【文章內(nèi)容簡介】 ，部門之下又分項(xiàng)目，項(xiàng)目之下劃分工段，辦公設(shè)備是按照辦公用品類型進(jìn)行分類，如電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等。需要說明的是，集團(tuán) 2022 年最新要求 IT 電腦因?yàn)楦聯(lián)Q代比較快且以后員工可采取補(bǔ)貼購買方式，電腦資料將不再進(jìn)行歸檔。例如：5 萬噸甲醇項(xiàng)目變換工段變換器脫硫塔部件圖說明：檔號(hào)中 7 代表設(shè)備類，2 代表生產(chǎn)設(shè)備，1 代表甲醇部，第二個(gè)1 代表 5 萬噸甲醇項(xiàng)目，第二個(gè) 2 代表變換工段，最后一個(gè) 1 代表第一卷。件號(hào) 003 代表第一盒中第三件，設(shè)備類資料一般是文字材料再0623001 003檔號(hào) 序號(hào)7２１１２－１ 003 久泰能源科技有限公司15上，圖紙?jiān)谙逻M(jìn)行排列?？蒲袡n案科研檔案按照“課題—階段”進(jìn)行歸檔，目前能源科技公司科研檔案全部由集團(tuán)科研中心檔案分室進(jìn)行保管。從長遠(yuǎn)考慮，公司目前先預(yù)留出檔號(hào)，即 08，以便隨時(shí)補(bǔ)充。會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案先劃分出能源科技公司和久新公司，公司之下又分憑證、賬簿、報(bào)表、盤點(diǎn)表、銀行開戶資料、調(diào)節(jié)表、支票領(lǐng)用登記簿、審計(jì)咨詢報(bào)告、稅務(wù)等。例如：2022 年能源科技公司 1 月份會(huì)計(jì)憑證說明：檔號(hào)中 09 代表會(huì)計(jì)類，01 代表能源財(cái)務(wù)，01 代表會(huì)計(jì)憑證，2022 表示才憑證為 2022 年的，01 代表是第一盒憑證；件號(hào) 01 代表為第一件，憑證類現(xiàn)默認(rèn)一盒為一件；頁數(shù)代表本憑證共有 178 頁，注意附件也算一頁；期限表示會(huì)計(jì)憑證保管期限為 15 年。人事檔案人事檔案一級(jí)類目為職工檔案，序號(hào) 10；二級(jí)類目為職工類別，檔號(hào) 090101202201 件號(hào) 01頁數(shù) 178 期限 15 年 久泰能源科技有限公司16在崗職工為 01，退休職工為 02，離崗職工為 03，死亡職工為 04；三級(jí)類目為職工檔案流水號(hào)，起始號(hào)為 0001。每位職工檔案按照內(nèi)容又分為十類，依次為履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料，政審材料，黨、團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)原退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國、退休、退職等材料，其他可供組織參考的材料。實(shí)物檔案實(shí)物檔案是按照載體形態(tài)進(jìn)行分類，共分為 01 獎(jiǎng)狀、02 獎(jiǎng)牌、03 獎(jiǎng)旗、04 獎(jiǎng)杯、05 證書五類，歸檔采用紅色四格紙進(jìn)行劃分。例如：2022 年 12 月 30 日獲得的中國專利山東明星企業(yè)證書。 說明：全宗號(hào)暫不寫，由 檔案館給號(hào)；檔號(hào)為 1105，11 表示實(shí)物類檔案，05 表示證書；2022 表示此實(shí)物的年度時(shí)間；001 表示此證書為實(shí)物證書類第一件證書。聲像檔案聲像檔案代號(hào)為 12，根據(jù)載體材料并結(jié)合其內(nèi)容性質(zhì)劃分為劃分為 01 照片、02 數(shù)據(jù)、03 錄像、04 錄音、05 資料等五類。公司目前主要是照片檔案，在全宗內(nèi)按保管期限－年度－問題全宗號(hào) 11052022 001 久泰能源科技有限公司17進(jìn)行分類，采用照片特有的整理方式，編制照片說明，使用組聯(lián)符號(hào)，照片要素說明需詳細(xì)。資質(zhì)證書資質(zhì)證書屬于公司重要證件，因此單獨(dú)存放保管，主要分為公司資質(zhì)和個(gè)人資質(zhì)兩類。例如：2022 年頒發(fā)的久泰能源科技有限公司安全生產(chǎn)許可證正本檔號(hào) 件號(hào)1301 60說明：檔號(hào)中 13 表示資質(zhì)證書代號(hào)，01 表示公司資質(zhì)； 件號(hào)中 60 代表此證書為公司資質(zhì)證書第六十件。1流動(dòng)檔案 流動(dòng)檔案是根據(jù)公司實(shí)際工作需要及其載體的特殊性單獨(dú)設(shè)立的，目前公司流動(dòng)檔案主要有機(jī)動(dòng)車輛資料、儀器儀表檢定證書、特種設(shè)備壓力容器登記證書。流動(dòng)檔案雖單獨(dú)保管，也需要編制目錄以方便查找。流動(dòng)檔案代號(hào)為 14.1電子檔案電子檔案先按照年度進(jìn)行劃分，每年度有劃分出 01 公司級(jí)文件和 02 部門級(jí)文件，綜合類之下又分為紅頭文件、通知制度、規(guī)章辦法、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)計(jì)劃、成本消耗、生產(chǎn)報(bào)表、黨委文件等，部 久泰能源科技有限公司18門文件按照各部門資料進(jìn)行劃分。例如：2022 年 9 月 1 日下發(fā)的《關(guān)于久泰能源科技有限公司 10 萬噸/年工業(yè)甲醇生產(chǎn)裝置停產(chǎn)的請(qǐng)示》檔號(hào) 件號(hào)15112 012說明：檔號(hào)中 15 表示電子文件編號(hào)，1 表示公司級(jí)文件，第二個(gè) 1 表示紅頭文件，2 表示能源科技公司紅頭文件；件號(hào) 012 表示為 2022 年能源科技公司紅頭文件第 12 件。