【文章內(nèi)容簡介】 電子郵件系統(tǒng)，實現(xiàn)了外部郵件和內(nèi)部郵件的統(tǒng)一管理。除發(fā)送內(nèi)部郵件外，用戶可以設(shè)置任意個外部郵箱賬號，用于外部郵件收發(fā)。電子郵件系統(tǒng)支持所有允許設(shè)置支持 POP3 收郵件協(xié)議和 SMTP 發(fā)郵件協(xié)議的郵件服務(wù)器。我的短信包括系統(tǒng)發(fā)送的內(nèi)部消息和通過電信或移動網(wǎng)關(guān)發(fā)送的手機消息。日程安排類似 Outlook 的圖形化的日程安排或者備忘錄管理功能。系統(tǒng)會自動提醒“待辦事宜” 。我的資源包括車輛管理、會議室管理、圖書管理等功能，通過完善的流程管理來促進公司資源的合理利用，為公司創(chuàng)造效益。 工作流定義通過圖形化的方式直觀地描繪出公司的業(yè)務(wù)流程，用戶只需了解本單位的業(yè)務(wù)流程就可以輕松出定制出復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，達到“所見即所得”的目的。完成工作流的定義和發(fā)布后，其他用戶即可以通過流程化的方式來處理相關(guān)業(yè)務(wù)。二、 基礎(chǔ)管理子系統(tǒng)基礎(chǔ)資料基礎(chǔ)資料功能模塊包括組織機構(gòu)、職員、物料檔案、輔助資料等功能。組織機構(gòu)模塊定義總公司、區(qū)域公司、管理處、部門和工作組等組織機構(gòu)信息；極致物業(yè)管理信息化整體解決方案第 16 頁，共 41 頁職員模塊定義和管理各組織機構(gòu)的職員信息；物料檔案完成倉庫物料分組和物料信息的建立；輔助資料模塊定義樓宇結(jié)構(gòu)、物業(yè)類型、職員類別等輔助資料。通過基礎(chǔ)資料模塊建立起完善的、規(guī)范的、全方位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為實現(xiàn)企業(yè)全面信息化構(gòu)架好基礎(chǔ)平臺。功能特點如下：1) 簡單的基礎(chǔ)資料，如房型、計量單位等只有代碼和名稱屬性，集中到輔助資料中進行統(tǒng)一管理。2) 可以對基礎(chǔ)資料增加個性字段，系統(tǒng)會自動反映在錄入界面上，并支持報表查詢。3) 基礎(chǔ)資料操作界面既集中存在于基礎(chǔ)資料模塊中，也在相關(guān)業(yè)務(wù)模塊中存在，方便用戶快捷操作。房產(chǎn)管理房產(chǎn)資源管理模塊詳細記錄小區(qū)、樓盤、住戶單元、停車場、車位的位置、物業(yè)類型、小區(qū)設(shè)施分布、房屋結(jié)構(gòu)、房號、戶型等信息，并可對小區(qū)、樓盤、房間、停車場、車位提供圖片的保存和查詢。進行初始化時可以批量增加房間和車位。房產(chǎn)管理同時提供房產(chǎn)驗收的功能，對物業(yè)管理公司接收房產(chǎn)時的驗收項目和驗收結(jié)果進行管理。功能特點如下：1) 基于總公司－區(qū)域公司－管理處－管理區(qū)－樓宇－房間的管理架構(gòu)，符合有集中式管理要求的物業(yè)管理公司的管理特點。2) 房產(chǎn)樹貫穿整個軟件系統(tǒng)，操作簡單、清晰。3) 支持批量生成房間、批量設(shè)置房間對應(yīng)客戶、儀表和收費標(biāo)準(zhǔn)。4) 支持聯(lián)查，可以從房間快速聯(lián)查對應(yīng)的客戶、應(yīng)收款和欠款等信息。三、 收費管理子系統(tǒng)收費管理收費管理模塊對物業(yè)管理公司向客戶收取各種費用的活動進行管理，所有收費項目、收費標(biāo)準(zhǔn)、損耗分?jǐn)偂{金計算等都可采用客戶自定義的方式，滿足物業(yè)管理公司靈活多變的收費管理。應(yīng)收費用的類型包括常規(guī)費用、抄表極致物業(yè)管理信息化整體解決方案第 17 頁，共 41 頁費用、臨時費用；繳費方式包括現(xiàn)金交款、銀行托收、預(yù)收款等方式。收費管理模塊同時還提供保證金（押金）管理功能和與財務(wù)系統(tǒng)接口的功能。功能特點如下：1) 收費標(biāo)準(zhǔn)支持公式自定義，并且每個管理處可以定義自己的收費標(biāo)準(zhǔn)。不同收費項目可以指定不同客戶或不同賬號進行收款。2) 支持自定義的滯納金計算方法。