【文章內(nèi)容簡介】 (11)緊急程度。即表明對公文送達(dá)和辦理時限要求的標(biāo)識符號。適用于“特急”、“急”公文。在印制本上,緊急程度位于保密等級的下一行,字體字號與保密等級相同。(12)注釋。指對標(biāo)題的注解或說明,用于注明法規(guī)、規(guī)章或其他經(jīng)會議討論通過公文產(chǎn)生的法定程序與時間。一般用圓括號標(biāo)注于標(biāo)題上方。常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。公文用紙幅面尺寸與區(qū)域劃分。公文用紙幅面尺寸一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米、寬210毫米),左側(cè)裝訂,張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。公文用紙劃分為圖文區(qū)與白邊區(qū)。文字符號的書寫與排版。公文的文字符號從左至右橫寫橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣、排版。在民族自治地方,可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。主要數(shù)據(jù)編排的次序為:發(fā)文機(jī)關(guān)、份號、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明(標(biāo)記)、署名、印章(簽署)、成文日期、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時間。二、公文的稿本在公文形成過程中,將有各種文稿、文本產(chǎn)生,它們在內(nèi)容、外觀形式以及效用方面均有很大區(qū)別。公文的原始文稿,包括有討論稿、送審稿、征求意見稿、草稿、修改稿等多種形式、是草擬成文的未定稿均供討論、征求意見和修改審核使用,不具備正式公文的效用。草稿的外觀特點是沒有生效標(biāo)志(如簽發(fā)、用印等)。文面上常見“討論稿”、“征求意見稿”、“送審稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本標(biāo)記。標(biāo)記大都位于標(biāo)題下方或右側(cè)加括號。又稱原稿,是已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿,即業(yè)經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核并簽發(fā),正式會議討論通過或經(jīng)上級機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)的文稿。具備正式公文的法定效用,是制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。根據(jù)定稿印制是供受文者使用的具有法定效用的正式文本,格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志。再現(xiàn)正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的公文復(fù)制本或正本的復(fù)份。備存查,知照使用。與正本在內(nèi)容上并無區(qū)別,只是作用不同。法規(guī)文件正本的一種特殊形式,在試驗推行期間具有法定效用。試行本主要適用于發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為公文內(nèi)容待一段時間的實踐檢驗后可能將予修訂的情況下。試行本的外形特征主要是在公文標(biāo)題中加注稿本標(biāo)記,一般是在文種后用括號注明“試行”字樣。法規(guī)文件正本的一種特殊形式,在暫行實行期間具有法定效用。這類公文在標(biāo)題的文種前有—“暫行”兩字,如《市鼓勵外商在工業(yè)開發(fā)區(qū)投資若干政策暫行規(guī)定》。對已經(jīng)發(fā)布生效的文件,在實行一定時期以后進(jìn)行修改訂正再行發(fā)布時使用的文本。修訂本具有法定效用。修訂本的外形特征除與其他正本相同之外,需要作出稿本標(biāo)記,可在標(biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作“(修訂本)”,也可在標(biāo)題下做題注,在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂”。同一公文在形成過程中,需要兩種或兩種以上文字撰制時,不同文字所形成的內(nèi)容相同的文稿或文本在效用上相同。第三章 公文寫作要則第一節(jié) 公文寫作基本要求公文是一種特殊的文章,寫作過程中除要遵循文章寫作通則外,還必須遵循一些特殊要求。一、符合黨和國家的路線、方針政策和法律、法規(guī)以及有關(guān)規(guī)定,具有合法性(1)公文的內(nèi)容必須符合黨的基本路線和國家的憲法與法律,因為,它們是我們制定的一切宏觀與微觀決策的總依據(jù)和指導(dǎo)綱領(lǐng)。(2)要符合本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)方面的方針政策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章。因為它們是制定本機(jī)關(guān)一切決策的直接依據(jù),如果在公文中提出新的政策,應(yīng)當(dāng)加以說明。