【文章內(nèi)容簡介】 門 成員 。這個培訓 重在傳播 ： ? 速達 5000 是如何進行企業(yè)管理的？ ? 速達 5000 的思想在各個模塊中的實現(xiàn)思路如何？ ? 速達 5000 各個模塊能做什么事情、不能做什么事情？ 應該注意的是， 速達 5000 模塊培訓講的不是完全結合企業(yè)的 情況來講某個用戶怎么使用 速達 5000 軟件， 而是著重講解作為管理工具 —— 速達 5000 系統(tǒng)是怎樣幫助用戶來進行企業(yè)管理的。 三．速達 5000 軟件操作 在 速達 5000 詳細解決方案確認之后進行，緊密結合企業(yè)實際，面向企業(yè)各個應用節(jié)點的操作人員，即 速達 5000 的 使用者，對他們進行速達 5000 軟件的相關操作 培訓 。 由于 速達 5000 的操作涉及方方面面，所以 應該 分部門、分崗位地進行有針對性的培訓，如 “成本會計 ”這個崗位的學習重點就是掌握 速達 5000 成本管理方面的操作。 這個培訓要結合上機操作，詳細地介紹相關窗口、功能按鈕、字段含義、報表內(nèi)容等等。所以，相對來說， 速達 5000 軟件應用培訓 是軟件思想層次的、是 “形而上 ”的； 速達 5000操作培訓是軟件操作層次的、是 “形而下 ”的。 四、員工自我培訓 2. 認真學習速達 5000 操作說明書。 3. 認真學習速達 5000 聯(lián)機幫助文檔。 4. 以速達 5000 中的例子帳，反復錄入各種單據(jù)，進行各種匯 總。 第四章 速達 5000 業(yè)務流程規(guī)劃 第一節(jié) 中小企業(yè)業(yè)務流程概述 軟件系統(tǒng)就是用計算機程序?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的業(yè)務流程。速達 5000 的整套系統(tǒng)都是為實現(xiàn)中小企業(yè)的業(yè)務流程而設計，為達到企業(yè)的經(jīng)營目的而設計。 管理的首要任務就是業(yè)務溝通，企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務溝通不良或不通暢，管理成效勢必遜色。業(yè)務的溝通，在速達 5000 中是通過單證、單據(jù)的執(zhí)行過程來實現(xiàn)的。 一、企業(yè)的經(jīng)營過程 企業(yè)的經(jīng)營過程是由一系列相關任務組成，這些任務按照企業(yè)的管理規(guī)章和業(yè)務流程順序執(zhí)行或并行執(zhí)行，最終完成企業(yè)的經(jīng)營目標，如提供一種產(chǎn) 品和服務。 根據(jù)不同的需求，經(jīng)營過程可以分為銷售過程、采購過程、庫存過程、生產(chǎn)過程、結算過程、產(chǎn)品發(fā)運過程等 13 一個經(jīng)營過程是為了實現(xiàn)企業(yè)某個經(jīng)營目標的一個過程，它在部分或者全部組織機構和人員的參與下，利用企業(yè)資源（包括所需的物料、貨品、倉庫、資金、客戶、供應商、單據(jù)、信息、數(shù)據(jù)、設備、軟件等等），按照預先確定的規(guī)則，在參與者和組織機構之間進行文檔、信息、任務的傳遞、處理、審核、統(tǒng)計，從而實現(xiàn)預定的經(jīng)營目標。 對企業(yè)整個業(yè)務流程進行優(yōu)化管理，降低成本、提高效率、精益生產(chǎn)與效益，進行事先計劃、事中控制、事后追蹤 。 速達 5000 在電腦化管理的基礎上，用新的管理模式和業(yè)務流程改造企業(yè)原有的管理模式與業(yè)務流程，是對企業(yè)所有的資源與活動進行優(yōu)化配置與效率管理。 