【文章內(nèi)容簡介】 分組，否則檔案會(huì)越積越多。全部存在Ｃ盤或Ｅ盤同一個(gè)目錄下，當(dāng)需要某一個(gè)資料的時(shí)候，僅僅是瀏覽各個(gè)文件夾的名稱就要消耗很多的時(shí)間和精力?！九e例】對(duì)于專業(yè)秘書訓(xùn)練的資料，可以在總文件夾里根據(jù)內(nèi)容的不同建立各個(gè)子文件夾，比如外形包裝、社交禮儀、崗位技能等，每個(gè)文件夾里存放各類具體的培訓(xùn)教材，這樣就便于進(jìn)行尋找、修改以及管理各部分的資料。2．定期備份檔案備份是保證檔案不丟失的最好辦法，檔案備份的方法有以下幾種：198。最簡單的方法直接將檔案進(jìn)行復(fù)制并存到另一個(gè)檔案路徑，但是一旦硬盤發(fā)生了問題，備份的檔案也會(huì)丟失。198。ＮＯＲＴＯＮ ＧＨＯＳＴ2002把整個(gè)硬盤或硬盤分割扇區(qū)所有檔案做為映像文件，當(dāng)系統(tǒng)損毀時(shí)通過映像文件直接覆蓋硬盤或磁盤來恢復(fù)系統(tǒng)，并提供硬盤及磁盤的直接拷貝映像文件的檢視及編修功能。198。數(shù)據(jù)處理器（Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ）專門用來備份編輯中的檔案，可以針對(duì)同一件檔案進(jìn)行多份備份。198。壓縮程序當(dāng)檔案必須存放在磁盤時(shí)，可以通過壓縮方式進(jìn)行區(qū)分，這樣以后可以解壓縮使用。198。Ｗｉｎｄｏｗｓ備份精靈如果把檔案存在“我的文檔”中，就會(huì)自動(dòng)把資料備份一份。198。光盤刻錄機(jī)可以將檔案刻錄到光盤中保存，這種方式比較簡單、可靠。3．對(duì)重要文檔進(jìn)行加密對(duì)于一些重要的、機(jī)密的資料，人們必須具有保密意識(shí)，否則機(jī)密的泄漏會(huì)給公司、企業(yè)以及個(gè)人帶來很大的危害。要避免在無意中被別人看到機(jī)密，使用者就需要對(duì)自己的重要文檔進(jìn)行加密。ｏｆｆｉｃｅ程序中提供了加密的功能，專業(yè)秘書應(yīng)該學(xué)會(huì)應(yīng)用該功能。Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ的加密步驟很類似，其具體步驟如下：圖3－1 文檔加密步驟示意圖【自檢】電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會(huì)使用電腦來管理文檔嗎？請(qǐng)?zhí)顚懴旅娴谋砀?。檢查自己是否已經(jīng)掌握了剛才所學(xué)的知識(shí)。操作要求操作方法或步驟建立文件夾備份檔案對(duì)重要文檔加密見參考答案3－2【本講小結(jié)】本講介紹了數(shù)字時(shí)代的檔案管理。首先，講解了檔案管理的基本原則和管制方法；其次，列舉了包括抽屜式直立檔案管理、開放式橫向檔案管理、穿孔活頁夾等在內(nèi)的七種常見的檔案管理方法；然后，介紹了檔案管理的技巧，即運(yùn)用顏色進(jìn)行管理、尺寸要統(tǒng)一、檔案的擺放技巧以及檔案的分類方式；接下來，提出要管理好名片，包括管理名片的工具、名片的分類方法、名片的整理方法三個(gè)方面；最后，強(qiáng)調(diào)了必須要學(xué)會(huì)用電腦來管理文檔，分別講解了建立文件夾、備份文檔、給重要文檔加密等內(nèi)容。在數(shù)字時(shí)代，一定要努力學(xué)習(xí)、勤于鉆研，做到熟練的運(yùn)用電腦來管理檔案。如何建立專業(yè)形象秘書的形象常常代表著公司的形象，所以秘書一定要注意自己的儀表。