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正文內(nèi)容

秘書辦文工作ppt課件(編輯修改稿)

2025-06-08 12:41 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 .某單位領導,為了辦公方便,要求機關印章歸他自己保管。 三 文件整理與歸檔 辦結 文件的處置是指對辦理完畢的文件 按機關工作的需要、文件與檔案工作的有關 規(guī)定及文件本身的保存價值等因素進行歸類、 管理和處理。 概念 辦理完畢的文件 歸類、管理和處理 歸 卷 清 退 銷 毀 暫 存 有利于日常工作中對辦結文件的調(diào)閱與利用; 有利于保護機密; 有利于排除無用信息的干擾。 歸檔文件 整理方法 立卷 以 “ 件 ”為單位整理 通過立卷,形成案卷,以案卷作為基本保管單位,是目前歸檔文件的主要整理方法。 適應機關辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作的需要,國家檔案局推薦采用的新的整理方法。 概念 文件組卷,也稱文件立卷,是指將辦理完畢 的、具有查考價值的文件,按其形成規(guī)律、特點、 價值和有機聯(lián)系,經(jīng)整理、組合成案卷的工作 。 通過對歸檔文件的分類和組合,將單份文件組合成符合檔案質(zhì)量要求的 案卷 是組卷(立卷)的實質(zhì) 。 一、定 義 平時歸卷是指文件辦結后文件管理人員按一 定的原則與方法將具有查考保存價值的文件歸入 有關卷夾妥善保管的工作。 意味著 文件由辦理階段進入管理階段。 實質(zhì)是 對文件初步的分類與整理,歸檔前有符合科學分類的、相對固定的位置。 意義: 有利于加強對辦結文件的日常管理; 有利于保證文件材料的齊全完整; 有利于單位日常工作中的調(diào)閱與利用; 有利于防止文件丟失與泄密; 為立卷歸檔工作奠定了基礎。 上海市 區(qū)教育局歸卷類目 上海市 區(qū)教育局歸卷類目 一、辦公室 1- 1. 本局 2022年度局辦公會議記錄 永久 1- 2. 本局召開學校校長會議記錄 永久 1- 3. …… 二、中教科 2- 1. 本局關于調(diào)整中學布局、新設、撤并、 改名等請示和上級的批復 永久 2- 2. 本局關于中學招生工作的計劃總結 永久 2- 3. …… 三、幼小教科 3- 1. 本局關于小學視導工作情況報告 永久 3- 2. 本局關于小學招生工作計劃和總結 永久 3- 3. …… 四、總務科 4- 1. 2022年度教育經(jīng)費預算決算表 永久 4- 2. 2022年各類學校核定年度預算表 長期 4- 3. …… 條目 類別設置: 按組織機構和按問題設類兩種,可設置屬類。 設置要求 :與檔案室檔案分類保持一致。 條目是歸卷類目的主體。 設置要求: 不遺漏歸檔范圍內(nèi)的文件,還應略寬于歸檔范圍; 區(qū)別價值; 結合職能、文件數(shù)量設置相應的條目。 注意的問題: 類按照本單位檔案類別排列; 類內(nèi)條目按文件內(nèi)容重要程度分主次; 保持歷史聯(lián)系,內(nèi)容相近的條目排列在一起; 排列完
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