3) 支持總表、公攤表兩種類型的公攤儀表，并且能夠根據(jù)設(shè)置好的公式自動進行復(fù)雜的公攤計算。4) 支持水電充值卡的收款管理。5) 抄表數(shù)據(jù)支持從 Excel 數(shù)據(jù)源中導(dǎo)入，并能自動生成抄表異常數(shù)據(jù)，便于對抄表結(jié)果進行檢查。6) 支持預(yù)算核銷、現(xiàn)金繳款時支持余額轉(zhuǎn)預(yù)收。7) 支持批量減免或者紅字單據(jù)沖減，支持欠款轉(zhuǎn)移，或者開發(fā)商代繳。8) 提供保證金（押金）管理功能，保證金可以退款也可以轉(zhuǎn)預(yù)收。9) 集成的收款員操作界面，在一個操作界面內(nèi)收款員可以完成所有的收費相關(guān)操作，包括費用查詢、預(yù)收、銀行報盤回盤、現(xiàn)金繳款、保證金（押金）等收費相關(guān)業(yè)務(wù)處理。10) 收費數(shù)據(jù)能自動生成憑證到極致財務(wù)總賬中，也可以通過憑證接口支持金蝶和用友的財務(wù)軟件。 收費報表通過收費報表模塊可以方便、快捷地查詢各種費用報表、欠款報表、收款報表、預(yù)收款報表、費用余額報表、和保證金報表等報表。匯總報表能夠根據(jù)組織機構(gòu)自動進行分級匯總。功能特點如下：1) 可以按不同的維度對收費數(shù)據(jù)進行匯總和分析，動態(tài)報表所有數(shù)據(jù)均是實時數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)公司對收費數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)控；靜態(tài)報表能反映歷史某個時間點當(dāng)時的收費數(shù)據(jù)狀態(tài)，便于公司對收費過程的管理。極致物業(yè)管理信息化整體解決方案第 18 頁，共 41 頁2) 查詢條件可以保存為方案，并支持按方案預(yù)警、按默認方案自動打開報表等功能。3) 支持自定義報表，包括 Excel 形式的自定義報表和高級自定義報表。4) 所有報表均支持圖表功能。5) 系統(tǒng)提供多張針對收費數(shù)據(jù)的審計報表，如收費相關(guān)數(shù)據(jù)變動情況表便于上級對房間面積修改、收費標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化等影響收費金額的數(shù)據(jù)異動情況進行審計；費用減免情況表便于上級對費用減免的情況進行審計。四、 客戶關(guān)系管理子系統(tǒng)客戶管理客戶管理模塊幫助物業(yè)管理公司建立起完整的客戶檔案，可詳細記錄客戶的姓名、身份證號、銀行帳號、工作單位等信息。每位客戶還可以同時建立起家庭成員（或同住人員）的檔案?？蛻艄芾砟K同時管理客戶入伙、客戶遷入遷出等活動，一方面進行小區(qū)的人口管理，另一方面確定管理處的收費對象。功能特點如下：1) 支持對業(yè)主、租戶和住戶的全面管理，通過房產(chǎn)客戶關(guān)系一覽表清晰反映房間對應(yīng)業(yè)主、租戶或住戶的信息。2) 支持批量的快速遷入遷出操作，客戶在遷出時可以同步抄表以及快速生成結(jié)清費用。3) 業(yè)主入伙時，支持開發(fā)商代繳。4) 可以設(shè)置客戶的銀行賬號，實現(xiàn)以銀行托收方式收取費用。5) 業(yè)主變更時，可以通過過戶登記功能快捷辦理。客戶服務(wù)客戶服務(wù)模塊包括服務(wù)派工管理、投訴管理、裝修管理等模塊，實現(xiàn)流程極致物業(yè)管理信息化整體解決方案第 19 頁，共 41 頁化跟蹤和管理各項服務(wù)的內(nèi)容，幫助物業(yè)管理公司加強與客戶的溝通，及時處理客戶提出的服務(wù)申請，并提高客戶滿意度?？蛻舴?wù)模塊中最核心的業(yè)務(wù)是服務(wù)派工管理。服務(wù)派工的完成通常是由客戶服務(wù)部和工程部協(xié)同完成，極致軟件通過定義業(yè)務(wù)工作流來完成跨部門的協(xié)同工作。服務(wù)派工通常會產(chǎn)生收費，極致軟件可以在服務(wù)派工單中直接生成臨時費用單到收費系統(tǒng)，并且服務(wù)派工單也可以記錄是否消耗物料成本。所以，通過服務(wù)派工管理，既實現(xiàn)了對服務(wù)派工的過程管理，也同時完成了相關(guān)的收費管理和物料成本管理。