由于公文內(nèi)容還要受其他多方面方針政策、法規(guī)、規(guī)章的指導(dǎo)與制約,所以還要加強(qiáng)橫向聯(lián)系,了解同層次有關(guān)系統(tǒng)、機(jī)關(guān)的重要決策并與之保持一致,以便在工作中相互協(xié)調(diào)與配合,避免相抵觸。二、實事求是、講究實效公文的制發(fā)必須符合客觀實際,遵循客觀規(guī)律,切合實際需要,講求實效。(1)公文寫作有明確的目的性與針對性,從實際出發(fā),反對形式主義與文牘主義。(2)公文的內(nèi)容務(wù)求符合實際,反映客觀事物的本來面貌,提出切實可行的工作原則、方法,使公文具有真實性與可行性。(3)公文寫作必須及時迅速,以盡快地實現(xiàn)公文的效用。三、主題明確、結(jié)構(gòu)完整、格式規(guī)范主題是作者通過公文表達(dá)的意圖與主張,公文要求集中、鮮明、直接地表述主題。要一文一事,中心明確,令人一目了然。應(yīng)圍繞主題,合理安排正文結(jié)構(gòu),做到層次清晰,條理分明,緊湊有序,過渡自然。應(yīng)當(dāng)具備的組成部分一定要準(zhǔn)確齊備,格式務(wù)必莊重規(guī)范,符合國家統(tǒng)一規(guī)定。四、用語莊重嚴(yán)謹(jǐn)、簡明通順、平實得體公文的語言表述,必須符合公文的性質(zhì)、適用范圍與行文目的以及作者的職權(quán)地位。要求:(1)莊重嚴(yán)謹(jǐn)。莊重,指用語端莊持重,格調(diào)嚴(yán)肅,用以維護(hù)公文的權(quán)威性與有效性。嚴(yán)謹(jǐn),指用語周密確切,無虛假錯漏,語意明確,不出歧義,是非界限清楚,褒貶得當(dāng),符合實際,用以維護(hù)公文的準(zhǔn)確性。(2)簡明通順。簡明,指用詞精煉不繁,以簡潔、明確的文字表述出豐富的內(nèi)容,做到“言簡意賅”。簡潔明了地表述發(fā)文意圖,以獲得準(zhǔn)確、快捷的辦事效果。盡量選用概括性詞語。利用附件壓縮公文正文的篇幅,用圖表簡化文字表述。要字斟句酌,反復(fù)修改,使文字簡潔凝練。通順,即文字流利暢達(dá),沒有語病。(3)平實得體。平實指語言平和,樸實自然,通俗易懂,直接、鮮明地表達(dá)作者意圖。得體,指公文語言必須符合作者的職權(quán)范圍、行文目的與特定的文種表達(dá)需要,恰當(dāng)選擇用語。上行文用語要尊重,使用敬語。平行文,使用謙詞,創(chuàng)造良好的協(xié)商、合作氛圍。下行文要用語鄭重、準(zhǔn)確,可適當(dāng)?shù)厥褂靡恍┟?、告誡性詞語:面向人民大眾的公布性文章,強(qiáng)調(diào)通俗明白。第二節(jié) 行文規(guī)則行文規(guī)則是控制公文行文對象、方向和方式等方面的有關(guān)規(guī)定。正如城市的交通管理規(guī)則一樣,有效地規(guī)范著各種社會組織之間公文的有序運(yùn)行,確保公文現(xiàn)行執(zhí)行效用的順利實現(xiàn)。一、遵守行文規(guī)則的客觀必要性為確保公文迅速、準(zhǔn)確地傳遞,避免行文紊亂,防止公文“旅行”,國家有關(guān)部門制定了控制行文數(shù)量及行文方向、行文方式的有關(guān)規(guī)定,這就是行文規(guī)則。遵守行文規(guī)則的客觀必要性:第一,加強(qiáng)對文件傳遞過程的控制,使文件的行文方向正確,傳遞速度合理,保證文件準(zhǔn)確、快捷地到達(dá)目的地。第二,使機(jī)關(guān)之間相互行文有法可依、有規(guī)可循,以維護(hù)正常的行文秩序,防止行文紊亂。第三,加強(qiáng)對文件數(shù)量的控制,精簡公文,簡化手續(xù),以提高機(jī)關(guān)行政管理的效率。二、行文規(guī)則的基本內(nèi)容(1)根據(jù)機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系行文。各機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、歸屬、職權(quán)范圍,決定機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系,主要有4種類型,即同一組織系統(tǒng)中的上、下級機(jī)關(guān)間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系。同一專業(yè)系統(tǒng)中上級主管業(yè)務(wù)部門與下級主管業(yè)務(wù)部門之間的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。同一組織系統(tǒng)中同級機(jī)關(guān)之間的平行關(guān)系。非同一系統(tǒng)任何機(jī)關(guān)間的不相隸屬關(guān)系。機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系決定公文傳遞方向,處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級機(jī)關(guān)向被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)主送下行文。被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)主送上行文。具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間相互主送平行文。