【文章內(nèi)容簡介】 ，部門之下又分項目，項目之下劃分工段，辦公設(shè)備是按照辦公用品類型進行分類，如電腦、打印機、傳真機等。需要說明的是，集團 2022 年最新要求 IT 電腦因為更新?lián)Q代比較快且以后員工可采取補貼購買方式，電腦資料將不再進行歸檔。例如：5 萬噸甲醇項目變換工段變換器脫硫塔部件圖說明：檔號中 7 代表設(shè)備類，2 代表生產(chǎn)設(shè)備，1 代表甲醇部，第二個1 代表 5 萬噸甲醇項目，第二個 2 代表變換工段，最后一個 1 代表第一卷。件號 003 代表第一盒中第三件，設(shè)備類資料一般是文字材料再0623001 003檔號 序號7２１１２－１ 003 久泰能源科技有限公司15上，圖紙在下進行排列?？蒲袡n案科研檔案按照“課題—階段”進行歸檔，目前能源科技公司科研檔案全部由集團科研中心檔案分室進行保管。從長遠考慮，公司目前先預(yù)留出檔號，即 08，以便隨時補充。會計檔案會計檔案先劃分出能源科技公司和久新公司，公司之下又分憑證、賬簿、報表、盤點表、銀行開戶資料、調(diào)節(jié)表、支票領(lǐng)用登記簿、審計咨詢報告、稅務(wù)等。例如：2022 年能源科技公司 1 月份會計憑證說明：檔號中 09 代表會計類，01 代表能源財務(wù)，01 代表會計憑證，2022 表示才憑證為 2022 年的，01 代表是第一盒憑證；件號 01 代表為第一件，憑證類現(xiàn)默認一盒為一件；頁數(shù)代表本憑證共有 178 頁，注意附件也算一頁；期限表示會計憑證保管期限為 15 年。人事檔案人事檔案一級類目為職工檔案，序號 10；二級類目為職工類別，檔號 090101202201 件號 01頁數(shù) 178 期限 15 年 久泰能源科技有限公司16在崗職工為 01，退休職工為 02，離崗職工為 03，死亡職工為 04；三級類目為職工檔案流水號，起始號為 0001。每位職工檔案按照內(nèi)容又分為十類，依次為履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，評定崗位技能和學(xué)歷材料，政審材料，黨、團材料，獎勵材料，招用、勞動合同、調(diào)動、聘用、復(fù)原退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料，其他可供組織參考的材料。實物檔案實物檔案是按照載體形態(tài)進行分類，共分為 01 獎狀、02 獎牌、03 獎旗、04 獎杯、05 證書五類，歸檔采用紅色四格紙進行劃分。例如：2022 年 12 月 30 日獲得的中國專利山東明星企業(yè)證書。 說明：全宗號暫不寫，由 檔案館給號；檔號為 1105，11 表示實物類檔案，05 表示證書；2022 表示此實物的年度時間；001 表示此證書為實物證書類第一件證書。聲像檔案聲像檔案代號為 12，根據(jù)載體材料并結(jié)合其內(nèi)容性質(zhì)劃分為劃分為 01 照片、02 數(shù)據(jù)、03 錄像、04 錄音、05 資料等五類。公司目前主要是照片檔案，在全宗內(nèi)按保管期限－年度－問題全宗號 11052022 001 久泰能源科技有限公司17進行分類，采用照片特有的整理方式，編制照片說明，使用組聯(lián)符號，照片要素說明需詳細。資質(zhì)證書資質(zhì)證書屬于公司重要證件，因此單獨存放保管，主要分為公司資質(zhì)和個人資質(zhì)兩類。例如：2022 年頒發(fā)的久泰能源科技有限公司安全生產(chǎn)許可證正本檔號 件號1301 60說明：檔號中 13 表示資質(zhì)證書代號，01 表示公司資質(zhì)； 件號中 60 代表此證書為公司資質(zhì)證書第六十件。1流動檔案 流動檔案是根據(jù)公司實際工作需要及其載體的特殊性單獨設(shè)立的，目前公司流動檔案主要有機動車輛資料、儀器儀表檢定證書、特種設(shè)備壓力容器登記證書。流動檔案雖單獨保管，也需要編制目錄以方便查找。流動檔案代號為 14.1電子檔案電子檔案先按照年度進行劃分，每年度有劃分出 01 公司級文件和 02 部門級文件，綜合類之下又分為紅頭文件、通知制度、規(guī)章辦法、會議紀要、總結(jié)計劃、成本消耗、生產(chǎn)報表、黨委文件等，部 久泰能源科技有限公司18門文件按照各部門資料進行劃分。例如：2022 年 9 月 1 日下發(fā)的《關(guān)于久泰能源科技有限公司 10 萬噸/年工業(yè)甲醇生產(chǎn)裝置停產(chǎn)的請示》檔號 件號15112 012說明：檔號中 15 表示電子文件編號，1 表示公司級文件，第二個 1 表示紅頭文件，2 表示能源科技公司紅頭文件；件號 012 表示為 2022 年能源科技公司紅頭文件第 12 件。