【文章內(nèi)容簡介】 ，技術(shù)不但能提高工作效率，還能改進對數(shù)據(jù)記錄和管理。一些新興的軟件可以通過確保交易數(shù)據(jù)的完整性來提高數(shù)據(jù)的綜合性。而且，將特制的硬件與稅務(wù)軟件相結(jié)合，可以精簡人員，在提高公司稅務(wù)部門工作效果的同時，節(jié)省大量成本。167。 公司能得到什么 更好的稅務(wù)管理 對稅務(wù)信息的更快訪問 提高稅務(wù)部門的績效 有效節(jié)省成本行動步驟 ——改進公司的流程1. 評估稅務(wù)部門對技術(shù)的需求。新技術(shù)能夠以前所未有的程度簡化公司稅務(wù)部門的運作，并大大提高效率。例如，很多公司的稅務(wù)部門將自己的電腦和公司的網(wǎng)絡(luò)相集成，并與其它部門員工共享某些信息。這至少帶來了兩點好處：避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入；加快了數(shù)據(jù)的獲取速度。外部的技術(shù)顧問能向公司推薦最合適的硬件和軟件。他們會根據(jù)公司的特定需求提出建議，但通常，他們會注重下列目標的實現(xiàn)： 取消人工作業(yè) 提高部門的效率和組織性 降低運營成本 加快文件檢索 為用戶提供更精確的信息，并確保信息的一致性 改善對記錄的維護 推動對內(nèi)和對外的溝通外部顧問能幫助公司明確短期需求和長期技術(shù)計劃。長期計劃是實施新技術(shù)的一種較為經(jīng)濟的方法，因為公司能分攤成本，不斷采用最新的軟件程序，并進行相應(yīng)的硬件升級?；ㄆ煦y行的稅務(wù)部門通過評估其對技術(shù)的使用情況獲得了很大收益。在20世紀80年代末，公司要求該部門的工作能更迅速、更準確，但不能增加員工，壓力很大。稅務(wù)經(jīng)理認識到，因為既要遵守稅法，又要增加成本有效性，所以他們必須改變工作方法。他們集合了稅務(wù)和技術(shù)方面的專家對本部門進行了評估。專家組首先認識到該部門必須重新定義其使命，成為一個流程導(dǎo)向而不是任務(wù)導(dǎo)向的業(yè)務(wù)部門。為了實現(xiàn)這一點，所有的稅務(wù)小組都應(yīng)該使用更先進的技術(shù)。經(jīng)過整整一年的工作，專家組實現(xiàn)了這一目標，他們以局域網(wǎng)代替了稅務(wù)部的主機系統(tǒng)。這一網(wǎng)絡(luò)支持著一個精確的稅務(wù)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的特色是集中式的數(shù)據(jù)庫和一系列完整的稅務(wù)模型。例如，聯(lián)邦稅務(wù)操作組件通過使用國內(nèi)稅務(wù)模型簡化了工作，該模型能自動進行時間安排，并自動生成納稅申報單的分析報告。其它稅務(wù)小組都有各自的模型，但它們都有一個共同點：有助于花旗銀行的稅務(wù)部門提高工作水平，能提高成本效益，并能減少重復(fù)勞動。這樣，稅務(wù)專家有可以將更多精力集中在制定稅務(wù)計劃和戰(zhàn)略等增值性的活動上。2. 為稅務(wù)信息建立一個集中式的電子數(shù)據(jù)庫。一個集中式的電子數(shù)據(jù)庫能有效替代稅務(wù)部內(nèi)各種龐雜信息數(shù)據(jù)庫。例如，不同的小組通常維護不同的數(shù)據(jù)庫，可是其中的大部分信息是一樣的。一個集中式的數(shù)據(jù)庫更加經(jīng)濟，也更加有效，因為它能消除數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，并加快數(shù)據(jù)檢索，使稅務(wù)專家有更多時間來處理更有意義的工作，如制定稅務(wù)計劃等。