備注：個(gè)人的電子資料也可參照此法整理，詳見《個(gè)人電子文件整理歸檔方法》 （附件 3）（三）整理文書檔案（1）歸檔單位：文書檔案整理、歸檔以件為單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件（定稿不易裝訂的也可單獨(dú)作為一件） ；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多也可各為一件） ；原件與復(fù)制件為一件（對(duì)制成材料或字跡材料不利于長期保管的、以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔） ；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。 久泰能源科技有限公司19重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的,應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件） 。稿：用計(jì)算機(jī)打印的定稿，無論定稿上有無重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，均應(yīng)歸檔；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，須多打一份作為定稿與正文和發(fā)文稿紙為一件歸檔。紙：欄目填寫齊全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙，與正本、定稿一并歸檔。件閱辦單：正文與文件閱辦單為一件； 不論有無領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、有無處理結(jié)果的文件處理單，均應(yīng)與文件一起歸檔。正文在前，閱辦單放中間，底稿放最后。文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可為一件； 這樣是為整理此類文件節(jié)約了工作量，但在此后的編目中文件題名應(yīng)寫批復(fù)的題名，在后面要注明（附請(qǐng)示、報(bào)告、函） 。（2）文件的修整整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。需保管 30 年以上的文件要進(jìn)行修整，保管 10 年以下的文件可保持原狀。文件修整工作內(nèi)容有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物，及大紙張折疊。 修裱：對(duì)破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。 久泰能源科技有限公司20復(fù)制：對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。去除易銹金屬物：除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等。大紙張折疊：超過 A4 規(guī)格的，按照 A4 規(guī)格進(jìn)行折疊，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，多頁的要單張折疊。（3）裝訂裝訂方式采用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)裝訂，一般訂兩只釘。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。裝訂時(shí)注意件內(nèi)文件的排列順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；有文件閱辦單的，正文在前，文件閱辦單在后。（4）編目編目是指根據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，是對(duì)歸檔文件以件為單位進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列、編號(hào)后，將每一份文件的內(nèi)容、形式特征及其編號(hào)登記下來，以備查找利用和管理統(tǒng)計(jì)之需。編目工作是檔案人員按文件分類、排列的結(jié)果逐類、逐件登錄，也是對(duì)歸檔文件內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引、著錄的過程，應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。檔號(hào) 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 文件材料名稱 日期 頁數(shù) 期限 備注① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ 久泰能源科技有限公司21①檔號(hào)：同“歸檔章檔號(hào)” 。②件號(hào)：同“歸檔章件號(hào)” 。③責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱。填寫責(zé)任者使用全稱或通用簡稱，責(zé)任者多的可適當(dāng)省略，原文上沒有的要經(jīng)考證后補(bǔ)上。④文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，要求照實(shí)抄錄，填寫完整，不得省略。如久張發(fā)〔2022〕8 號(hào)。 ⑤題名：歸檔文件的標(biāo)題。題名十分重要，是以后查找檔案時(shí)的最重要的要素，填寫時(shí)一般應(yīng)照實(shí)抄錄。