【文章內(nèi)容簡介】 一切事項（布置 消防等）的溝通、協(xié)調(diào)，同時負責(zé)與廣告公司、演藝公司、禮儀公司等溝通，按會議要求選定相關(guān)節(jié)目和相關(guān)人員并談定價格VIP組負責(zé)所有VIP各戶、明星、講師、貴賓、食宿安排等工作財務(wù)組12人會前負責(zé)政策核算，會中負責(zé)支付產(chǎn)生的相關(guān)費用等，簽單、刷卡餐務(wù)組12人負責(zé)所有參會人員會議期間就餐安排以及工作人員會前準備期間的用餐安排物料組12人負責(zé)會議期間所有的物料采購 制作 運輸 回收等設(shè)計組1人對會場布置進行背景、明星宣傳、指引牌、專家宣傳及產(chǎn)品宣傳等設(shè)計五、招商方案（一）招商前期工作安排為了讓招商會工作萬無一失，我們在組織內(nèi)部進行明確招商分工，分配專門工作人員聯(lián)系合作多年的老客戶以及挖掘有潛力的高端客戶，專人負責(zé)每個項目，以免活動期造成混亂局面。再邀請人員問題上，單獨設(shè)計會展入場券和門票，與招商會邀請函一起贈送給目標客戶。在經(jīng)過嚴格培訓(xùn)之后，各小組開始正式下市場，拜訪客戶。期間要做詳細的展會介紹，讓客戶對此次展會充滿興趣，最好邀請客戶親臨展館。所有受到入場券的客戶都要嚴格進行登記，并留下詳細聯(lián)系方式以便及時進行電話跟蹤回訪。之后建立一個完整的目標客戶通訊錄，利于展會有效真實的傳遞信息，促進招商。并在活動召開前半個月，第一輪客戶拜訪完畢，所有業(yè)務(wù)人員集中在公司開會，總結(jié)第一輪拜訪情況，可能會產(chǎn)生三種商家：1）即時決定型，針對這種要問清商家需求，要求進一步促成合作，愉快答應(yīng)商家合理要求；2)斷然拒絕型，了解商家拒絕原因，為第二次拜訪做好準備，進行二次拜訪，若商家仍然拒絕，可與商家保持友好關(guān)系，方便舉辦其他活動聯(lián)系；3）提出異議型：交接商家異議與需求，第二次拜訪時消除異議。提交初步確定到會名單，并繼續(xù)跟進所有拜訪過的意向客戶，強化客戶對本次活動的印象，隨后幾天開始第二輪回訪，做最后的確定工作。1. 招商分工階段一：重點對主要企業(yè)進行招商，提高知名度階段二：擴大招商范圍階段三：根據(jù)需要補足展位空缺，針對性的招有潛力特色的企業(yè)1）設(shè)計具有民族特色的封面（新穎，創(chuàng)新）2）介紹展會基本內(nèi)容3）顯示展會活動相關(guān)合作商4）設(shè)計多種邀請函，紙質(zhì)版精美邀請函，動態(tài)美幻電子邀請函5）友情建議回饋本次展會集納中華傳統(tǒng)民族文化于一體 ，結(jié)合現(xiàn)代科技創(chuàng)新為世人呈現(xiàn)具有特色的民族文化，承古顯新，不但發(fā)揚民族文化，而且推動時代前沿潮流，展會的舉辦，將推出一股新式的潮流文化，深深影響伴隨人們生活1) 通過專業(yè)報刊收集2) 通過同類展會收集3) 通過行業(yè)企業(yè)名錄收集4) 通過商會、行業(yè)協(xié)會收集5) 通過外國駐華機構(gòu)收集1) 信息真實可靠2) 記錄分類明確清晰3) 標記重點老客戶以及未來潛力客戶（二）招商渠道及原因（主要是與展覽會題材相關(guān)的專業(yè)媒體，即行業(yè)性或?qū)I(yè)性的雜志、報紙、網(wǎng)站。）：信息容量大，信息存留時間長，可對展會進行深度宣傳，展覽會信息和媒體可產(chǎn)生互動作用。