備注：個人的電子資料也可參照此法整理，詳見《個人電子文件整理歸檔方法》 （附件 3）（三）整理文書檔案（1）歸檔單位：文書檔案整理、歸檔以件為單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件（定稿不易裝訂的也可單獨作為一件） ；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多也可各為一件） ；原件與復(fù)制件為一件（對制成材料或字跡材料不利于長期保管的、以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔） ；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。 久泰能源科技有限公司19重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的,應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件） 。稿：用計算機打印的定稿，無論定稿上有無重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，均應(yīng)歸檔；計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，須多打一份作為定稿與正文和發(fā)文稿紙為一件歸檔。紙：欄目填寫齊全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙，與正本、定稿一并歸檔。件閱辦單：正文與文件閱辦單為一件； 不論有無領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、有無處理結(jié)果的文件處理單，均應(yīng)與文件一起歸檔。正文在前，閱辦單放中間，底稿放最后。文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函）可為一件； 這樣是為整理此類文件節(jié)約了工作量，但在此后的編目中文件題名應(yīng)寫批復(fù)的題名，在后面要注明（附請示、報告、函） 。（2）文件的修整整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進行。需保管 30 年以上的文件要進行修整，保管 10 年以下的文件可保持原狀。文件修整工作內(nèi)容有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物，及大紙張折疊。 修裱：對破損紙張進行修補或托裱。 久泰能源科技有限公司20復(fù)制：對字跡模糊或易褪變的文件進行復(fù)制。去除易銹金屬物：除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等。大紙張折疊：超過 A4 規(guī)格的，按照 A4 規(guī)格進行折疊，折疊時盡量減少折數(shù)，多頁的要單張折疊。（3）裝訂裝訂方式采用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)裝訂，一般訂兩只釘。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。裝訂時注意件內(nèi)文件的排列順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來文為一件時，復(fù)文在前，來文在后；有文件閱辦單的，正文在前，文件閱辦單在后。（4）編目編目是指根據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，是對歸檔文件以件為單位進行系統(tǒng)分類、排列、編號后，將每一份文件的內(nèi)容、形式特征及其編號登記下來，以備查找利用和管理統(tǒng)計之需。編目工作是檔案人員按文件分類、排列的結(jié)果逐類、逐件登錄，也是對歸檔文件內(nèi)容進行標引、著錄的過程，應(yīng)做到準確、全面、詳細、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計算機檢索的需要。檔號 件號 責(zé)任者 文號 文件材料名稱 日期 頁數(shù) 期限 備注① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ 久泰能源科技有限公司21①檔號：同“歸檔章檔號” 。②件號：同“歸檔章件號” 。③責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者的名稱。填寫責(zé)任者使用全稱或通用簡稱，責(zé)任者多的可適當省略，原文上沒有的要經(jīng)考證后補上。④文號：填寫文件的發(fā)文字號，一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成，要求照實抄錄，填寫完整，不得省略。如久張發(fā)〔2022〕8 號。 ⑤題名：歸檔文件的標題。題名十分重要，是以后查找檔案時的最重要的要素，填寫時一般應(yīng)照實抄錄。