【文章內(nèi)容簡介】 程說明 1) 當(dāng)使用部門所需要領(lǐng)用的物資 制作采購計(jì)劃送交物資儲運(yùn)處物資管理員 ,經(jīng)過 管理員 核實(shí) :倉庫的現(xiàn)存量不足時(shí)，需要填制材料請 購單 (指明采購業(yè)務(wù)員名稱 )。如果倉庫還有足夠的現(xiàn)存量， 直接領(lǐng)用 ； 2) 首先領(lǐng)料人應(yīng)該將填制好的申請單遞交本部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批； 3) 其次領(lǐng)料人應(yīng)該將審批后的材料請購單轉(zhuǎn)交給倉儲部的負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字確 認(rèn)作業(yè)；； 4) 保管將倉儲部確認(rèn)后的材料請購單報(bào)送給 物資儲運(yùn) 領(lǐng)導(dǎo)安排采購； 5) 采購員收到材料請購單，將其匯總形成材料采購計(jì)劃表，必須通過打電話給倉儲部保管或者直接通過【庫存管理】模塊查詢相關(guān)材料的現(xiàn)存量的方式再次確認(rèn)采購的必要性； 6) 材料采購計(jì)劃表經(jīng)過采購員再次確認(rèn)后，應(yīng)該報(bào)送 物資儲運(yùn) 領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行采購審批； 7) 審批通過后，采購員開始進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)采購作業(yè)； 整體 ERP 項(xiàng)目 解決 方案 第 9 頁 共 9 頁 8) 采購員在商務(wù)談判最后應(yīng)該制作相關(guān)的采購計(jì)劃報(bào)價(jià)單，而且必須經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審批才能夠進(jìn)行采購； 9) 采購業(yè)務(wù)員 將領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購計(jì)劃報(bào)價(jià)單錄入【采購管理】模塊中，作為系統(tǒng)的 訂單處理； 整體 ERP 項(xiàng)目 解決 方案 第 10 頁 共 10 頁 材料 采購 發(fā)票流程圖 流程說明 1) 在每個(gè)月下旬采購員必須及時(shí)跟催供應(yīng)商及時(shí)的開具采購發(fā)票、以便進(jìn)行采購結(jié)算以及財(cái)務(wù)記賬處理； 2) 采購員收到供應(yīng)商開具采購發(fā)票后，應(yīng)該及時(shí) 交接給倉庫管理員 ,管理員應(yīng)及時(shí) 的核對相關(guān)的暫估入庫單，進(jìn)行采購結(jié)算作業(yè)； 整體 ERP 項(xiàng)目 解決 方案 第 11 頁 共 11 頁 3) 倉庫管理員 進(jìn)行采購結(jié)算時(shí)，可以先進(jìn)行手工核對，再進(jìn)行電腦結(jié)算，也可以直接在【采購管理】模塊中進(jìn)行電腦采購結(jié)算作業(yè)； 4) 采購員在結(jié)算無誤的采購發(fā)票后附入庫單據(jù) ，轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)部； 5) 財(cái)務(wù)部往來會計(jì)收到已結(jié)算的采購發(fā)票后，首先在【應(yīng)付款管理】模塊中核實(shí)此 供應(yīng)商是否已經(jīng)預(yù)付款； 6) 對于沒有進(jìn)行預(yù)付款的發(fā)票及時(shí)的進(jìn)行發(fā)票制證作業(yè)，生成相關(guān)的應(yīng)付款憑證； 7) 對于已經(jīng)進(jìn)行預(yù)付款的發(fā)票及時(shí)的進(jìn)行發(fā)票核銷作業(yè)，生成相關(guān)的核銷轉(zhuǎn)賬憑證； 大宗 采購 整體 ERP 項(xiàng)目 解決 方案 第 12 頁 共 12 頁 流程說明 1) 煤焦公司 經(jīng)手人填制原煤采購計(jì)劃，并且必須經(jīng)過本部門領(lǐng)導(dǎo)的審批； 2) 采購員接到領(lǐng)導(dǎo)審批后的原煤采購計(jì)劃后，及時(shí)的進(jìn)行采購詢價(jià)、比價(jià)作業(yè)； 3) 所有的原煤采購都要求簽訂原煤采購質(zhì)量合同，采購員將擬草的合同遞交 主管 進(jìn)行簽字審核； 合同上的數(shù)量和金額若當(dāng)時(shí)無法確認(rèn) ,可預(yù)計(jì)錄入但在劃價(jià)前需要按實(shí)際條款錄入系統(tǒng) 4) 業(yè) 務(wù)員 在【磅房管理】模塊中填制原煤采購質(zhì)量合同后， 主管需 及時(shí)的進(jìn)行電腦審核作業(yè)； 5) 在合同執(zhí)行的過程中涉及到質(zhì)量指標(biāo)以及原煤價(jià)格變動需要變更合同時(shí)，采購員應(yīng)該首先作廢原合同未執(zhí)行的部分，重新簽訂新的購銷合同，原合同進(jìn)行封存。 