【文章內容簡介】 認、管理者代表審批后進行銷毀處理。 外來記錄的控制 外來記錄由各相關部門收集、標識、保存，保存期視具體情況而定。 特殊 媒介 形式的記錄的控制 對保存于磁帶、軟盤、光盤中的記錄的控制原則同上，但 設計院 相關部門 /人員 應 設置其讀取和 修改 的 權限 ，同時采取 防磁、防壓、防曬等 措施 并 對相應記錄 及時備份， 以 防止貯存的內容丟失。 5 相關文件 《文件控制程序》 6 相關記錄 《記錄一覽表》 《文件更改申請單》 《文件銷毀申請單》 XXX 城市規(guī)劃設計院質量手冊 章節(jié)號： 標 題：管理職責 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 管理職責 XXX 城市規(guī)劃設計院質量手冊 章節(jié)號： 標 題：管理承諾 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 院長 是設計院生產經營活動的最高管理者， 院長通過以下活動對其建立和實施質量管理體系以及持續(xù)改進質量管理體系的有效性做出承諾： B、采用宣傳、教育、培訓、會議、文件等方式，向全體員工傳達滿足顧客要求和法律法規(guī)要求的重要性，使全體員工牢固樹立 以顧客為關注焦點的意識 和法律法規(guī)意識 ，從而能夠自覺地 參與有關的質量活動，實現(xiàn)持續(xù)改進 。 B、制定質量方針 和質量目標，并組織實施予以實現(xiàn) 。 C、確保制定的質量目標與質量方針相適應。 D、 通過主持每年的定期管理評審及在必要情況下的臨時管理評審確保質量管理體系的持續(xù)改進。 E、 確保提供質量管理體系策劃、產品實現(xiàn)策劃及管理評審中所確定的必要的資源。 XXX 城市規(guī)劃設計院質量手冊 章節(jié)號： 標 題：以顧客為關注焦點 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 1 企業(yè)的發(fā)展依存于顧客，因此 設計院在進行質量策劃、制定質量方針、確定質量目標等活動中應充分考慮顧客 的需求和期望，確保顧客的要求得到確定并予以滿足， 力爭超越顧客的期望 。 2 本院通過市場調查、各類 媒介 、走訪顧客、與顧客接觸等方式來識別和確定顧客 明示的、隱含的以及當前的、未來的需求和期望，同時也要考慮適用的法律法規(guī)要求 ，并確保這些要求在設計院內部得到溝通。 3 通過質量目標在相關職能和層次上的分解，將顧客的需求轉化為對設計院內部的要求，促使員工了解顧客需求， 確保顧客的要求得到滿足，達到顧客滿意。 4 有效履行合同，向顧客提供優(yōu)質的產品和滿意的服務，及時有效地處理顧客的意見或抱怨，讓顧客放心，讓顧客滿意。 5 為確保以顧客為關注焦點的理念在設計院內部得到樹立并予以實現(xiàn)，為此應做到： B、確定顧客需求。 B、評審與產品有關的要求。 C、嚴格執(zhí)行訂單或合同的要求。 D、與顧客良好的溝通。 E、確保顧客的要求得到滿足。 F、妥善保管顧客的財產。 G、對顧客的反饋進行評審。 H、對顧客的抱怨采取糾正措施。 XXX 城市規(guī)劃設計院質量手冊 章節(jié)號： 標 題：質量方針 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 1 設計院以標準 GB/T190012020 中的 八項質量管理原則為基礎，以顧客為關注焦點作為核心，以確保法律法規(guī)的遵守作為前提，并結合實際情況，制定本院的質量方針如下： 精心設計 合理規(guī)劃 追求卓越 顧客滿意 2 該質量方針是設計院關于質量方面的總的宗旨和方向，其制定已充分考慮了設計院的生產經營宗旨，并與之相適應。它包括了對滿足要求和持續(xù)改進質量管理體系有效性的承諾，并為制定和評審質量目標提供了框架。 3 本質量方針已經院長批準并正式發(fā)布，各級管理者應通過發(fā)布文件、宣傳培訓、檢查考核等方式確保質量方針在設計院內得到溝通和理解，并堅決貫徹執(zhí)行。 4 每年管理評審時，須對質量方針的持續(xù)適宜性進行評審，必要時可進行修訂以適應設計院內外環(huán)境的變化。此外，各部門如對質量方針有修訂意見，亦可隨時將意見反饋到辦公室，由辦公室決定是否有必要組織設計院管理層及相關部門對質量方針的適宜性進行正式的評審，并在必要時對質量方針予以修訂。 5 質量方針為受控文件，其制定、批準、發(fā)布、評審、修訂等，均應按《文件控制程序》的要求執(zhí)行。 