【文章內(nèi)容簡介】 有用的信息，最根本的在于管理者要能夠時時、處處都有一種強(qiáng)烈的搜索欲望和搜索動機(jī)，這就是搜索意識。它是最重要的信息管理意識之一。搜索原則包括以下四種搜索意識：這指的是管理者在做任何事情之前，都要去查一查有關(guān)這一事情的現(xiàn)實(shí)和歷史情況的信息管理觀念。具有“凡事先查，有意搜索”這種觀念的人，搞課題理論研究，他要先查一查別人在這一課題方面已經(jīng)做過了哪些研究？搞技術(shù)發(fā)明，他要先查一查別人在這一技術(shù)方面已經(jīng)做過了哪些工作？要進(jìn)口一條生產(chǎn)線，要上一個新的項(xiàng)目，要開辟新的市場，等等，不論做什么事，他都會先查一查別人在這些方面已經(jīng)做過了哪些？還沒有做哪些？別人哪些是做對了的，哪些是做錯了的？然后才決定自己怎么去做。例如，某鄉(xiāng)村數(shù)學(xué)教師花費(fèi)了幾年的時間證明了一個命題并欲將其成果在權(quán)威的數(shù)學(xué)刊物上發(fā)表，結(jié)果編輯告訴他，該命題在十幾年前就被人證明了。稿件被退回。這不是因?yàn)樵摂?shù)學(xué)教師水平低，是因?yàn)樗幵陂]塞的鄉(xiāng)村中學(xué)，得不到信息，使得他浪費(fèi)了精力。這指的是信息管理者在事先毫無思想準(zhǔn)備的情況下，對于發(fā)生在身邊的、瞬息即逝的信息流，能夠發(fā)現(xiàn)其中有的信息與自己的相關(guān)性，并且能夠及時地抓住不放，進(jìn)一步予以激活和利用的信息管理觀念。這一觀念的特點(diǎn)在于信息管理者并無具體的搜索目的，事先并不知道他所需要的信息會發(fā)生，沒有任何思想準(zhǔn)備，是一種偶然的發(fā)現(xiàn)。不過，偶然之中包含有必然。心理學(xué)認(rèn)為，認(rèn)識主體在沒有思想準(zhǔn)備的情況下對身邊發(fā)生的信息產(chǎn)生注意是一種無意注意。無意注意的產(chǎn)生，往往是由于感受主體內(nèi)心長期思考形成的一種潛在需求，只不過主體還沒有意識到這種需求的存在，一旦身邊的信息與這個潛在的需求相一致時，便引起了主體的無意注意。這就是無意注意的產(chǎn)生機(jī)理?？梢?，能夠產(chǎn)生無意注意的信息往往就是主體需要的、但還沒有意識到的信息。從這個意義上講，信息管理者在日常的工作和生活中，如果發(fā)現(xiàn)身邊的某一信息似乎對自己有用，當(dāng)這種“一閃念”產(chǎn)生的時候，不要熟視無睹、充耳不聞，而應(yīng)該立即抓住, 做進(jìn)一步思考，在確認(rèn)無用后再放棄，因?yàn)檫@很可能是一個對自己很有用的信息。例如，中國第一家互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)公司瀛海威總裁張樹新，就沒有發(fā)現(xiàn)楊志遠(yuǎn)的雅虎網(wǎng)站股票在美國一日之內(nèi)由13美元飚升到43美元這一“偶然”，未能及時調(diào)整公司的戰(zhàn)略，致使公司“大敗”。指的是信息管理者為了搜索信息而自身又沒有能力去辦到時，知道尋求社會幫助的觀念。這一觀念的特點(diǎn)在于將信息管理者的自我搜索，擴(kuò)展到求他搜索。就是說，請求他人幫助來搜索本組織所需要的信息，也應(yīng)該成為信息管理者的一個重要觀念。因?yàn)槭澜缭絹碓綇?fù)雜，決策所需要的信息量越來越大，決策的難度也越來越大，而信息管理者不是全才，不可能解決本組織的所有問題，也不可能把本組織所需要的目標(biāo)信息都采集到，或者由于工作太忙，時間有限，也來不及去解決。目前，社會上可供咨詢的機(jī)構(gòu)和組織很多。有各類信息處理中心、技術(shù)和經(jīng)濟(jì)咨詢公司、圖書館、科技情報機(jī)構(gòu)、大專院校和科研機(jī)構(gòu)，各種行業(yè)協(xié)會、學(xué)會、研究會和各級科協(xié)等團(tuán)體。它們可以幫助組織解決各種各樣的問題和困難。 信息管理的職能 管理的職能沃倫R. 普倫基特(Warren R. Plunkett)和雷蒙德F. 阿特納(Raymond F. Attner)把管理者定義為對組織的各種資源的使用進(jìn)行分配和監(jiān)督的人員，把管理定義為一個或多個管理者單獨(dú)或集體通過行使相關(guān)職能和利用組織的各種資源來制定并達(dá)到目標(biāo)的社會活動。其中組織的各種資源指原材料、資金、人員和信息等，相關(guān)職能指計(jì)劃、組織、人員配備、領(lǐng)導(dǎo)和控制等。