【文章內(nèi)容簡介】 行訪談資料的核對和檢查。這種方法主要是和上級主管進(jìn)行核對，也可以將相同職位的任職者的信息進(jìn)行對比。觀察法觀察法有助于工作分析人員了解生產(chǎn)的過程，減少誤解，但是它占用時間，適用于流水線的工人以及周期短、規(guī)律性強(qiáng)的職位，對腦力勞動者、消防員和中高層管理人員不太適合。工作日寫實法就是寫工作日志，它的好處是可以提供一個完整的工作畫面，但是它的缺點也和觀察法相似，占用時間比較長，適用于中低級的人員以及工人。一般來說，觀察法和工作日寫實法不單獨使用，而是配合問卷法和訪談法一起使用。表4－1 職位分析方法比較表序號名稱優(yōu)點缺點(1)問卷法—效率比較高，比較節(jié)省時間—可以收集比較多的信息—支持其他的收集工作信息的方法—設(shè)計問卷需要花時間—單純采用問卷法員工可能不很重視—語言表達(dá)不是很熟練的員工，有可能提供錯誤信息(2)訪談法—讓員工更清楚地理解問題—人力資源部可以與員工溝通—借機(jī)讓員工了解職位分析的作用—有些職位作用可能被夸大—占用時間比較長(3)觀察法有利于工作分析的人員了解工作流程，減少誤解占用時間長，只適用于流水線及周期短、規(guī)律性強(qiáng)的工作(4)工作日寫實法可以提供完整的工作畫面占用時間長，適用于中低級員工及工人【自檢】訪談法是較常用的方法，請你總結(jié)一下，在使用訪談法時經(jīng)常會提問哪些問題。___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【參考答案】訪談法的典型提問方式：你所從事的是一種什么樣的工作？你所在職位的主要工作職責(zé)是什么？你又是如何做的？你的工作環(huán)境與別人的有什么不同？做這項工作所要具備的教育程度、工作經(jīng)歷、技能是怎樣的？它要求你必須具備什么學(xué)歷或工作許可證？你都參與哪些活動？這種工作的職責(zé)和任務(wù)是什么？你所從事的工作的基本職責(zé)是什么？說明你工作績效的標(biāo)準(zhǔn)有哪些？你真正參與的活動都包括哪些？你的責(zé)任是什么？你的工作環(huán)境和工作條件是怎樣的？工作對身體的要求是怎樣的？工作對情緒和腦力的要求又是怎樣的？工作對安全和健康的影響如何？在工作中你有可能會受到身體傷害嗎？你在工作時會暴露于非正常的工作條件之下嗎？什么是職位描述職位描述又叫職位界定，其成果叫工作說明書(job description)，或工作規(guī)范。工作規(guī)范是job specification的音譯，還不完全一樣。日文中工作描述就是給工作畫像，是把工作所具有的一些特征用白描的手法寫下來。工作說明書的主要內(nèi)容主要包括工作名稱、工作職責(zé)、任職條件、工作所要求的技能，工作對個性的要求也可以寫在工作說明書中。工作說明書描述的對象是工作本身，而與從事這項工作的人無關(guān)。為什么要寫工作說明書u便于員工理解職位所要求的能力、工作職責(zé)、衡量的標(biāo)準(zhǔn)，讓員工有一個可遵循的原則。u便于上級對員工進(jìn)行考核。工作說明書就是衡量標(biāo)準(zhǔn)。工作說明書使績效考核有章可循。比如要招一個部門主管，首先就要了解這個職位需具備哪些條件，要寫一個招聘申請表，給人力資源部來安排，這些職位的要求都可以參照工作說明書來做。在做培訓(xùn)需求調(diào)查或培訓(xùn)課程設(shè)計中，易于理解這個職位做哪些工作以及職位之間的差異。人力資源經(jīng)理和一線經(jīng)理在進(jìn)行交流的時候，或在做人力資源規(guī)劃的時候，也要用到職位說明書。所以說職位說明書是人力資源管理的基石。誰來制訂職位說明書職位說明書應(yīng)該由一線經(jīng)理制訂，或者由各個部門的主管來制訂。因為一線主管最了解他的下屬，比人事經(jīng)理更清楚他們部門的職責(zé)，人力資源部門在這個過程當(dāng)中只是起一個輔助作用。誰負(fù)責(zé)保存職位說明書職位說明書應(yīng)該有三份，一份放在用人部門的主管那里，這樣能夠在平時的工作中給下屬做一些指導(dǎo)；一份交給員工自己，在平時的工作中有一個參照依據(jù)；一份在人力資源部門備份。職位說明書的內(nèi)容（一）職位描述的組合要素是指公司內(nèi)的工作崗位的頭銜，主要反映崗位的功能。比如銷售工程師、銷售經(jīng)理、人事主管或人事經(jīng)理等等。該職位是屬于哪個大的部門。比如說公司里有人力資源部、財務(wù)部、行政部、市場部、銷售部、生產(chǎn)部，還有研發(fā)部等等。有一級部門、二級部門、分支部門、分部門。擔(dān)任這個職位的上級的頭銜是什么。