【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ，分送有關(guān)單位征求意見(jiàn)，然后修改定稿。會(huì)前做好有關(guān)文件的準(zhǔn)備工作，可以使會(huì)議議題比較集中，保證會(huì)議的基本目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。會(huì)議文件一般不宜過(guò)長(zhǎng)、過(guò)多。特別是經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)的典型材料，一要真實(shí)，二要簡(jiǎn)短，以千字為好，要力求短、小、精（即篇幅宜短，題目宜小，內(nèi)容要精），不要長(zhǎng)、大、空，要使人聽(tīng)后有“看得見(jiàn)、摸得著、跟著學(xué)”的感染力。會(huì)議文件應(yīng)事先打印好。印刷會(huì)議文件，應(yīng)認(rèn)真校對(duì)，避免差錯(cuò)，特別是統(tǒng)計(jì)數(shù)字、計(jì)量單位、人名地名、要力求準(zhǔn)確，務(wù)必反復(fù)核對(duì)。文件印刷份數(shù)要比預(yù)計(jì)發(fā)放份數(shù)多些。文件宜在代表報(bào)到時(shí)發(fā)給，不要開(kāi)會(huì)時(shí)在會(huì)場(chǎng)上散發(fā)，影響秩序，干擾會(huì)議。（三）會(huì)議通知會(huì)議通知必須簡(jiǎn)明扼要。那種用“為了”起句，然后擺出1一大堆依據(jù)，把會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)放在最后的寫(xiě)法，不能使人開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地得到會(huì)議信息，應(yīng)盡量避免。會(huì)議通知必須具備“七要素”（也有稱(chēng)之為“七個(gè)清楚”）：會(huì)名、會(huì)期、開(kāi)始時(shí)間（月、日、星期，上、下午或晚上幾時(shí)）、地點(diǎn)、參加會(huì)議人員范圍、入場(chǎng)憑證、籌辦會(huì)議的聯(lián)系單位等。會(huì)議通知的一般體例是：茲定于月日（星期）午時(shí)在地點(diǎn)召開(kāi)會(huì)議，會(huì)期天，參加人員為，憑入場(chǎng)，有關(guān)會(huì)議的具體事宜，請(qǐng)與聯(lián)系（電話號(hào)碼）。如果是本單位內(nèi)部組織的會(huì)議，最后兩項(xiàng)可省去。會(huì)議的住宿、膳食安排，攜帶文件或其他特殊要求，也應(yīng)視需要寫(xiě)入。對(duì)于參加會(huì)議的人員范圍，應(yīng)注明出席對(duì)象、人數(shù)、職務(wù)，切忌含糊不清，把出席范圍籠統(tǒng)地寫(xiě)成“有關(guān)負(fù)責(zé)同志”，使人不得要領(lǐng)。會(huì)議通知的信封應(yīng)注明是“會(huì)議通知”，并要注明送到日期，這樣，可以作為急件及時(shí)遞送，避免誤時(shí)誤事。重要會(huì)議的會(huì)議通知發(fā)出后，還應(yīng)跟蹤落實(shí)，用電話與參加會(huì)議人員聯(lián)系，檢查通知是否送到，了解對(duì)方是否能如期出席會(huì)議。特別是對(duì)會(huì)議中的關(guān)鍵人物，通知發(fā)出后一定要注意落實(shí)。會(huì)議通知可將會(huì)議的有關(guān)票證一起附上，如入場(chǎng)券、汽車(chē)通行證等。但分發(fā)票證時(shí)，應(yīng)留有必要的機(jī)動(dòng)數(shù)，以解決不可預(yù)見(jiàn)的臨時(shí)需要。重要會(huì)議的通知發(fā)出時(shí)，還應(yīng)準(zhǔn)備好代表座次、住宿房間、就餐安排、乘車(chē)號(hào)碼、小會(huì)地點(diǎn)、編組名單和其他準(zhǔn)備事項(xiàng)。這些事項(xiàng)附件能隨通知附上，則一起發(fā)出；不能一起發(fā)的，至少要在會(huì)議參加者報(bào)到時(shí)通知他們。（四）會(huì)前檢查會(huì)前檢查是落實(shí)預(yù)案、保證開(kāi)好會(huì)議的重要一步，重要會(huì)議在會(huì)前要多次反復(fù)檢查落實(shí)。