【文章內(nèi)容簡介】 認(rèn)、管理者代表審批后進行銷毀處理。 外來記錄的控制 外來記錄由各相關(guān)部門收集、標(biāo)識、保存，保存期視具體情況而定。 特殊 媒介 形式的記錄的控制 對保存于磁帶、軟盤、光盤中的記錄的控制原則同上，但 設(shè)計院 相關(guān)部門 /人員 應(yīng) 設(shè)置其讀取和 修改 的 權(quán)限 ，同時采取 防磁、防壓、防曬等 措施 并 對相應(yīng)記錄 及時備份， 以 防止貯存的內(nèi)容丟失。 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》 6 相關(guān)記錄 《記錄一覽表》 《文件更改申請單》 《文件銷毀申請單》 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：管理職責(zé) 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 管理職責(zé) XXX 城市規(guī)劃設(shè)計院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：管理承諾 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 院長 是設(shè)計院生產(chǎn)經(jīng)營活動的最高管理者， 院長通過以下活動對其建立和實施質(zhì)量管理體系以及持續(xù)改進質(zhì)量管理體系的有效性做出承諾： B、采用宣傳、教育、培訓(xùn)、會議、文件等方式，向全體員工傳達滿足顧客要求和法律法規(guī)要求的重要性，使全體員工牢固樹立 以顧客為關(guān)注焦點的意識 和法律法規(guī)意識 ，從而能夠自覺地 參與有關(guān)的質(zhì)量活動，實現(xiàn)持續(xù)改進 。 B、制定質(zhì)量方針 和質(zhì)量目標(biāo)，并組織實施予以實現(xiàn) 。 C、確保制定的質(zhì)量目標(biāo)與質(zhì)量方針相適應(yīng)。 D、 通過主持每年的定期管理評審及在必要情況下的臨時管理評審確保質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進。 E、 確保提供質(zhì)量管理體系策劃、產(chǎn)品實現(xiàn)策劃及管理評審中所確定的必要的資源。 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：以顧客為關(guān)注焦點 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 1 企業(yè)的發(fā)展依存于顧客，因此 設(shè)計院在進行質(zhì)量策劃、制定質(zhì)量方針、確定質(zhì)量目標(biāo)等活動中應(yīng)充分考慮顧客 的需求和期望，確保顧客的要求得到確定并予以滿足， 力爭超越顧客的期望 。 2 本院通過市場調(diào)查、各類 媒介 、走訪顧客、與顧客接觸等方式來識別和確定顧客 明示的、隱含的以及當(dāng)前的、未來的需求和期望，同時也要考慮適用的法律法規(guī)要求 ，并確保這些要求在設(shè)計院內(nèi)部得到溝通。 3 通過質(zhì)量目標(biāo)在相關(guān)職能和層次上的分解，將顧客的需求轉(zhuǎn)化為對設(shè)計院內(nèi)部的要求，促使員工了解顧客需求， 確保顧客的要求得到滿足，達到顧客滿意。 4 有效履行合同，向顧客提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和滿意的服務(wù)，及時有效地處理顧客的意見或抱怨，讓顧客放心，讓顧客滿意。 5 為確保以顧客為關(guān)注焦點的理念在設(shè)計院內(nèi)部得到樹立并予以實現(xiàn)，為此應(yīng)做到： B、確定顧客需求。 B、評審與產(chǎn)品有關(guān)的要求。 C、嚴(yán)格執(zhí)行訂單或合同的要求。 D、與顧客良好的溝通。 E、確保顧客的要求得到滿足。 F、妥善保管顧客的財產(chǎn)。 G、對顧客的反饋進行評審。 H、對顧客的抱怨采取糾正措施。 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：質(zhì)量方針 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 1 設(shè)計院以標(biāo)準(zhǔn) GB/T190012020 中的 八項質(zhì)量管理原則為基礎(chǔ)，以顧客為關(guān)注焦點作為核心，以確保法律法規(guī)的遵守作為前提，并結(jié)合實際情況，制定本院的質(zhì)量方針如下： 精心設(shè)計 合理規(guī)劃 追求卓越 顧客滿意 2 該質(zhì)量方針是設(shè)計院關(guān)于質(zhì)量方面的總的宗旨和方向，其制定已充分考慮了設(shè)計院的生產(chǎn)經(jīng)營宗旨，并與之相適應(yīng)。它包括了對滿足要求和持續(xù)改進質(zhì)量管理體系有效性的承諾，并為制定和評審質(zhì)量目標(biāo)提供了框架。 