文件只有一個題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名） ，填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[ ] ”號。文件的附件獨立性強，正文標題不能反映附件內(nèi)容時附件標題可一并抄錄，外加“（） ”標注。來文與復(fù)文作為一件，只對復(fù)文進行編目，題名后注明“（附請示） ”；任免文件和表彰文件中人員未列在題名中的，在題名后將人員列出，原題名簡單的要重擬，補充的內(nèi)容都要加“（） ”。⑥日期：文件的形成時間，以 8 位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如 久泰能源科技有限公司22。 ⑦頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文頁面的總數(shù)（歸檔章上的總頁數(shù)） ，并在每頁下方居中位置用鉛筆標明頁碼。⑧期限：填寫保存期限。⑨備注：注釋文件需說明的情況包括密級、破損、修改、補充、移出、銷毀、更新等。歸檔文件目錄根據(jù)情況，可裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，或每年區(qū)分機構(gòu)（問題）裝訂成若干本，這要根據(jù)公司年度歸檔的數(shù)量來定。合訂成一本的目錄中內(nèi)頁加目錄或用標簽紙以區(qū)分保管期限和機構(gòu)（問題） 。①全宗名稱：立檔公司的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱②年度：文件形成年度，4 位阿拉伯數(shù)字組成，如“2022” 。③保管期限：對應(yīng)歸檔文件的保管期限，填寫永久、30 年、10 年。④機構(gòu)（問題）：根據(jù)分類方案，填寫對應(yīng)歸檔文件的類目。 久泰能源科技有限公司23⑤歸檔文件目錄裝訂成冊，外封面可用統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。（5）裝盒將歸檔文件按事先編好件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。裝盒按歸檔的件號順序裝入。二級分類時，可裝滿一盒后再裝下一盒；三級分類時，視一個機構(gòu)（問題）文件的多少確定。同一盒內(nèi)的歸檔文件僅是按件號順序裝在一起。檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱，統(tǒng)一用黑色字體，也可使用全宗章。檔案盒在盒脊設(shè)置分類號、年度、起止件號、盒號等必填項，用黑色墨水書寫，或用印章印書。為使其美觀也可打印盒脊內(nèi)容，然后使用膠棒剪貼至檔案盒上。文書檔案盒脊分 3㎝（附件 4）和4㎝（附件 5） 。起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號。盒號即檔案盒的排列序號，檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。 （如分類方案為“保管期限－年度”的，2022 年度的歸檔文件，永久1－n 盒，30 年 1－n 盒， 10 年 1－n 盒） 。（6）排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與文書檔案分類方案一致，排架遵循從上到下，自左至右的順序，要求整齊美觀。常用方法：采用“問題—保管期限－年度” 、 “保管期限－年度 久泰能源科技有限公司24－機構(gòu)（問題） ”的入庫排架方法，目前公司根據(jù)自身實際情況采用的是“年度—問題—保管期限”排架法，經(jīng)與集團協(xié)商自 2022 年起文書檔案將采用“年度—保管期限—問題”排架法?？萍紮n案（1）基建檔案基建檔案一個項目一個流水號，按形成階段結(jié)合內(nèi)容分別組卷。基建文件材料數(shù)量多、規(guī)格雜，組卷時可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，原材料檢測、質(zhì)保書組一卷或若干卷。基建檔案原則上按前期基建依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計） 、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排列。也可參照經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類的方法按件進行整理，然后根據(jù)件的序號組裝一盒或數(shù)盒，目前公司基建檔案即采用采法。（2）設(shè)備檔案一機一檔，一套設(shè)備順序組卷、按形成階段和文件種類分別組卷，或按件整理。遇到以下情況要特殊處理：引進項目中的成套科技文件材料及設(shè)備說明書等可不拆散組卷，保持原有裝訂方式。