秘書的專業(yè)形象包括穿著、精神、態(tài)度、語言、動(dòng)作等多方面的內(nèi)容，只有一一進(jìn)行訓(xùn)練，才能使自己的形象變得完美。優(yōu)雅的儀態(tài)能夠顯示一個(gè)人的教養(yǎng)和內(nèi)涵，使別人不由自主的對(duì)他（她）產(chǎn)生好感，所以儀態(tài)訓(xùn)練是一名優(yōu)秀秘書的必修課。1．從容不迫的走路姿勢(shì)模特們?cè)谖枧_(tái)上走一字步，確實(shí)很好看，但是對(duì)工作中的秘書來說，這種步法并不實(shí)用。對(duì)秘書來說，走路的姿勢(shì)要自然、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。2．優(yōu)雅得體的站姿秘書在站立的時(shí)候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因?yàn)榛《鹊膬A斜，側(cè)身的時(shí)候會(huì)有三條線：一個(gè)是臀線，一個(gè)是腰線，一個(gè)是胸線，這三條線形成一個(gè)曲線，看起來會(huì)比較優(yōu)雅。如果采用立正式的站姿，短時(shí)間站立還可以忍受，站久了就會(huì)覺得很疲倦，因?yàn)閮芍荒_平放在地面上，久而久之雙腿會(huì)發(fā)麻。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過一段時(shí)間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。如果是男秘書，站立的時(shí)候兩腳應(yīng)稍微跨開，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者貼在大腿側(cè)，要注意的是，一定要精神抖擻。3．穩(wěn)重端莊的坐姿坐的姿勢(shì)非常重要，因?yàn)槿藗內(nèi)粘Ｗ臅r(shí)間很長，平時(shí)工作、開會(huì)或與朋友聚會(huì)的時(shí)候，大部分時(shí)間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習(xí)慣，比如抖腿、駝腰、過于前傾或后倒等等，這些都會(huì)給人留下不好的印象。坐的時(shí)候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于男士，可以將雙手放在大腿兩側(cè)，男士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。有的人習(xí)慣翹腳，同時(shí)將身體歪在一邊，這個(gè)動(dòng)作會(huì)影響自己的專業(yè)形象，應(yīng)避免采用這種坐姿。當(dāng)與他人談話或傾聽他人的意見時(shí)，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對(duì)對(duì)方的尊重和重視，但是不要過于前傾，否則會(huì)顯得不自然。4．適當(dāng)?shù)闹w語言人們?cè)谡f話的時(shí)候經(jīng)常要運(yùn)用手勢(shì)，手勢(shì)運(yùn)用得當(dāng)，能夠有效地增加說話的效果，但是如果運(yùn)用不當(dāng)，則會(huì)適得其反。有的手勢(shì)在某些地方具有特定的含義，我們要先弄清楚具體含義再使用，比如在馬來西亞，豎起一根手指是罵人的動(dòng)作，如果隨便使用，很有可能會(huì)引起誤會(huì)。