3 本質(zhì)量方針已經(jīng)院長批準(zhǔn)并正式發(fā)布，各級管理者應(yīng)通過發(fā)布文件、宣傳培訓(xùn)、檢查考核等方式確保質(zhì)量方針在設(shè)計院內(nèi)得到溝通和理解，并堅決貫徹執(zhí)行。 4 每年管理評審時，須對質(zhì)量方針的持續(xù)適宜性進行評審，必要時可進行修訂以適應(yīng)設(shè)計院內(nèi)外環(huán)境的變化。此外，各部門如對質(zhì)量方針有修訂意見，亦可隨時將意見反饋到辦公室，由辦公室決定是否有必要組織設(shè)計院管理層及相關(guān)部門對質(zhì)量方針的適宜性進行正式的評審，并在必要時對質(zhì)量方針予以修訂。 5 質(zhì)量方針為受控文件，其制定、批準(zhǔn)、發(fā)布、評審、修訂等，均應(yīng)按《文件控制程序》的要求執(zhí)行。 院 長： 日 期： XXX 城市規(guī)劃設(shè)計院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：策劃 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 質(zhì)量目標(biāo) 1 管理者代表每年協(xié)助院長組織制定設(shè)計院的質(zhì)量目標(biāo)，由院長批準(zhǔn)發(fā)布。 2 管理者代表組織相關(guān)職能部門對設(shè)計院的質(zhì)量目標(biāo)進行適當(dāng)分解，轉(zhuǎn)化為各部門的具體工作目標(biāo)。 各相關(guān)職能部門應(yīng)嚴(yán)格實施， 確保為實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)而進行的相關(guān)活動能受到充分控制。各部門 應(yīng)定期（每季度 1 次）對質(zhì)量目標(biāo)的實施情況進行統(tǒng)計分析并填寫《質(zhì)量目標(biāo)實施情況統(tǒng)計表》，辦公室予以監(jiān)督檢查。 3 質(zhì)量目標(biāo)應(yīng)建立在質(zhì)量方針的基礎(chǔ)上，在質(zhì)量方針給定的框架內(nèi)展開，應(yīng)包括滿足產(chǎn)品要求所需的內(nèi)容，應(yīng)高于現(xiàn)狀且具體可行，體現(xiàn)分階段實現(xiàn)的 原則。經(jīng)分解后，在作業(yè)層次上的質(zhì)量目標(biāo)應(yīng)是定量的、可測量的，以便實施和檢查。設(shè)計院的質(zhì)量目標(biāo)及分解到各部門的質(zhì)量目標(biāo)參 見本手冊附錄 E《質(zhì)量目標(biāo)及分解》。 4 質(zhì)量目標(biāo)為受控文件，其制定、批準(zhǔn)、發(fā)布、修訂等，均應(yīng)按《文件控制程序》的要求執(zhí)行。 5 相關(guān)記錄 《質(zhì)量目標(biāo)實施情況統(tǒng)計表》 質(zhì)量管理體系策劃 1 為確保質(zhì)量目標(biāo)的實現(xiàn)以及質(zhì)量管理體系滿足標(biāo)準(zhǔn) 條款的要求，院長必須組織相關(guān)職能部門對質(zhì)量管理體系進行策劃，包括確定每一質(zhì)量管理體系過程的輸入、輸出及活動以及資源配置要求，并作出相應(yīng)規(guī)定。 2 本院質(zhì)量管理體系策劃的結(jié)果形成了文件化的質(zhì)量管理體系，包括質(zhì)量手冊、程序文件、管理文件和作業(yè)文件以及質(zhì)量記錄等。 3 發(fā)生下列情形時，院長應(yīng)對質(zhì)量管理體系變更的必要性進行分析，必要時組織召開臨時管理評審會議，以最終確認(rèn)質(zhì)量管理體系變更的必要性： B、質(zhì)量方針與目標(biāo)發(fā)生重大變化。 B、組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝技術(shù)、資源狀況發(fā)生重大改變時。 C、外部經(jīng)營環(huán)境發(fā)生重大變化時，如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) /規(guī)范等。 D、院長認(rèn)為有必要的其他情形。 4 當(dāng)確認(rèn)需對質(zhì)量管理體系進行變更時，院長應(yīng)組織相關(guān)職能部門按照前述同樣的 要求并結(jié)合 變化的情況對質(zhì)量管理體系進行重新策劃，以確保質(zhì)量管理體系的完整性，并確保按照完整的變更的質(zhì)量管理體系的要求實施。 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：職責(zé)、權(quán)限與溝通 版 號： B/0 頁 碼： 1/3 職責(zé)和權(quán)限 1 為實現(xiàn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，本院設(shè)置了適合其運作的質(zhì)量體系組織結(jié)構(gòu)（見本手冊附錄 B），并明確規(guī)定了各部門的質(zhì)量職能分配（見本手冊附錄 B）。 