另外一項重要收益是，中心知識庫的稅務(wù)信息能方便稅務(wù)審計工作，從而加快稅務(wù)工作循環(huán)。澳大利亞的Broken Hill Proprietary有限公司是全球最大的天然資源公司，它在1995年決定將其某些行政工作分散化，讓各部門根據(jù)提高效率這一目標來進行重組。該公司的稅務(wù)部門利用這一機會來改善了文件歸檔和檢索系統(tǒng)，結(jié)果提高了工作的效率和專業(yè)水準。這項計劃被稱為無紙化辦公或POP，初衷僅僅是削減部門80％至90％的紙張消耗量。稅務(wù)經(jīng)理希望以電子格式儲存所有文件，并讓部門員工能通過他們的電腦進行查閱。他們對于電子歸檔有很多要求：歸檔、傳真、文字處理和文件檢索。此外，歸檔系統(tǒng)還是一種進行內(nèi)外部信息交換的溝通工具。稅務(wù)經(jīng)理所設(shè)想的系統(tǒng)需要大量投資，包括新電腦、大型顯示器、掃描儀、服務(wù)器和軟件等方面。不過它使稅務(wù)部門的工作更有組織性也更加有效。文件檢索、檢查、傳遞和歸檔只需幾秒鐘。審計工作也得到了改善，而稅務(wù)部的員工不再被手工操作所拖累，工作變得更加專業(yè)化。3. 使用稅務(wù)操作軟件。稅務(wù)操作軟件有一些很重要的特征，最好的程序包含以下幾種軟件包：多種稅率軟件包、稅務(wù)申報準備軟件包、以及稅務(wù)計劃軟件包等。無論稅務(wù)部門購買了何種軟件，必須與公司的財務(wù)軟件集成起來。如果彼此不是很匹配，可能還需要進行客戶化。最好的稅務(wù)軟件通常有以下特征： 是一種能完整輸入準確數(shù)據(jù)的工具 能有效備份 可以恰當?shù)姆从承畔⑿薷暮透?能保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性 以電子表格的形式存儲，便于學(xué)習(xí)和使用，性能可靠且功能多樣 當內(nèi)存溢出或提供信息不充分時，能發(fā)出警告信號，以提高效率和專業(yè)化程度。原理167。 為什么運用最佳實踐很多公司逐漸意識到，聘請外部稅務(wù)服務(wù)機構(gòu)會給公司帶來很多好處，尤其是在處理一些專業(yè)水平要求比較高的短期項目時。外包對季節(jié)性的稅務(wù)活動是很有好處的。公司可以以較低的成本在一年內(nèi)獲取數(shù)次專業(yè)服務(wù)，而且可以將公司本身的稅務(wù)專家解放出來，讓他們從事更有戰(zhàn)略意義的工作。外包還能防止正常的業(yè)務(wù)被打斷——員工有時會被要求做一些額外的工作，而他們沒有受到相關(guān)的培訓(xùn)，因此常常要花2倍的時間來完成。由此看來，外包可以幫助公司更好的管理時間，節(jié)省了招聘、培訓(xùn)和指導(dǎo)臨時工的費用，稅務(wù)部門的資源能得到更有效的利用。167。 公司能得到什么 稅務(wù)業(yè)務(wù)具有更高的成本效率 內(nèi)部稅務(wù)專業(yè)人員得到更有效的利用 深化了稅務(wù)專家的知識技能 以低廉的成本獲得特殊的稅務(wù)服務(wù)行動步驟 ——改進公司的流程1. 對內(nèi)部稅務(wù)部門的優(yōu)勢和弱點進行分析評估，并進行時間需求分析。當公司在決定將某項稅務(wù)活動外包之前，需要了解內(nèi)部稅務(wù)部門的運作模式（如果沒有正式的部門，則為內(nèi)部稅務(wù)人員）。主要應(yīng)考慮以下幾點： 稅務(wù)部門的組織結(jié)構(gòu)如何？它分等級嗎？ 稅務(wù)部門的主要職責(zé)是什么？它與其它業(yè)務(wù)單位的集成性如何？ 稅務(wù)部有多少員工？