此外，人們還可以運(yùn)用眼神來進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對(duì)客戶的時(shí)候，雙眼注視客戶是表示對(duì)客戶的尊重和對(duì)客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會(huì)給客戶留下很不好的印象。男性的穿著藝術(shù)1．正裝上班族的穿著有一個(gè)基本的原則，那就是根據(jù)場合選擇服裝，比如陪同主管去應(yīng)酬，就要穿得正式一些，如果是公司組織出去郊游，則應(yīng)該穿得休閑一些。198。西裝西裝分為很多款式，有單排扣的，有雙排扣的。選擇西裝款式的主要依據(jù)除了流行因素以外，就是身高了：個(gè)子比較矮小的男士，最好不要選擇雙排扣的西裝，因?yàn)殡p排扣的西裝會(huì)使腿顯得短；對(duì)于身材比較高的男士，雙排扣的西裝是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，會(huì)使你顯得更加挺拔。西裝的長度標(biāo)準(zhǔn)一般是：當(dāng)手下垂的時(shí)候，西裝外套的邊緣剛好貼在手背。總之，選擇西裝的目的就是拉長身材，使自己顯得高大挺拔，而不是壓縮自己的身高。198。襯衫與西裝搭配可以選擇小翻領(lǐng)的襯衫，高領(lǐng)襯衫，或者豎領(lǐng)襯衫。選擇襯衫的基本原則是款式要簡潔，顏色不能過于花哨，尤其是上班時(shí)穿的襯衫，一定要大方、穩(wěn)重，這樣才能給人以可信賴的感覺。前兩年非常流行條紋式的襯衫，近年又開始流行淺色的襯衫，如米黃色的、鵝黃色的、粉紅色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都適合上班的時(shí)候穿著，對(duì)于那些過于復(fù)雜或夸張的服裝，最好留在下班以后或者休閑娛樂時(shí)再穿。198。領(lǐng)帶隨著時(shí)尚潮流的變化，領(lǐng)帶的寬度長了又減，減了又長，不管怎樣，選擇適合自己的領(lǐng)帶是一位男士所必備的。在選擇領(lǐng)帶的時(shí)候，一般要根據(jù)當(dāng)年的流行因素選擇一兩條領(lǐng)帶，但是不要太多，因?yàn)闀r(shí)尚是經(jīng)常變化的，而且?guī)啄曛笥謺?huì)輪回。佩帶領(lǐng)帶時(shí)，很多時(shí)候要用領(lǐng)帶夾，領(lǐng)帶夾的使用也很有講究，男士上衣的左胸口部位一般有一個(gè)口袋，這個(gè)口袋的中間位置就是夾領(lǐng)帶夾的標(biāo)準(zhǔn)高度，如果太低會(huì)使得上半身拉長，如果太高則會(huì)凸現(xiàn)大腹便便。2．服裝配件服裝配件包括皮帶、皮鞋、襪子、眼鏡等等，這些配件是整體著裝的點(diǎn)睛之筆，專業(yè)秘書不但要使配件與正裝搭配得當(dāng)，而且可以通過配件來顯示自己的品味和修養(yǎng)。3．禮服在一些非常正式的場合，男士必需穿禮服出席，比如參加一個(gè)國際會(huì)議，舉行一個(gè)晚宴，這時(shí)禮服就是必備的服裝了。禮服又分為早禮服、晚禮服和燕尾服，下面將分別進(jìn)行介紹：198。早禮服（Ｍｏｒｎｉｎｇ Ｃｏａｔ）早禮服盛行于18～19世紀(jì)的上流社會(huì)，適用于在早晨至下午6點(diǎn)前的典禮，一般是單排扣或者只有一粒鈕扣，禮服的下擺順著腰際斜削下來，目前只有在非常正式的場合，才會(huì)看到早禮服。198。晚禮服（Ｆｏｒｍａｌ ｄｒｅｓｓ）晚禮服出現(xiàn)于18世紀(jì)初期，現(xiàn)在在各種正式的宴會(huì)中最常用的就是晚禮服，晚禮服一般就是小禮服，這種禮服的衣領(lǐng)部位常常鑲綢緞，有的是絲瓜領(lǐng)，有的是標(biāo)準(zhǔn)的西裝領(lǐng)，在腰際平行裁剪，由腰側(cè)斜下往身后裁剪。198。