書面溝通ppt課件(2)(已修改)
2025-05-24 05:33 本頁面
【正文】 第 5講 書面溝通 ◆ 美國學者 斯蒂芬 雷得 研究發(fā)現(xiàn)： 那些有很強的寫作能力的人，比那些寫作能力弱的人的 收入要高三倍 。 ◆ 如果你的 總結 寫得十分出色， 給 客戶復函 時具有很強的說服 力，就會有更多的晉升和更好 的績效。 ◆ 對于企業(yè)來說，有效的書面溝通有助于 與客戶 建立良好的關系，也有助于樹立企業(yè)的 良好形象和聲譽 。 引導案例 ： 一次，某公司紐約辦事處經理收到一份傳真，是香港辦事處經理問他如何處理一項合同的續(xù)簽事宜。盡管這份傳真只有簡短的一段話，但是他仍然想確保沒有一絲傲慢的語氣 —符合為香港辦事處發(fā)布指示的語氣。 秘書問： “ 這點小事還會得罪嗎？ ” 經理向她指出，向國外或經常不見的人發(fā)傳真或者寫信，一定要 慎之又慎 ，即使最簡單的話也可能引起別人的誤解。他解釋說：“ 這就好比幽默，當面開個開玩笑可能顯得十分輕松有趣。可是玩笑一旦寫在紙上，就成了挑釁和侮辱。 ” 秘書認為她的頂頭上司過于謹小慎微了。 碰巧第二天，秘書收到倫敦辦事處一位小秘書發(fā)來的傳真，也只有一段話，原話是 ：“ 我認為，現(xiàn)在你是負責傳遞某某項目報告最合適的人。請務必于月初做好這項工作，如果有困難，不能完成這項任務，請及時告訴我。 ” 這分傳真并沒有明顯的冒犯語言和老板腔調，然而這位秘書卻被觸怒了。她甚至把這件事告訴了頂頭上司，她說： “ 她想過沒有，她是什么東西？ ” 經理溫和地指出，下一次她可能會理解為什么 要反復檢查 她即將發(fā)出的公文了。 一、書面溝通的特點與種類 ? 書面溝通：指運用文字、圖式進行的信息傳遞過程。 相關要素 書面溝通 口頭溝通 傳播速度 慢，但可持久存在 迅速，但消失得快 反饋性 速度慢 雙向溝通，能立即澄清疑點 特性 正式，具權威性 隨意，經濟 傳送區(qū)域 內容可遠距離傳播 只在溝通地傳播 準確性 準確性高 準確性低，較個性化 信息通道 少，以語言溝通為主 多，可利用非語言通道表達 ■ 書面溝通的特點 ? 書面溝通的種類： 通知型 說服型 指導型 記錄型 按溝通目的 通用公文 事務文書 專用文書 生活文書 涉外文書 按溝通用途 紙張溝通 電子溝通 按溝通渠道 ● 管理過程中的書面溝通與一般性寫作（如文學、娛樂等）是 迥然不同 的。 ● 管理中書面溝通的 特點 ： 嚴謹性 法律效應 在上海曾經發(fā)生過這樣一起辦學廣告糾 紛：有一個中外合作辦學的項目，涉及收費 標準的問題。以前一直寫 1學年收費 10 000 ，由于部分學生一次性繳款有困難，因而校 方考慮，在新的學年將一次性收費改為兩次 收費，并在招生廣告上將 1學年收費 10 000元 改寫為 1學期收費 5 000元 。 但當廣告登出時，卻將 1學期收費 5 000元 誤寫 為 1學年收費 5 000元 。隨即報 名者紛紛涌來。這一書寫差錯帶來的負面 影響是非常嚴重的。盡管校方在開學時對 學生及其家長作了解釋，但是仍然有許多 人投訴，說學校亂收費，有欺騙之嫌，等 等。這一糾紛甚至持續(xù)了 3年之久 ！ 是欠條還是還款證明？ — “還 ” 字多音 惹紛爭 2022年 4月黃先生承建北京某農業(yè)發(fā)展有限公 司養(yǎng)豬舍 7棟，承
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