書面溝通ppt課件(2)(編輯修改稿)
2025-06-08 05:33 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 備忘錄的格式 日期： 2022年 6月 22日 主題： 常用備忘錄格式 發(fā)送： 管理溝通課學(xué)生 寄信人 ：管理學(xué)院管理溝通老師張轉(zhuǎn)玲 本文件給讀者提供了一個關(guān)于商界中常見的商務(wù)備忘錄樣本的概覽。最廣泛使用的備忘錄前面都有一個表明重要建議的概括性段落，緊跟著的是事例、討論以及一系列對于實施的詳細(xì)建議和指導(dǎo)方針。 事例。 商務(wù)作者可以運(yùn)用大量不同類型的備忘錄格式，但總的說來，大部分備忘錄都有以下三個特征： 簡潔。許多備忘錄都只有一到兩頁長。有時候作者涵蓋的信息可能會占滿三頁或者更多。大量、詳細(xì)的數(shù)據(jù)應(yīng)該放在附錄或附件里。 直接。絕大多數(shù)備忘錄都明確注明了誰將收到信件，且信息涉及面窄、具體而切合主題。另外，大多數(shù)備忘錄都只涉及一個主題。 非正式。備忘錄大都采用口語化的語言，包括縮略語、人稱代詞和易被讀者理解的詞句和短語。從總體上來說，它們比絕大多數(shù)商務(wù)信函要更隨意一些。 探討。 在陳述完基本的事實之后，備忘錄的作者基本上都會和讀者探討一下這些事實可能產(chǎn)生的影響。你不僅需要告訴讀者他都需要知道些什么，還必須告訴他著意味著什么以及它為什么重要。 建議 。最后，在讀者已經(jīng)閱讀了所有的事實，并在你已經(jīng)探討了你所知到的一些信息的重要性或相關(guān)性后，你就要陳述你的建議了 。 把你認(rèn)為最重要或最迫切的建議寫在最前面。詳細(xì)說明你想要做什么以及需要在什么時候?qū)嵤? 把你認(rèn)為第二重要的建議放在第二位。有時你可能需要把你沒有建議但有明顯可行性的舉措列人其中，并且簡明扼要地解釋一下為什么沒有把它們作為建議的一部分。 大多數(shù)備忘錄的建議數(shù)量都在三條以內(nèi)，但只要你的建議能夠告訴讀者他需要知道（或需要做）什么，建議部分稍長一些也是允許的。不要只提出問題而不給出答案。將問題簡單化，以動詞開頭，運(yùn)用備忘錄格式來記錄行動、解決問題以及實施決策。 接下來的步驟。 最后，大多數(shù)決策備忘錄都會就如何執(zhí)行提出的建議或是怎樣與負(fù)責(zé)執(zhí)行這些建議的部門聯(lián)系提出一些建議或具體想法。 電子郵件的溝通技巧： 1) 保持最新地址 2) 在工作時間發(fā)送與工作有關(guān)的信息 3) 注意個人隱私的保密 4) 要有一個自己個人的郵箱 5) 信息盡量簡短 6) 重要的郵件 ,要發(fā)一份給你的上司 7) 不要直接給你上司的上司發(fā)信息 8) 對于重要的信息 ,最好保留一個書面?zhèn)浞? 9) 簡化信息 10) 郵件應(yīng)盡量個人化 ,盡量少用群體放送 商務(wù)信件的寫作技巧： ● 寫之前明確你要寫什么 ● 開頭結(jié)尾要表露出 友好的 態(tài)度 ● 用 短句和短語 ● 提倡用大眾語言，避免 用 行語 ● 怎么說就怎么寫 ● 排除 激動的 個人情緒 ● 刪去 尖刻的 語言 ● 語氣 要委婉、禮貌 ◎ 一條重要的規(guī)則 —在一時激動之下發(fā)出的書信公文可能導(dǎo)致的誤解，比其他任何交流方式都多！ ◎ 每當(dāng) 哈里 ﹒ 杜魯門 總統(tǒng)寫完一封生氣發(fā)怒的信時，他總會把信放在桌子上， 擱上 24小時 ，第二天看自己是否還在生氣。 ◎ 比如，假如你 當(dāng)面 對一位同事說： “ 你把事情高得一團(tuán)糟 ” ，同事不會生氣，如果他是你的朋友，他還會笑，并且對你的話表示贊成。 ◎ 但當(dāng)你 以寫的方式 這樣批評他時，對方一定會表示 惱怒的 。因為他看不到你臉上的笑容，也聽不出聲音中的友好語氣。 正確運(yùn)用語氣 拙劣語氣 良好語氣 我不懂你是什么意思 我們無法保證貨物馬上送到 所附帳單有誤 該商品的缺損不是我們的錯 請把你的要求重復(fù)一遍 我們會盡快送貨 請再核實一下您的帳單 該商品是在裝運(yùn)過程中損壞的 運(yùn)用語氣的意義： 1）有助于讀者正確理解 2）有利于展示撰寫者及組織的良好形象 3）保持良好信譽(yù)，建立與對方的長期合作 不良語氣舉例 張總，您知道，對香蕉業(yè)來說，如果能明顯減少運(yùn)輸損耗、降低成本，意味著什么？
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