無尾夜禮服（Ｔｕｘｅｄｏ）無尾夜禮服屬于夜間的半正式禮服，樣式與普通西裝相似，差別在于這種禮服一般采用西裝劍領(lǐng)或絲瓜領(lǐng)上縫上絹領(lǐng)，長褲外側(cè)縫上一條絹縫邊，褲腳不反折，不系腰帶，用腰圍或吊帶，搭配小領(lǐng)結(jié)。【自檢】小王是一家公司的秘書，這個(gè)禮拜的星期五他要陪同上司去見客戶，星期六公司組織員工出去郊游?，F(xiàn)在小王有下面的一些服裝，請(qǐng)你幫他搭配好這兩天應(yīng)該穿著的服裝。西裝 牛仔褲 卡通表 尖頭皮鞋 運(yùn)動(dòng)鞋超薄手表 公文包 領(lǐng)帶 夾克 白襯衫女性專業(yè)形象塑造1．發(fā)型女士的專業(yè)形象塑造要從頭發(fā)開始，一個(gè)適合自己的發(fā)型不僅能夠使整體形象協(xié)調(diào)，而且能提升個(gè)人的氣質(zhì)，使人更加出眾。一些女士喜歡留長發(fā)，長發(fā)披肩雖然好看，但是不符合上班的要求，因?yàn)殚L發(fā)在低頭或者做其他動(dòng)作的時(shí)候，往往會(huì)蓋住臉，使得行動(dòng)不便，影響工作效率。工作中的發(fā)型要以簡單、方便為原則，如果是長頭發(fā)，可以扎一個(gè)馬尾辮，或者利用發(fā)夾把頭發(fā)固定住，此外還可以把長發(fā)盤起來，使得臉龐清清爽爽地呈現(xiàn)出來。也有很多女士剪了短發(fā)，顯得干凈利落，精神抖擻。不管是長發(fā)還是短發(fā)，首先要保證頭發(fā)的清潔，這樣才能獲得別人的好感。2．化妝在很多時(shí)候女士化妝是表示對(duì)他人的尊重，而且得體的化妝能使人變得更加美麗、更有氣質(zhì)，也能增加自己的信心。在平常的工作場合中最好化淡妝，使人顯得清新自然，如果濃妝艷抹，反而會(huì)適得其反，讓人質(zhì)疑你的工作能力。在出席宴會(huì)等正式場合的時(shí)候，妝可以畫得稍微濃一些?；瘖y包括兩個(gè)部分：基礎(chǔ)保養(yǎng)和彩妝。其中，基礎(chǔ)保養(yǎng)分為潔膚、抹化妝水和潤膚霜、涂隔離霜等程序，彩妝則要運(yùn)用粉底、眼影、眼線筆、睫毛膏、眉筆、唇膏等工具。如果要使用香水，應(yīng)該把香水擦在脈搏跳動(dòng)的地方，比如耳后、腋窩、手腕、腳、膝蓋后側(cè)等部位，要注意的是，有淡淡的香味就可以了，過于濃烈的香味會(huì)讓別人覺得難受?；瘖y的目的是突出自己的特點(diǎn)，揚(yáng)長避短，但是不要奢求通過化妝來完全改變自己，因?yàn)榛瘖y品并不是魔棒?！九e例】秘書小李是一個(gè)五官端正的女孩，但是她的皮膚比較黑，她希望通過化妝來掩蓋這一點(diǎn)，所以每天上班前小李都會(huì)在臉上抹上大量的粉，使得整張臉上蓋著厚厚的粉底。有一天，小李在公司里搬了一些東西，累得汗流滿面，結(jié)果臉上的粉被汗水沖出了條條溝壑！女士化妝的基本步驟如下，可以根據(jù)場合和需要的不同，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)某些步驟或者省略某些步驟。圖4－1 女士化妝步驟示意圖3．服裝上班時(shí)穿著的服裝要大方、端莊，街上流行的短裙、牛仔褲、高統(tǒng)靴等最好不要出現(xiàn)在辦公室，職業(yè)套裝是最保險(xiǎn)的選擇。如果覺得套裝過于單調(diào)，可以利用絲巾、首飾等配件來進(jìn)行裝飾，比如在黑色的西裝上佩戴一枚銀色的胸花，形成強(qiáng)烈的對(duì)比，或者在穿著單色的套裝時(shí)，系上一條彩色的絲巾，這樣會(huì)使整個(gè)人立即顯得神采煥發(fā)。4．配件女式服裝的配件比男士更多、更復(fù)雜，也更講究，下面主要介紹一些基本的配件。198。