院 長： 日 期： XXX 城市規(guī)劃設計院質量手冊 章節(jié)號： 標 題：策劃 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 質量目標 1 管理者代表每年協(xié)助院長組織制定設計院的質量目標，由院長批準發(fā)布。 2 管理者代表組織相關職能部門對設計院的質量目標進行適當分解，轉化為各部門的具體工作目標。 各相關職能部門應嚴格實施， 確保為實現(xiàn)質量目標而進行的相關活動能受到充分控制。各部門 應定期（每季度 1 次）對質量目標的實施情況進行統(tǒng)計分析并填寫《質量目標實施情況統(tǒng)計表》，辦公室予以監(jiān)督檢查。 3 質量目標應建立在質量方針的基礎上，在質量方針給定的框架內展開，應包括滿足產品要求所需的內容，應高于現(xiàn)狀且具體可行，體現(xiàn)分階段實現(xiàn)的 原則。經分解后，在作業(yè)層次上的質量目標應是定量的、可測量的，以便實施和檢查。設計院的質量目標及分解到各部門的質量目標參 見本手冊附錄 E《質量目標及分解》。 4 質量目標為受控文件，其制定、批準、發(fā)布、修訂等，均應按《文件控制程序》的要求執(zhí)行。 5 相關記錄 《質量目標實施情況統(tǒng)計表》 質量管理體系策劃 1 為確保質量目標的實現(xiàn)以及質量管理體系滿足標準 條款的要求，院長必須組織相關職能部門對質量管理體系進行策劃，包括確定每一質量管理體系過程的輸入、輸出及活動以及資源配置要求，并作出相應規(guī)定。 2 本院質量管理體系策劃的結果形成了文件化的質量管理體系，包括質量手冊、程序文件、管理文件和作業(yè)文件以及質量記錄等。 3 發(fā)生下列情形時，院長應對質量管理體系變更的必要性進行分析，必要時組織召開臨時管理評審會議，以最終確認質量管理體系變更的必要性： B、質量方針與目標發(fā)生重大變化。 B、組織結構、產品結構、工藝技術、資源狀況發(fā)生重大改變時。 C、外部經營環(huán)境發(fā)生重大變化時，如產品標準 /規(guī)范等。 D、院長認為有必要的其他情形。 4 當確認需對質量管理體系進行變更時，院長應組織相關職能部門按照前述同樣的 要求并結合 變化的情況對質量管理體系進行重新策劃，以確保質量管理體系的完整性，并確保按照完整的變更的質量管理體系的要求實施。 XXX 城市規(guī)劃設計院質量手冊 章節(jié)號： 標 題：職責、權限與溝通 版 號： B/0 頁 碼： 1/3 職責和權限 1 為實現(xiàn)質量方針和質量目標，本院設置了適合其運作的質量體系組織結構（見本手冊附錄 B），并明確規(guī)定了各部門的質量職能分配（見本手冊附錄 B）。 2 辦公室應組織制定相關崗位的職責和權限，并確保為各崗位提供和配備具有相應能力的人員，相關崗位的能力要求見管理文 件《崗位職責和任職要求》。 3 辦公室必須確保相關崗位人員能夠得到本崗位的上述文件，各部門和崗位之間應通過各種方式（如會議、培訓等）相互了解有關職責和權限，通過充分有效的溝通，使職責和權限規(guī)定得更為合理，從而促進質量管理體系有效性和過程效率的提高。 4 各部門質量職能規(guī)定如下： 最高管理層 B、遵守國家的法律法規(guī)，做到合法生產、合法經營。 B、提供質量管理體系正常運行及產品實現(xiàn)所必要的資源。 C、設立符合設計院需要的組織結構，并明確規(guī)定其質量職能。 D、設置相應工作崗位并明確賦予各崗位相應的職責權限 。 E、任命或指定各崗位主管人員及管理者代表并規(guī)定其職責。 F、改善工作條件和工作環(huán)境，保障員工的生命安全和身體健康。 G、制定設計院的質量方針和目標，建立、實施和保持符合標準 GB/T190012020 要求的質量管理體系，并負責主持管理評審。 H、全面負責設計院經營管理、產品質量、市場營銷等事項的決策。 I、建立內部溝通機制，創(chuàng)造并保持使全體員工能充分參與實現(xiàn)組織目標的內部環(huán)境。 J、加強對員工的質量意識教育，在設計院內樹立顧客至上、持續(xù)改進的理念。 辦公室 B、負責質量體系文件及記錄的歸口管理。 B、負責人力資源管理、組織實施培訓和培訓效果考評管理。 C、 負責基礎設施（如工作場所、支持性服務設施）的歸口管理。 D、負責協(xié)助院長進行管理評審（如制定評審計劃、編寫評審報告等）。 E、負責設計院相關資質文件的管理及年檢。 F、負責質量管理體系內部審核的歸口管理。 G、負責設計院對外接待，企業(yè) 宣傳、廣告、企業(yè)形象策劃等管理。 H、負責設計院工作環(huán)境的歸口管理。 I、負責除各設計所計算機等外的采購事宜的歸口管理。 