部分秘書與辦會ppt課件(編輯修改稿)
2025-06-08 13:56 本頁面
【文章內容簡介】 會議的基本目標得以實現 。 （三）會議通知 ? 會議通知必須簡明扼要。那種用“為了”起句，然后擺出一大堆依據，把會議時間、地點放在最后的寫法，不能使人開門見山地得到會議信息，應盡量避免。 ? 會議通知必須具備七要素（也有稱之為“七個清楚”）：會名、會期、開始時間（月、日、星期，上、下午或晚上幾時）、地點、參加會議人員范圍、入場憑證、籌辦會議的聯系單位等。 會議通知的一般體例是： ? 茲定于 月 日（星期 ） 午 時在 地點召開 會議，會期 天，參加人員為 ，憑 入場，有關會議的具體事宜，請與 聯系（電話號碼 ） （四）會前檢查 ? 會前檢查是落實預案、保證開好會議的重要一步，重要會議在會前要多次反復檢查落實。 （五）會間調度 ? 1. 會議簽到制度 ? 2. 候會制度 ? 3. 會議特殊情況的應急措施 ? 4. 做好會議記錄，寫好會議簡報 ? 5. 大型集會的現場指揮 （六）會議結束和會后整理 ? 1. 并非所有的會議在結束時都要有總結 ? 2. 會議紀要 ? 3. 會議代表離會工作 ? 4. 會議新聞報道 ? 5. 會務經驗總結 ? 6. 歸還借用物品，做好財務結算，善始善終地完成整個會議的會務工作。 三、 辦公會議的組織工作 ? （一）辦公會議題的收集整理 ? 辦公會議題收集，由秘書人員主動向有關行政副職和職能部門聯系、征詢。 ? 收集的議題應在合并整理后，視條件成熟與否和事項的輕重緩急，列出有必要提交辦公會研究的若干問題，送主要領導人審定。由主要領導人斟酌后增刪調整，確定辦公會議題。 ? （二）準備相關材料 ? 辦公會議相關材料的準備一般包括： ? ； ? ； ? 案。 ? （三）會議通知 ? 辦公會因屬例會，時間、地點一般是相對固定的。 ? 對于工作程序已形成多年的企業(yè)，辦公會會議通知一般不必另行制作，而是在企業(yè)每周重大會議活動安排表中注明（見會議活動安排表）。 ? 辦公會組成人員對已成慣例的辦公會，自然會在看到會議活動安排表后預留出時間。 ? 但對與議題相關的職能部門，秘書人員應在發(fā)送會議活動安排表時，對職能部門額外叮囑下周辦公會時間及出席人員。 ? 某些企業(yè)，因工作程序或企業(yè)領導人工作習慣等原因，辦公會仍需制作會議通知。 ? （四）會前檢查安排 ? 在企業(yè)中，辦公會一般在固定會議室召開，秘書人員應在會前先檢查會場桌椅（包括煙灰缸）是否整潔。有 ? 些議題涉及人員較多，座位不夠，應事先預作安排。 ? 打開會議室燈光和空調系統(tǒng)并調到合適溫度。 ? （五）會議過程中的服務工作 ? 秘書人員列席會議的任務主要是做好會議記錄。此外，隨著會議議題進展，應注意適時安排與下一議題的相關人員進入會場。 ? 散會時在其他人員退場后，秘書人員應檢查會議室有無遺忘的文件，并收撿會議使用的器材，關閉空調及燈光。 ? （六）會議后的相關工作 ? 辦公會結束后，秘書人員對會議決定事項中需要以紀要方式通知相關部門協調辦理的內容，應及時整理出會議紀要。 ? （七）會議文件的管理 ? 辦公會會議記錄，應由秘書部門妥善保管。作為討論稿的相關文件，應按文書處理的有關制度予以妥善處理。 ? 秘書小李擬了一個方案，內容如下： ? 1．會議名稱：“ 2022XX服裝集團夏季時裝秀”。 ? 2．參加會議人員：上級主管部門領導 2人；行業(yè)協會代表 3人；全國大中型商場總經理或業(yè)務經理以及其他客戶約 150人；主辦方領導及工作人員 20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。 ? 3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經理。 ? 4．會議時間： 2022年 5月 18日上午 9點 30至 11點。 ? 5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調查表。 展示會開幕、上級領導講話。 時裝表演。展示活動閉幕、收調查表，發(fā)紀念品 。 第三節(jié) 會議服務 ? 工作任務： ? 天地公司決定于 2022年底公司召開年度全國銷售商表彰大會，以表彰先進、規(guī)劃 2022年工作。參加表彰大會的有公司邀請的省市的有關領導、公司董事會成員、全國各分公司的領導、全國銷售代理商代表以及公司著名的高層管理人員和科技人員等。會議由秘書高山協助總經理組織籌劃 ?？偨浝碜尭呱綄懗鰰h具體的議程安排。 ? ? 任務分析： ? 會議議程應根據到會主要領
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