝是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，會使你顯得更加挺拔。西裝的長度標(biāo)準(zhǔn)一般是：當(dāng)手下垂的時(shí)候，西裝外套的邊緣剛好貼在手背。總之，選擇西裝的目的就是拉長身材，使自己顯得高大挺拔，而不是壓縮自己的身高。198。襯衫與西裝搭配可以選擇小翻領(lǐng)的襯衫，高領(lǐng)襯衫，或者豎領(lǐng)襯衫。選擇襯衫的基本原則是款式要簡潔，顏色不能過于花哨，尤其是上班時(shí)穿的襯衫，一定要大方、穩(wěn)重，這樣才能給人以可信賴的感覺。前兩年非常流行條紋式的襯衫，近年又開始流行淺色的襯衫，如米黃色的、鵝黃色的、粉紅色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都適合上班的時(shí)候穿著，對于那些過于復(fù)雜或夸張的服裝，最好留在下班以后或者休閑娛樂時(shí)再穿。198。領(lǐng)帶隨著時(shí)尚潮流的變化，領(lǐng)帶的寬度長了又減，減了又長，不管怎樣，選擇適合自己的領(lǐng)帶是一位男士所必備的。在選擇領(lǐng)帶的時(shí)候，一般要根據(jù)當(dāng)年的流行因素選擇一兩條領(lǐng)帶，但是不要太多，因?yàn)闀r(shí)尚是經(jīng)常變化的，而且?guī)啄曛笥謺喕?。佩帶領(lǐng)帶時(shí)，很多時(shí)候要用領(lǐng)帶夾，領(lǐng)帶夾的使用也很有講究，男士上衣的左胸口部位一般有一個(gè)口袋，這個(gè)口袋的中間位置就是夾領(lǐng)帶夾的標(biāo)準(zhǔn)高度，如果太低會使得上半身拉長，如果太高則會凸現(xiàn)大腹便便。2．服裝配件服裝配件包括皮帶、皮鞋、襪子、眼鏡等等，這些配件是整體著裝的點(diǎn)睛之筆，專業(yè)秘書不但要使配件與正裝搭配得當(dāng)，而且可以通過配件來顯示自己的品味和修養(yǎng)。3．禮服在一些非常正式的場合，男士必需穿禮服出席，比如參加一個(gè)國際會議，舉行一個(gè)晚宴，這時(shí)禮服就是必備的服裝了。禮服又分為早禮服、晚禮服和燕尾服，下面將分別進(jìn)行介紹：198。早禮服（Ｍｏｒｎｉｎｇ Ｃｏａｔ）早禮服盛行于18～19世紀(jì)的上流社會，適用于在早晨至下午6點(diǎn)前的典禮，一般是單排扣或者只有一粒鈕扣，禮服的下擺順著腰際斜削下來，目前只有在非常正式的場合，才會看到早禮服。198。晚禮服（Ｆｏｒｍａｌ ｄｒｅｓｓ）晚禮服出現(xiàn)于18世紀(jì)初期，現(xiàn)在在各種正式的宴會中最常用的就是晚禮服，晚禮服一般就是小禮服，這種禮服的衣領(lǐng)部位常常鑲綢緞，有的是絲瓜領(lǐng)，有的是標(biāo)準(zhǔn)的西裝領(lǐng)，在腰際平行裁剪，由腰側(cè)斜下往身后裁剪。198。無尾夜禮服（Ｔｕｘｅｄｏ）無尾夜禮服屬于夜間的半正式禮服，樣式與普通西裝相似，差別在于這種禮服一般采用西裝劍領(lǐng)或絲瓜領(lǐng)上縫上絹領(lǐng)，長褲外側(cè)縫上一條絹縫邊，褲腳不反折，不系腰帶，用腰圍或吊帶，搭配小領(lǐng)結(jié)?！咀詸z】小王是一家公司的秘書，這個(gè)禮拜的星期五他要陪同上司去見客戶，星期六公司組織員工出去郊游?，F(xiàn)在小王有下面的一些服裝，請你幫他搭配好這兩天應(yīng)該穿著的服裝。西裝 牛仔褲 卡通表 尖頭皮鞋 運(yùn)動鞋超薄手表 公文包 領(lǐng)帶 夾克 白襯衫見參考答案4－1答案4－1返回星期五：西裝、白襯衫、領(lǐng)帶、尖頭皮鞋、超薄手表、公文包星期六：牛仔褲、夾克、卡通表、運(yùn)動鞋第三節(jié) 女性專業(yè)形象塑造1．發(fā)型女士的專業(yè)形象塑造要從頭發(fā)開始，一個(gè)適合自己的發(fā)型不僅能夠使整體形象協(xié)調(diào)，而且能提升個(gè)人的氣質(zhì)，使人更加出眾。一些女士喜歡留長發(fā)，長發(fā)披肩雖然好看，但是不符合上班的要求，因?yàn)殚L發(fā)在低頭或者做其他動作的時(shí)候，往往會蓋住臉，使得行動不便，影響工作效率。工作中的發(fā)型要以簡單、方便為原則，如果是長頭發(fā)，可以扎一個(gè)馬尾辮，或者利用發(fā)夾把頭發(fā)固定住，此外還可以把長發(fā)盤起來，使得臉龐清清爽爽地呈現(xiàn)出來。也有很多女士剪了短發(fā)，顯得干凈利落，精神抖擻。不管是長發(fā)還是短發(fā)，首先要保證頭發(fā)的清潔，這樣才能獲得別人的好感。2．化妝在很多時(shí)候女士化妝是表示對他人的尊重，而且得體的化妝能使人變得更加美麗、更有氣質(zhì)，也能增加自己的信心。在平常的工作場合中最好化淡妝，使人顯得清新自然，如果濃妝艷抹，反而會適得其反，讓人質(zhì)疑你的工作能力。在出席宴會等正式場合的時(shí)候，妝可以畫得稍微濃一些?；瘖y包括兩個(gè)部分：基礎(chǔ)保養(yǎng)和彩妝。其中，基礎(chǔ)保養(yǎng)分為潔膚、抹化妝水和潤膚霜、涂隔離霜等程序，彩妝則要運(yùn)用粉底、眼影、眼線筆、睫毛膏、眉筆、唇膏等工具。如果要使用香水，應(yīng)該把香水擦在脈搏跳動的地方，比如耳后、腋窩、手腕、腳、膝蓋后側(cè)等部位，要注意的是，有淡淡的香味就可以