2 辦公室應(yīng)組織制定相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限，并確保為各崗位提供和配備具有相應(yīng)能力的人員，相關(guān)崗位的能力要求見管理文 件《崗位職責(zé)和任職要求》。 3 辦公室必須確保相關(guān)崗位人員能夠得到本崗位的上述文件，各部門和崗位之間應(yīng)通過各種方式（如會議、培訓(xùn)等）相互了解有關(guān)職責(zé)和權(quán)限，通過充分有效的溝通，使職責(zé)和權(quán)限規(guī)定得更為合理，從而促進質(zhì)量管理體系有效性和過程效率的提高。 4 各部門質(zhì)量職能規(guī)定如下： 最高管理層 B、遵守國家的法律法規(guī)，做到合法生產(chǎn)、合法經(jīng)營。 B、提供質(zhì)量管理體系正常運行及產(chǎn)品實現(xiàn)所必要的資源。 C、設(shè)立符合設(shè)計院需要的組織結(jié)構(gòu)，并明確規(guī)定其質(zhì)量職能。 D、設(shè)置相應(yīng)工作崗位并明確賦予各崗位相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限 。 E、任命或指定各崗位主管人員及管理者代表并規(guī)定其職責(zé)。 F、改善工作條件和工作環(huán)境，保障員工的生命安全和身體健康。 G、制定設(shè)計院的質(zhì)量方針和目標(biāo)，建立、實施和保持符合標(biāo)準(zhǔn) GB/T190012020 要求的質(zhì)量管理體系，并負(fù)責(zé)主持管理評審。 H、全面負(fù)責(zé)設(shè)計院經(jīng)營管理、產(chǎn)品質(zhì)量、市場營銷等事項的決策。 I、建立內(nèi)部溝通機制，創(chuàng)造并保持使全體員工能充分參與實現(xiàn)組織目標(biāo)的內(nèi)部環(huán)境。 J、加強對員工的質(zhì)量意識教育，在設(shè)計院內(nèi)樹立顧客至上、持續(xù)改進的理念。 辦公室 B、負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件及記錄的歸口管理。 B、負(fù)責(zé)人力資源管理、組織實施培訓(xùn)和培訓(xùn)效果考評管理。 C、 負(fù)責(zé)基礎(chǔ)設(shè)施（如工作場所、支持性服務(wù)設(shè)施）的歸口管理。 D、負(fù)責(zé)協(xié)助院長進行管理評審（如制定評審計劃、編寫評審報告等）。 E、負(fù)責(zé)設(shè)計院相關(guān)資質(zhì)文件的管理及年檢。 F、負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核的歸口管理。 G、負(fù)責(zé)設(shè)計院對外接待，企業(yè) 宣傳、廣告、企業(yè)形象策劃等管理。 H、負(fù)責(zé)設(shè)計院工作環(huán)境的歸口管理。 I、負(fù)責(zé)除各設(shè)計所計算機等外的采購事宜的歸口管理。 總工辦（含資料室） B、負(fù)責(zé)設(shè)計文件（如設(shè)計圖紙、規(guī)劃方案、工程測量報告）的審批。 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：職責(zé)、權(quán)限與溝通 版 號： B/0 頁 碼： 2/3 B、負(fù)責(zé)外來文件的歸口管理。 C、負(fù)責(zé)本院設(shè)計文件的出版、裝訂、發(fā)放、保管和歸檔管理。 D、負(fù)責(zé)參與對設(shè)計不合格品的評審和處置。 E、負(fù)責(zé)組織顧客滿意度調(diào)查，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果提供改進信息。 F、負(fù)責(zé)有關(guān)數(shù)據(jù)分析及改進的歸口管理。 市政所 B、負(fù)責(zé)市場調(diào)查，收集與本專業(yè)有關(guān)的招標(biāo)信息及合同信息。 B、負(fù)責(zé)組織編制與本專業(yè)有關(guān)的招投標(biāo)文件及組織實施合同評審。 C、負(fù)責(zé)與顧客進行溝通，及時收集 、匯總、記錄、傳遞顧客信息。 D、負(fù)責(zé)簽訂并保管與本專業(yè)所有關(guān)的合同。 E、負(fù)責(zé)市政工程（如給水、排水、道路）設(shè)計，并負(fù)責(zé)組織評審、驗證和確認(rèn)。 F、負(fù)責(zé)與本專業(yè)有關(guān)的設(shè)計不合格的歸口管理。 G、負(fù)責(zé)與本專業(yè)有關(guān)的顧客提供技術(shù)資料的歸口管理。 規(guī)劃所 B、負(fù)責(zé)市場調(diào)查，收集與本專業(yè)有關(guān)的招標(biāo)信息及合同信息。 B、負(fù)責(zé)組織編制與本專業(yè)有關(guān)的招投標(biāo)文件及組織實施合同評審。 