6) 當(dāng)該原煤采購合同全部付款、全部開票、全部到貨驗(yàn)收后可以對其進(jìn)行關(guān)閉作業(yè)； 7) 當(dāng)業(yè)務(wù)員通知物資儲運(yùn)處收貨后 , 物資儲運(yùn)處確認(rèn)實(shí)際到場時(shí)間 \船車次并 整體 ERP 項(xiàng)目 解決 方案 第 13 頁 共 13 頁 通知 質(zhì)檢 . 整體 ERP 項(xiàng)目 解決 方案 第 14 頁 共 14 頁 大宗 采購發(fā)票流程圖 流程說明 1) 倉庫管理員 收到供應(yīng)商開具原煤采購發(fā)票后，應(yīng)該及時(shí)的核對相關(guān)的原煤采購入庫單，進(jìn)行采 購結(jié)算作業(yè)； 2) 統(tǒng)計(jì)員在在【采購管理】模塊中進(jìn)行原煤采購發(fā)票登記時(shí)，必須參照原煤采購入庫單進(jìn)行填制，按照原煤入庫單的日期從前往后的核銷方式； 若發(fā)票數(shù)量大于暫估入庫的數(shù)量 ,那么需要手工填制藍(lán)字采購入庫單 。 若發(fā)票數(shù)量小于暫估入庫的數(shù)量 ,那么需要手工填制紅字采購入庫單 。然后在一起結(jié)算數(shù)量相同的發(fā)票和入庫單 .值得注意的是結(jié)算時(shí)需準(zhǔn)確判斷發(fā)票和對應(yīng)暫估入 整體 ERP 項(xiàng)目 解決 方案 第 15 頁 共 15 頁 庫單為一個(gè)采購合同的業(yè)務(wù) ,并準(zhǔn)確計(jì)算合同數(shù)量與實(shí)際到貨數(shù)量的差值 . 3) 對于登記完成的原煤采購發(fā)票，統(tǒng)計(jì)員必須及時(shí)的點(diǎn)擊采購結(jié)算功能，進(jìn)行發(fā)票和入庫單的核銷、結(jié)算作業(yè)； 4) 最后統(tǒng)計(jì)員需要將采購發(fā)票以及相關(guān)的過磅單轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)部進(jìn)行帳務(wù)處理 5) 財(cái)務(wù)部往來會計(jì)收到已結(jié)算的采購發(fā)票后，首先進(jìn)行采購發(fā)票的審核（主要辨別發(fā)票的真?zhèn)危?，對于審核無誤的發(fā)票必須及時(shí)的在【總賬】模塊中填制相關(guān)的發(fā)票核銷憑證； 6) 月末根據(jù)盤點(diǎn)數(shù)量 (需財(cái)務(wù)核準(zhǔn)的數(shù)據(jù) ),按實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量計(jì)算差額 ,當(dāng)發(fā)生差額時(shí)開紅字或藍(lán)字材料出庫單 . 整體 ERP 項(xiàng)目 解決 方案 第 16 頁 共 16 頁 付款處理流程圖 流程說明 1) 采購業(yè)務(wù)員 收到供應(yīng)商的付款請求之后，必須核實(shí)對應(yīng)的采購合同有關(guān)的付款條件，判斷是否應(yīng)該支付貨款； 2) 對于滿足合同付款條件的供應(yīng)商， 采購業(yè)務(wù)員 必須填制 付 款申請表 首先轉(zhuǎn)交 整體 ERP 項(xiàng)目 解決 方案 第 17 頁 共 17 頁 給部門主管審批； 3) 財(cái)務(wù)主管 收到付款申請 后，需要對其進(jìn)行再次復(fù)核，確保無誤后再辦理付款結(jié)算業(yè)務(wù)； 4) 往來會計(jì) 根據(jù) 財(cái)務(wù)主管確認(rèn)信息 ,辦理付款后的相關(guān)單據(jù)，及時(shí)在【總賬】模塊中填制相關(guān)的預(yù)付款憑證； 采購單據(jù)傳遞流程 3. 庫存管理 3． 總流程圖 1．庫存管理系統(tǒng)外部流程圖 整體 ERP 項(xiàng)目 解決 方案 第 18 頁 共 18 頁 1．庫存管理系統(tǒng)內(nèi)部部流程圖