(2)選擇適宜的行文方式,一般不得越級行文。行文方式是指機(jī)關(guān)之間公文傳遞的形式,分逐級行文、多級行文、越級行文和直接行文等多種。機(jī)關(guān)對外發(fā)文,應(yīng)考慮需要和可能的條件,選擇適宜的行文方式。逐級行文。為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)基本采取逐級行文的方式,按逐級上報或下發(fā)文件,即只對直屬上一級機(jī)關(guān)或下一級機(jī)關(guān)制發(fā)公文,如果需要,再由上一級或下一級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)。多級行文。為加快公文傳遞,在必要時可采取同時向若干層級的上級機(jī)關(guān)或下級機(jī)關(guān)制發(fā)公文,包括直達(dá)基層組織和向人民群眾公布。越級行文。為了維護(hù)組織或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的合理分工和正常的工作秩序,防止工作上的脫節(jié)、被動或抵觸,一般情況下避免越級行文。只有在下列情況下才能采用越級行文的方式:一是由于情況特殊緊急,如逐級上報下達(dá)會延誤時機(jī)造成重大損失。二是經(jīng)多次請示直接上級機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),問題長期沒有得到解決。三是上級機(jī)關(guān)交辦,并指定直接越級上報的具體事項。四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系的具體事項。五是控告、檢舉直接上級等。因特殊情況越級行文時,一般應(yīng)抄送越過的機(jī)關(guān)。直接行文。同級或其他不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互行文時采用。行文不受系統(tǒng)歸屬與級別層次的制約。三、正確選擇主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)(1)正確選擇主送機(jī)關(guān)。除普發(fā)性公文外,一件公文通常只選擇一個主送機(jī)關(guān),防止由于多頭主送而貽誤處理。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,一般不應(yīng)將公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。(2)正確選擇抄送機(jī)關(guān)。屬下列情況的,在向主送機(jī)關(guān)發(fā)文時,應(yīng)同時抄送:一是對下級機(jī)關(guān)的重要發(fā)文應(yīng)同時抄報直接上級機(jī)關(guān)。二是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請示,應(yīng)明確主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),由主送機(jī)關(guān)答復(fù)。三是上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文,必要時應(yīng)抄送另一個上級機(jī)關(guān)。四是公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍,需要取得配合時應(yīng)向其抄送。如屬下列情況,則不得抄送:一是請示在上報同時,不得向下級機(jī)關(guān)抄送。二是接受抄送的機(jī)關(guān)不得再向其他機(jī)關(guān)抄送。三是與公文辦理無關(guān)的機(jī)關(guān)不得抄送。四、堅持“黨政分開”的原則行政機(jī)關(guān)不得向黨的組織發(fā)布指令性公文,也不得以行政機(jī)關(guān)名義向黨的組織報告工作、請示事項。黨政機(jī)關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)制發(fā)文件,應(yīng)盡量減少聯(lián)合發(fā)文。五、聯(lián)合發(fā)文時,作者應(yīng)是“同級機(jī)關(guān)”同級政府之間、政府各部門之間,上級政府部門與下一級政府之間,政府及其部門與同級黨委、軍隊機(jī)關(guān)及其部門。政府部門與同級人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位可以聯(lián)合發(fā)文。聯(lián)合發(fā)文是以兩個或兩個以上的名義行文,聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)級別層次必須相同或相近。六、行文前必須對有關(guān)問題協(xié)商一致為維護(hù)政令一致,凡下行公文的內(nèi)容涉及其他機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍時,必須就有關(guān)問題協(xié)商一致,否則不得以自己的意見各自向下行文。七、嚴(yán)格控制公文數(shù)量,簡化行文手續(xù)機(jī)關(guān)行文必須注重實效,堅持少而精的原則,可發(fā)可不發(fā)的堅決不發(fā)。必須印發(fā)的要控制數(shù)量與范圍。簡化行文手續(xù),上下級各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)盡量對口行文。