C、負(fù)責(zé)與顧客進行溝通，及時收集、匯總、記錄、傳遞顧客信息。 D、負(fù)責(zé)簽訂并保管與本專業(yè)所有關(guān)的合同。 E、負(fù)責(zé)城市總體規(guī)劃和各種專 項規(guī)劃的方案設(shè)計 /編制，并負(fù)責(zé)組織對其進行評審、驗證和確認(rèn)。 F、負(fù)責(zé)與本專業(yè)有關(guān)的設(shè)計不合格的歸口管理。 G、負(fù)責(zé)與本專業(yè)有關(guān)的顧客提供技術(shù)資料的歸口管理。 測繪所 B、負(fù)責(zé)市場調(diào)查，收集與本所有關(guān)的招標(biāo)信息及合同信息。 B、負(fù)責(zé)組織編制與本所有關(guān)的招投標(biāo)文件及組織實施合同評審。 C、負(fù)責(zé)與顧客進行溝通，及時收集、匯總、記錄、傳遞顧客信息。 D、負(fù)責(zé)簽訂并保管與本專業(yè)所有關(guān)的合同。 E、負(fù)責(zé)實施工程測量和編制工程測量報告，并負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對工程測量報告進行評審、驗證和確認(rèn)。 F、負(fù)責(zé)與本專業(yè)有關(guān) 的設(shè)計不合格的歸口管理。 G、負(fù)責(zé)與本專業(yè)有關(guān)的顧客提供技術(shù)資料的歸口管理。 H、負(fù)責(zé)監(jiān)視和測量裝置的歸口管理。 財務(wù)室 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：職責(zé)、權(quán)限與溝通 版 號： B/0 頁 碼： 3/3 B、負(fù)責(zé)財務(wù)管理和會計核算，負(fù)責(zé)編制各種財務(wù)報表及處理日常財務(wù)工作。 B、負(fù)責(zé)收集并核實各類數(shù)據(jù)，對生產(chǎn)經(jīng)營成本進行控制和考核。 C、負(fù)責(zé)執(zhí)行有關(guān)財務(wù)制度，管理與核算設(shè)計院的固定資產(chǎn)。 D、負(fù)責(zé)與稅務(wù)、工商等外部機構(gòu)就財務(wù)事宜的聯(lián)絡(luò)。 5 相關(guān)文件 《崗位職責(zé)和 任職要求》 管理者代表 院長應(yīng)在管理人員中指定一名成員作為設(shè)計院的管理者代表，不論其在其他方面的職責(zé)如何，明確賦予相應(yīng)的職責(zé)并予以充分授權(quán)，具體人選及職責(zé)見本手冊 章節(jié)。 內(nèi)部溝通 1 為了增進設(shè)計院各職能部門和層次間的相互了解，促進質(zhì)量管理體系有效性和過程效率的提高，院長必須確保在設(shè)計院內(nèi)部建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄟ^程，以實現(xiàn)不同職能部門和層次間的全方位信息交流，溝通的內(nèi)容和方式如下： B、對質(zhì)量管理體系正常運行時所產(chǎn)生的各種信息，如管理評審記錄、設(shè)計過程記錄、監(jiān)視和測量記錄等，各部門直 接按照體系文件的規(guī)定收集、傳遞和處理。 B、對于體系文件未明確作出規(guī)定的信息的處理，由有關(guān)部門以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》的形式或其他適當(dāng)?shù)男问絺鬟f到與之相關(guān)的部門，必要時需報告管理層進行解決。 C、當(dāng)出現(xiàn)各種緊急、意外、矛盾或意見不一等情況而導(dǎo)致不能按正常體系文件規(guī)定執(zhí)行時，可由有關(guān)部門迅速以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》的形式傳遞至管理層，由管理層予以協(xié)商解決。 D、信息可采用面談、會議、通訊設(shè)施（電話、傳真、 EmBil 等） 、布告欄及各種書面資料等方式予以傳遞。 2 相關(guān)記錄 《信息聯(lián)絡(luò)處理單》 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計院質(zhì) 量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：管理評審 版 號： B/1 頁 碼： 1/1 總則 1 院長應(yīng)主持召開管理評審會議，對質(zhì)量管理體系進行評審，包括評價質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)在內(nèi)的質(zhì)量管理體系改進的機會和變更的需要，以確保質(zhì)量管理體系的持續(xù)適宜性、充分性和有效性。 2 管理評審每年至少進行一次，兩次評審的時間間隔不超過 12 個月。特定情況下，還應(yīng)進行臨時管理評審。 3 辦公室按設(shè)計院制定的《管理評審程序》的要求協(xié)助院長進行評審的計劃、資料收集和組織實施等管理工作。