【文章內容簡介】 少有機會與供應商直接接觸 ， 對缺乏經驗的采購人員或有較高技術要求的采購物資來說 ， 經常會產生所采購物資與實際需要不符 ， 既造成資源浪費 ， 又可能耽誤生產經營的正常進行 。 采購文檔處理費時費力 傳統的采購活動是建立在大量的紙面文件的基礎之上的 ， 從生產部門采購需求的提出 、 到采購部門與供應商的各種聯系 、 再到交貨及資金的結算 ， 整個過程產生了大量的紙質憑證 ， 如領導的批示文件 、 合同 、 匯票 、 收貨單等等 ， 這些單證的制作 、 填寫 、 保存牽涉到各部門員工大量的精力 ， 常常會因某一單據的錯誤或遺漏而影響整個采購工作的進行 。 繁雜的采購文檔 ， 加之復雜的采購程序 ， 勢必導致采購活動的低效率 。 庫存積壓和物資短缺并存 在消費者需求越來越追求多樣化和個性化的今天 ， 如果有過多的庫存成品 ， 就必然加大銷售的風險 。 過高的原材料 、 零部件的庫存同樣也會給企業(yè)增加經營負擔 ， 產生較高的存 貨成本 ， 進而提高產成品的成本 。 采購范圍受地理局限 在傳統的采購業(yè)務中 ， 采購部門選擇供應商很大程度上受到地理位置的局限性 ， 一方面 ， 與外地的供應商聯系 ， 差旅費用 、 通訊費用都較高 ，無形中會增加企業(yè)負擔：另一方面 ， 與外地供應商發(fā)生業(yè)務聯系 ， 往往在資信 、 運輸等方面加大風險 。 采購環(huán)節(jié)監(jiān)控困難 傳統的采購活動 ， 對采購活動的監(jiān)控有很多困難 ， 因為有許多權力和關系在采購過程中發(fā)揮作用 。 有的企業(yè)為了加大對采購監(jiān)管的力度 ， 建立起一套分級采購審批程序 ， 以防止采購費用的過度支出以及 濫用職權 ， 但這種審批程序為本來就低效和費時的采購工作又增添了新的枷鎖 。 采購招標往往流于形式 采購招標是傳統采購模式中比較科學和有效的采購方法，特別是在大額采購或貴重物品的采購中用得很普遍。但在傳統的采購招標過程中，真正達到招標目的的采購活動并不多見，不少流于形式。 電子化采購的含義及流程 電子化 采購就是通過互聯網絡 ， 借助計算機管理企業(yè)的采購業(yè)務 。 電子化采購從采購要求的提出 、 訂單的產生 、商品運輸以及存貨管理等方面都有了重大的改變 。網絡的介入使采購流程得到優(yōu)化 ， 并在降低成本 、提高效率 、 增加采購透明度等方面都可使采購企業(yè)和供應商雙方受益 ， 實現 “ 雙贏 ” 。 企業(yè)的電子化采購一般是通過應用相關的軟件來實現的 ， 不同的軟件提供了不同的解決方案 。這些解決方案各有其特點 ， 但基本都包括如下流程： (1)填寫訂購單 ； (2)審核訂購單； (3)聯系供應商； (4)選擇供應商； (5)采購結算 。 從上可見，在電子化采購的整個流程中，人工參與因素越來越少，信息的傳遞基本依賴 網絡進行，從而保證了采購過程的公正、高效，對克服采購過程中的 “ 黑箱操作 ” 十分有效。 電子化采購的主要優(yōu)勢 3． 1 顯著降低采購成本 3． 2 有效提高采購效率 3． 4 優(yōu)化采購管理 3． 5 保證采購質量 3． 6 增加交易的透明度 3． 7 加強供求雙方之間的業(yè)務聯系 3． 8 適應電子商務發(fā)展大潮 顯著降低采購成本 據美國全國采購管理協會稱 ， 使用電子化采購系統可以節(jié)省大量成本：采用傳統方 式每生成一份訂單所需要的平均費用為 150美元 ， 使用電子化采購可以將這一費用降低到 30美元 。 