文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名） ，填寫時(shí)照實(shí)抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[ ] ”號(hào)。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄，外加“（） ”標(biāo)注。來文與復(fù)文作為一件，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，題名后注明“（附請(qǐng)示） ”；任免文件和表彰文件中人員未列在題名中的，在題名后將人員列出，原題名簡單的要重?cái)M，補(bǔ)充的內(nèi)容都要加“（） ”。⑥日期：文件的形成時(shí)間，以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 久泰能源科技有限公司22。 ⑦頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文頁面的總數(shù)（歸檔章上的總頁數(shù)） ，并在每頁下方居中位置用鉛筆標(biāo)明頁碼。⑧期限：填寫保存期限。⑨備注：注釋文件需說明的情況包括密級(jí)、破損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、更新等。歸檔文件目錄根據(jù)情況，可裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu)（問題）裝訂成若干本，這要根據(jù)公司年度歸檔的數(shù)量來定。合訂成一本的目錄中內(nèi)頁加目錄或用標(biāo)簽紙以區(qū)分保管期限和機(jī)構(gòu)（問題） 。①全宗名稱：立檔公司的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱②年度：文件形成年度，4 位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如“2022” 。③保管期限：對(duì)應(yīng)歸檔文件的保管期限，填寫永久、30 年、10 年。④機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)分類方案，填寫對(duì)應(yīng)歸檔文件的類目。 久泰能源科技有限公司23⑤歸檔文件目錄裝訂成冊(cè)，外封面可用統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。（5）裝盒將歸檔文件按事先編好件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。裝盒按歸檔的件號(hào)順序裝入。二級(jí)分類時(shí)，可裝滿一盒后再裝下一盒；三級(jí)分類時(shí)，視一個(gè)機(jī)構(gòu)（問題）文件的多少確定。同一盒內(nèi)的歸檔文件僅是按件號(hào)順序裝在一起。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱，統(tǒng)一用黑色字體，也可使用全宗章。檔案盒在盒脊設(shè)置分類號(hào)、年度、起止件號(hào)、盒號(hào)等必填項(xiàng)，用黑色墨水書寫，或用印章印書。為使其美觀也可打印盒脊內(nèi)容，然后使用膠棒剪貼至檔案盒上。文書檔案盒脊分 3㎝（附件 4）和4㎝（附件 5） 。起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。盒號(hào)即檔案盒的排列序號(hào)，檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。 （如分類方案為“保管期限－年度”的，2022 年度的歸檔文件，永久1－n 盒，30 年 1－n 盒， 10 年 1－n 盒） 。（6）排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與文書檔案分類方案一致，排架遵循從上到下，自左至右的順序，要求整齊美觀。常用方法：采用“問題—保管期限－年度” 、 “保管期限－年度 久泰能源科技有限公司24－機(jī)構(gòu)（問題） ”的入庫排架方法，目前公司根據(jù)自身實(shí)際情況采用的是“年度—問題—保管期限”排架法，經(jīng)與集團(tuán)協(xié)商自 2022 年起文書檔案將采用“年度—保管期限—問題”排架法?？萍紮n案（1）基建檔案基建檔案一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)流水號(hào)，按形成階段結(jié)合內(nèi)容分別組卷?；ㄎ募牧蠑?shù)量多、規(guī)格雜，組卷時(shí)可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，原材料檢測、質(zhì)保書組一卷或若干卷?；n案原則上按前期基建依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)） 、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排列。也可參照經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類的方法按件進(jìn)行整理，然后根據(jù)件的序號(hào)組裝一盒或數(shù)盒，目前公司基建檔案即采用采法。（2）設(shè)備檔案一機(jī)一檔，一套設(shè)備順序組卷、按形成階段和文件種類分別組卷，或按件整理。遇到以下情況要特殊處理：引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料及設(shè)備說明書等可不拆散組卷，保持原有裝訂方式。