【正文】 . 光盤制作為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的對外數(shù)據(jù)交換、異地脫機(jī)利用和異地存儲，完全支持國家科技部、國家檔案局、國家技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局等幾家單位聯(lián)合制定的CAD 文件光盤存儲標(biāo)準(zhǔn)（XXXXXXXXXXXX是制定該標(biāo)準(zhǔn)的起草單位），本功能實(shí)現(xiàn)了光盤制作、瀏覽、導(dǎo)入功能。l 綜合統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)提供各種利用方法的總體統(tǒng)計(jì)。查詢結(jié)果顯示內(nèi)容可由用戶根據(jù)需要自行設(shè)置。l 網(wǎng)上利用的查詢和統(tǒng)計(jì)：信息服務(wù)子系統(tǒng)對每次用戶的利用均記錄日志，供查詢和統(tǒng)計(jì)使用。l 借閱的查詢和統(tǒng)計(jì)：提供豐富的查詢和統(tǒng)計(jì)條件：借閱人、借閱人所屬機(jī)構(gòu)、借閱和歸還時(shí)間、借閱檔案的檔案類型和檔號、借出人、歸還人，顯示內(nèi)容可由用戶根據(jù)需要自行設(shè)置。如此反復(fù)生成、導(dǎo)出、導(dǎo)入、匯總，最終生成整個(gè)省公司的匯總年報(bào)。每個(gè)對外可導(dǎo)入并累加下屬單位的年報(bào)，形成匯總年報(bào)。年報(bào)格式編輯器應(yīng)支持導(dǎo)入、導(dǎo)出功能，便于年報(bào)格式在同系統(tǒng)單位間傳播，不必重復(fù)制作。. 統(tǒng)計(jì)年報(bào)統(tǒng)計(jì)年報(bào)功能實(shí)現(xiàn)年報(bào)的格式建立、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)生成和上報(bào)功能：按國家和XXXXXX系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)定，每年每個(gè)單位都應(yīng)向上級管理單位提交若干具有固定格式和確切內(nèi)容的相對復(fù)雜的檔案年報(bào)，本單位的年報(bào)應(yīng)匯總下屬檔案單位的年報(bào)。可編寫的專題如金融或資本運(yùn)作專題匯報(bào)、組織延革、人事任免等專題。l 借閱的統(tǒng)計(jì)借閱的統(tǒng)計(jì)部分合并到后面的“利用統(tǒng)計(jì)”部分。系統(tǒng)預(yù)留利用條碼（二維或一維均可）技術(shù)輔助借閱的擴(kuò)展能力，這不在本次招標(biāo)的范圍之內(nèi)。如借閱人丟失檔案，則應(yīng)到檔案室辦理丟失手續(xù)，系統(tǒng)核減檔案剩余份數(shù)。借閱人登錄信息服務(wù)子系統(tǒng)時(shí)也會得到催還提示。l 歸還、催還、丟失的管理：借閱人親自持檔案到檔案室歸還檔案時(shí)，可通過檔案系統(tǒng)辦理歸還手續(xù)，系統(tǒng)自動更改檔案剩余份數(shù)；如借閱人仍想續(xù)借檔案，也應(yīng)持檔案到檔案館辦理續(xù)借手續(xù)，重新填寫預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。檔案的“歸檔份數(shù)”被修改時(shí)，其可借閱數(shù)量同時(shí)被修改。借閱操作記錄了借閱人代碼、姓名，借閱文件的有關(guān)信息，可以記錄借閱時(shí)間和借閱期限、每個(gè)人最多借閱文件的數(shù)量等，用戶可通過報(bào)表管理把這些信息定制到借閱單中。只有未被批準(zhǔn)的或未在有效天數(shù)內(nèi)借出檔案的預(yù)約信息才能由檔案員刪除。無論是否允許借閱，預(yù)約用戶查詢預(yù)約結(jié)果或登錄信息服務(wù)子系統(tǒng)時(shí)都會得到相關(guān)提示，提示只能連續(xù)顯示默認(rèn)允許預(yù)約的天數(shù)（該天數(shù)應(yīng)在后面的“有關(guān)借閱的設(shè)定”中設(shè)定）。借出檔案時(shí)要求輸入借閱的目的和預(yù)計(jì)歸還的時(shí)間，最后打印出借閱單并讓借閱人手工簽字確認(rèn)。. 借閱管理該子功能可以輔助手工管理，完成檔案的原件、復(fù)制件的借閱并管理它們的數(shù)量，借閱操作包括借出、歸還、催還、丟失、丟失找回；廣大職工可先在信息服務(wù)子系統(tǒng)中找到要借閱的檔案，然后提出預(yù)約申請，有關(guān)檔案員對預(yù)約申請審批后，借閱者再到檔案室辦理實(shí)際借閱手續(xù)，取走已經(jīng)準(zhǔn)備好的檔案實(shí)體。