【文章內(nèi)容簡介】 第十一節(jié) 會計檔案管理制度一 總則會計檔案是會計事項的歷史記錄，是總結(jié)經(jīng)驗，進行決策所需利用的重要資料，也是進行會計檢查，審計檢查的重要資料。因此，會計部門必須認真做好會計檔案的管理工作。會計部門在記帳之后，應(yīng)定期(每天，每旬或每月)對各種會計憑證加以分類整理，將各種記帳憑證按照編號列序，連同所附的原始憑證折疊整齊，加具封面、封底裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽。每年的會計憑證、帳簿、報表都應(yīng)由財會部門按照歸檔的要求，負責(zé)整理立卷或裝訂成冊；當(dāng)年的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計部門保管一年，期滿后，原則上應(yīng)由會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。各酒店對會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管，存入有序，查找方便，并積極為本單位提供利用。但調(diào)閱會計檔案，應(yīng)有一定的手續(xù)，應(yīng)設(shè)置《會計檔案調(diào)閱登記簿》，詳細登記調(diào)閱日期，調(diào)閱人，調(diào)閱理由，歸還日期等。各種會計檔案的保管期限，根據(jù)起特點，分為永久，定期兩類。定期保管期分為3年，5年，10年，15年，25年五種。保管期滿后，需要銷毀。銷毀時必須嚴格執(zhí)行會計檔案保管的規(guī)定，任何人不得隨意銷毀。二 會計檔案歸檔范圍和做法每年形成的會計檔案(包括會計憑證，會計帳簿，會計報表，其他會計核算資料和電算軟盤資料)，應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求負責(zé)整理立卷或裝訂成冊。會計憑證。記帳人員對會計憑證逐筆登完帳后，將記帳憑證按月整理，分類裝訂成若干本，每本的厚度為2～3公分，每本為一卷。整理裝訂時，必須將金屬物剔除，做到裝訂整齊，美觀，堅固和規(guī)范。會計帳簿。包括現(xiàn)金日記帳，銀行存款日記帳，總分類帳和明細分類帳。每年會計年度終了，統(tǒng)一打印輸出，由會計人員整理裝訂成冊。屬訂本式的帳簿應(yīng)貼上封面；屬活頁式的帳簿，應(yīng)加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一般一年裝訂成一本。如果明細分類帳的帳頁過多，也可以裝訂成多本。各類帳簿貼上封面后，均要寫明使用單位，年度和帳簿名稱。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號，應(yīng)附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。會計報表。集團公司規(guī)定定期編報月報，季報和年報。月報上報后，財會部門留存一份，月度、季度和年度會計報表按順序排列，年度放在最前面，按年度裝訂成冊。其他會計檔案。包括：文書部分各種經(jīng)濟合同，協(xié)議，擔(dān)保書及其附件；年度財務(wù)工作計劃，年度財務(wù)工作總結(jié)，財政，財務(wù)工作會議文件及資料；各種財務(wù)分析資料(包括資金分析、經(jīng)濟活動分析、成本情況分析)；各種調(diào)查報告和典型經(jīng)驗；資信證明；重點工程決算資料；重要會議記錄本。報表部分年度各項經(jīng)濟技術(shù)指標完成情況報表；會計人員統(tǒng)計表；對外報送的各類報表；各類審計表；工商企業(yè)年檢表；報廢后的固定資產(chǎn)卡片；各種臺帳；等等。以上這些會計資料和報表，由經(jīng)辦人在每一項業(yè)務(wù)完成時及時整理存檔；也可整理一次，分類裝訂。三 會計檔案的保管酒店級以上機關(guān)應(yīng)設(shè)立會計檔案室。沒有條件設(shè)立會計檔案室的單位，應(yīng)設(shè)檔案專柜，并指定專人負責(zé)保管。每年會計年度終了，會計憑證，會計帳簿，會暫由財會部門保管一年，期滿后移交檔案部門保管，年度終了時填制的會計檔案，檔案部門一份備查。