：針對普通觀眾：需求客戶幾乎相同：信息傳遞快，范圍廣，效率高。：政府相應(yīng)部門影響力度大：辦展密切合作者：能夠帶動國際影響，吸引國際關(guān)注（群發(fā)）（群發(fā)），派發(fā)宣傳資料，邀請觀眾：借助進出口經(jīng)理人、中國海關(guān)、國際市場等綜合性雜志：優(yōu)惠措施鼓勵展商自行邀請買家到訪洽談，以及廣播14．電話邀請：通過語言溝通知道對方是否前來，了解對方想法建議（三）招商代理種類：國內(nèi)招商采取一般代理，國外招商采用獨家代理選擇代理商標準1) 實力2) 行銷意識3) 市場能力4) 管理能力5) 口碑6) 合作意愿是否強烈 代理商權(quán)利與責(zé)任1) 從辦展機構(gòu)獲取招展必須詳細資料2) 按合同規(guī)定收取傭金3) 在規(guī)定時間內(nèi)預(yù)算贊助費用能得到保證4) 按合同享受辦展機構(gòu)對會展及代理商的宣傳推廣支持責(zé)任5) 按合同規(guī)定的代理形式和條件切實履行職責(zé)，依法經(jīng)營6) 有責(zé)任對所代理的展覽項目進行宣傳和推廣7) 定期向辦展機構(gòu)有關(guān)負責(zé)人匯報情況8) 對辦展機構(gòu)劃定的展位不得有異議9) 維護辦展機構(gòu)和展會的聲譽和形象10)按辦展不得對辦展機構(gòu)制定的參展條件做私自改動11)必須協(xié)助辦展機構(gòu)做好參展商的服務(wù)工作（四）代理風(fēng)險1) 覆蓋力不足，還占著品牌營銷權(quán)2) 收款混亂：空吃促銷費、廣告費、砸價、沖貨、抬價3) 獨家經(jīng)銷但不經(jīng)銷獨家4) 損壞辦展機構(gòu)名譽形象的風(fēng)險六、招展策劃與展位營銷（一）建立目標參展商數(shù)據(jù)庫 收集目標參展商的信息（1） 聯(lián)系聲譽較好且長期合作或者有意長期合作的參展商，讓他們提供自己公司的信息。（2） 讓公司員工對目標參展商進行仔細詳細的調(diào)查，并寫成報告。提供參展商個性化服務(wù)，建立VIP參展商群，對VIP參展商提供優(yōu)惠服務(wù)。（3） 展會入場門票附有回執(zhí)單，附有全面、詳細的信息?；貓?zhí)單上面的二維碼標志是不可或缺的一部分。（通過掃描二維碼可以及時快速搜集參展商信息，以便與數(shù)據(jù)的查找、管理以及分析） 整理目標參展商的信息。合理分析參展商的知名度、規(guī)模等，依據(jù)展位位置進行分配。 建立目標參展商數(shù)據(jù)庫建立一個明確，完善的信息管理系統(tǒng)，如給參展商編號等。需要時可利用搜索引擎迅速查找參展商信息。利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)服務(wù)終端平臺，實現(xiàn)展商和展會數(shù)據(jù)的實時更新和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，快速實現(xiàn)目標人群的匹配，并利用云平臺實現(xiàn)展會資源的共享。