【文章內(nèi)容簡介】 學習精神及理解能力 作業(yè)技術熟練度 工作動手能力 異常問題反應與責任感 工作態(tài)度 團隊精神 獎懲項目扣分 考勤項目扣分 考核簡評 : 考 核 總 分 初評總分 評估人 復評總分 復核人 核定總分 核定人： 行政管理制度 辦公室是直接對管理中心總經(jīng)理負責中心行政事務管理的部門，亦可稱為總經(jīng)理辦公室，行政事務包括中心辦事處內(nèi)部行政管理、部門協(xié)調(diào)、及協(xié)助總經(jīng)理處理文書、租戶溝通和外界聯(lián)絡工作。 內(nèi)部政策管理 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 18 頁，共 57 頁 中國物業(yè)服務教育網(wǎng) 有關申領采購的規(guī)定 1． 部門員工根據(jù)工作需要申請領用文具時，須填寫文具申請表。 2． 文具申請表由部門經(jīng)理審核簽批后，該表格于每月 20 日前送達辦公室。 3． 辦公室接收申請 表后，由辦公室經(jīng)理審核并由辦公室統(tǒng)籌做預算。 4． 辦公室采用“先進先出”方法，發(fā)放文具用品，于次月 7 日、14 日前，將文具送達使用者。 5． 申領原則：要力盡節(jié)約，避免浪費。 有關印刷品及印刷名片的規(guī)定 1． 由申請人填寫“印刷品申請表”及“印刷品申請表 (名片 )”（市場推廣所用印刷品除外） 2． 填寫申請表應列明所需印刷品的名稱、數(shù)量、規(guī)格。 3． 申請表由部門經(jīng)理審核簽批后，于每月 20 日前送達辦公室。 4． 由辦公室統(tǒng)籌做預算，報總經(jīng)理審批。 5． 預算經(jīng)總經(jīng)理批準后，由辦公室按財務規(guī)章支出申請 REF 表程序統(tǒng)一進行印刷 。如未批準，辦公室將申請表，退還申請部門。 有關雜費報銷的規(guī)則 1． 所有雜費須在“雜費批據(jù)”上記錄，每宗以 RMB300 元為限。 2． “雜費批據(jù)”由申請人填寫，部門經(jīng)理核準，并附上這些雜費的文件資料如供應商的發(fā)票等。 3． 批準后，辦公室通知申請人，收款簽字后安排付款。 有關電腦操作的規(guī)定 1. 電腦操作人員必須嚴格遵守電腦操作規(guī)程，做好計算機設備的安全維護工作，愛護機器設備，保持機器設備的清潔。 2. 對管理處的各種軟件，嚴禁私自外傳。嚴禁使用外來磁盤，以免感染病毒。 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 19 頁，共 57 頁 中國物業(yè)服務教育網(wǎng) 申 請購買固定資產(chǎn)、辦公室設備及用品的規(guī)定 1. 各部門在申請購買固定資產(chǎn)、辦公設備及用品時，需填寫“物品購買申請表”。 2. 在填寫時，應列明所購物品的名稱、品牌、規(guī)格、數(shù)量、理由。 3. “物品購買申請表”由申請部門經(jīng)理核準后，由行政部簽署意見。如可以在部門間調(diào)撥，則優(yōu)先調(diào)撥 物業(yè)管理處財務的管理 有關預算申請、審批、執(zhí)行的規(guī)定概由行政部統(tǒng)籌 。 一貫積極提 倡節(jié)約，反對浪費，將費用開支嚴格控制在預算之內(nèi)及低于預算。 1) 嚴格的采購，發(fā)包制度（將專項工程包給專業(yè)公司完成），要貨比三家，跟蹤商品質量及維 修質量。 2) 健全的材料物質收發(fā)存制度。 3) 嚴格借支、報銷制度和審批權限。 4) 預算內(nèi)項目及預算內(nèi)金額開支有嚴格的申請、審批、借支、報銷制度，預算外開支必須向業(yè)主申請批準 。 5) 預算內(nèi)項目及預算內(nèi)金額大的合同，于洽談后須經(jīng)業(yè)主審批。 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 20 頁，共 57 頁 中國物業(yè)服務教育網(wǎng) 第一太平戴維斯綜合物 業(yè)顧問有限公司 利 潤 表 項 目 本期實際數(shù) 本期預算數(shù) 物業(yè)管理收入 減 :經(jīng)營費用 經(jīng)營稅金 經(jīng)營毛利 減 : 管理費用 管理酬金 行政分攤費 財務費用 其中 :利息支出 (減利息收入 ) 經(jīng)營利潤 加 :其他業(yè)務利潤 營業(yè)利潤 加 :營業(yè)外收入 減 :營業(yè)外支出 利潤總額 減 :所得稅 凈利潤 制 單 : 物業(yè)管理中心 收支匯總 ( 月份） 項目 本月 本月 累計 累計 一、 一、收入 實際 預算 實際 預算 管理費收入 空置費收入 工程審批及監(jiān)督費 其他業(yè)務收入 營業(yè)外收入 電費收入 墊支開辦費 收入總計 二、 二、支出 員工工資 員工福利 行政費用 －辦公用品 －印刷費 －差旅費 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 22 頁，共 57 頁 中國物業(yè)服務教育網(wǎng) －交通費 －伙食費 －交際應酬費 －郵電通訊費 －服裝費 －洗衣費 －其他雜項 －培訓費 工程支出 －電梯系統(tǒng) －空調(diào)系統(tǒng) －供排水 －消防系統(tǒng) －強弱電 工程維修保養(yǎng) －衛(wèi)生潔具 －勞防用品 －工程工具 — 排污系統(tǒng) 管理酬金 管理費用 財務費用 員工意外險 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 23 頁，共 57 頁 中國物業(yè)服務教育網(wǎng) 公眾責任險 1 物料用品 (工程 ) 1 物料用品 (物業(yè) ) 1 綠化費 1 治安費 1 物業(yè)費用 保潔費用 清潔用品 清潔費用 垃圾清運費 1 外保工資 1 電費 1 水費 稅金 支出總計 收支結余 備注： 倉庫物料管理 管理規(guī)則 1． 因工作需要而領用各類物品，均須事先填寫“申購單”交部門主管簽名。 2． “申購單”經(jīng)部門主管簽名后，須由行政部主任簽名批準。 3． 凡領用貴重物品，備用金、鎖匙等須由領用人親自簽收，當領用人離職時，需把所領用的物品退回，若發(fā)現(xiàn)破損，將視情況做出賠償處理。 4． 倉庫管理員將于每月結束后的兩天時間內(nèi)，以書面形式做出“每月庫存商品盤點報告”呈交行政部經(jīng)理，而副本則送往財務部做檔案記錄。 5． 財務部將派 員協(xié)助倉庫管理員每月對物業(yè)內(nèi)各類資產(chǎn)設備和庫存資料進行盤點工作。 裝備及制服管理 1． 員工領取裝備及制服，必須先經(jīng)該員之上級領導簽發(fā)領取制服授權書，由部門經(jīng)理同意后，才可發(fā)放。 2． 于獲得核準之領用授權書后，員工始可填具裝備及制服申請表領取裝備及制服。 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 26 頁，共 57 頁 中國物業(yè)服務教育網(wǎng) 物業(yè)管理處辦公規(guī)則 信件 所有寄予本管理中心的信件，均需交由獲授權人開啟和登記，然后交有關部門處理。 文件傳閱 內(nèi)部文件傳閱，由總經(jīng)理辦公室將文件送達相關的部門與人員，閱后立即交還總辦，中央存檔， 從速完成文件要求的事項。 會議室 使用會議室需提前一天與辦公室聯(lián)系，經(jīng)批準后，服從辦公室的安排。使用完畢，關好門窗及電器開關。 來訪接待 因公接待來訪者，有關部門需派適當人員帶領客人進入會 客室或會議室或其他辦公地點，陪同來訪者直至離開公司。 告示牌 管理中心內(nèi)部告示牌將設在明顯處，隨時將管理中心與政府的有關政策、要求、指示等的通知貼于此，敬告員工。 就餐 午餐時間 小時，員工不可因用餐而遲到。 差旅費 按差旅費規(guī)定辦理。 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 27 頁，共 57 頁 中國物業(yè)服務教育網(wǎng) 與租戶聯(lián)系 物業(yè)管理工作，其中最重要的工作是推動良好的租戶關系。管理處作為業(yè)主的代理人必須負起這重要的使命，目的是令上情下達，下情上達，物業(yè)能替業(yè)主達到最大的收益，獲得最佳的保養(yǎng)，及維持高水平的產(chǎn)業(yè)價值。 公共機構的協(xié)調(diào) 管理處另一重要的公關工作是與政府及各公私機構的聯(lián)絡目的是配合政府有關的法例和規(guī)定來推動管理的工作。 1． 房產(chǎn)管理局 2． 市建委 3． 稅務局 4． 工商行政管理局 5． 勞動局及人才交流中心 6． 公安局 7． 消防局 8． 環(huán)衛(wèi)局 9． 外經(jīng)局 10． 郵政局 11． 電訊局 12． 供電局 13． 自來水公司 14． 派出所 15． 租戶委員會 部門協(xié)調(diào) 為方便部門的溝通及協(xié)調(diào)工作，行政部管理事物例會。會議的目的除了商討所有部門有關事項、檢討工作的缺失謀求改進外，更重要的原則是要達到上情下達，下情上達，能使上下一心以團結合作精神做好管理的工作。 業(yè)務報告 行政部經(jīng)理協(xié)助總經(jīng)理把每月管理處所處理的事物做一個 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 28 頁，共 57 頁 中國物業(yè)服務教育網(wǎng) 總結，然后把總匯的事情，填進每月之月度的管理報告并于月終上呈予發(fā)展商及香港第一太平戴維斯香港總公司。目的是讓上級機構能全盤掌握狀況，方便日后之決策參考，管理工作的監(jiān)管或政策上之改動 。 行政部工作審核 物業(yè)名稱 巡視日期 巡視人員 職位 簽署 管理處 標準 評語 優(yōu) 可以 劣 1．文件柜： A．物業(yè)公契或公約： B．分包商合約 C．文具 /雜物采購單據(jù) D．業(yè)主會會議記錄 E．物業(yè)收支平和記錄 F．人 事檔案記錄 G．車輛租戶收支記 錄 H．通告存案記錄 1．投訴事項處理 2．鎖匙保管箱 3．救傷工具箱 4．對講機使用 5．電腦設備 /軟件 6．影印機 7．傳真機 8．辦公室電信設備