二、業(yè)務流程規(guī)劃 業(yè)務流程就是按照一定的商業(yè)規(guī)則、業(yè)務關系及其先后順序，依照規(guī)定的審批程序，逐一實現(xiàn)經(jīng)營過程的每一個業(yè)務環(huán)節(jié)的執(zhí)行過程，業(yè)務流程一般都是跨部門、跨專業(yè)、跨時間的業(yè)務執(zhí)行過程。 業(yè)務流程的規(guī)劃，就是確定商業(yè)規(guī)則，確定業(yè)務關系，明確業(yè)務的目的、流經(jīng)的部門、流程要經(jīng)過那些單據(jù)、單據(jù)有那些執(zhí)行過程，那些環(huán)節(jié)需要審核，誰審 核等。 并且要回答： ?這個業(yè)務執(zhí)行過程要做什么？即其目的或想達到的目標是什么？ ?這個業(yè)務執(zhí)行過程是如何完成的，有那些任務并經(jīng)過那些步驟完成？ ?這個業(yè)務執(zhí)行過程有誰參與完成，有那些部門參與？ ?這個業(yè)務執(zhí)行過程用了那些方式或手段來完成？ 14 第二節(jié) 業(yè)務流程規(guī)劃 一、速達 5000 的業(yè)務總流程 二、速達 5000 業(yè)務流程規(guī)劃的步驟 速達 5000 的業(yè)務流程通過設定單據(jù)核準機制、單據(jù)的操作、單據(jù)的審核、單據(jù)的執(zhí)行過程來實現(xiàn)的，具有一整套科學的業(yè)務流程控制和完善的業(yè)務流程實現(xiàn)方法： 確定各部門的職責； 確定公 司的業(yè)務流程； 確定各系統(tǒng)必須錄入的單據(jù)； 確定各部門負責的單據(jù)，確定每個單據(jù)的負責人； 確定單據(jù)的下級單據(jù)，從而確定單據(jù)數(shù)據(jù)來源及流向； 確定那些單據(jù)需要打印，打印的份數(shù)，要分發(fā)的人員或部門； 確定單據(jù)的審核人，審核時間； 確定當審核人外出時，如何進行代理審核的程序； 確定需要定期打印的報表，打印的份數(shù)，分發(fā)的人員；比如那些每日打印一份，哪些按周打印，哪些按月打印等； 確定月結日期，月結前各部門如何核查、如何檢查數(shù)據(jù)。 業(yè)務流程規(guī)劃步驟，如圖所示： 15 第三節(jié) 采購業(yè)務流程 速達 5000 的采購業(yè)務流程是可選的，用戶可根據(jù)自身情況在建帳套時選擇不同的流程模式，下面對 2 種流程模式分別介紹： 一．“采購收貨單生成出入倉單”流程模式 1．流程簡介 在帳套選項中，選擇由“采購開單生成出入倉單”時，采購與銷售系統(tǒng)的開單方式及選擇的單據(jù)不變，即嚴格遵守由訂單 開單 出入倉單。具體流程如下： 2．各部門職能 銷售、生產(chǎn)等業(yè)務部門：貨品需求計劃，貨品請購計劃的制定及審核。 采購部門：貨品的采購經(jīng)辦單位。 倉管部門：所有有形貨品的驗收工作。 16 財務部門：采購業(yè)務相關帳務處理。 3．相關 單據(jù) 【采購計劃單】、【采購訂單】、【采購單】、【估價入庫單】、【應付款單】、【出入倉單】 4．采購業(yè)務流程綜述 1．用戶 結合當前生產(chǎn)、市場銷售及庫存情況，對公司、部門或業(yè)務員制定的一 個年度、季度、月份或某一批產(chǎn)品的【采購計劃單】，再根據(jù)采購計劃單生成 【采購訂單】，【采購訂單】也可通過手工制作。如有制定采購計劃，則系統(tǒng)提 供同一期間內(nèi)的【采購計劃單】，供用戶選擇。 2．采購業(yè)務發(fā)生時，可根據(jù)【采購訂單】生成【采購單】，系統(tǒng)提供同一往來單位的【采購訂單】供用戶選擇。 3． 如企業(yè)的貨已到，但發(fā)票還沒到時， 可做【估價入庫單】進行處理，【估價入庫單】也可根據(jù)【采購訂單】來制作，系統(tǒng)提供同一往來單位的【采購訂單】供用戶選擇。等 收到發(fā)票后，可 由【估價入庫單】生成相應的【采購單】?！静少弳巍勘４婧?