關(guān)于管理的職能，許多學(xué)者給出不同的界定。20世紀(jì)初，法國工業(yè)家亨利法約爾(Henri Fayol)在其著作《工業(yè)管理與一般管理》中提出，管理具有五種職能，即計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制；50年代中期，美國加州大學(xué)的哈羅德孔次(Harold Koontz)和西里爾奧唐奈(Cyril O’Donnell)在其管理學(xué)的教科書中把管理的職能界定為計(jì)劃、組織、人員配備、指導(dǎo)和控制等五種；我國周三多和陳傳明主編的《管理學(xué)》把管理的職能劃分為七種，分別為信息獲取、決策、計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和創(chuàng)新?，F(xiàn)在，大部分《管理學(xué)》教科書都把管理的職能壓縮為計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等四種。如圖13所示，管理的四大職能彼此聯(lián)系、相互牽制、協(xié)同作用構(gòu)成一個完整的體系，共同目的是實(shí)現(xiàn)組織預(yù)定的目標(biāo)。計(jì)劃確定目標(biāo)、制定戰(zhàn)略和分計(jì)劃以協(xié)調(diào)組織活動組織決定需要做什么、怎么做和誰去做領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)和激勵所有參與者以及解決沖突控制對活動和計(jì)劃實(shí)施進(jìn)行監(jiān)控以確保其完成計(jì)劃圖13 管理的職能體系目的協(xié)同實(shí)現(xiàn)組織預(yù)定的目標(biāo)計(jì)劃(Planning)職能包括確定組織目標(biāo)、制定整體戰(zhàn)略和分計(jì)劃，并將計(jì)劃逐層展開，以便協(xié)調(diào)和將各種活動一體化。也就是制定目標(biāo)并確定實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)所必須的行動安排。組織中所有的管理者，包括高層領(lǐng)導(dǎo)、中層管理者和基層管理人員，都必須從事計(jì)劃工作，處于不同層次的管理者在組織的計(jì)劃工作中承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)不同。高層管理者負(fù)責(zé)制定和組織實(shí)施戰(zhàn)略性計(jì)劃或長期計(jì)劃，中層管理者負(fù)責(zé)實(shí)施戰(zhàn)略性計(jì)劃和制定戰(zhàn)術(shù)性計(jì)劃或中期計(jì)劃，基層管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施中長期計(jì)劃和制定并實(shí)施短期計(jì)劃或作業(yè)計(jì)劃。組織的所有計(jì)劃都是圍繞組織的目標(biāo)的達(dá)成而制定和實(shí)施的。組織(Organizing)職能包括決定組織需要完成什么樣的任務(wù)，怎樣完成以及由誰來完成。管理的組織工作，就是根據(jù)組織目標(biāo)，將各類管理活動進(jìn)行組合，確定管理層次，建立各級機(jī)構(gòu)（部門），配備人員，規(guī)定人員的職責(zé)和權(quán)限，并明確部門之間的相互關(guān)系、協(xié)調(diào)原則和方法，使得組織的人、財、物、信息和任務(wù)能夠在組織內(nèi)順暢流動。其關(guān)鍵是通過積極的組織文化的形成和人力資源的合理配備來提高組織的應(yīng)變能力。領(lǐng)導(dǎo)(Leading)職能包括如何采取有效的方式指導(dǎo)和激勵所有的參與者以及如何解決沖突問題。換句話說，領(lǐng)導(dǎo)就是激勵和引導(dǎo)組織成員為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而努力工作。管理者必須具備領(lǐng)導(dǎo)其下屬朝著組織目標(biāo)努力的能力。為使得領(lǐng)導(dǎo)工作卓有成效，領(lǐng)導(dǎo)者必須了解個人和組織行為的動態(tài)特征、激勵員工以及進(jìn)行有效的溝通。