總工辦（含資料室） B、負責設計文件（如設計圖紙、規(guī)劃方案、工程測量報告）的審批。 XXX 城市規(guī)劃設計院質量手冊 章節(jié)號： 標 題：職責、權限與溝通 版 號： B/0 頁 碼： 2/3 B、負責外來文件的歸口管理。 C、負責本院設計文件的出版、裝訂、發(fā)放、保管和歸檔管理。 D、負責參與對設計不合格品的評審和處置。 E、負責組織顧客滿意度調查，并根據(jù)調查結果提供改進信息。 F、負責有關數(shù)據(jù)分析及改進的歸口管理。 市政所 B、負責市場調查，收集與本專業(yè)有關的招標信息及合同信息。 B、負責組織編制與本專業(yè)有關的招投標文件及組織實施合同評審。 C、負責與顧客進行溝通，及時收集 、匯總、記錄、傳遞顧客信息。 D、負責簽訂并保管與本專業(yè)所有關的合同。 E、負責市政工程（如給水、排水、道路）設計，并負責組織評審、驗證和確認。 F、負責與本專業(yè)有關的設計不合格的歸口管理。 G、負責與本專業(yè)有關的顧客提供技術資料的歸口管理。 規(guī)劃所 B、負責市場調查，收集與本專業(yè)有關的招標信息及合同信息。 B、負責組織編制與本專業(yè)有關的招投標文件及組織實施合同評審。 C、負責與顧客進行溝通，及時收集、匯總、記錄、傳遞顧客信息。 D、負責簽訂并保管與本專業(yè)所有關的合同。 E、負責城市總體規(guī)劃和各種專 項規(guī)劃的方案設計 /編制，并負責組織對其進行評審、驗證和確認。 F、負責與本專業(yè)有關的設計不合格的歸口管理。 G、負責與本專業(yè)有關的顧客提供技術資料的歸口管理。 測繪所 B、負責市場調查，收集與本所有關的招標信息及合同信息。 B、負責組織編制與本所有關的招投標文件及組織實施合同評審。 C、負責與顧客進行溝通，及時收集、匯總、記錄、傳遞顧客信息。 D、負責簽訂并保管與本專業(yè)所有關的合同。 E、負責實施工程測量和編制工程測量報告，并負責組織相關部門對工程測量報告進行評審、驗證和確認。 F、負責與本專業(yè)有關 的設計不合格的歸口管理。 G、負責與本專業(yè)有關的顧客提供技術資料的歸口管理。 H、負責監(jiān)視和測量裝置的歸口管理。 財務室 XXX 城市規(guī)劃設計院質量手冊 章節(jié)號： 標 題：職責、權限與溝通 版 號： B/0 頁 碼： 3/3 B、負責財務管理和會計核算，負責編制各種財務報表及處理日常財務工作。 B、負責收集并核實各類數(shù)據(jù)，對生產經營成本進行控制和考核。 C、負責執(zhí)行有關財務制度，管理與核算設計院的固定資產。 D、負責與稅務、工商等外部機構就財務事宜的聯(lián)絡。 5 相關文件 《崗位職責和 任職要求》 管理者代表 院長應在管理人員中指定一名成員作為設計院的管理者代表，不論其在其他方面的職責如何，明確賦予相應的職責并予以充分授權，具體人選及職責見本手冊 章節(jié)。 內部溝通 1 為了增進設計院各職能部門和層次間的相互了解，促進質量管理體系有效性和過程效率的提高，院長必須確保在設計院內部建立適當?shù)臏贤ㄟ^程，以實現(xiàn)不同職能部門和層次間的全方位信息交流，溝通的內容和方式如下： B、對質量管理體系正常運行時所產生的各種信息，如管理評審記錄、設計過程記錄、監(jiān)視和測量記錄等，各部門直 接按照體系文件的規(guī)定收集、傳遞和處理。 B、對于體系文件未明確作出規(guī)定的信息的處理，由有關部門以《信息聯(lián)絡處理單》的形式或其他適當?shù)男问絺鬟f到與之相關的部門，必要時需報告管理層進行解決。 C、當出現(xiàn)各種緊急、意外、矛盾或意見不一等情況而導致不能按正常體系文件規(guī)定執(zhí)行時，可由有關部門迅速以《信息聯(lián)絡處理單》的形式傳遞至管理層，由管理層予以協(xié)商解決。 D、信息可采用面談、會議、通訊設施（電話、傳真、 EmBil 等） 、布告欄及各種書面資料等方式予以傳遞。 2 相關記錄 《信息聯(lián)絡處理單》 XXX 城市規(guī)劃設計院質 量手冊 章節(jié)號： 標 題：管理評審 版 號： B/1 頁 碼： 1/1 總則 1 院長應主持召開管理評審會議，對質量管理體系進行評審，包括評價質量方針和質量目標在內的質量管理體系改進的機會和變更的需要，以確保質量管理體系的持續(xù)適宜性、充分性和有效性。 2 管理評審每年至少進行一次，兩次評審的時間間隔不超過 12 個月。特定情況下，還應進行臨時管理評審。 3 辦公室按設計院制定的《管理評審程序》的要求協(xié)助院長進行評審的計劃、資料收集和組織實施等管理工作。