（二）展場的設(shè)計與布置l 內(nèi)容與形式的統(tǒng)一和規(guī)范l 整體與局部的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)l 科學(xué)與藝術(shù)的統(tǒng)一和創(chuàng)意l 繼承與創(chuàng)新的統(tǒng)一和融合 展臺設(shè)計準備主要考慮因素1） 展覽的性質(zhì)：綜合性、商業(yè)性，并融入一定程度的公益性2） 展館資料：展臺的規(guī)定、展覽用具的規(guī)定、消防的規(guī)定、參展商的企業(yè)文化和形象 展臺設(shè)計階段場館布置主要考慮的因素統(tǒng)一性標準：形態(tài)統(tǒng)一、色彩統(tǒng)一、工藝統(tǒng)一、格調(diào)統(tǒng)一創(chuàng)造性標準：文化、智慧、創(chuàng)意時代性標準：生態(tài)、環(huán)保、信息、高科技行業(yè)性標準：形式和內(nèi)容的統(tǒng)一文化性標準：文化品位、地域特色、民族創(chuàng)意環(huán)境性標準：音響、光線、色彩 展臺搭建階段場館布置主要考慮的因素圖紙審核辦理搭建手續(xù)熟悉展覽搭建時間安排（三）一般性場館展廳布置要素規(guī)劃展廳規(guī)劃要考慮的因素： 展廳外觀（符合主題、標新立異） 展廳面積（通常是展位面積的兩倍） 展廳層高（最好是單層，一般高度1316米） 地面條件（承重問題） 布展空間規(guī)劃（根據(jù)展示內(nèi)容合理規(guī)劃分區(qū)，要考慮消防、觀眾流量、通道寬度）（四）商業(yè)性場館的場地布置（一） 案頭類展區(qū)：展覽面積有限、參展商較少，無法搭建標準展臺時使用。布展形式：在展覽區(qū)擺放條形桌，展品放于案頭。（二） 分區(qū)類展區(qū)：根據(jù)展示品的需要特別設(shè)置的展區(qū)。（三） 展位類展區(qū)：178。 雙開面型：拐彎處、十字形處 優(yōu)點：視野寬、展墻少178。 雙向通道型：兩端敞開的展位 優(yōu)點：展示面好、人流暢通、展示效果好178。 內(nèi)角型：場館的墻角處 優(yōu)點：兩個通道的觀眾可以注意到展位178。 半島型：三面向通道敞開 優(yōu)點：設(shè)計靈活、視野開闊，容易形成景觀 缺點：可利用的展墻少178。 環(huán)島型：四面敞開，位于展廳中央 優(yōu)點：靈活、視野開闊。 缺點：沒有展墻。（五）展位編號規(guī)則展位號：216。 館號+樓層號+通道號（英文字母）+展位序號（六）展臺與展位設(shè)計 布置展臺方略：平面展示與實物展示相結(jié)合。選用少量、大幅的展示圖片，創(chuàng)造出類似于平面廣告的強烈視覺效果。將圖片以黃金分割比例在標準身高視野范圍內(nèi)放置。此處要使用大膽而搶眼的顏色，避免使用易融入背景的中性色彩，這樣使展臺遠觀時便可凸現(xiàn)出來。 展臺設(shè)計要求（1） 展臺要布置的非常醒目，以吸引觀眾的注意力。展示給觀眾需要的信息。此外還要能傳達企業(yè)的某些具體信息。（2） 展會應(yīng)當(dāng)首推企業(yè)的新產(chǎn)品和受眾不了解的有潛力的產(chǎn)品。并結(jié)合企業(yè)傳統(tǒng)優(yōu)秀產(chǎn)品，進行立體包裝。（3） 展會應(yīng)當(dāng)明確劃分出展示區(qū)、洽談區(qū)、接待區(qū)等。 展臺設(shè)計原則（1） 展位利用率的最大化（2） 受眾心理及流向（3） 符合參觀對象的審美導(dǎo)向（4） 考慮施工難度及安全性（5） 考慮施工成本（七）展位類展區(qū)前期工作準備工作安排：給展臺工作人員安排工作（包括觀眾接待、貿(mào)易洽談資料分發(fā)及一些后續(xù)工作等）安排明確的分工，并提出要求和標準，務(wù)必使站臺上的每一位人員理解此次展出的目的。