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正文內(nèi)容

秘書(shū)辦文工作ppt課件(編輯修改稿)

2025-06-08 12:41 本頁(yè)面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 .某單位領(lǐng)導(dǎo),為了辦公方便,要求機(jī)關(guān)印章歸他自己保管。 三 文件整理與歸檔 辦結(jié) 文件的處置是指對(duì)辦理完畢的文件 按機(jī)關(guān)工作的需要、文件與檔案工作的有關(guān) 規(guī)定及文件本身的保存價(jià)值等因素進(jìn)行歸類、 管理和處理。 概念 辦理完畢的文件 歸類、管理和處理 歸 卷 清 退 銷 毀 暫 存 有利于日常工作中對(duì)辦結(jié)文件的調(diào)閱與利用; 有利于保護(hù)機(jī)密; 有利于排除無(wú)用信息的干擾。 歸檔文件 整理方法 立卷 以 “ 件 ”為單位整理 通過(guò)立卷,形成案卷,以案卷作為基本保管單位,是目前歸檔文件的主要整理方法。 適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件歸檔整理工作的需要,國(guó)家檔案局推薦采用的新的整理方法。 概念 文件組卷,也稱文件立卷,是指將辦理完畢 的、具有查考價(jià)值的文件,按其形成規(guī)律、特點(diǎn)、 價(jià)值和有機(jī)聯(lián)系,經(jīng)整理、組合成案卷的工作 。 通過(guò)對(duì)歸檔文件的分類和組合,將單份文件組合成符合檔案質(zhì)量要求的 案卷 是組卷(立卷)的實(shí)質(zhì) 。 一、定 義 平時(shí)歸卷是指文件辦結(jié)后文件管理人員按一 定的原則與方法將具有查考保存價(jià)值的文件歸入 有關(guān)卷夾妥善保管的工作。 意味著 文件由辦理階段進(jìn)入管理階段。 實(shí)質(zhì)是 對(duì)文件初步的分類與整理,歸檔前有符合科學(xué)分類的、相對(duì)固定的位置。 意義: 有利于加強(qiáng)對(duì)辦結(jié)文件的日常管理; 有利于保證文件材料的齊全完整; 有利于單位日常工作中的調(diào)閱與利用; 有利于防止文件丟失與泄密; 為立卷歸檔工作奠定了基礎(chǔ)。 上海市 區(qū)教育局歸卷類目 上海市 區(qū)教育局歸卷類目 一、辦公室 1- 1. 本局 2022年度局辦公會(huì)議記錄 永久 1- 2. 本局召開(kāi)學(xué)校校長(zhǎng)會(huì)議記錄 永久 1- 3. …… 二、中教科 2- 1. 本局關(guān)于調(diào)整中學(xué)布局、新設(shè)、撤并、 改名等請(qǐng)示和上級(jí)的批復(fù) 永久 2- 2. 本局關(guān)于中學(xué)招生工作的計(jì)劃總結(jié) 永久 2- 3. …… 三、幼小教科 3- 1. 本局關(guān)于小學(xué)視導(dǎo)工作情況報(bào)告 永久 3- 2. 本局關(guān)于小學(xué)招生工作計(jì)劃和總結(jié) 永久 3- 3. …… 四、總務(wù)科 4- 1. 2022年度教育經(jīng)費(fèi)預(yù)算決算表 永久 4- 2. 2022年各類學(xué)校核定年度預(yù)算表 長(zhǎng)期 4- 3. …… 條目 類別設(shè)置: 按組織機(jī)構(gòu)和按問(wèn)題設(shè)類兩種,可設(shè)置屬類。 設(shè)置要求 :與檔案室檔案分類保持一致。 條目是歸卷類目的主體。 設(shè)置要求: 不遺漏歸檔范圍內(nèi)的文件,還應(yīng)略寬于歸檔范圍; 區(qū)別價(jià)值; 結(jié)合職能、文件數(shù)量設(shè)置相應(yīng)的條目。 注意的問(wèn)題: 類按照本單位檔案類別排列; 類內(nèi)條目按文件內(nèi)容重要程度分主次; 保持歷史聯(lián)系,內(nèi)容相近的條目排列在一起; 排列完
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