光盤制作可以將電子檔案數(shù)據(jù)打包成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的光盤檔案；光盤檔案可以用于脫機(jī)保管、對外數(shù)據(jù)交換、異地脫機(jī)查詢和利用；光盤檔案可以作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)離線存儲的方式，異地存放和保管。檔案員使用統(tǒng)計(jì)年報(bào)功能，可定制年報(bào)格式，匯總和編輯本單位的年報(bào)，累加下級單位的年報(bào)，最終生成整個(gè)系統(tǒng)的年報(bào)。檔案編研按照實(shí)際編研工作的要求，提供了高層次的檔案信息提煉和加工手段――專題庫。. 開發(fā)利用檔案檢索是檔案有效利用的前提，它提供了比收集整編和數(shù)據(jù)管理過程中更高層次的更復(fù)雜的檢索功能，檔案員可以在更全面、徹底的檢索后，再完成檔案管理、打印、編研等工作，普通用戶則可以此找到自己關(guān)心的檔案材料，進(jìn)一步完成檔案下載、打印、借閱預(yù)約等操作。l 已銷毀數(shù)據(jù)的處理如用戶認(rèn)為銷毀操作不應(yīng)實(shí)際刪除原文數(shù)據(jù)，則可在已銷毀數(shù)據(jù)中制作銷毀回收站，緩存原文數(shù)據(jù)，等用戶再次確認(rèn)再實(shí)際刪除或退回鑒定狀態(tài)。l 鑒定處理檔案管理員收到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)已審批的鑒定申請單，按照批示進(jìn)行鑒定處理：領(lǐng)導(dǎo)批示不應(yīng)銷毀的檔案可更改其密級、保管期限等還原為正式檔案；批示需要銷毀的銷毀其原文數(shù)據(jù)，保留被銷毀檔案的著錄項(xiàng)條目備查，并根據(jù)批示的情況手工對實(shí)物檔案繼續(xù)相應(yīng)的處理。 報(bào)表模板管理用戶可通過系統(tǒng)提供的添加、刪除和編輯操作將所設(shè)計(jì)的報(bào)表格式當(dāng)作模板保存起來，為用戶以后的使用提供方便。總之，通過報(bào)表設(shè)計(jì)功能可以實(shí)現(xiàn)任何復(fù)雜報(bào)表的打印和統(tǒng)計(jì)，滿足各種用戶對報(bào)表的不同要求。用戶可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)設(shè)計(jì)各種形式的報(bào)表，滿足用戶的各種需求。178。178。 修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改屬性。定義檢索條件：定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表統(tǒng)計(jì)和打印的記錄范圍。選統(tǒng)計(jì)字段：在所選庫中確定要統(tǒng)計(jì)和打印的字段。定義關(guān)聯(lián)關(guān)系：由于可以選多個(gè)庫進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，所以要定義庫與庫之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。本功能由以下步驟來實(shí)現(xiàn)：選統(tǒng)計(jì)表：用戶可以選擇出要統(tǒng)計(jì)和打印的檔案庫。 給用戶充分的自定義空間，能夠根據(jù)用戶的需要提供各種形式的自定義統(tǒng)計(jì)并生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印輸出，檔案字段信息改變后可以在打印時(shí)重新設(shè)計(jì)報(bào)表格式。該功能由新建統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改屬性、報(bào)表設(shè)計(jì)和報(bào)表模板管理等功能模塊組成。統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能可以對數(shù)據(jù)庫中所有檔案類型下的工程項(xiàng)目庫、案卷庫和文件庫中的所有字段進(jìn)行自定義的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出。有關(guān)對檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)見“檔案信息查詢和利用”中的“利用統(tǒng)計(jì)”。