管理安排：包含工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等。行政安排：包含展臺人員的食、宿、行、日程等安排。展前檢查：1核對參展的各項內(nèi)容是否到位（包括展品、產(chǎn)品資料、宣傳資料、貿(mào)易條款及各設(shè)備工具等） 2展會后勤工作：確保展會所需的裝備、陳設(shè)、促銷材料以及人員都能夠完好并準時到達現(xiàn)場。（八）、展區(qū)設(shè)置開幕式廣場：開幕式禮儀，剪彩等活動A區(qū):絲綢之路主題館B1區(qū)：泛珠三角及京津冀地區(qū)特色展區(qū)B2區(qū)：長三角及東北地區(qū)特色展區(qū)B3區(qū)：中西部展區(qū)B4區(qū)：非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、藏羌彝文化東廣場、和諧廣場機動安排表演，露天展演等。 招展價格制定展廳正中的展位價格相比其他展位高出三十個百分比，其他展位價格基本平衡。 招展價格的折扣正中位置的展臺沒有折扣，其他展位租用三個以上打八折。 執(zhí)行招展價格時應(yīng)注意的問題1） 嚴格執(zhí)行價格及折扣標準。2） 加強對招展代理的管理，使其嚴格遵守招展價格標準。3） 防止在展會末期傾銷展位4） 嚴格控制差別折扣和特別折扣價格如圖所示：展館名稱平日費用公眾假日費用A區(qū)：絲綢之路展館20元/ m2/天25元/ m2/天B1區(qū)：泛珠三角及京津冀特色展區(qū)20元/ m2/天25/ m2/天B2區(qū)：長三角及東北地區(qū)特色展區(qū)20元/ m2/天25/ m2/天B3區(qū)：中西部展區(qū)20元/ m2/天25/ m2/天B4區(qū)：非物質(zhì)文化館20元/ m2/天25/ m2/天（九）展會招展函（一） 招展函的主要內(nèi)容 展會基本內(nèi)容邀請函展會名稱和LOGO（用較大字體放在最醒目的位置）展會舉辦的時間和地點（在封面有所體現(xiàn)，其中招展時間在內(nèi)頁還要再附一次）辦展單位、辦展起因和辦展目標（強調(diào)展會規(guī)模和觀眾人數(shù)）展會特色（宣傳口號、展會主題）展品范圍（要詳細名列展品范圍）價格（空地價格、標準展位價格）電子邀請函運用易啟秀、31會展等互聯(lián)網(wǎng)平臺，在線制作和發(fā)放電子邀請函至參展商郵箱、微博、微信等，并開放電子邀請函有獎回饋內(nèi)容，及時了解客戶需求和意見，并增加電子邀請函的趣味和創(chuàng)意。對添加VIP的參展商提供額外優(yōu)惠和優(yōu)先搭建展臺的特權(quán)。 展會招商和宣傳計劃主要包括：招商計劃（介紹計劃邀請專業(yè)觀眾的辦法和渠道）宣傳推廣計劃（介紹展會宣傳推廣的手段、辦法、范圍和渠道以及展會計劃、擴大其影響的范圍等）相關(guān)活動（介紹展會間要舉辦的相關(guān)活動及活動舉辦的時間、地點以及參展商參加活動的聯(lián)系辦法） 參展辦法主要包括：辦理參展手續(xù)的方法（針對參展商）付款方式（列明展會的開戶銀行、開戶名稱和賬號、收款單位名稱、參展商參展的付款流程、應(yīng)付定金額度和付款時間）聯(lián)系辦法（列明辦展單位的聯(lián)系地址、電話、傳真、網(wǎng)址、Email、官方微信公眾號、官方微博等）交通圖等（展館圖、展館周邊地區(qū)交通圖等）（二） 編制招展函的原則1. 內(nèi)容全面準確2. 簡單實用3. 美觀大方4. 便于郵寄和攜帶七、招展方案