早在數年前 ， IBM公司就已開始了由傳統采購方式向電子化采購方式的轉變 。 電子化采購使 IBM的運營成本不斷降低 ， 自 1995年以來 ， 平均每年節(jié)約采購成本約 20億美元 。 有效提高采購效率 電子化采購使得以前漫長而艱難的信息收集 、認證 、 商務談判 、 資金結算等工作流程大大簡化 ，采購人員可在很短的時間內得到比以前更廣泛 、更全面 、 更準確的采購資料 ， 采購 工作的效率必將會大大提高 。 電子化采購可使采購企業(yè)牢牢把握采購的主動權 。 電子化采購對加強 、 優(yōu)化企業(yè)的采購管理具有重要意義 。 可以從兩方面來理解： 第一，便于對采購業(yè)務進行集中管理。 第二，提高企業(yè)存貨管理水平。 電子化采購可以逐漸使企業(yè)從高庫存生產向低庫存生產 、 微庫存生產過渡 ， 直至實現零庫存生產 。 電子化采購中采購商可以在很大范圍內選擇供應商 ， 盡可能找到質量和價格最為理想的 合作伙伴 。 通過電子化采購 ， 制造商只要直接登錄到零部件生產廠家的站點 ， 選擇所需要的零部件品種 ，再在網上或用其他方式支付一定數量的預定金 ，當廠家確認訂單后 ， 即可為制造商安排貨源 ， 通過物流配送部門或設在制造商當地的生產廠家的分支機構送貨上門 ， 即可使制造商采購到 “ 正宗 ”的零 部件 ， 并且價格更為合理 。 增加交易的透明度 在傳統的采購活動中 ， 交易透明度常常因為采購信息的不充分受到影響 ， 有的交易是由 人為原因造成的 “ 黑箱操作 ” ， 不僅給企業(yè)造成損失 ，也使不少人犯了錯誤 。 電子化采購對 提高交易的透明度 ， 減少 “ 黑箱操作 ” 將起到重要的作用 。 第一 ， 電子化采購可提高供應商的透明度 。 第二 ， 提高采購商品的透明度 。 第三 ， 提高采購價格的透明度 。 電子化采購將大量買方和賣方聚集在一起 ，形成公平的市場交易價 ， 供求雙方必須在公平價格的基礎上 ， 加強雙方的業(yè)務聯 系 ， 以保證雙方共同的利益 。 為了降低生產成本 ， 采購商會邀請供應商共同設計改造生產流程 ， 開展多種形式的技術合作 ，幫助企業(yè)提高原材料和零部件的利用率 ， 同時還會要求供應商在合適的時間 、 合適的地點 ， 向采購商提供合適數量和質量的物資 ， 使采購商做到零庫存生產 。 電子化采購使供求雙方更好地成為利益共同體 。 適應電子商務發(fā)展大潮 電子化采購相對利用網絡開展營銷業(yè)務來說 ，投入少 ， 難度小 ， 而見效十分明顯 ， 并且 ， 通過實施電子化采購對促進企業(yè)全方位實施電子商務有重要的意義 。 電子化采購順應了電子商務發(fā)展潮流 ， 對提高企業(yè)的市場競爭力和經濟效益有很大的促進作用 。 電子化采購系統 4． 1 采購申請模塊 4． 2 采購審批模塊 4． 3 采購管理模塊 采購申請模塊 采購申請這一模塊主要應實現以下一些功能： (1)接受生產部門和關鍵原材料供應部門提交的采購申請； (2)接受企業(yè) ERP系統自動提交的原材料采購申請； (3)接受管理人員 、 后勤服務人員提出的采購低值易耗品 、 電腦軟硬件或服務方面的申 請等 。 采購審批模塊 采購審批模塊應主要完成以下功能： (1)系統能根據預設的審批規(guī)則自動審核并批準所接收到的各種申請。 (2)對接收到的采購低值易耗品的申請，直接向倉庫管理系統檢查庫存，如庫存已有，立即通知申請者領用，如庫存沒有，用 Email通知申請者：申請已批準，正在采購中。 (3)對于被自動審批未獲通過的申請 ，立即通知或郵件通知申請者：申請由于何種原因 未獲批