【正文】 久泰能源科技有限公司5701 久泰能源科技有限公司2022 年01 綜合 01 制度 02 通知公告 03 資質(zhì)文件 04 會議紀要 01 總經(jīng)理辦公會 02 分管領(lǐng)導(dǎo)例會 03 專題例會 04 項目會 06…… 05 總結(jié)計劃06 績效工作 07 報表類 01 財務(wù)報表02 生產(chǎn)報表 03……02 各部門 01 財務(wù)部 02 項目部 03…… 久泰能源科技有限公司58附件 4：文書檔案盒 3㎝盒脊模版分 類 號 分 類 號 分 類 號 分 類 號 分 類 號年 度 年 度 年 度 年 度 年 度保管期限 保管期限 保管期限 保管期限 保管期限起止件號｜起止件號｜起止件號｜起止件號｜起止件號｜盒 號 盒 號 盒 號 盒 號 盒 號 久泰能源科技有限公司59附件 5：文書檔案盒 4㎝盒脊模版分 類 號 分 類 號 分 類 號 分 類 號 年 度 年 度 年 度 年 度保管期限 保管期限 保管期限 保管期限起止件號｜起止件號｜起止件號｜起止件號｜盒 號 盒 號 盒 號 盒 號 久泰能源科技有限公司60附件 6：科技檔案盒 3㎝盒脊模版檔 號 檔 號 檔 號 檔 號 檔 號— — —1 — —題 名 題 名 題 名 題 名 題 名 久泰能源科技有限公司61附件 7：科技檔案盒 4㎝盒脊模版檔 號 檔 號 檔 號 檔 號—1 —1 —1 —1題 名 題 名 題 名 題 名 久泰能源科技有限公司62附件 8：檔案借閱審批單編號：JT/NYKJ/JL198檔案室： 流水號：借閱日期檔號（案卷號）檔案題名借閱期限利用目的部門意見辦公室意見領(lǐng)導(dǎo)審批借閱人簽字 檔案室經(jīng)手人歸還日期備 注說明：流水號由各檔案室統(tǒng)一編制；編制原則為：年度+順序號，如：2022022 久泰能源科技有限公司63附件 9：檔案借閱登記表檔案室： 編號：JT/NYKJ/JL199序號 日期 類別 檔號 題 名借閱部門借閱人簽字歸還日期審批單流水號備 注 久泰能源科技有限公司64附件 10：檔案統(tǒng)計表單位名稱 成立時間地址 郵政編碼檔案機構(gòu)名稱 隸屬部門檔案機構(gòu)負責(zé)人 專業(yè)技術(shù)職務(wù) 電話中級及以上技術(shù)職務(wù) （人）檔案管理專職人員 （人） 大專及以上學(xué)歷 （人） （卷） ； （件）底圖 （張） 照片檔案 （張）檔案總數(shù)電子檔案 （件） （卷） ； （件） 歸檔率底圖 （張） 照片檔案（張） 完整率年度歸檔數(shù)量電子檔案 （件） 準確率檔案情況黨群工作行政管理經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理產(chǎn)品科學(xué)技術(shù)研究基本建設(shè)設(shè)備儀器會計干部職工聲像電子檔案實物檔案庫房設(shè)施設(shè)備建筑面積使用面積消防系統(tǒng)滅火器檔案櫥密集架計算機復(fù)印機掃描儀曬圖機攝像機光盤刻錄機照相機服務(wù)器 。私人類文件單獨建模塊，可按工作總結(jié)、日志、照片等建模塊。如果是單一主題文件，同樣命名，例如“20225006 ”二、有關(guān)說明以 8 位時間+ 主題名”建文件夾及具體文件，有利于文件夾排序；主題名盡量寫仔細，方便以后搜索。為提高公司檔案管理水平，公司檔案室要積極組織各部門專兼職檔案員定期參加培訓(xùn)，充分抓住有利時機，快速提高自身的檔案管理知識和專業(yè)技能，積極配合行政管理部，按照集團要求開展好后期的各項檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動。（十一）培訓(xùn)公司目前已經(jīng)建立起專兼職檔案員隊伍，詳見專兼職檔案員信息表（附件 16） 。檔案管理考核標準由行政管理中心統(tǒng)一制定。檔案管理考核辦法（附件 14）由集團行政管理中心統(tǒng)一制定，分級組織實施。 久泰能源科技有限公司36集團考核集團各單位每年均應(yīng)參加檔案管理考核。（十）考核公司考核各檔案室、各檔案形成部門如不能按照制度要求積極推動（或配合推動）檔案管理工作規(guī)范開展的，扣責(zé)任人 15 分/次，同時連帶扣責(zé)任部門負責(zé)人 15 分/次。通過鑒定和審批符合銷毀條件的，要嚴格按照集團檔案制度要求執(zhí)行好銷毀登記、多人監(jiān)銷、目錄注銷制度。 《檔案保管期限表》由各檔案室會同有關(guān)業(yè)務(wù)單位進行制定，并經(jīng)公司批準后方有效。一般一年開展一次，最長不超過三年一次。各檔案室要將檔案開發(fā)利用工作作為檔案管理的重點工作之一，應(yīng)對庫存檔案加強研究分析和加工整理，積極開發(fā)公司大事記、組織機構(gòu)沿革、檔案檢索工具、榮譽匯編、證書資質(zhì)匯編、產(chǎn)品科研成果、基建工程簡介、文摘和數(shù)據(jù)手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等各類必要的編研材料。 久泰能源科技有限公司34在檔案搜集、整理、歸檔、保管、提供利用及鑒定銷毀等各環(huán)節(jié)，所有相關(guān)工作人員要嚴格做到“十不”：一是不該說的保密事項，絕對不說；二是不該問的保密事項，絕對不問；三是不該看的保密事項，絕對不看；四是不該記錄的保密事項，絕對不記錄；五是不在非保密本上記錄保密事項；六是不在私人通信中涉及保密事項；七是不在公共場所和家屬、親友面前談?wù)摫Ｃ苁马?