其它管理：管理檔案部門認(rèn)為應(yīng)該管理的自定義信息。通過這種方式，能實(shí)時(shí)掌握所有檔案的保管狀態(tài)和各庫房的檔案存儲狀況。庫房管理支持多庫存、跨地域的分布式存儲，支持檔案實(shí)體的分散式保管和集中式保管或兩者結(jié)合的保管形式，可以支持因地制宜的檔案保管工作。庫房日志管理，建立記錄庫房日常工作的庫房日志臺帳，并對其提供登記、檢索、變更、統(tǒng)計(jì)等方面的相關(guān)功能。庫房溫濕度管理，顯示指定時(shí)段和庫房連續(xù)的溫濕度記錄或超閾值溫濕度記錄，定期（每月和每年）對庫房溫濕度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成統(tǒng)計(jì)表、打印輸出。檔案上架，對檔案上架過程進(jìn)行管理，區(qū)分上架目錄和未上架目錄，并對上架、下架和轉(zhuǎn)移工作進(jìn)行記錄。. 綜合管理用戶管理檔案數(shù)據(jù)的同時(shí)，也需要管理與檔案實(shí)體有關(guān)的其它輔助信息或認(rèn)為有必要管理的信息，如庫房、溫濕度、設(shè)備等，其中：庫房管理：庫管人員記錄實(shí)體檔案庫房的必要信息，可以包含檔案位置索引、檔案上架、進(jìn)出庫登記及管理、溫濕度、日志臺帳維護(hù)管理等。為方便用戶調(diào)整檔案數(shù)據(jù)，還設(shè)計(jì)了轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)功能。本功能使用了與文件管理功能類似的掃描、OCR技術(shù)，可使用用戶自定義編輯錄入界面。. 數(shù)據(jù)管理檔案員通過本功能實(shí)現(xiàn)對已歸檔檔案數(shù)據(jù)的增、刪、改、查，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的日常維護(hù)、錄入；如果通過本系統(tǒng)的“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換”功能轉(zhuǎn)入了用戶舊有檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，或批量導(dǎo)入了新數(shù)字化加工的原文文件，可以使用本功能對其進(jìn)行批量的調(diào)整；通過本功能可以將檔案加入編研專題和對特定檔案提出銷毀鑒定申請，用戶對某些檔案提出鑒定申請時(shí)并不影響對這些檔案的利用。鑒定銷毀則可檢索過期或待鑒定檔案，鑒定其保存價(jià)值，銷毀無價(jià)值的檔案。綜合管理對庫房、溫濕度、資料和設(shè)備等情況進(jìn)行登記和管理，是檔案部門管理檔案以外的輔助管理信息的良好工具。l 相關(guān)規(guī)則設(shè)定：歸檔文件的整理規(guī)則的設(shè)置也簡單明了，下圖顯示了組盒規(guī)則的設(shè)置方法：. 檔案管理檔案管理功能對歸檔后的電子檔案及檔案室的附屬管理信息進(jìn)行日常管理，包括了：數(shù)據(jù)管理、綜合管理、檔案統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀四部份功能。在“系統(tǒng)設(shè)置和維護(hù)”功能中還可定制更細(xì)致的權(quán)限管理方法。l 糾錯(cuò)處理：手工著錄檔案數(shù)據(jù)，或使用各種接口和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能轉(zhuǎn)入檔案數(shù)據(jù)時(shí)，如發(fā)生歸類錯(cuò)誤，還可以使用歸入其它檔案類型等功能直接改變檔案的類型歸屬，不必重新錄入數(shù)據(jù)。手工處理著錄項(xiàng)時(shí)，可利用系統(tǒng)提供的個(gè)性設(shè)置功能，設(shè)定符合操作員本人習(xí)慣的數(shù)據(jù)顯示方式和自動編輯功能，使工作更得心應(yīng)手，并減少重復(fù)操作。組卷完成后如對案卷（盒）有特殊要求，可使用案卷調(diào)整和拆卷等功能，只提供鼠標(biāo)拖曳簡便地完成卷（盒）所含文件的調(diào)整。點(diǎn)擊檔案的著錄項(xiàng)列表標(biāo)題，系統(tǒng)即按當(dāng)前被點(diǎn)中的著錄項(xiàng)自動排序。l 自動和手動排序：在系統(tǒng)設(shè)置和維護(hù)功能中，可設(shè)定案卷（盒）內(nèi)文件或全體文件的排序規(guī)則，收集整編時(shí)可自動引用。l 通用的復(fù)合查詢：收集整編功能經(jīng)常需要找到具有特定特征的檔案文件和案卷（盒），為了方便使用，本功能設(shè)計(jì)了大量有特色的查詢方法，如著錄項(xiàng)通用檢索、按目錄樹和分類表的檢索、成文單位分類檢索。