經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)與規(guī)章可不再行文。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)印制少量文本,供存檔備查。第三節(jié) 公文寫作的語言運(yùn)用一、公文的語言特點公文語言的主要特點是:莊重、準(zhǔn)確、樸實、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。莊重——指語言端莊,格調(diào)鄭重嚴(yán)肅。準(zhǔn)確——指語言真實確切,無虛假錯漏,褒貶得當(dāng),語意明確,符合實際。樸實——指語言平直自然,是非清楚,明白流暢,通俗易懂。精練——指語言簡明扼要,精當(dāng)不繁,服從行文目的及表現(xiàn)主題的需要,當(dāng)詳則詳,當(dāng)略則略。嚴(yán)謹(jǐn)——指語言含義確切,文句嚴(yán)謹(jǐn),細(xì)致周密,分寸得當(dāng),忌模糊含混、語意多歧。規(guī)范——指語句不僅合乎語法及邏輯原則,而且要合乎公務(wù)活動的特殊規(guī)范性要求。在語詞方面,用規(guī)范的現(xiàn)代書面語言,不用口語詞、方言詞、土俗語及生造語詞等。公文除了以雙音節(jié)詞為主外,還常用一些單音節(jié)詞、多音節(jié)的公文專用詞和介賓詞組、“的”字結(jié)構(gòu)等。在語句方面,句子含義完整確切,具有較強(qiáng)的獨立性,關(guān)鍵句脫離上下文不生歧義。過渡句少。一般都有表達(dá)公文主題的主題句。句子帶有較多的限定性修飾詞:泛指性無主句較多。“是……的……”形式的判斷句較多,用以表達(dá)作者的見解、態(tài)度和解釋。公文的表達(dá)特點是議論、說明、敘述三種形式兼用,不同文種有不同的側(cè)重。有較強(qiáng)的規(guī)范性,對同類對象使用的表達(dá)方式、式樣、語句都相對固定。用現(xiàn)代漢語的書面形式作符號系統(tǒng)。在修辭方面,追求準(zhǔn)確鮮明,質(zhì)樸平勻、精練順達(dá),反對含糊曖昧,繁冗堆砌,重內(nèi)在美。修辭以消極修辭為主,重在選詞煉句,慎用修辭格。二、公文詞語的選擇把握公文詞語特點,根據(jù)行文目的及語言環(huán)境的需要,選取最貼切的詞語。,使詞語的意義符合客觀實際。漢語詞匯量大,近義詞多,語意既有差別,又有聯(lián)系。因此,要使公文用語精當(dāng),必須認(rèn)真辨析詞語,避免造成表意失當(dāng)或失誤。,以正確表達(dá)作者的觀點立場。公文對事實的敘述要求客觀準(zhǔn)確,表明立場主張，要旗幟鮮明,因此要注意分辨詞語的感情色彩,避免貶褒詞義的誤用。,以提高表達(dá)效果。公文中使用音節(jié)勻稱的詞語往往可以加強(qiáng)氣勢,增強(qiáng)莊重嚴(yán)肅的色彩,容易上口,便于記憶。漢語中同音字多,通過聽線接受信息(如聽報告、聽電話通知等）,往往會給準(zhǔn)確接受信息帶來一定障礙。一些語句的讀法不同,也會給聽者帶來理解方面的差異。遇到這種情況,應(yīng)更換或補(bǔ)充詞語。,遵循語言法則。詞語的搭配表達(dá)應(yīng)合乎事理,合乎邏輯,符合語言習(xí)慣。,維護(hù)公文的嚴(yán)肅性及強(qiáng)制執(zhí)行性。公文使用于正式、莊重嚴(yán)肅的場合,一般不用口語、諺語、歇后語、方言土語,以及帶有調(diào)侃、詼諧意味及不夠嚴(yán)肅鄭重的詞語。,以“有的放矢”,便于理解和執(zhí)行。公文收受對象的理解力以及與作者的關(guān)系不同,公文中的詞語也有所不同。,以獲得鮮明直接的表達(dá)效果。,以維護(hù)公文的完整有效性。,以提高公文溝通的效果,擴(kuò)大溝通的范圍。運(yùn)用漢語書面詞匯中的規(guī)范詞語及公文的專用詞、常用詞,不使用不規(guī)范詞語及簡稱。三、公文語句的組織第一,含義明確、清晰、完整,便于準(zhǔn)確理解,無歧義。第二,句子搭配得當(dāng)。第三,句子成分完整。第四,語序安排妥當(dāng)。第五,合乎事理。第六,句式合理并力爭有最佳表達(dá)效果。要尊重語序的習(xí)慣性,注意事理的邏輯次序,以及語序的強(qiáng)制性及選擇性。在公文中安排語序,常做如下處理:第一,當(dāng)要表達(dá)一組并列概念之間輕重、主次、強(qiáng)弱、大小、高低、多少之分時,應(yīng)依次順排或倒排。無這種分別時則按一定標(biāo)準(zhǔn)(如空間分布)分門別類排列。第二,當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動作、行為構(gòu)成活動過程時,一般應(yīng)按時間順序排列。第三,當(dāng)以一組概念表現(xiàn)一個認(rèn)識過程時,一般按由淺入深、由此及彼、由表及里的次序排列。第四,當(dāng)以一個語句反映因果關(guān)系時,一般按先因后果次序排列,只有特別申明或突出表現(xiàn)原因時,才先講結(jié)果再講原因。第五,當(dāng)將語句中的一些成分提前或后置不違反語法規(guī)則,不改變語意,但有利于提高表達(dá)效果時,應(yīng)以此為修辭手段。如定語、狀語、謂語的提前。第六,當(dāng)由于語句中的幾個成分相互關(guān)系不明而出現(xiàn)歧義時,可通過改變語序消除歧義。在公文寫作中以下幾組句式的選擇與調(diào)整具有一定的規(guī)律性。第一,主謂句與非主謂句。公文要求高度準(zhǔn)確,因此多用主謂句。非主謂句中多用無主語句,由于公文有定向表述