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、社會信息化、知識資本化向縱深發(fā)展，要求領(lǐng)導(dǎo)者必須具有遠(yuǎn)見卓識、豐富的想象力和接納新知識的能力，并能以身作則領(lǐng)導(dǎo)和影響其下屬努力學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)作貢獻(xiàn)?？刂?Controlling)職能包括對組織的活動和戰(zhàn)略計(jì)劃、經(jīng)營計(jì)劃的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督和控制。為了保證組織活動能夠按制定的計(jì)劃進(jìn)行，管理者必須監(jiān)控組織的績效，必須將實(shí)際的運(yùn)行情況與計(jì)劃設(shè)定的目標(biāo)加以比較，識別計(jì)劃的目標(biāo)與實(shí)際取得的成果之間的偏差，當(dāng)出現(xiàn)明顯偏差時，及時糾正，使得組織活動回到正確的軌道上來。糾偏行為可以是采取強(qiáng)有力的措施確保原計(jì)劃的順利實(shí)現(xiàn)，也可以是對原計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整以適應(yīng)當(dāng)前的形勢?？刂坪陀?jì)劃是管理的一對孿生兄弟，相互依存，計(jì)劃為控制提供標(biāo)準(zhǔn)，控制保證計(jì)劃的完成或?yàn)樾薷挠?jì)劃指明方向，從而和其它職能協(xié)同作戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。 信息管理的職能美國信息資源管理學(xué)家霍頓和馬錢德等人在上世紀(jì)80年代初就指出：信息資源與人力、物力和財力等自然資源一樣，都是企業(yè)的重要資源，因此，應(yīng)該像管理其它資源那樣管理信息資源。信息資源是組織的資源之一，因此是管理的對象之一，進(jìn)而形成了信息管理這個概念。在對人財物的管理過程中處處有信息和信息流動存在，也就存在著相應(yīng)的信息管理工作，而信息管理是對信息資源和信息活動的管理，其管理過程顯然離不開對人財物的管理，所以信息管理是管理的子集，遵守管理的一般規(guī)律，就是說信息管理也具有計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制四大基本職能。另一方面，結(jié)合信息、信息活動和信息資源的特點(diǎn)，信息管理的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等職能又具有一些特殊性和更具體的內(nèi)容。信息管理的計(jì)劃職能，是圍繞信息的生命周期和信息活動的整個管理過程，通過調(diào)查研究，預(yù)測未來，根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃所確定的總體目標(biāo)，分解出子目標(biāo)和階段任務(wù)，并規(guī)定實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的途徑和方法，制定出各種信息管理計(jì)劃，從而把已定的總體目標(biāo)轉(zhuǎn)化為全體組織成員在一定時期內(nèi)的行動指南，指引組織未來的行動。信息管理計(jì)劃包括信息資源計(jì)劃和信息系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃。信息資源計(jì)劃是信息管理的主計(jì)劃，包括組織信息資源管理的戰(zhàn)略規(guī)劃和常規(guī)管理計(jì)劃，信息資源管理的戰(zhàn)略規(guī)劃是組織信息管理的行動綱領(lǐng)，規(guī)定組織信息管理的目標(biāo)、方法和原則，常規(guī)管理計(jì)劃是指信息管理的日常計(jì)劃，包括信息收集計(jì)劃、信息加工計(jì)劃、信息存儲計(jì)劃、信息利用計(jì)劃和信息維護(hù)計(jì)劃等，是對信息資源管理的戰(zhàn)略規(guī)劃的具體落實(shí)。信息系統(tǒng)是信息管理的重要方法和手段。信息系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃是信息管理過程中一項(xiàng)至關(guān)重要的專項(xiàng)計(jì)劃。是指組織關(guān)于信息系統(tǒng)建設(shè)的行動安排和綱領(lǐng)性文件，內(nèi)容包括信息系統(tǒng)建設(shè)的工作范圍、對人財物和信息等資源的需求、系統(tǒng)建設(shè)的成本估算、工作進(jìn)度安排和相關(guān)的專題計(jì)劃等。