會(huì)前檢查，一般分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽(tīng)取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場(chǎng)檢查這兩種方式。其中，現(xiàn)場(chǎng)檢查是主要形式。檢查的重點(diǎn)是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置以及安全保衛(wèi)工作等等。大型會(huì)議的會(huì)前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗(yàn)人員的定崗定位，交通指揮及主席臺(tái)服務(wù)人員的就位，供電安全、疏散通道的檢查，特別是會(huì)議播放樂(lè)曲的光碟或磁帶的檢查等等。有的大型會(huì)議活動(dòng)因?yàn)椴シ艠?lè)曲的光碟、磁帶檢查不認(rèn)真，出現(xiàn)笑話甚至嚴(yán)重的錯(cuò)誤而導(dǎo)致會(huì)場(chǎng)秩序嘩然，影響會(huì)議進(jìn)程。（五）會(huì)間調(diào)度1．會(huì)議簽到制度會(huì)議簽到可以及時(shí)了解該到會(huì)的人是否到會(huì)，準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)。對(duì)于股東大會(huì)、董事會(huì)來(lái)說(shuō)，這關(guān)系到是否達(dá)到法定人數(shù)，選舉結(jié)果和通過(guò)的決議是否有效的大問(wèn)題。為了保證執(zhí)行簽到制度，有的會(huì)議還采取了周密的簽到卡、簽到圖的措施。在規(guī)模較大的會(huì)議中，采取劃片安排座位的辦法，由會(huì)務(wù)工作人員核對(duì)其介紹信或入場(chǎng)券，執(zhí)行簽到制度。2．候會(huì)制度有些會(huì)議，議題較多，與前一議題無(wú)關(guān)但必須參加后一議題匯報(bào)討論的人員，秘書(shū)部門(mén)可根據(jù)預(yù)計(jì)的各個(gè)議題討論時(shí)間，通知他們?cè)谟懻撉暗竭_(dá)，另行為他們安排地方候會(huì)。這是保證會(huì)議有條不紊進(jìn)行的必要措施，也是保證各議題討論內(nèi)容不致擴(kuò)散的重要措施。秘書(shū)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人管理這件事，對(duì)各項(xiàng)議題討論時(shí)間的估計(jì)應(yīng)盡可能大體準(zhǔn)確，以免候會(huì)過(guò)久。堅(jiān)持候會(huì)制度也是改進(jìn)會(huì)風(fēng)，減少不必要的“陪會(huì)”現(xiàn)象的一種辦法。3．會(huì)議特殊情況的應(yīng)急措施會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中可能發(fā)生臨時(shí)變動(dòng)，如調(diào)整議題、臨時(shí)動(dòng)議、增加與會(huì)人員以及其它特殊情況。秘書(shū)部門(mén)要根據(jù)情況，采取應(yīng)急措施，做好臨時(shí)調(diào)度工作，始終有人在場(chǎng)服務(wù)。4．做好會(huì)議記錄，寫(xiě)好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議記錄是本單位的核心機(jī)密，也是重要的文書(shū)檔案和會(huì)議內(nèi)容與進(jìn)程的真實(shí)憑證。秘書(shū)人員要認(rèn)真做好記錄，做到主要觀點(diǎn)不遺漏，重要決定不錯(cuò)漏。字體要工整，并使用專(zhuān)用記錄紙，必要時(shí)會(huì)后還應(yīng)加以整理。記錄要用鋼筆、毛筆，不要用鉛筆、圓珠筆、紅色筆。會(huì)議內(nèi)容應(yīng)保密。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是用來(lái)交流會(huì)議情況，指導(dǎo)會(huì)議進(jìn)行的重要工具，要求新、求實(shí)、求短、求快，迅速反應(yīng)值得注意的動(dòng)態(tài)與問(wèn)題。5．