在職位說明書上要給直接主管留下一個簽字的地方，還要有任職人的簽字，職位說明書要經(jīng)過任職人和上級主管雙方確認(rèn)，簽字就是莊嚴(yán)的承諾。就是職位說明書開始生效的時間，這個時間可以和勞動合同的時間一致，也可以從職位說明書實際編制的時間算起。承擔(dān)這個職位所具備的一些基本的條件，比如說學(xué)歷、專業(yè)技能、工作經(jīng)驗等。一些特殊的工種要求專業(yè)資格認(rèn)證，像會計師、鍋爐工等。一個好的職位說明書應(yīng)該把下屬寫上，或附有一個組織結(jié)構(gòu)圖，把這個職位的上下職位關(guān)系交代清楚。有直接下屬和間接下屬之分，間接下屬常涉及交叉匯報關(guān)系，在人數(shù)計算上，常常折半計算。這個職位要與哪些部門、哪一類人員打交道。包括對內(nèi)、對外兩部分，與對方打交道的頻率也應(yīng)該寫清楚。就是這個職位存在的理由，或者說為什么要設(shè)置這樣一個職位，通常的格式是：是什么，做什么。一種是財務(wù)權(quán)限，一種是簽字權(quán)。工作內(nèi)容和職責(zé)通常是一個職位說明書的核心部分。一般來說，在制定職位說明書時，職責(zé)不能多于10項，不能少于3項。還要概括地說明這個職位主要的工作內(nèi)容，衡量的標(biāo)準(zhǔn)是什么，職責(zé)是負(fù)全責(zé)、部分負(fù)責(zé)還是協(xié)助完成。表51 人力資源經(jīng)理的工作說明書工作內(nèi)容含義職責(zé)范圍考核依據(jù)制定政策和流程建立公司人力資源管理體系，制定并完善人力資源的政策和流程全責(zé)可行性時效性人員配置審核用人部門的需求，指導(dǎo)或?qū)嵤┤藛T的招聘晉升、內(nèi)部調(diào)換的審批工作全責(zé)及時性成本控制員工及用人部門滿意度薪酬和福利建立健全或完善薪酬福利的體系，審核日常的工資和福利項目全責(zé)預(yù)算和成本的差異，薪酬對外具有競爭力，對內(nèi)具有公平性員工的培訓(xùn)和發(fā)展制定培訓(xùn)制度和流程制訂培訓(xùn)計劃并組織實施為員工的職業(yè)發(fā)展進(jìn)行指導(dǎo)全責(zé)年度計劃制訂的準(zhǔn)確性，年度計劃的完成情況，培訓(xùn)效果的滿意度激勵和績效管理制定目標(biāo)設(shè)定與績效考核的辦法并推廣實施建立激勵機(jī)制和獎懲機(jī)制全責(zé)政策制訂的可行性用人部門一線經(jīng)理的滿意程度員工關(guān)系和企業(yè)文化建立建立員工溝通渠道和程序勞動爭議的處理獎懲部分員工滿意度計劃執(zhí)行的及時性處理總經(jīng)理交辦的工作部分領(lǐng)導(dǎo)的滿意度【本講總結(jié)】本講介紹了職位描述，也就是職位說明書的基本內(nèi)容，使我們比較詳細(xì)地了解到職位說明書的組合要素，為學(xué)習(xí)和制作職位說明書打下了基礎(chǔ)?！拘牡皿w會】___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________職位說明書的內(nèi)容（二）職位能力的分級現(xiàn)在比較提倡以能力為核心的人力資源管理，所以對職位能力要求的分級也需要做些規(guī)定。表6－1 人力資源經(jīng)理能力要求領(lǐng)導(dǎo)能力內(nèi)容等級要求(1)戰(zhàn)略能力√好較好一般(2)風(fēng)險管理和預(yù)見能力好較好√一般(3)分析決策能力√好較好一般(4)溝通能力√好較好一般(5)演講演示能力好√較好一般(6)學(xué)習(xí)能力好√較好一般(7)計劃組織能力√好較好一般(8)委派控制能力好√較好一般所謂分級就是對每一項能力都有一個定義。比如什么叫溝通能力要善于傾聽有效的反饋，還要樂于把自己的計劃、看法、思想、意圖傳達(dá)給別人，爭取他人的支持與理解；要能夠有效地謝絕他人，同時和別人保持一種良好的關(guān)系；能夠運用技巧化解同事或者與客戶之間的矛盾和抱怨；能夠運用一些技巧達(dá)到說服和影響他人的目的……這是對溝通能力所做的一些定義和列舉。每一個職位要求的溝通能力是不一樣的。銷售人員就要求一種高層次的溝通能力，而電話接線員的溝通能力只需滿足日常信息傳遞即可?？梢婋m然都要求溝通能力，但溝通能力的定義和分級是不一樣的，這些在職位說明書當(dāng)中應(yīng)該體現(xiàn)。有的公司的職位說明書做得比較好，就是有了明確的分級；如果公司規(guī)模不大，只要把這些能力列出來就可以了。