秘書(shū)辦文工作ppt課件(編輯修改稿)
2025-06-08 12:41 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ．某單位領(lǐng)導(dǎo)，為了辦公方便，要求機(jī)關(guān)印章歸他自己保管。 三 文件整理與歸檔 辦結(jié) 文件的處置是指對(duì)辦理完畢的文件 按機(jī)關(guān)工作的需要、文件與檔案工作的有關(guān) 規(guī)定及文件本身的保存價(jià)值等因素進(jìn)行歸類、 管理和處理。 概念 辦理完畢的文件 歸類、管理和處理 歸 卷 清 退 銷 毀 暫 存 有利于日常工作中對(duì)辦結(jié)文件的調(diào)閱與利用； 有利于保護(hù)機(jī)密； 有利于排除無(wú)用信息的干擾。 歸檔文件 整理方法 立卷 以 “ 件 ”為單位整理 通過(guò)立卷，形成案卷，以案卷作為基本保管單位，是目前歸檔文件的主要整理方法。 適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件歸檔整理工作的需要，國(guó)家檔案局推薦采用的新的整理方法。 概念 文件組卷，也稱文件立卷，是指將辦理完畢 的、具有查考價(jià)值的文件，按其形成規(guī)律、特點(diǎn)、 價(jià)值和有機(jī)聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷的工作 。 通過(guò)對(duì)歸檔文件的分類和組合，將單份文件組合成符合檔案質(zhì)量要求的 案卷 是組卷（立卷）的實(shí)質(zhì) 。 一、定 義 平時(shí)歸卷是指文件辦結(jié)后文件管理人員按一 定的原則與方法將具有查考保存價(jià)值的文件歸入 有關(guān)卷夾妥善保管的工作。 意味著 文件由辦理階段進(jìn)入管理階段。 實(shí)質(zhì)是 對(duì)文件初步的分類與整理，歸檔前有符合科學(xué)分類的、相對(duì)固定的位置。 意義： 有利于加強(qiáng)對(duì)辦結(jié)文件的日常管理； 有利于保證文件材料的齊全完整； 有利于單位日常工作中的調(diào)閱與利用； 有利于防止文件丟失與泄密； 為立卷歸檔工作奠定了基礎(chǔ)。 上海市 區(qū)教育局歸卷類目 上海市 區(qū)教育局歸卷類目 一、辦公室 1－ 1. 本局 2022年度局辦公會(huì)議記錄 永久 1－ 2. 本局召開(kāi)學(xué)校校長(zhǎng)會(huì)議記錄 永久 1－ 3. …… 二、中教科 2－ 1. 本局關(guān)于調(diào)整中學(xué)布局、新設(shè)、撤并、 改名等請(qǐng)示和上級(jí)的批復(fù) 永久 2－ 2. 本局關(guān)于中學(xué)招生工作的計(jì)劃總結(jié) 永久 2－ 3. …… 三、幼小教科 3－ 1. 本局關(guān)于小學(xué)視導(dǎo)工作情況報(bào)告 永久 3－ 2. 本局關(guān)于小學(xué)招生工作計(jì)劃和總結(jié) 永久 3－ 3. …… 四、總務(wù)科 4－ 1. 2022年度教育經(jīng)費(fèi)預(yù)算決算表 永久 4－ 2. 2022年各類學(xué)校核定年度預(yù)算表 長(zhǎng)期 4－ 3. …… 條目 類別設(shè)置： 按組織機(jī)構(gòu)和按問(wèn)題設(shè)類兩種，可設(shè)置屬類。 設(shè)置要求 ：與檔案室檔案分類保持一致。 條目是歸卷類目的主體。 設(shè)置要求： 不遺漏歸檔范圍內(nèi)的文件，還應(yīng)略寬于歸檔范圍； 區(qū)別價(jià)值； 結(jié)合職能、文件數(shù)量設(shè)置相應(yīng)的條目。 注意的問(wèn)題： 類按照本單位檔案類別排列； 類內(nèi)條目按文件內(nèi)容重要程度分主次； 保持歷史聯(lián)系，內(nèi)容相近的條目排列在一起； 排列完
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