襪子在上班的時(shí)候，應(yīng)盡量穿著接近皮膚顏色的絲襪，黑色的長絲襪或者網(wǎng)眼襪在辦公室里太引人注目，而且在國外有一種曖昧的意思，容易引起誤會(huì)。此外，應(yīng)該在提包里或者辦公室里準(zhǔn)備一雙備用的絲襪，因?yàn)榻z襪一不小心就會(huì)被勾破，一旦滑了絲，應(yīng)立即換下，在辦公室內(nèi)穿著脫絲的絲襪是非常不雅觀的。198。鞋子現(xiàn)在女鞋的款式多得讓人眼花繚亂，但是在上班的時(shí)候，還是應(yīng)該選擇比較正式的鞋子。首先，最好選擇中跟鞋，既能顯得身材高挑，又不會(huì)把地板踩得“嘭嘭”響，如果不習(xí)慣，也可以選擇平跟鞋，盡量不要選擇很高的高跟鞋。其次，最好穿著包前包后的鞋，現(xiàn)在比較流行的露出腳趾頭和腳后跟的鞋是不適合在辦公室穿著的。198。首飾首飾是用來點(diǎn)綴外表的，首飾的佩戴要強(qiáng)調(diào)少而精，如果把所有的首飾都戴在身上，只會(huì)讓人覺得你像一棵圣誕樹，尤其對(duì)于比較年輕的女士，一只小巧的戒指，或者一塊精致的手表就是很好的點(diǎn)綴了。選擇首飾要根據(jù)自己的特點(diǎn)，比如臉型、身材來決定，使首飾為自己服務(wù)，幫助自己揚(yáng)長避短，而不是讓自己成為首飾的附屬物。表4－1 首飾與臉型的搭配表飾品臉型項(xiàng)鏈耳環(huán)眼鏡方形臉Ｖ字型的項(xiàng)鏈，圓形墜子的項(xiàng)鏈圓形或小墜飾的款式橢圓框、復(fù)古框圓形臉長鏈或有長墜的項(xiàng)鏈長形、垂墜式、幾何形狀長方形、長橢圓形心形臉鎖鏈、圓珠頸鏈造型夸張、圓圈狀的耳環(huán)喇叭口造型、長方框、大橢圓形長形臉頸鏈或短鎖鏈狀、串珠短鏈圓弧形、彎月狀、水鉆耳環(huán)圓形、長橢圓形橢圓形臉臉蛋均勻，各種飾品皆能搭配，但個(gè)子小的人，不宜配戴太長的項(xiàng)鏈及耳環(huán)，臉蛋小的人也不適合太夸張的耳環(huán)5禮服在一些正式的場合，如參加晚宴或去聽音樂會(huì)，女士也要穿著禮服出席。禮服分為大禮服和小禮服，其具體的使用方法見下面的表格。表4－2 大禮服和小禮服的使用方法一覽表大禮服小禮服服裝及地長禮服，合身直立式剪裁或大蓬裙，不規(guī)則裙擺亦可裙長可到膝蓋或足踝，可釘亮片或亮珠，可選擇華麗的質(zhì)料發(fā)型長發(fā)可挽起，不宜裝飾華麗發(fā)夾或頭花可吹大波浪，短發(fā)可用摩絲來增加服帖感化妝用粉條上底妝可增加臉上光彩，化妝可比白天濃艷些盡量采用立體化妝，突出臉上輪廓與五官皮包手包宜小，可釘亮片或選擇金、銀色，不能太鼓或太大綢緞或珠包，金銀色小皮包也可鞋襪綢緞或絲絨的鞋面很得體，絲襪可以比較亮麗同大禮服香水應(yīng)抹些許香水，但不要太濃，可將香水舉起，在頭頂上噴灑在空氣中同大禮服訪客接待禮儀如何接待訪客接待訪客是秘書幾乎每天都要做的，一位優(yōu)秀的秘書要能夠讓客戶在受到接待的過程中認(rèn)同公司，也認(rèn)同自己。怎樣才能達(dá)到這個(gè)境界？這就需要在實(shí)際生活中去學(xué)習(xí)、去實(shí)踐。1．保持親切燦爛的笑容微笑是全世界的共同語言，正所謂“伸手不打笑臉人”，一副親切燦爛的笑容能夠讓人不由自主的產(chǎn)生好感，愿意與你親近。有一句諺語說得好：“假如你需要快樂，必須學(xué)會(huì)先使別人快樂?！毙θ菘梢岳舜说木嚯x，甚至消除彼此的對(duì)立和敵意。秘書在接待過程中首先要學(xué)會(huì)微笑，以微笑來迎接客人，用微笑給客人留下美好的第一印象。笑容是可以訓(xùn)練的，我們可以對(duì)著鏡子觀察自己的笑容，努力使自己的笑容熱情真誠，而不能皮笑肉不笑或者自以為是的傻笑。只要努力訓(xùn)練，就一定能保持最美的笑容。2．溫馨得體的招呼語打招呼也是需要技巧的，