功能特點如下：1) 服務(wù)派工單中的服務(wù)類別可以自定義，不同服務(wù)類別可以對應(yīng)不同的收費項目，以方便核算。同時，服務(wù)派工單支持直接從服務(wù)派工單生成臨時單到收費管理模塊。2) 每個管理處可以定義自己的服務(wù)派工工作流，服務(wù)派工完成后，客服人員可以做回訪記錄。3) 服務(wù)派工單一般分為針對客戶的特約服務(wù)單和針對公共區(qū)域的內(nèi)部服務(wù)派工單，其中內(nèi)部服務(wù)派工單消耗的物料成本統(tǒng)計到自維成本中。4) 所有的客戶服務(wù)相關(guān)單據(jù)中，包括客戶投訴、二裝管理等都可以快速查看對應(yīng)客戶的詳細信息，客戶信息的集成界面中集成顯示了客戶相關(guān)的所有信息，包括費用信息、家庭成員、客戶服務(wù)明細等，這樣可以幫助客戶服務(wù)人員瞬間掌握客戶所有相關(guān)信息，提升客戶服務(wù)的品質(zhì)和效率。呼叫中心呼叫中心模塊功充分利用現(xiàn)代通訊、計算機技術(shù)及語音合成技術(shù)，包含自動語音管理、座席管理、客戶服務(wù)、座席監(jiān)控、客服記錄管理等功能?？蛻艨梢噪S時使用呼叫中心的自助語音服務(wù)查詢費用等信息，也可以將電話轉(zhuǎn)接到人工服務(wù)。電話轉(zhuǎn)接到人工服務(wù)后，客服座席的電腦上自動彈屏顯示呼叫人的所有相關(guān)信息和呼叫記錄，客服座席能夠快速完成服務(wù)派工、查詢費用、處理投訴等各項業(yè)務(wù)。極致物業(yè)管理信息化整體解決方案第 20 頁，共 41 頁呼叫中心能夠極大地提高客戶服務(wù)工作的效率和品質(zhì)，并為物業(yè)服務(wù)企業(yè)開展社區(qū)電子商務(wù)和其它增值服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)。短信平臺短信平臺既可以通過手機短信的形式和物業(yè)服務(wù)公司的客戶進行互動，將費用信息、欠費信息、活動通知、生日祝福等信息發(fā)到客戶的手機上，或通過短信進行客戶滿意度調(diào)查；也可以作為物業(yè)服務(wù)公司內(nèi)部溝通和通訊的工具，批量發(fā)送各種工作安排和通知信息。五、 租賃管理子系統(tǒng)招商管理招商管理是租賃業(yè)務(wù)發(fā)生的前期管理，包括市場推廣、廣告投放、租賃計劃、代理商管理、競爭樓盤管理等功能，同時提供租賃經(jīng)營執(zhí)行情況表等各種報表功能。市場推廣、廣告投放記錄招商管理過程中對市場推廣和廣告投放的頻次、地點、費用等相關(guān)信息。競爭樓盤信息記錄競爭樓盤的環(huán)境、租金、出租率、廣告投放情況、樓盤定位等信息，為經(jīng)營決策提供依據(jù)。租賃計劃是租賃部門根據(jù)以前年度租賃經(jīng)營狀況或自行指定年度、季度、月度制定推廣費用、出租率等計劃信息，并通過租賃計劃執(zhí)行情況表反映實際執(zhí)行情況與計劃的差異。代理商管理對代理樓盤租賃的代理商及其代理客戶進行基本資料、傭金等信息的管理，便于租賃業(yè)務(wù)成功發(fā)生后核算傭金支出。租賃管理租賃管理以合同管理為主線，包括房源管理、租賃指導(dǎo)價管理、前期商機管理、租賃合同新增、審核、續(xù)訂、變更及終止等功能，同時提供合同預(yù)警、租賃數(shù)據(jù)分析、房屋租控圖等各種報表功能。 租賃合同管理模塊可以滿足物業(yè)租賃過程中各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)情況，包括管理保證金、設(shè)定合同免租期、實現(xiàn)合同金額按周期按比例遞增，以及不規(guī)則的極致物業(yè)管理信息化整體解決方案第 21 頁，共 41 頁不同時間段合同金額不一致等各種復(fù)雜情況的處理。功能特點如下：1) 支持集中管控下的定價管理，可以通過定價管理控制租賃底價,以及不同樓層或不同房間的控制系數(shù)。2) 支持租賃前期的商機管理，并且可以由商機生成租房申請單，也可以由租房申請單生成租賃合同，方便以客戶為主線的租賃過程管理。3) 租賃合同支持免租期、租金遞增或者不同時間段對應(yīng)不同的合同金額等復(fù)雜業(yè)務(wù)情況。4) 支持代租管理。