大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮大型會(huì)議活動(dòng)，要有現(xiàn)場(chǎng)指揮，并運(yùn)用現(xiàn)代化聯(lián)絡(luò)手段（如有線廣播、無(wú)線電對(duì)講機(jī)和其他聯(lián)絡(luò)信號(hào)等）來(lái)調(diào)動(dòng)隊(duì)伍，處理突發(fā)事件，保證集會(huì)的順利進(jìn)行。（六）會(huì)議結(jié)束和會(huì)后整理會(huì)議結(jié)束和會(huì)后整理工作包括會(huì)議內(nèi)容總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、代表離會(huì)工作、會(huì)議新聞報(bào)道、會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。1．會(huì)議總結(jié)并非所有的會(huì)議在結(jié)束時(shí)都要有總結(jié)，如各種代表大會(huì)、勞模會(huì)、表彰大會(huì)，閉幕時(shí)可根據(jù)需要作一簡(jiǎn)短的“閉幕詞”。但有些會(huì)，如一年一度的計(jì)劃會(huì)議、科技會(huì)議、教育會(huì)議等，大都需要在會(huì)議結(jié)束時(shí)作總結(jié)。這些會(huì)議牽涉到事業(yè)發(fā)展規(guī)劃以及各有關(guān)方面需要承擔(dān)的責(zé)任，對(duì)于會(huì)議中提出的各種方案、意見(jiàn)，經(jīng)過(guò)討論之后，應(yīng)由負(fù)責(zé)同志在會(huì)議結(jié)束時(shí)作出結(jié)論，以便大家有所遵循。秘書(shū)部門(mén)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備會(huì)議總結(jié)時(shí)，切忌照搬會(huì)議開(kāi)始時(shí)的工作報(bào)告，應(yīng)將討論的內(nèi)容進(jìn)行集中歸納，概括總結(jié)，內(nèi)容要具體，措施要得力，行得通，辦得到。一般小型會(huì)議，可由主持人即席小結(jié)，不必寫(xiě)成書(shū)面總結(jié)。2．會(huì)議紀(jì)要如果會(huì)議討論、決定的事項(xiàng)涉及到幾個(gè)部門(mén)、幾個(gè)單位，需要有案可據(jù)，協(xié)同行動(dòng)，可寫(xiě)出會(huì)議紀(jì)要，以便分工負(fù)責(zé)，貫徹執(zhí)行會(huì)議的決定。3．會(huì)議代表離會(huì)工作對(duì)于外地來(lái)開(kāi)會(huì)的代表，會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)做好他們離會(huì)的安排工作，事先了解他們返回的日程和交通工具，代為購(gòu)買(mǎi)車(chē)船票、飛機(jī)票。個(gè)別需要暫留的代表，應(yīng)妥善安置他們的住宿生活。4．會(huì)議新聞報(bào)道需要發(fā)布新聞報(bào)道的重要會(huì)議，既可發(fā)綜合消息，也可發(fā)典型報(bào)道。本單位有報(bào)紙的，必要時(shí)還可配上評(píng)論、社論。遇到這種情況，會(huì)議的秘書(shū)部門(mén)，應(yīng)與新聞單位配合，共同編寫(xiě)新聞稿件，及早送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定，及時(shí)讓會(huì)議新聞見(jiàn)報(bào)，以推動(dòng)會(huì)議貫徹落實(shí)。應(yīng)注意的是，秘書(shū)部門(mén)在編寫(xiě)新聞稿件事時(shí)，要慎重考慮報(bào)道內(nèi)容，特別是對(duì)內(nèi)容重要的會(huì)議，一方面要配合新聞單位工作，另一方面也要注意加強(qiáng)請(qǐng)示匯報(bào)，以避免會(huì)議新聞報(bào)道中的差錯(cuò)。5．會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)為了積累經(jīng)驗(yàn)，打一仗，進(jìn)一步，重要會(huì)議或大型會(huì)議結(jié)束后應(yīng)該總結(jié)會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，作為今后開(kāi)好同類(lèi)型會(huì)議的借鑒。