，系統(tǒng)同時自動生成一張與【采購收貨單】相同的紅字估價入庫沖回單。 4．【采購單】審核，采購業(yè)務完成后，根據(jù)【采購單】生成【應付款單】。 5．收貨時， 根據(jù)藍字【采購單】生成【入倉單】，也可根據(jù)藍字【估價入庫單】生成。 6．發(fā)生退貨業(yè)務時，填制紅字【采購單】，如是通過估計入庫，則要填制紅 字【估價入庫單】；再根據(jù)紅字【采購單】 或紅字【估價入庫單】生成【出倉單】。 二． “出入倉單生成采購收貨單”流程模式 1．流程簡介 當選擇由“出入倉單生成采購收貨單”時，在出入倉單的界面上，將提供“選擇訂單”和“執(zhí)行過程”功能鍵，用來跟蹤【采購訂單】及【采購單】的執(zhí)行情況?！静少徲唵巍繛槌鋈雮}單提供選擇項。 【采購單】（紅單、藍單）是通過選擇出入倉單生成的，不能手工輸入，【采購單】不跟蹤退貨過程。開【采購單】時，將單據(jù)界面上的單據(jù)選擇由“訂單和估價單”改為選擇“入倉單和估價單”即可。如果【入倉單】已被【估價入庫單】引用過，則在開單時，不再被提供。 具體流程如下： 17 2．各部門職能 銷售、生產(chǎn)等業(yè)務部門：貨品采購計劃，貨品請購計劃的制定及審核。 采購部門：貨品的采購經(jīng)辦單位。 倉管部門：所有有形貨品的驗收工作。 財務部門：采購業(yè)務相關帳務處理。 3．相關單據(jù) 【采購計劃單】、【采購訂單】、【采購單】、【估價入庫單】、【應付款單】、【出入倉單】 4．采購業(yè)務流程綜述 1．用戶 結合當前生產(chǎn)、市場銷售及庫存情況，對公司、部門或業(yè)務員制定的一 個年度、季度、月份或某一批產(chǎn)品的【采購計劃單】，再根據(jù)采購計劃單生成 【采購訂單】，【采購訂單】也可通過手工制作。 如有制定采購計劃，則系統(tǒng)提 供同一期間內(nèi)的【采購計劃單】，供用戶選擇。 2．發(fā)生采購業(yè)務時，首先由倉管部門開據(jù)【入庫單】將貨品進行入庫處理?！救霂靻巍靠墒止ぶ谱?，也可根據(jù)【采購訂單】生成。 3．貨品入庫后，再做采購業(yè)務單據(jù)，這時【采購單】不可手工制作，只能通過選擇【入庫單】生成。 4．如企業(yè)的貨已到，但發(fā)票還沒到時，可做【估價入庫單】進行處理，【估價入庫單】不可手工制作，只能引用【入庫單】生成。手工制作的紅字【估價入庫單】只能引用藍字【估價入庫單】生成，此單一經(jīng)審核，系統(tǒng)將自動生成一張【出倉單】，同時給出一 個提示“系統(tǒng)將自動生成出倉單”，在【出倉單】上給出一個標志，說明此單是由系統(tǒng)自動生成，不可刪除，只有刪除這張紅單時，同時把【出倉單】刪除。 5．等 收到發(fā)票后，可 由【估價入庫單】生成相應的【采購單】?！静少弳巍勘４婧?，系統(tǒng)同時自動生成一張與【采購單】相同的紅字估價入庫沖回單。 6． 【采購單】審核，采購業(yè)務完成后根據(jù)【采購單】生成【應付款單】。 7．發(fā)生退貨業(yè)務時，只能手工制作【出庫單】做貨品出庫處理，再根據(jù)【出倉單】 生成紅字【采購單】或紅字【估價入庫單】。 18 第四節(jié) 銷售業(yè)務流程 速達 5000 的銷售業(yè)務流程 是可選的，用戶可根據(jù)自身情況在建帳套時選擇不同的流程模式，下面對 2 種流程模式分別介紹： 一．“銷售發(fā)貨單生成出入倉單”流程模式 1．流程簡介 在帳套選項中，選擇由“銷售開單生成出入倉單”時，采購與銷售系統(tǒng)的開單方式及選擇的單據(jù)不變，即嚴格遵守由訂單 開單 出入倉單。具體流程如下： 2．各部門職能 銷售部門：訂單處理的業(yè)務部門。 倉管部門：負責貨品的出倉。 財務部門：銷售業(yè)務相關帳務處理。 3．相關單據(jù) 【銷售計劃單】、【銷售訂單】、【銷售單】、【委托銷售單】、【應收款單】、【出入倉 單】 4．