他們的常規(guī)工作和季節(jié)性的工作是什么？ 稅務(wù)部員工具備了哪些特殊的專業(yè)技能？他們還缺乏哪些技能？ 哪些稅務(wù)活動已經(jīng)外包了？為什么（如果有）？ 稅務(wù)部的運作成本如何構(gòu)成？外包成本如何構(gòu)成?通過將現(xiàn)實狀況和目標期望進行比較，公司就可以明確，到底是將某項稅務(wù)活動外包還是內(nèi)部完成。降低成本是外包的正當理由，這一評估會揭露一些值得公司思考的重要問題，例如內(nèi)部員工對公司業(yè)務(wù)的了解有多少，這些知識是否對某些稅務(wù)活動的成功十分關(guān)鍵。2. 確認外包哪些稅務(wù)活動。對很多公司來說，如果某項稅務(wù)活動需要對公司業(yè)務(wù)有比較深刻的理解，那么，內(nèi)部稅務(wù)部門是明智的選擇。反之，公司可以外包一些不需要許多公司業(yè)務(wù)知識的常規(guī)活動，例如稅務(wù)操作和代扣所得稅等。通常，具有以下特征的活動不適合外包： 涉及所有權(quán)和戰(zhàn)略問題 需要對業(yè)務(wù)進行進行重大整合 由于存在固有風(fēng)險，需要進行有效的控制通常，外包業(yè)務(wù)都具有以下特點： 季節(jié)性的、常規(guī)性的或一次性的稅務(wù)活動 可以充分利用規(guī)模經(jīng)濟，能充分利用外界的先進技術(shù)和人力資源 有陡峭的學(xué)習(xí)曲線稅務(wù)操作是許多公司都外包的活動之一。它可預(yù)計性強，一般不需要內(nèi)部專家，是周期性的常規(guī)工作。考慮到這些因素，公司將操作活動外包的風(fēng)險很小，且在進行的過程中能有效降低固定成本。BP美國分支就采取了這種做法，這家克利夫蘭的能源公司早在1993年就將其稅務(wù)業(yè)務(wù)外包，并節(jié)省了資金。公司常務(wù)稅務(wù)顧問Wayne Tanner認為，BP不僅節(jié)約了資金，還獲得了很多其他收益。外包機構(gòu)的專家能對公司的稅務(wù)工作提供有價值的意見。BP的常規(guī)稅務(wù)工作通過采用最新的稅務(wù)技術(shù)也得到極大改善，這些都是由外包機構(gòu)實施和維護的，他們使公司稅務(wù)部門從費時費錢的重復(fù)任務(wù)中解脫出來。BP現(xiàn)在正擴充其內(nèi)部稅務(wù)專家隊伍，因為稅務(wù)經(jīng)理現(xiàn)在有更多的時間致力于稅務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃等重要活動。3. 制定選擇外部服務(wù)供應(yīng)商的標準。某些與公司的特定需求相關(guān)的標準可能是唯一的，例如外部服務(wù)供應(yīng)商的稅務(wù)處理權(quán)限。另一些標準是普遍適用的，因為僅與外部服務(wù)供應(yīng)商的一般條件相關(guān)，例如： 成本 經(jīng)驗 地理因素 信息系統(tǒng)專業(yè)水平 高科技使用水平 業(yè)務(wù)知識 業(yè)務(wù)量 可信度以及信息保密程度 聲譽4. 在合同中注明外部服務(wù)供應(yīng)商的任務(wù)，職責(zé)以及公司的目標和期望。在合同談判時，公司和外部服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)當明確他們在合作關(guān)系中的角色，防止外部服務(wù)供應(yīng)商和內(nèi)部稅務(wù)部門出現(xiàn)職責(zé)重復(fù)。通常，合同會涉及以下內(nèi)容： 對于各種決策的權(quán)限分配 訪問公司信息，特別是敏感信息 匯報程序 截止日期為了防止意外成本，許多合同對服務(wù)費用和或有費用進行了明確定義。