【文章內(nèi)容簡介】 材料題目用印種類用 印數(shù)項目部 領 導 簽 字二、介紹信管理制度（一） 流程（二）辦法 介紹信，是項目部對外聯(lián)系工作，商洽事務等派出人員持有的憑證。 ，所以，介紹信由綜合部文書負責掌管。 。信文交持有人攜帶。存根留項目部存查。 ，要事先編好順序號碼（包括存根、信文、騎縫），騎縫號數(shù)字要求大寫。 ，經(jīng)辦人、主管領導要在存根上簽字。 ，不要含糊籠統(tǒng)。 （有效期不得超過七天）。 ,應交回文書,粘貼在存根上。,牢固加鎖,防止丟失、被盜；嚴禁開空白介紹信。第三章 事務管理一、通訊管理辦法 為加強現(xiàn)場通訊設施、器材的管理，提高使用效率，保證現(xiàn)場通訊暢通，制定本制度。 1項目準備階段： 1．1項目部成立之初，由公司經(jīng)理辦公室根據(jù)工程情況，從當?shù)仉娫捑稚暾?—4部直線電話。1．2經(jīng)理辦公室根據(jù)項目施工總平面圖及當?shù)鼐唧w條件，組織擬定初步通訊方案，協(xié)商項目部確定。 1．3根據(jù)初步方案，經(jīng)理辦公室組織專業(yè)通訊人員現(xiàn)場考查，了解現(xiàn)場布局，研究現(xiàn)場平面圖，設計主干電纜布線圖、電話室通訊設備安裝圖。 1．3．1設計通訊電纜布線圖，要保證最短路途及電纜安全。 1．3．2設計電話室設備安裝平面圖，要包括總機、電源、配線架、話務臺、防靜地板、地線的安裝。 1．4經(jīng)理辦公室確定使用已完工現(xiàn)場回收的設備清單及需購買的設備清單。1．4．1經(jīng)理辦公室對需購置設備進行市場考查、選型。收集各廠家通訊設備的技術(shù)指標、報價，確定廠家并協(xié)商價格，經(jīng)公司主管經(jīng)理審批、同意后購置。5綜合部組織安裝。1．5．1為防止通訊電纜損壞，主干電纜原則上采用架空方式，架空電纜要架設電纜吊線，電纜吊線造鍍鋅鋼絞線。如無架空條件，采取地埋方式。電纜走向根據(jù)施工情況，繞開有可能被挖掘地區(qū)，并于電纜上覆細土20cm，鋪經(jīng)磚保護，回填土后，要用警示標志加以警示。1．5．2經(jīng)理辦公室配合廠家對已安裝設備進行調(diào)試，并檢查、驗收。1．5．3綜合部對所有設備建帳立志。臺帳上報經(jīng)理辦公室一份。2項目實施階段：2．1項目部設專人負責通訊設施日常管理與維護，建立管理與維護制度。2．1．1通訊管理人員要每天填寫總機運行情況記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 2．1．2用戶申報的故障，要于申報當時著手處理。 2．1．3每周2次巡查主干電纜，觀察周圍環(huán)境變化，發(fā)現(xiàn)異常情況及時處理。2．1．4與總機廠家、當?shù)仉娫捑直３置芮新?lián)系。2．2根據(jù)現(xiàn)場及總機情況，設23名專職話務員。 2．2．1話務員接聽電話要使用普通話，并使用規(guī)范的文明用語。 2．2．2要按時交、接班，不遲到、不早退、不脫崗。 2．2．3不得在話務室聊天、吃東西、干私活。2．2．4接聽電話要快速、準確，總機振鈴三聲，必須有話務員接聽。 2．2．5轉(zhuǎn)接電話快速、準確，外線轉(zhuǎn)分機后，話務員應按規(guī)定監(jiān)聽三秒，如占線或無人接聽，話務員應及時向?qū)Ψ椒答?，或轉(zhuǎn)接其它號碼。2．2．6注意觀察總機運行情況，及時記錄用戶的故障申報并通知機務員。按時填寫話務值班記錄。2．2．7交接班前，填寫中繼線路測試記錄表，發(fā)現(xiàn)故障及時通知機務員維修。3項目竣工階段：3．1項目竣工后，經(jīng)理辦公室對設備臺帳中所有設備進行驗收，有回收價值的設備、材料等，由綜合部負責運津。附表：對講機借用臺帳序號名稱型號機號借用單位借用人日期還期經(jīng)辦人備注附表：中繼線測試記錄表測試人： 年 月 日話碼測試結(jié)果采取措施恢復情況附表：話務值班記錄表班次總機及線路故障用戶申報故障衛(wèi)生情況值班人話務員規(guī)范用語1． 你好，****項目部。（接電話）2． 對不起，占線。（轉(zhuǎn)電話）3． 對不起，沒人接。4． 請稍等，我做一下記錄。（所找人員不在，由話務員記錄代為轉(zhuǎn)達。）5. 請您大點聲好嗎？（來電聲音?。?二、公務用車管理辦法（一）流程（二）辦法1車輛調(diào)度 1．1項目部公務用車，由綜合部統(tǒng)一協(xié)調(diào)、調(diào)度、分配使用。按照來賓用車、領導用車、銀行取送款、各部門（單位）用車的順序，由綜合部車輛調(diào)度人員派車。 1．2綜合部應根據(jù)用車人、用車時間、辦事規(guī)格的不同，得當安排車輛。 1．3各部門應提前一天向綜合部提出用車申請，以便合理安排使用。 1．4綜合部日常必須保留一輛備用車，以備應急使用。 1．5各部門用車，一律填寫派車單。