秘書辦文工作ppt課件(編輯修改稿)
2025-06-08 12:41 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ．某單位領導，為了辦公方便，要求機關印章歸他自己保管。 三 文件整理與歸檔 辦結 文件的處置是指對辦理完畢的文件 按機關工作的需要、文件與檔案工作的有關 規(guī)定及文件本身的保存價值等因素進行歸類、 管理和處理。 概念 辦理完畢的文件 歸類、管理和處理 歸 卷 清 退 銷 毀 暫 存 有利于日常工作中對辦結文件的調(diào)閱與利用； 有利于保護機密； 有利于排除無用信息的干擾。 歸檔文件 整理方法 立卷 以 “ 件 ”為單位整理 通過立卷，形成案卷，以案卷作為基本保管單位，是目前歸檔文件的主要整理方法。 適應機關辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作的需要，國家檔案局推薦采用的新的整理方法。 概念 文件組卷，也稱文件立卷，是指將辦理完畢 的、具有查考價值的文件，按其形成規(guī)律、特點、 價值和有機聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷的工作 。 通過對歸檔文件的分類和組合，將單份文件組合成符合檔案質(zhì)量要求的 案卷 是組卷（立卷）的實質(zhì) 。 一、定 義 平時歸卷是指文件辦結后文件管理人員按一 定的原則與方法將具有查考保存價值的文件歸入 有關卷夾妥善保管的工作。 意味著 文件由辦理階段進入管理階段。 實質(zhì)是 對文件初步的分類與整理，歸檔前有符合科學分類的、相對固定的位置。 意義： 有利于加強對辦結文件的日常管理； 有利于保證文件材料的齊全完整； 有利于單位日常工作中的調(diào)閱與利用； 有利于防止文件丟失與泄密； 為立卷歸檔工作奠定了基礎。 上海市 區(qū)教育局歸卷類目 上海市 區(qū)教育局歸卷類目 一、辦公室 1－ 1. 本局 2022年度局辦公會議記錄 永久 1－ 2. 本局召開學校校長會議記錄 永久 1－ 3. …… 二、中教科 2－ 1. 本局關于調(diào)整中學布局、新設、撤并、 改名等請示和上級的批復 永久 2－ 2. 本局關于中學招生工作的計劃總結 永久 2－ 3. …… 三、幼小教科 3－ 1. 本局關于小學視導工作情況報告 永久 3－ 2. 本局關于小學招生工作計劃和總結 永久 3－ 3. …… 四、總務科 4－ 1. 2022年度教育經(jīng)費預算決算表 永久 4－ 2. 2022年各類學校核定年度預算表 長期 4－ 3. …… 條目 類別設置： 按組織機構和按問題設類兩種，可設置屬類。 設置要求 ：與檔案室檔案分類保持一致。 條目是歸卷類目的主體。 設置要求： 不遺漏歸檔范圍內(nèi)的文件，還應略寬于歸檔范圍； 區(qū)別價值； 結合職能、文件數(shù)量設置相應的條目。 注意的問題： 類按照本單位檔案類別排列； 類內(nèi)條目按文件內(nèi)容重要程度分主次； 保持歷史聯(lián)系，內(nèi)容相近的條目排列在一起； 排列完
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