【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 第4章 文件收發(fā)管理制度目的：為完善公司文件收發(fā)管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。 適用范圍：適用本公司所有文件。職責(zé)：文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。工作內(nèi)容公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種，文件密級(jí)由公司總經(jīng)理確定。公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。 屬于秘密以上的文件，核稿人應(yīng)注明文件密級(jí)，并確定報(bào)送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定，由專(zhuān)人印制、報(bào)送。已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類(lèi)別編號(hào)后，按文印規(guī)定處理。 文件由擬稿人校對(duì)，審核后方能復(fù)印、蓋章。公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密以上文件由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送。經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。外來(lái)文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫(xiě)閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門(mén)，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。文件閱辦部門(mén)或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向行政辦公室說(shuō)明原因。附件9. 文件借閱登記表文件借閱登記表日期借閱文件名稱(chēng)借閱部門(mén)及原因借閱人歸還日期（簽字）第5章 會(huì)議管理制度目的：會(huì)議是制定政策、討論問(wèn)題、檢查、布置、總結(jié)工作，傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示，通報(bào)情況等一種有組織、有目的的商議集會(huì)。為嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定會(huì)議管理制度。適用范圍：適用于公司所有會(huì)議的管理工作。職責(zé)公司會(huì)議的安排與協(xié)調(diào)統(tǒng)一歸口行政辦公室管理，為各部門(mén)組織召開(kāi)的有關(guān)會(huì)議做好后勤協(xié)助工作。各部門(mén)負(fù)責(zé)組織召開(kāi)有關(guān)會(huì)議，并按統(tǒng)一格式形成會(huì)議紀(jì)要，確保會(huì)議決定的貫徹執(zhí)行。工作內(nèi)容（1）會(huì)議準(zhǔn)備工作會(huì)議主辦方應(yīng)提前將會(huì)議議程通知各與會(huì)者，讓大家做好與會(huì)準(zhǔn)備。在會(huì)議召開(kāi)之前，主辦方應(yīng)把會(huì)議需要的資料和數(shù)據(jù)提前準(zhǔn)備好。如需要視頻設(shè)備，應(yīng)及時(shí)通知行政辦公室準(zhǔn)備。凡是大型會(huì)議，主辦方應(yīng)提前兩天將會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)告知行政辦公室，以便統(tǒng)籌安排會(huì)場(chǎng)及其它事務(wù)。（2）會(huì)議紀(jì)律與會(huì)人員要按時(shí)參加會(huì)議，不遲到、不早退、不擅離會(huì)場(chǎng)。因故不能出席會(huì)議要事先請(qǐng)假。中途因事需離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，要征得會(huì)議主持人的同意。與會(huì)者事先要熟悉會(huì)議目的、議題與資料。與會(huì)人員要在會(huì)上發(fā)言或提出問(wèn)題，應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備，列好發(fā)言提綱。會(huì)上發(fā)言應(yīng)圍繞議題，簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、力戒套話(huà)、空話(huà)，要自覺(jué)控制時(shí)間。必要時(shí)主持人可限定發(fā)言時(shí)間。與會(huì)者要集中精力聽(tīng)會(huì)、記錄、不交頭接耳開(kāi)小會(huì)，要關(guān)掉手機(jī)，不影響他人聽(tīng)會(huì)。會(huì)議主持人要注意掌握會(huì)議時(shí)間。要做好會(huì)議總結(jié)，不要議而不決，需要下次會(huì)議再討論的，要提出要點(diǎn)。（3）會(huì)議的原始記錄與紀(jì)要各部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議，由各部門(mén)指定專(zhuān)人做好會(huì)議記錄并歸檔。公司召開(kāi)的會(huì)議，由行政辦公室負(fù)責(zé)記錄并歸檔。記錄人員會(huì)后當(dāng)天要整理、送會(huì)議主持人審核簽字，并在公司網(wǎng)站上發(fā)送。重要會(huì)議要印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。附件10. 會(huì) 議 紀(jì) 要會(huì) 議 紀(jì) 要時(shí) 間： 地 點(diǎn)： 主 持 人： 參加人員：1. 2. 會(huì)議名稱(chēng)： 會(huì)議內(nèi)容：主送： 抄送： 存檔：一份第6章 檔案管理制度目的：為加強(qiáng)檔案的管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門(mén)人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本制度。 適用范圍：本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等各種檔案。職責(zé)檔案工作，設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員，隸屬行政辦公室，對(duì)公司內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理，各部門(mén)設(shè)立二級(jí)檔案員，由行政辦公室檔案員組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)。行政辦公室負(fù)責(zé)組織各部門(mén)做好檔案管理工作，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和提供利用，并對(duì)各部門(mén)文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。各部門(mén)負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負(fù)責(zé)刻錄和歸檔。人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、銷(xiāo)售檔案分別由人力資源部、財(cái)務(wù)管理部和營(yíng)銷(xiāo)管理部設(shè)專(zhuān)人配合行政辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。各部門(mén)應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人（檔案員）。檔案責(zé)任人（檔案員）對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。歸檔各部門(mén)應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應(yīng)隨時(shí)移交，集中管理，任何單位及個(gè)人不得據(jù)為己有。（1） 歸檔范圍及管理：各類(lèi)資質(zhì)文件、各類(lèi)規(guī)章制度、人事檔案、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話(huà)記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔。各工程項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門(mén)批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料由前期開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)整理及歸檔，并按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交。各工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、施工圖，設(shè)計(jì)變更、洽商以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來(lái)資料，會(huì)議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負(fù)責(zé)整理及歸檔。工程進(jìn)度計(jì)劃，施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來(lái)資料、會(huì)議記錄，工程竣工驗(yàn)收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。各類(lèi)合同協(xié)議（承包、商務(wù)、銷(xiāo)售、借貸、擔(dān)保、轉(zhuǎn)讓等）的正本原件、工程預(yù)結(jié)算書(shū)等資料由合同管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。各類(lèi)證件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本、IC卡、貸款卡；國(guó)稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開(kāi)戶(hù)許可證等）及各類(lèi)財(cái)務(wù)憑證、帳薄、報(bào)表等均由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)歸檔。公司采購(gòu)的設(shè)備、材料說(shuō)明書(shū)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書(shū)等資料由材料采購(gòu)部負(fù)責(zé)整理及歸檔。凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門(mén)二級(jí)檔案員按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。（2） 歸檔資料必須符合下列要求： 文件材料齊全完整，真實(shí)有效；不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的字跡。根據(jù)檔案內(nèi)容整理編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄、裝訂立卷；根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值，進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。（3）借閱檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，并填寫(xiě)檔案借閱登記表。本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)所在單位主管副總簽字，方可借閱。機(jī)密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱, 由所在單位主管副總簽署意見(jiàn)，經(jīng)企管辦主任批準(zhǔn)后方可借閱。本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經(jīng)公司總經(jīng)理(或常務(wù)副總)批準(zhǔn)，外借的檔案一般在一周內(nèi)歸還，所借檔案達(dá)到規(guī)定借閱期限，如需繼續(xù)使用，若無(wú)他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案，檔案室有權(quán)根據(jù)工作需要隨時(shí)催還，借閱人不得拒還。外單位人員借閱非機(jī)要檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意，并辦理借閱登記手續(xù)，所借閱的檔案，只能在本檔案室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)外借，檔案管理負(fù)責(zé)人并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行審查。借閱檔案要注意愛(ài)護(hù)和保管，不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴(yán)禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁(yè)、圈