其他會計檔案， 由財會部門自行保管。酒店的會計檔案，全部會計檔案由財務(wù)部門負責(zé)保管。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂成冊，編制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，才能完成會計資料歸案工作。會計檔案的存放應(yīng)該做到：防火，防潮，防蟲，防鼠，防霉變，保證會計檔案完整無缺。四 會計檔案的移交會計檔案保管人員，應(yīng)相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理手續(xù)后才能離開。交接時以移交人與接替人應(yīng)按會計檔案目錄逐一點交。如發(fā)現(xiàn)會計檔案缺損，應(yīng)由移交人負責(zé)找齊，如有丟失，移交人應(yīng)查明原因，承擔(dān)責(zé)任。點交清楚后方在移交表上簽字。撤消單位的會計檔案移交。被撤消單位會計檔案應(yīng)經(jīng)上級審計部門審查后，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財會部門保管。被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應(yīng)編制移交清冊。雙方經(jīng)辦入按移交清冊進行點交后，雙方經(jīng)辦人和負責(zé)人在移交清冊上簽字，檔案和財會部門派員監(jiān)交。五 會計檔案保管年限會計檔案的保管年限，按《會計檔案保管年限表》執(zhí)行。保管年限到期方能銷毀。會計部門負責(zé)保管的其他會計檔案：各種契約，重點工程決算資料，會計記錄本。六 會計檔案借閱批準權(quán)限本酒店其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財會部門的，要經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準，方能借閱。外單位人員查閱會計檔案，要持單位介紹信，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準，方能借閱。借閱會計檔案應(yīng)在財會部門或檔案庫(室)內(nèi)查閱。須拿出檔案庫(室)時要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準，必須攜帶出單位的要經(jīng)總裁批準。需要借出財會部門或檔案部門的會計檔案，必須辦理借閱手續(xù)，在《會計檔案借閱登記簿》上進行登記，歸還時還應(yīng)注明利用效果。第十二節(jié) 會計監(jiān)督一、會計人員必須執(zhí)行國家的財經(jīng)方針政策和酒店制訂的制度，維護國家和酒店的利益，對不真實、不合法的原始憑證不予受理，賬薄記錄與實物款項不符時，按規(guī)定的程序報告并處理。二、會計核算員對違反財務(wù)制度的收支項目，可按《會計法》的有關(guān)規(guī)定和要求執(zhí)行。三、建立內(nèi)部稽核制度，對會計資料及所反映出的經(jīng)濟活動進行稽核。四、出納不準兼管會計檔案保管，收入、費用、債權(quán)債務(wù)帳目的登記工作。五、會計人員主要職責(zé)是進行會計核算和實行會計監(jiān)督；參與擬訂財務(wù)計劃，分析預(yù)算執(zhí)行情況，考核資金使用情況，考核資金使用效果；揭露經(jīng)營管理中的問題。六、會計人員調(diào)動崗位或離職，必須與接管人辦理交接手續(xù)，由財務(wù)分部負責(zé)人監(jiān)督交接；財務(wù)部分部門負責(zé)人交接時，由酒店財務(wù)部負責(zé)人監(jiān)督交接；財務(wù)部主要負責(zé)人交接時，由酒店總經(jīng)理和酒店集團財務(wù)監(jiān)督交接。酒店集團財務(wù)負責(zé)人交接時，由集團總部派人監(jiān)督交接。七、財務(wù)管理實行駐店總經(jīng)理負責(zé)下的全員責(zé)任制，會計、出納人員各司其職，專業(yè)分工，逐級負責(zé)，直線垂直式管理。