；八是不在不利于保密的地方存放保密文件和資料；九是不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達保密事項；十是不攜帶保密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。統(tǒng)計工作結(jié)束后可根據(jù)實際情況編寫統(tǒng)計報告。統(tǒng)計工作具體包括統(tǒng)計設(shè)計、統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計整理和統(tǒng)計分析。外單位就需要查閱本單位檔案時，需提供介紹信，借閱審批手續(xù)必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意方可給與辦理。原則上，檔案借閱時，所有庫存檔案原件“準借、不準要” ，如因工作原因確需原件索要而不再退回的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，方可辦理。檔案員在辦理檔案借閱時需認真填寫借閱登記表（附件 9） ， “借閱人”一欄由借閱人本人簽字確認。14 流動類主要是公司的車輛資料，存放于文書檔案庫房。12 聲像類主要是照片，存放于文書檔案庫房。07 設(shè)備類基本是一套設(shè)備在一起，存放于科技檔案庫房。去哪找查找時注意區(qū)分類別：文書類、基建類、設(shè)備類、實物類、資質(zhì)類、聲像類、電子類。事物名稱、責(zé)任者、文號和圖號、時間等都可以作為關(guān)鍵詞進行檢索，當(dāng)使用一個關(guān)鍵詞不能直接檢索到所需資料時要注意縮放關(guān)鍵詞的外延，擴大或縮小查找范圍。例如查找實物檔案中某一個數(shù)據(jù)，可以通過查閱掃描件實現(xiàn)，無需再去庫房翻閱實物。 久泰能源科技有限公司31（五）借閱找什么首先要確定借閱的資料，了解借閱者的目的和需求，明確查找的范圍，快速調(diào)卷。定期清點重點在于及時發(fā)現(xiàn)實體秩序的錯亂現(xiàn)象及檔案丟失或去向不明等問題，并隨手予以糾正，使檔案實體嚴整有序。檔案代理卡樣式如下：檔案代理卡檔號 件號 調(diào)出時間 調(diào)出原因 調(diào)卷人歸還時間還卷人定期檢查、清點定期檢查的內(nèi)容重點在檔案實體的理化性狀，以發(fā)現(xiàn)是否有霉變、蟲蛀等現(xiàn)象發(fā)生，庫房中是否有潛在安全隱患因素，以及檔案的調(diào)出和歸還是否履行了嚴格的手續(xù)，實體秩序是否收到破壞、出現(xiàn)混亂，是否有長期使用未歸還的案卷。用過的代理卡還詳細記錄了檔案被使用的原始情況，可作為分析、統(tǒng)計檔案使用現(xiàn)象及規(guī)律的素材使用。庫房無人時必須關(guān)燈、關(guān)窗、房門上鎖，嚴格庫房出入制度。根據(jù)實際情況配備相應(yīng)的去濕機、加濕器、空調(diào)、溫濕度測量及控制設(shè)備、防火防盜報警器、滅火器、通訊及閉路電視監(jiān)控設(shè)備等。 久泰能源科技有限公司29（四）保管“維護秩序” 、 “保護實體”是檔案保管工作的兩個基本方面，既要使檔案在存放和使用中始終有序，又要使其在存放和使用中不受或少受人為地或自然因素的損害，以延長其物質(zhì)形體的“自然壽命” 。（2）入冊放置照片入冊時，按照片號/底片號順序插入芯頁；對照片冊放不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。⑤人物：照片上主要人物的姓名、身份。③時間：拍攝時間用 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如 20220516。 久泰能源科技有限公司28照片檔案（1）芯頁說明照片說明應(yīng)采用橫寫格式，分段書寫，格式如下： ①照片號/底片號：全宗號－保管期限代碼－冊號－張?zhí)?，影像相符的照片、底片編號相同，目前公司照片檔案較少，統(tǒng)一采用順序號。公司實物檔案由于空間有限，采取豎放排列。對應(yīng)案卷檔號：填寫該榮譽的表彰文件、審批表所在的文書檔案的檔號。大部分項目填寫要求與文書、科技檔案的要求相同。標簽的貼法采用貼在實物檔案的背面右上方固定位置 ，較大的禮品檔案標簽可貼在底座上。（3）電子存檔實物檔案根據(jù)其載體形態(tài)采用掃描或是拍照方式將其電子版存放起來，以便日常查閱調(diào)取。（2）清潔修整實物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時就要進行清 久泰能源科技有限公司27潔修整。 盒脊標簽為規(guī)范美觀，也采用打印剪貼方式，目前庫房使用的科技檔案盒分 3㎝（附件 6）和 4㎝（附件 7） 。 （5）裝盒填寫檔案盒內(nèi)容：題名、檔號和保管期限，同封皮一樣填寫。能標出具體文件名的盡量不用“文件材料” 。比如不要濫用“關(guān)于” 、 “有關(guān)” 。題名要簡明、準確揭示內(nèi)容，但不能過于概括籠統(tǒng)，比如“某