l 自動標(biāo)引：為減少檔案員的重復(fù)勞動，系統(tǒng)提供了個(gè)性設(shè)置、字段對應(yīng)等功能，自動產(chǎn)生新增的著錄項(xiàng)內(nèi)容，如復(fù)制、自增、缺省值、取案卷（盒）值等。l 類目數(shù)據(jù)視圖：系統(tǒng)提供了目錄樹和分類表兩種數(shù)據(jù)組織形式，可以按照檔案管理的一般規(guī)則在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)視圖中展現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)，又保證操作方便，分類表可以在“系統(tǒng)設(shè)置和維護(hù)”功能中定制，目錄樹則隨時(shí)可以定制。系統(tǒng)通過后面介紹的個(gè)性設(shè)置、字段對應(yīng)等功能保證數(shù)據(jù)之間的完整性和一致性。上圖的收集整編功能中，實(shí)現(xiàn)大量核心功能，這些功能都能快速、可靠地處理大批量的數(shù)據(jù)：l 數(shù)據(jù)錄入方式和數(shù)據(jù)校驗(yàn)：為了統(tǒng)一本系統(tǒng)檔案著錄項(xiàng)的編輯方式，本功能使用了與文件管理功能類似的掃描、OCR技術(shù)，還可使用用戶自定義編輯錄入界面。如上圖所示，可以通過權(quán)限的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)對分散整理和集中整理方式的選擇：先由各部門的兼職檔案員整理本部門文件資料，再移交給本單位的專職檔案員統(tǒng)一審核歸檔，為分散整理方式；本單位的專職檔案員統(tǒng)一整理文件資料并歸檔，為集中整理方式；分散整理與集中整理方式相結(jié)合的整理方式，為混合方式。系統(tǒng)中可設(shè)定的歸檔文件的整理規(guī)則包括：文件排序方式、檔號的組成規(guī)則、組盒（卷）規(guī)則等，它們很好地支持了文書檔案的最新立卷規(guī)則，用戶只需設(shè)定好組盒規(guī)則，然后利用自動組卷（盒）功能，就可以輕松高效的進(jìn)行文件歸檔。按照《歸檔文件整理工作指南》（文書檔案管理的新規(guī)則）的規(guī)定，一個(gè)檔案類型是否需要組盒和如何組盒可由客戶自行決定。. 收集整編在實(shí)際檔案工作中，通常首先收集待歸檔文件，編輯、修訂待歸檔文件的著錄項(xiàng)，再對待歸檔文件進(jìn)行分類、排列、排序、編號、對需要組卷（盒）處理的檔案類型組卷（盒）和編目（編寫備考表等），檔案員審核完調(diào)整已組卷（盒）文件即可把它們歸檔到正式庫中。本功能的掃描操作可以進(jìn)行自動消藍(lán)、去污、糾偏、旋轉(zhuǎn)、拼接等處理，利用OCR功能還可以在掃描件中自動提取文件的信息如：文號、題名、日期等內(nèi)容直接填寫到著錄項(xiàng)中，給輸入工作帶來極大的方便。文件資料的種類很多，整理組卷人員對檔案管理工作又不一定很了解，因此這里的組卷工作以手工處理為宜，以便檔案員在后續(xù)的處理中再做調(diào)整。在對文件資料的處理過程中，可以按它們自身的特點(diǎn)和有關(guān)的管理要求，組成資料卷或盒。這些文件資料的內(nèi)容包括著錄項(xiàng)目和原文文件，一般由文書、機(jī)要員或兼職檔案員輸入（登記）、掃描進(jìn)系統(tǒng)，一經(jīng)錄入即可被后續(xù)流程的有關(guān)人員篩選使用。. 軟件功能詳細(xì)設(shè)計(jì). 文件管理依據(jù)文件全流程管理的思想，文件管理功能需要完成文件和資料的前期收集和管理工作，還要抽取其有檔案價(jià)值的部分完成組卷工作移交給專職或兼職的檔案員。為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理和方便用戶使用，檔案系統(tǒng)還附加了以下重要子系統(tǒng)和功能：與辦公自動化的接口子系統(tǒng)，客戶端自動更新功能。信息服務(wù)子系統(tǒng)通過BS端為廣大用戶提供檔案查詢、原文瀏覽、借閱預(yù)約、臨時(shí)賦權(quán)等服務(wù)，如客戶需要，還可進(jìn)一步提供不在本次招標(biāo)的范圍之內(nèi)的全文檢索功能。XXXXXX檔案系統(tǒng)分為兩大部分：檔案員和系統(tǒng)管理員使用的檔案管理子系統(tǒng)，供廣大XXXXXX職工查閱、利用檔案的信息服務(wù)子系統(tǒng)，其中信息服務(wù)子系統(tǒng)是檔案系統(tǒng)的主體。在功能方面，顧及檔案管理和與檔案相關(guān)工作的方方面面，做到詳略得當(dāng)、主次分明，既為用戶勾勒出整體工作的輪廓，又為實(shí)際應(yīng)用提供足夠的支持。