表6－2 人力資源經(jīng)理能力與個性要求名稱要求程度計劃組織能力較好團(tuán)隊管理能力較好溝通能力較好分析判斷能力較好計劃委派能力較好個性忌內(nèi)向還有，對產(chǎn)品知識、行業(yè)知識的要求也可以寫在職位說明書中。這些內(nèi)容的取舍由公司根據(jù)自己的情況來決定。所以，職位說明書可以寫得比較詳細(xì)，也可以寫得比較簡略。那最簡略的是什么呢？只有職責(zé)部分，這也算是一個職位說明書。詳細(xì)型和簡略型的職位說明書各有好處，假如公司規(guī)模不大，人與人之間彼此都很了解，勞動環(huán)境差異也不大,就可以用一種比較簡略的工作說明書。如果公司規(guī)模很大，幾千人甚至幾萬人，職位說明書就要求精確、復(fù)雜、全面一些，除了對能力、職責(zé)、任職條件、工作目的有要求外，還要列上工作環(huán)境要求，甚至具體的工作方法、工作程序，當(dāng)然，職位說明書沒有定規(guī)，要適合企業(yè)的實際狀況。職位說明書的注意點240。忌流水賬，語言要有概括性240。要把具有相同特征的工作合并為一項工作240。避免使用獨特的名詞，盡量使用通用的語言240。多用動賓結(jié)構(gòu)的詞組如：銷售的職責(zé)是在計劃的費用內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)控制銷售活動以取得預(yù)期的銷售額。在薪酬方面，人事經(jīng)理的工作內(nèi)容是制訂薪酬和福利政策，審核每月的工資和稅務(wù)報表。人事助理是計算工資額，發(fā)放工資單，然后編制稅務(wù)報表，并向政府部門提供統(tǒng)計資料?！咀詸z】假設(shè)你服務(wù)的公司成立時間不長，現(xiàn)在需要你來制作一份職位說明書，你該依據(jù)什么來做？___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【參考答案】制作職位說明書應(yīng)該是基于現(xiàn)有狀況，考慮工作的合理性，并有所提升的一個過程，要求狀況要有合理性。職位說明書中職責(zé)的衡量標(biāo)準(zhǔn)職位描述的過程中，每一項職責(zé)的衡量標(biāo)準(zhǔn)比較難以把握。因為這一點也是和目標(biāo)管理和績效考核相聯(lián)系的，工作說明書可以為這些工作提供依據(jù)。所以，完整的職位說明書應(yīng)該包含著衡量標(biāo)準(zhǔn)，一般情況下衡量可以從兩方面來考慮：一個是數(shù)量：如利潤率、產(chǎn)量、收入、市場占有率等；一個是質(zhì)量：如準(zhǔn)確率、誤差率、次品率等。還有一些反饋性的指標(biāo)，比如說投訴、別人的稱贊、客戶的稱贊、客戶的滿意程度，還有員工的流失率、員工的滿意度等等。還有一些是成本、財務(wù)方面的指標(biāo)，比如說單位成本、預(yù)算與實際的比率、人工成本與銷售額的比率，都能為描述這個職位的工作職責(zé)與相關(guān)衡量標(biāo)準(zhǔn)方面提供參考。【自檢】有人問：“我們公司人員變動非?？?，組織結(jié)構(gòu)圖也經(jīng)常有變動，職位說明書還有沒有制作的必要呢？”你怎樣看待這一問題？___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【參考答案】盡管工作的內(nèi)容和職位設(shè)置有變化，如果沒有職位說明書，只會加重員工的憂慮感或者盲從感。這種情況下，職位說明書不必寫得很詳細(xì)，只要把工作的核心部分用相對簡練、精確的語言寫出來，就可以達(dá)到同樣的效果。如果一個企業(yè)連工作規(guī)范也沒有，人們?nèi)菀渍J(rèn)為它沒有前途。制作職位說明書的步驟公司應(yīng)該做好宣傳工作，這些工作主要是由人力資源部來做。主要向員工宣傳制作職位說明書的目的、作用，特別給一線經(jīng)理講清職位說明書的意義。接下來，要設(shè)計一個比較適合本企業(yè)的格式?？梢詫憥讉€例子讓一線經(jīng)理參考。因為職位說明只是工作分析的一個結(jié)果，工作分析是一個前提，所以要制作好職位說明書，就要設(shè)計好工作分析的問卷，讓任職者和任職者的上級進(jìn)行填寫，然后轉(zhuǎn)換成職位說明書。各部門寫完之后，人事部門還要幫助其他部門來審核工作說明書寫得是不是完善，有沒有遺漏。要遵循“事事有人干，人人有事干”的準(zhǔn)則。事事有人干，就是避免出現(xiàn)有活兒沒人做的情況；人人有事干，主要是考慮工作的飽滿程度。有些公司把職位說明書裝訂成冊，當(dāng)成公司的規(guī)范文件來執(zhí)行，這非常好。這項工作本身就很重要。【自檢】有人認(rèn)為，職位分析和職位描述只是企業(yè)管理工作中微不足道