六、 工程管理子系統(tǒng)設(shè)備管理設(shè)備管理模塊實現(xiàn)建立設(shè)備檔案、制定和執(zhí)行設(shè)備保養(yǎng)計劃、管理設(shè)備保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢測記錄、設(shè)備故障記錄等功能，實現(xiàn)管理處對各種設(shè)備的全面管理。設(shè)備管理模塊同時提供工程圖紙的管理功能，方便工程人員管理和查詢工程圖紙。功能特點如下：1) 設(shè)備清單可以記錄每個設(shè)備的詳細信息，包括基本屬性、圖片、文檔附件等信息，同時還可以記錄每個設(shè)備的附屬設(shè)備及配件和附件信息，以及設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、設(shè)備的檢測參數(shù)。2) 每個設(shè)備檔案對應(yīng)一個設(shè)備類別，設(shè)備類別可以定義常規(guī)的保養(yǎng)項目，可以幫助用戶在編制設(shè)備保養(yǎng)計劃的時候進行快速復(fù)制，以提升操作效率。3) 設(shè)備保養(yǎng)計劃支持變更和提前終止等操作，保養(yǎng)計劃的完成情況可以實時跟蹤。4) 設(shè)備保養(yǎng)計劃執(zhí)行明細一覽表能清晰反映指定時間范圍內(nèi)未完成的設(shè)備保養(yǎng)計劃，并能預(yù)警；設(shè)備維保檢測一覽表能清晰反映某個設(shè)備對應(yīng)的所有保養(yǎng)計劃、保養(yǎng)記錄以及維修、檢測記錄。極致物業(yè)管理信息化整體解決方案第 22 頁，共 41 頁5) 設(shè)備保養(yǎng)、檢測、維修既可以實現(xiàn)對設(shè)備的過程管理，同時可以記錄過程中對物料成本的消耗，為工程預(yù)算提供了準(zhǔn)確的自維成本數(shù)據(jù)來源。合同管理記錄了物業(yè)公司和第三方往來單位簽訂合同的詳細信息，也可以理解為分包商管理，功能包括合同立項審批、合同分期付款信息、合同事由、招標(biāo)情況等。工程部門通過合同驗收來體現(xiàn)合同的分期執(zhí)行過程以及過程管理。合同須按約定的分期順序驗收，某一期驗收通過后，系統(tǒng)就會根據(jù)合同約定自動產(chǎn)生應(yīng)收或應(yīng)付到財務(wù)管理，由財務(wù)部門確認成為應(yīng)收款項或應(yīng)付款項。功能特點如下：1) 業(yè)務(wù)部門可以通過合同立項表來完成合同簽訂前公司對合同事項、供應(yīng)商、招標(biāo)比價程序等相關(guān)審批。2) 合同管理支持按合同類別進行數(shù)據(jù)授權(quán)，如客戶服務(wù)部看不到工程部的合同。3) 合同管理支持附件功能，并可以自動顯示合同附件。4) 可以通過成本類型，指定當(dāng)前合同時代維、自維或者小型整改等，以幫助數(shù)據(jù)準(zhǔn)確統(tǒng)計到工程預(yù)算表。5) 合同驗收時，可以根據(jù)合同執(zhí)行情況調(diào)整合同金額；合同驗收單據(jù)審核后自動生成其它應(yīng)付單，開始付款流程。6) 合同執(zhí)行情況表能夠清晰地反映合同的執(zhí)行情況。簽報管理簽報管理類似于合同管理，但屬于一個簡化的合同，不存在分期執(zhí)行的情況。物業(yè)管理公司可以通過定義簽報、合同的審批工作流，來完成對小型整改、外維等業(yè)務(wù)的處理和監(jiān)控。功能特點如下：1) 簽報管理可以加強物業(yè)管理公司的內(nèi)部管理，如小型整改管理、內(nèi)部活動安排或其他內(nèi)部請示等等。極致物業(yè)管理信息化整體解決方案第 23 頁，共 41 頁2) 簽報驗收時，支持多往來單位結(jié)算。工程預(yù)算管理工程管理部門是物業(yè)管理公司的關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門，承擔(dān)了客戶服務(wù)實施、公共區(qū)域維修、設(shè)備設(shè)施維保等核心服務(wù)工作，與此同時，工程管理部門也是物業(yè)管理公司的主要成本部門，如何通過精細化管理，實現(xiàn)工程成本預(yù)算控制，是物業(yè)管理公司一個非常重要的關(guān)注點，工程預(yù)算功能特點如下：1) 物業(yè)管理公司的工程成本主要分為通過分包商的外維成本和通過自維的物料消