一些公司在合同中明確規(guī)定了獎優(yōu)罰次的具體方案。例如，如果服務(wù)供應(yīng)商找到了一些方法降低公司的稅務(wù)負擔(dān)，公司可能根據(jù)所節(jié)約的成本，給予一定比例的獎金；相反，如果服務(wù)供應(yīng)商由于工作粗心馬虎而增加了公司的稅務(wù)負擔(dān)，公司會根據(jù)實際情況對其進行處罰或拒絕付款。無論如何，或有的懲罰或獎勵應(yīng)該在合同中得到體現(xiàn)。最好的合同還應(yīng)該制定適合雙方的毀約條款。這是對公司在商業(yè)關(guān)系中的一種保護。原理167。 為什么運用最佳實踐只要一個公司愿意投入足夠的金錢和時間，甚至可以影響稅法的制定。假如公司還能為此制定一套公共宣傳策略，這種行為將更為有效。這些策略通常會包括議會游說和參加一些專業(yè)的組織，或者兼而有之。通過這些努力，公司可影響立法機構(gòu)制定有利于公司的稅法。167。 公司能得到什么 在公共政策上，更有發(fā)言權(quán) 稅法對公司更有利 提高公司受關(guān)注程度 在同行競爭中占據(jù)優(yōu)勢行動步驟 ——改進公司的流程1. 聘用一位處理公共事務(wù)的專家，注意稅法變更，宣傳公司倡導(dǎo)的稅務(wù)政策。根據(jù)公司的實際需要和可用資源，可以雇傭一名公共事務(wù)專家來處理有關(guān)稅務(wù)立法的活動，也可以以簽約方式進行。此人必須花費大量時間來參加聽證會和立法會議。該說客還要代表公司與立法者個別會面，討論所提議案的利弊。所有提案和游說工作必須與管理層的意見相一致。所以說客必須能直接和高級管理層以及稅務(wù)經(jīng)理溝通。如果公司雇傭一名以上的說客，他們必須能保證對外用一種聲音說話，以免發(fā)生沖突。2. 加入能游說立法機構(gòu)的行業(yè)組織或貿(mào)易組織。許多公司發(fā)現(xiàn)，成為某些協(xié)會的成員是一種較為經(jīng)濟的游說方法。一些重要協(xié)會和政府有緊密的聯(lián)系。他們通常雇傭全職的專業(yè)說客來關(guān)注某些問題并與立法機關(guān)和政府建立牢固的工作關(guān)系。許多專業(yè)人員和行業(yè)協(xié)會，如商會等，會對這些協(xié)會進行資助，主辦各種活動和研討會，和成員討論有關(guān)業(yè)務(wù)問題（包括稅法）的信息。不過這種方式有一個缺點，他們支持多數(shù)成員主張的觀點。如果公司發(fā)現(xiàn)自己屬于少數(shù)派，就無法有效主張自己的觀點。為了防止這一情況，許多公司把他們的說客人數(shù)加倍。他們所屬的專業(yè)協(xié)會能提供除游說之外的更多利支持，并可以通過合同或支付薪酬來保留自己的專業(yè)說客。3. 決定是否直接向政治候選人捐款，以維護公司的最佳利益。政治捐贈可能由于其潛在的負面影響而成為公眾話題，此時，它就成了公司要必須面對的敏感問題。如果公司認為這種捐贈能帶來最佳收益，那么一定要確保任何捐助都在法律允許的范圍內(nèi)進行。相關(guān)的法律副本通?？梢詮牧⒎C關(guān)信息辦公室獲得。許多公司也建立其自己的行為準則，作為所有接觸立法和（或）政治事務(wù)員工的工作指導(dǎo)。這些準則通常會詳細闡述進行政治捐贈的流程——一般要得到高級管理層的批準。 確保遵守國際性法規(guī)最佳實踐執(zhí)行概要執(zhí)行概要概述跨國公司的業(yè)務(wù)遍及全球，每年都會處理上千種稅務(wù)表格。要妥善完成這些工作，是一件費時費力的事情，因為國際上的稅法相當復(fù)雜，而且各地的經(jīng)濟情況也在不斷變化。此外，公司的不斷成長也加重了稅務(wù)活動的復(fù)雜程度。