信息系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃中的專題計(jì)劃是信息系統(tǒng)建設(shè)過程中為保證某些細(xì)節(jié)工作能夠順利完成、保證工作質(zhì)量而制定的，這些專題計(jì)劃包括質(zhì)量保證計(jì)劃、配置管理計(jì)劃、測試計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃、信息準(zhǔn)備計(jì)劃和系統(tǒng)切換計(jì)劃等。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、網(wǎng)絡(luò)化、知識化的發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展，對人類活動組織產(chǎn)生了深刻的影響，信息活動的組織也隨之發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息處理技術(shù)被應(yīng)用于組織中的各項(xiàng)工作，使組織能更好地收集情報，更快地做出決策，增強(qiáng)了組織的適應(yīng)能力與競爭力。從而使組織信息資源管理的規(guī)模日益增大，信息管理對于組織更顯重要，信息管理組織成為組織中的重要部門。信息管理部門不僅要承擔(dān)信息系統(tǒng)組建、保障信息系統(tǒng)運(yùn)行和對信息系統(tǒng)的維護(hù)更新，還要向信息資源使用者提供信息、技術(shù)支持和培訓(xùn)等。綜合起來，信息管理組織的職能包括信息系統(tǒng)研發(fā)與管理、信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)與管理、信息資源管理與服務(wù)和提高信息管理組織的有效性等四個方面。提高信息管理組織的有效性，即通過對信息管理組織的改進(jìn)與變革，使信息管理組織高效率地實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的研究開發(fā)與應(yīng)用、信息系統(tǒng)運(yùn)行和維護(hù)、向信息資源使用者提供信息、技術(shù)支持和培訓(xùn)等服務(wù)，使信息管理組織以較低的成本滿足組織利益相關(guān)者的要求，實(shí)現(xiàn)信息管理組織目標(biāo)，成為適應(yīng)環(huán)境的變化的、具有積極的組織文化的、組織內(nèi)部及其成員之間相互協(xié)調(diào)的、能夠通過組織學(xué)習(xí)不斷自我完善的、與時俱進(jìn)的組織。信息管理組織利益相關(guān)者是信息管理組織內(nèi)部和外部與組織業(yè)績有利益關(guān)系的集團(tuán)和個人。每個利益相關(guān)者在組織中追求不同的利益，對信息管理的要求是不同的。對企業(yè)來說信息管理組織的利益相關(guān)者包括股東、信息管理組織的工作人員、企業(yè)管理者、組織內(nèi)信息用戶、政府部門、債權(quán)人、供應(yīng)商和客戶等。利益相關(guān)者要求信息管理組織快速地提供相關(guān)的組織信息，并對信息管理組織有不同的有效性評價標(biāo)準(zhǔn)。股東注重信息管理組織的財務(wù)收益性；組織的成員希望自我實(shí)現(xiàn)并有好的工資待遇；債權(quán)人、供應(yīng)商希望有可靠的信用與合理的利潤；企業(yè)管理者與組織內(nèi)信息用戶希望信息管理組織提供好的信息服務(wù)、方便地使用信息系統(tǒng)并能為其決策提供良好的支持；政府部門希望信息管理組織遵守法律、法規(guī)，提供真實(shí)可靠的信息；客戶希望信息管理組織提供關(guān)于產(chǎn)品和服務(wù)等方面的真實(shí)可靠的信息，以獲得相應(yīng)的實(shí)惠。信息管理的領(lǐng)導(dǎo)職能指的是信息管理領(lǐng)導(dǎo)者(CIO)對組織內(nèi)所有成員的信息行為進(jìn)行指導(dǎo)或引導(dǎo)和施加影響，使成員能夠自覺自愿地為實(shí)現(xiàn)組織的信息管理目標(biāo)而工作的過程。其主要作用，就是要使信息管理組織成員更有效、更協(xié)調(diào)地工作，發(fā)揮自己的潛力，從而實(shí)現(xiàn)信息管理組織的目標(biāo)。