有的會(huì)議，還應(yīng)就會(huì)務(wù)工作寫(xiě)出小結(jié)材料，連同會(huì)議預(yù)案、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和其他會(huì)議文件，一并作為完整的卷宗歸入檔案。會(huì)務(wù)總結(jié)還應(yīng)包括表彰會(huì)務(wù)有功人員和有關(guān)部門(mén)，慰問(wèn)日夜辛勞地搞會(huì)務(wù)工作的同志。最后，要?dú)w還借用物品，做好財(cái)務(wù)結(jié)算，善始善終地完成整個(gè)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作。大中型會(huì)議的組織者，在頭腦里有了這樣對(duì)會(huì)議組織工作的時(shí)間階段順序和工作內(nèi)容脈絡(luò)的整體概念，才能更好地把握整個(gè)會(huì)務(wù)組織工作的階段進(jìn)程和工作頭緒。三、辦公會(huì)議的組織工作在企事業(yè)單位中，各種類(lèi)型的非常規(guī)的大中型會(huì)議畢竟在日常工作中是少數(shù)，大多數(shù)的會(huì)議是日常工作的例會(huì)，即辦公會(huì)。辦公會(huì)是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人為研究處理協(xié)調(diào)日常工作而定時(shí)召開(kāi)的工作會(huì)議，一般稱(chēng)之為行政辦公會(huì)。在企業(yè)即稱(chēng)為經(jīng)理辦公會(huì)。經(jīng)理辦公會(huì)議的與會(huì)人員一般相對(duì)固定。企業(yè)行政辦公會(huì)組成人員視企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)體制和結(jié)構(gòu)而有所不同，一般由總經(jīng)理、副總經(jīng)理及相當(dāng)副總的總工程師或總監(jiān)等人員構(gòu)成。經(jīng)理辦公室主任或行政事務(wù)部負(fù)責(zé)人列席會(huì)議。視辦公會(huì)議題不同，還可召集有關(guān)職能部門(mén)和下屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人參加。作為例會(huì)，辦公會(huì)的會(huì)務(wù)工作，有著基本固定的模式。企業(yè)辦公室和秘書(shū)人員應(yīng)完成的相應(yīng)工作一般由以下幾方面構(gòu)成。（一）辦公會(huì)議題的收集整理作為每周一次的例行會(huì)議，是企業(yè)解決日常工作問(wèn)題的重要方式，但并非所有問(wèn)題都必須上辦公會(huì)議商議。企業(yè)不同于機(jī)關(guān)和事業(yè)單位，頭緒特別多，應(yīng)變需要快，不可能事事必議。在職權(quán)范圍內(nèi)的事，多由分管人員按制度條例和領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面或口頭指示辦理。因而在辦公會(huì)上作為議題提出的內(nèi)容，大都是需要部門(mén)之間協(xié)調(diào)動(dòng)作或事關(guān)全局的大事。秘書(shū)人員應(yīng)對(duì)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)模式、工作程序有充分了解，特別要了解總經(jīng)理的工作作風(fēng)和領(lǐng)導(dǎo)層工作慣例。這樣在判斷各職能部門(mén)所提出的應(yīng)提交辦公會(huì)討論的問(wèn)題時(shí)，才能做到心中有數(shù)。辦公會(huì)議題收集，由秘書(shū)人員主動(dòng)向有關(guān)行政副職和職能部門(mén)聯(lián)系、征詢(xún)。在建立良好工作秩序的企業(yè)中，職能部門(mén)則每周定時(shí)向辦公室主動(dòng)聯(lián)系，提出需要提交辦公會(huì)研究的問(wèn)題。收集的議題應(yīng)在合并整理以后，視條件成熟與否和事項(xiàng)的輕重緩急，列出有必要提交辦公會(huì)研究的若干問(wèn)題，送主要領(lǐng)導(dǎo)人審定，由主要領(lǐng)導(dǎo)人斟酌后增刪調(diào)整，確定辦公會(huì)議題。（二）準(zhǔn)備相關(guān)材料辦公會(huì)相關(guān)材料的準(zhǔn)備一般包括：（1）與議題相關(guān)的背景材料及解決問(wèn)題的初步方案；（2）議題提出部門(mén)向辦公會(huì)所作的專(zhuān)題匯