目前，全球有60%的跨國貿(mào)易是在公司的內(nèi)部分支之間進行的。有些國家以往不太關(guān)注海外收益部分，現(xiàn)在他們通過不斷完善稅法，加強了對國家財政收入的管理。最佳實踐公司為了在多變的環(huán)境中謀得生存，他們不再把稅務(wù)操作看作簡單的政府管理需要，而把這項工作視為企業(yè)必須面對的挑戰(zhàn)。很多公司逐漸縮減了在稅務(wù)操作方面的技術(shù)投資，他們越來越注意從戰(zhàn)略的高度進行總體稅務(wù)規(guī)劃。他們逐漸學(xué)會了利用稅務(wù)工具來增加公司的收入，也學(xué)會了通過優(yōu)化稅務(wù)處理流程來減輕公司的國際稅務(wù)負擔(dān)，從而獲得更多的稅后利潤。最佳實踐以下最佳實踐闡述了如何組建一個有效的內(nèi)部稅務(wù)部門，保護公司在國際稅務(wù)方面的利益。 制定稅務(wù)計劃 改善稅務(wù)操作 努力減少稅款 建立稅務(wù)數(shù)據(jù)庫 提高技術(shù)手段 外包某些稅務(wù)活動 將國際稅務(wù)計劃融入公司的總體戰(zhàn)略。如果一個公司想要在全球市場上獲得成功，制定國際稅務(wù)計劃是非常重要的。很多國家的稅務(wù)法都極其復(fù)雜，國與國之間的稅法還有可能相互沖突，這使得一個公司無法針對所有國家實行相同的稅收計劃。在這種情況下，領(lǐng)先的公司通常會定期評估每個業(yè)務(wù)決策對稅收的影響。這個評估對制定稅務(wù)計劃是非常重要的，它能幫助公司明確哪些地方稅收優(yōu)惠，使公司充分利用國際稅法來減輕稅收負擔(dān)。成功的稅務(wù)計劃要求公司的稅務(wù)和業(yè)務(wù)人員充分合作。很多公司發(fā)現(xiàn)這一點很難做到，除非稅務(wù)部改變傳統(tǒng)的獨立工作方式?？上驳氖?，這種改變正在發(fā)生，因為公司的領(lǐng)導(dǎo)逐漸意識到，高額的稅費實際上侵蝕了公司的利潤，而公司的稅務(wù)部門能有效的保護這項財務(wù)資源。所以他們提高了稅務(wù)部門在公司的地位，并任命一位專門的主管領(lǐng)導(dǎo)該部門，教育每個業(yè)務(wù)人員稅務(wù)計劃的重要性以及業(yè)務(wù)活動對稅務(wù)的影響。善于制定稅務(wù)計劃的公司在稅務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間建立了一種客戶服務(wù)關(guān)系，每位稅務(wù)專家就是服務(wù)的提供者。公司要求各部門的員工在業(yè)務(wù)決策前咨詢稅務(wù)部門的意見，了解這些業(yè)務(wù)決策對稅務(wù)活動的影響。一些公司通過對每個業(yè)務(wù)部門指派稅務(wù)專員來推動這項措施的執(zhí)行。其他一些公司對組織進行了一次永久性的調(diào)整，創(chuàng)建了一個多功能的小組。他們把業(yè)務(wù)人員和稅務(wù)人員配對，雙方都有責(zé)任通過定期調(diào)整稅務(wù)戰(zhàn)略計劃來提高公司的稅后利潤。這里有一個來自全球電機工程巨人ABB美國分支的成功案例。1994年，當公司完成了兩項重要的兼并后，該公司主管稅務(wù)和進出口的副總裁Julietta Guarino，引進了“實時稅務(wù)安排”方案。Guarino的主要困難是同時合并三個稅務(wù)部門并提高工作效率。她認識到需要重新培訓(xùn)其稅務(wù)專業(yè)人員，把他們從“被動的后臺服務(wù)人員”轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺e極引導(dǎo)客戶的服務(wù)團體”。她的“實時稅務(wù)安排”方案要求稅務(wù)部門的員工