司機見單出車，出車完畢將派車單上交綜合部。 1．6除項目部領導用車外，部門用車最遠距離不超過100公里。2車輛租賃2．1綜合部負責從公司小客車隊租賃車輛。2．2租賃辦法按津電建辦[1999]3號《關于印發(fā)“天津電力建設公司小型客車租賃試行辦法”的通知》規(guī)定執(zhí)行。2．3租賃費用按計財[2000]1號《關于印發(fā)2000年小客車隊承包辦法的通知》有關規(guī)定執(zhí)行。附表：派 車 單用車申請（使用單位填）派車（綜合部填）事 由車號車型司機乘車人數(shù)用車時間綜合部簽字擬往地點自 往 自 往 行駛紀錄(司機填)行駛里數(shù)路碼指數(shù)經(jīng)辦人簽字 至部門領導簽字司機簽字三、接待工作管理制度（一）流程接到接待通知 向有關領導匯報制訂接待方案（附件1）交有關領導審核 批準后通知有關部門做好相關準備 根據(jù)來賓級別、來訪目的，制訂接待方案（附件） 安排來賓飲食、起居 安排返程票務、送站事宜 （二）辦法1接待工作原則：1．1接待工作要堅持熱情、周到、適度的原則。1．2綜合部為接待工作的歸口管理部門，負責公司上級領導視察，兄弟單位領導參觀、考察，公司機關各處室負責人及以上領導指導工作，辦公室業(yè)務系統(tǒng)人員來訪，及項目部領導交辦的接待工作。2接待工作要求：2．1接到接待通知后，及時向有關領導匯報，根據(jù)來賓目的和要求，制定接待方案（附件1），責任落實到人，呈分管領導審批后盡快實施。2．2視來賓的級別與來訪目的，除向來賓提供“接待方案”（附件2）外，附加簡要的工程概況及工程進度（附件3）。 2．3接待人員要樹立賓客致上，為來賓服務的思想。對賓客的衣、食、住、行都要安排得當，服務周到，態(tài)度謙虛，用語文明。在向來賓介紹情況時，要謙虛謹慎，不懂、不清楚的事不亂說。 2．4提高接待工作效率，主動協(xié)助來賓辦理各項事務，提前迎接客人、安排好起居生活、商議活動日程、安排領導同客人見面、組織好客人活動、安排宴請，根據(jù)需要準備紀念品。 2．5安排好來賓返程事宜、協(xié)助客人結(jié)算、征求客人對接待工作的意見。提醒客人帶好自己的物品、送客人到車站(機場)、通知來賓單位客人返程日期和車船、飛機班次。 3接待標準： 3．1凡業(yè)主、甲方及上級領導到項目部視察，由項目部主要領導陪同；用餐標準為50－－100元／人。 3．2外地參觀學習團體，由項目部有關領導出面看望；用餐標準為30－－50元／人。 3．3一般性業(yè)務聯(lián)系，陪客與來賓職務大體相等即可；用餐標準為20－－30元／人。3．4其它來訪接待用餐標準為10－－20元／人。3．5嚴格控制陪餐人員人數(shù)。陪同公司及以上領導用餐人數(shù)限制在3人以內(nèi)；陪同兄弟單位和公司級領導用餐人數(shù)限制在2人以內(nèi)，其它人員一律不陪餐。附件1：供領導審批接待方案XXXXX工程項目部接待方案來訪人基本情況介紹：姓名 單位 職務 性別 民族 來訪目的：到達方式及時間：是否需要書面匯報：接待方案：項目 責任人 標準 時間 地點 陪同領導 匯報材料準備 紀念品購買 來賓證、安全帽發(fā)放 住宿安排用餐安排 車輛安排 會議室準備主管領導意見：附件2：交外部來賓接待安排XXXXX工程項目部接待安排歡迎詞：來賓日程安排：時間 活動內(nèi)容 地點 聯(lián)系人聯(lián)絡電話：陪同領導介紹:姓名 職務四、電話記錄制度（一）流程（二）辦法 為準確、及時傳達各類公務信息，制定本制度。 ⒈記錄內(nèi)容： ⒈1公司領導指示； ⒈2公司機關各部門通知事項； ⒈3項目部領導指示； 1．4公司直屬單位告知的事宜； ⒈5外單位告知的事宜。 ⒉要求： ⒉1須用統(tǒng)一格式記錄電話主要內(nèi)容，來電單位名稱、來電人姓名、聯(lián)系電話、來電時間、具體事由、記錄人姓名和記錄時間?！　、?電話記錄要求詳細、準確、字跡清楚。 ⒉3電話記錄要及時送綜合部部長提出擬辦意見,記錄人按擬辦意見迅速送交項目部領導閱示或通知部門辦理。⒉4重要事宜，記錄人要催辦和督辦，并及時向領導反饋辦理結(jié)果。2．5年底要對電話記錄進行清理，報綜合部部長審批后銷毀。附件： 接 收 電 話 記 錄來電單位來電日期來電人姓名 來電人聯(lián)系電話 收電人內(nèi) 容擬辦意見處理結(jié)果 承辦人 承辦日期五、傳真收發(fā)制度 為準確、及時傳送、接收信息，規(guī)范傳真格式，制定本制度。1要求1．1綜合部為傳真接收責任部門，要指定專人負責傳真機使用及收發(fā)，并建立收發(fā)登記制度。1．2發(fā)送傳真必須使用公司指定傳真格式。1．3能夠采用電子郵件等其它形式傳送的信息原則上不使用傳真機傳送。 1．4工作時間接收傳真15分鐘內(nèi)，通知接收單位。未指定接收單位的，送綜合部部長提出擬辦意見,接收人按擬辦意見迅速送交項目部領導閱示或通知部門辦理。1．5接收、發(fā)送傳真，應先登記。 2記錄內(nèi)容與要求