信息管理的領(lǐng)導(dǎo)職能不是獨(dú)立存在的，它貫穿于信息管理的全過程，貫穿于計(jì)劃、組織和控制等職能之中。具體來說，信息管理的領(lǐng)導(dǎo)者職責(zé)包括：參與高層管理決策，為最高決策層提供解決全局性問題的信息和建議；負(fù)責(zé)制定組織信息政策和信息基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，使組織信息資源的開發(fā)和利用策略與管理策略保持高度一致，信息基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)涉及到信息分類標(biāo)準(zhǔn)、代碼設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等等；負(fù)責(zé)組織開發(fā)和管理信息系統(tǒng)，對于已經(jīng)建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的組織，CIO必須負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)信息系統(tǒng)的維護(hù)、設(shè)備維修和管理等工作，對于未建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的組織，CIO必須負(fù)責(zé)組織制定信息系統(tǒng)建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃、決策外包開發(fā)還是自開發(fā)信息系統(tǒng)、在組織內(nèi)推廣應(yīng)用信息系統(tǒng)以及信息系統(tǒng)投運(yùn)后的維護(hù)和管理等；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和監(jiān)督組織各部門的信息工作；負(fù)責(zé)收集、提供和管理組織的內(nèi)部活動信息、外部相關(guān)信息和未來預(yù)測信息。信息管理的控制職能是指為了確保組織的信息管理目標(biāo)以及為此而制定的信息管理計(jì)劃能夠順利實(shí)現(xiàn)，信息管理者根據(jù)事先確定的標(biāo)準(zhǔn)或因發(fā)展需要而重新確定的標(biāo)準(zhǔn)，對信息工作進(jìn)行衡量、測量和評價，并在出現(xiàn)偏差時進(jìn)行糾正，以防止偏差繼續(xù)發(fā)展或今后再度發(fā)生；或者，根據(jù)組織內(nèi)外環(huán)境的變化和組織發(fā)展的需要，在信息管理計(jì)劃的執(zhí)行過程中，對原計(jì)劃進(jìn)行修訂或制定新的計(jì)劃，并調(diào)整信息管理工作的部署。也就是說，控制工作一般分為兩類：一類是糾正實(shí)際工作，減小實(shí)際工作結(jié)果與原有計(jì)劃及標(biāo)準(zhǔn)的偏差，保證計(jì)劃的順利實(shí)施；另一種是糾正組織已經(jīng)確定的目標(biāo)及計(jì)劃，使之適應(yīng)組織內(nèi)外環(huán)境的變化，從而糾正實(shí)際工作結(jié)果與目標(biāo)和計(jì)劃的偏差。信息管理的控制工作是每個信息管理者的職能。有些信息管理者常常忽略了這一點(diǎn)，認(rèn)為實(shí)施控制主要是上層和中層管理者的職能，基層部門的控制就不大需要了。其實(shí)，各層管理者只是所負(fù)責(zé)的控制范圍各不相同，但各個層次的管理者都負(fù)有執(zhí)行計(jì)劃實(shí)施控制之職責(zé)。因此，所有信息管理者包括基層管理者都必須承擔(dān)實(shí)施控制工作這一重要職責(zé)，尤其是協(xié)調(diào)和監(jiān)督組織各部門的信息工作，保證信息獲取的質(zhì)量和信息利用的程度。人類社會已進(jìn)入信息時代，無論是政府機(jī)構(gòu)﹑社會組織，還是個人在工作或生活中都會時常遇到大量的信息問題。如何更好地利用國際互聯(lián)網(wǎng)和信息資源服務(wù)于工作和生活，使國家﹑組織和個人在生存與發(fā)展的競爭中擁有獨(dú)特的差異性，從而獲取競爭優(yōu)勢?這就涉及到信息管理戰(zhàn)略。戰(zhàn)略規(guī)劃(Strategic Planning)是戰(zhàn)略管理(Strategy Management)的核心內(nèi)容。 美國哈佛商學(xué)院的學(xué)者邁克爾18