與此同時(shí)，為了方便廣大檔案員和工作人員快速適應(yīng)新的檔案系統(tǒng)，將檔案系統(tǒng)與實(shí)際工作相結(jié)合，使系統(tǒng)成為檔案管理和利用的有力工具，軟件設(shè)計(jì)更加注重系統(tǒng)的易操作性，操作直接、簡便、一目了然，照顧使用人員的個(gè)性化要求，在此基礎(chǔ)上完成較為復(fù)雜和專業(yè)的功能，如自動組卷等。其中“檔案管理平臺”提供檔案數(shù)據(jù)存儲、管理、業(yè)務(wù)定制工具和用戶使用平臺；“檔案管理規(guī)范”是保障檔案系統(tǒng)應(yīng)用所必須的檔案業(yè)務(wù)和管理規(guī)范，是面向XXXXXXXXXXXX的檔案規(guī)范化管理體系；“檔案業(yè)務(wù)定制庫”實(shí)際上是“檔案管理規(guī)范”在系統(tǒng)中的體現(xiàn)，是項(xiàng)目實(shí)施人員根據(jù)“檔案管理規(guī)范”通過“檔案管理平臺”提供的業(yè)務(wù)定制工具建立符合XXXXXXXXXXXX檔案規(guī)范化管理要求的應(yīng)用系統(tǒng)的初始化數(shù)據(jù)；最終形成面向用戶使用的“檔案管理系統(tǒng)”?？梢酝ㄟ^系統(tǒng)擴(kuò)展設(shè)計(jì)，對提供公共服務(wù)的服務(wù)器進(jìn)行管理，從而可以實(shí)現(xiàn)擴(kuò)展，只需要配置擴(kuò)展節(jié)點(diǎn)的服務(wù)器。要實(shí)現(xiàn)這種擴(kuò)展，首先應(yīng)當(dāng)建立在良好的系統(tǒng)設(shè)計(jì)架構(gòu)上：在應(yīng)用上公共服務(wù)和應(yīng)用服務(wù)可以分開部署，在數(shù)據(jù)上將系統(tǒng)數(shù)據(jù)和用戶數(shù)據(jù)可以分開存儲。l 服務(wù)器的擴(kuò)展在應(yīng)用中隨著用戶群規(guī)模的擴(kuò)大，有可能應(yīng)用時(shí)硬件會成為瓶頸。從邏輯上每一個(gè)全宗是分開的，但通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)使系統(tǒng)間連接在了一起。為了實(shí)現(xiàn)既能夠適應(yīng)集中部署，又能適應(yīng)分布部署，需要在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中考慮多全宗模型。. 可擴(kuò)展性策略系統(tǒng)可擴(kuò)展性設(shè)計(jì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：l 管理和存儲模式能適應(yīng)集中方式和分布方式。. 可維護(hù)性策略將核心業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)和各種方式的服務(wù)系統(tǒng)分開，目的是將業(yè)務(wù)處理形成穩(wěn)定的、不受服務(wù)方式影響的處理核心。具體措施重要包括:冗余的網(wǎng)絡(luò)交換系統(tǒng)；冗余的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；冗余的主機(jī)系統(tǒng)；冗余的數(shù)據(jù)庫服務(wù)系統(tǒng)等。檔案所屬權(quán)限分類：權(quán)限名稱權(quán)限范圍說 明全宗權(quán)限具有訪問本單位（全宗）內(nèi)所有檔案的權(quán)限根據(jù)實(shí)際應(yīng)用可以設(shè)定某一角色具有訪問一個(gè)或多個(gè)單位（全宗）數(shù)據(jù)的權(quán)限檔案類型權(quán)限具有訪問檔案類型內(nèi)所有檔案的權(quán)限，如：文書檔案、科技檔案等根據(jù)實(shí)際應(yīng)用可以將一種或多種檔案類型權(quán)限賦予某一角色部門權(quán)限具有訪問本部門內(nèi)所有檔案的權(quán)限用來劃分部門內(nèi)用戶對本部門檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問的權(quán)限個(gè)人權(quán)限具有訪問本人創(chuàng)建數(shù)據(jù)的權(quán)限檔案利用權(quán)限的種類：權(quán)限名稱權(quán)限范圍說　明目錄訪問權(quán)限設(shè)定目錄的訪問權(quán)限原文瀏覽權(quán)限設(shè)定原文瀏覽權(quán)限原文下載權(quán)限設(shè)定原文下載權(quán)限原文借閱