銷售業(yè)務流程綜述 1． 結合當前生產(chǎn)及市場銷售情況，對銷售部門制定的一個年度、季度或月份整體的【銷售計劃單】，再根據(jù)【銷售計劃單】生成【銷售訂單】，【銷售訂單】也可通過手工制作。如有制定銷售計劃，則系統(tǒng)提供同一期間內(nèi)的【銷售計劃單】，供用戶選擇。 2．銷售業(yè)務發(fā)生時，可根據(jù)【銷售訂單】生成【銷售單】，系統(tǒng)提供同一往來單位的【銷售訂單】供用戶選擇。 3．當企業(yè) 進行委托銷售業(yè)務時，可做【委托銷售單】進行處理，【委托銷售單】也可根據(jù)【銷售訂單】來制作，系統(tǒng)提供同一往來單位的【銷售訂單】供用戶選擇。業(yè)務結束 后，可 由【委托銷售單】生成相應的【銷售單】?！句N售單】保存后，系統(tǒng)同時自動生成一張與【銷售單】相同的紅字委托銷售沖回單。 4．【銷售單】審核，銷售業(yè)務完成后，根據(jù)【銷售單】生成【應收款單】。 19 5．發(fā)貨時， 根據(jù)藍字【銷售單】生成【出倉單】，也可根據(jù)藍字【委托銷售單】生成。 6．發(fā)生退貨業(yè)務時，填制紅字【銷售單】，如是通過委托銷售的，則要填制紅 字【委托銷售單】；再根據(jù)紅字【銷售單】或紅字【委托銷售單】生成【入倉單】。 二． “出入倉單生成銷售發(fā)貨單”流程模式 1．流程簡介 當選擇由“出入倉單生成銷售發(fā)貨單”時 ，在出入倉單的界面上，將提供“選擇訂單”和“執(zhí)行過程”功能鍵，用來跟蹤【銷售訂單】及【銷售單】的執(zhí)行情況。【銷售訂單】為出入倉單提供選擇項。 【銷售單】（紅單、藍單）是通過選擇出入倉單生成的，不能手工輸入，【銷售單】不跟蹤退貨過程。開【銷售單】時，將單據(jù)界面上的單據(jù)選擇由“銷售訂單和委托單”改為選擇“出倉單和委托銷售單”即可。如果【出倉單】已被【委托銷售單】引用過，則在開單時，不再被提供。 具體流程如下： 2．各部門職能 銷售部門：訂單處理的業(yè)務部門。 倉管部門：負責貨品的出倉。 財務部門：銷售業(yè)務相關 帳務處理。 3．相關單據(jù) 【銷售計劃單】、【銷售訂單】、【銷售單】、【委托銷售單】、【應收款單】、【出入倉單】 4．銷售業(yè)務流程綜述 1． 結合當前生產(chǎn)及市場銷售情況，對銷售部門制定的一個年度、季度或月份整體的【銷售計劃單】，再根據(jù)銷售計劃單生成【銷售訂單】，【銷售訂單】也可通過手工制作。如有制定銷售計劃，則系統(tǒng)提供同一期間內(nèi)的【銷售計劃單】，供用戶選擇。 2．發(fā)生銷售業(yè)務時，首先由倉管部門開據(jù)【出庫單】將貨品進行出庫處理?！境鰩靻巍?20 可手工制作，也可根據(jù)【銷售訂單】生成。 3．貨品出庫后，再做銷售業(yè)務單據(jù)，這 時【銷售單】不可手工制作，只能通過選擇【出庫單】生成。 4． 當企業(yè) 進行委托銷售業(yè)務時，可做【委托銷售單】進行處理，【委托銷售單】不可手工制作，只能引用【出庫單】生成。手工制作的紅字【委托銷售單】只能引用藍字【委托銷售單】生成，此單一經(jīng)審核，系統(tǒng)將自動生成一張【入倉單】，同時給出一個提示“系統(tǒng)將自動生成入倉單”，在【入倉單】上給出一個標志，說明此單是由系統(tǒng)自動生成，不可刪除，只有刪除這張紅單時，同時把【入倉單】刪除。 5．業(yè)務結束 后，可 由【委托銷售單】生成相應的【銷售單】。【銷售單】保存后，系統(tǒng)同時自動生成一 張與【銷售單】相同的紅字委托銷售沖回單。 6． 【銷售單】審核，銷售業(yè)務完成后，根據(jù)【銷售單】生成【應收款單】。 7．發(fā)生退貨業(yè)務時，只能手工制作【入庫單】做貨品入庫處理，再根據(jù)【入倉單】 生成紅字【銷售單】或紅字【委托銷售單】。 第五節(jié) 庫存業(yè)務流程 一