若在財務(wù)管理上，門店總經(jīng)理與財務(wù)人員意見不一致時，財務(wù)人員可直接向集團公司財務(wù)中心報告解決，以保證財務(wù)政策和制度的正確執(zhí)行。八、酒店財務(wù)工作必須接受政府審計機關(guān)、會計師事務(wù)所、財務(wù)機關(guān)和稅務(wù)機構(gòu)依照法律和有關(guān)規(guī)定進行的檢查和監(jiān)督，如實提供會計憑證、會計賬薄、會計報表和其它會計資料以及有關(guān)情況，不得拒絕、隱匿、謊報。第四章 財務(wù)管理制度第一節(jié) 流動資金管理一、流動資金的管理原則是既要保證酒店營業(yè)所需的資金，又要加快資金周轉(zhuǎn)。二、流動資金管理的依據(jù)是按各酒店總經(jīng)理報酒店集團批準的資金使用表執(zhí)行。要加強流動資金管理，嚴格審查各項庫存占用的資金，應(yīng)收結(jié)算款占用的資金。要責(zé)成門店財務(wù)部定期核對，及時催收應(yīng)收款項，合理安排應(yīng)付款的支付，及時歸還借款及上繳各種款項。三、各酒店的流動資金由酒店集團根據(jù)集團總部的要求進行統(tǒng)一調(diào)動。第二節(jié) 固定資金管理一、酒店固定資金主要是銀行存款及臨時用資金卡。二、酒店基本戶的銀行支票、印鑒、公章應(yīng)分別由會計、出納、駐店總經(jīng)理保管。三、臨時資金銀行卡由會計保管，密碼由出納員保管。四、基本戶及臨時資金卡應(yīng)開通網(wǎng)上銀行以便于集團公司出納部監(jiān)督資金狀況。第三節(jié) 備用金管理一、各店需用備用金的，應(yīng)先向集團公司財務(wù)中心申請。二、各店備用金由駐店出納負責(zé)保管及使用。三、駐店會計負責(zé)備用金交還的帳務(wù)處理和查核，并填制備用金核查情況表，說明檢查結(jié)果，對于核查出的長短款，要說明原因提出處理意見，報集團公司財務(wù)中心審核。四、各酒店日常經(jīng)營費用，由門店出納用備用金支付，出納備用金根據(jù)支出情況補充。酒店支付1000元以上的款項則需通過支票或銀行轉(zhuǎn)帳支付，特殊情況下由經(jīng)辦人填寫《用款申請單》或《費用報銷單》，經(jīng)駐店總經(jīng)理、財務(wù)中心審核，主管副總裁或總裁審批后支付。門店出納申請補充備用金，要填制《備用金補充申請表》（見附表二），并將有關(guān)支出憑證及原始發(fā)票附在申請表后，送集團公司財務(wù)中心審核，審核完畢從銀行提款補足備用金。五、各酒店如需使用轉(zhuǎn)賬支票付款的，由使用部門填寫《用款申請單》，經(jīng)集團公司財務(wù)中心審核后，由財務(wù)中心出納填寫支票后，再送酒店出納或具體經(jīng)辦人到銀行辦理。六、各店駐店總經(jīng)理備用金審批權(quán)限由財務(wù)中心另行制訂，報集團公司領(lǐng)導(dǎo)審批執(zhí)行。七、備用金使用流程見附表三。第四節(jié) 營業(yè)收入款項的管理一、 本制度所指營業(yè)收入款項為各酒店在運營中產(chǎn)生的資金收入，包括現(xiàn)金收入、轉(zhuǎn)賬收入、信用卡收入等。二、 營業(yè)收入的確認：以稽核員審核（標準店）或填制（會員店）的《營業(yè)日報表》及銀行回執(zhí)單據(jù)為確認依據(jù)。三、 營業(yè)收入的繳存：各酒店營業(yè)現(xiàn)金收入必須于取得收入的次日存入銀行。物業(yè)及營建中心現(xiàn)金收入必須于取得收入的當(dāng)日存入銀行，如遇特殊情況，最遲不得超過次日存入銀行。四、 營業(yè)收入的查核：酒店營業(yè)收入的查核由財務(wù)中心出納部負責(zé)組織實施，由稽核員查核每日營業(yè)收入，核對存款金額，出納部負責(zé)匯總、抽查。五、 會員店《營業(yè)日報表》見附表四。第五節(jié) 成本費用的管理一、成本費用是指酒店在經(jīng)營過程中發(fā)生的各項物料、原材料消耗，人工報酬或其它耗費。二、根據(jù)集團公司營運中心與國家財會制度的有關(guān)規(guī)定，酒店制訂相應(yīng)的成本及費用項目，并按客房、餐飲等營業(yè)部門和其它非經(jīng)營部門分別進行成本費用的核算及考核管理。三、門店成本主要指餐飲成本和商品成本。餐飲成本主要指食品飲品