【文章內(nèi)容簡介】 第4章 文件收發(fā)管理制度目的：為完善公司文件收發(fā)管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。 適用范圍：適用本公司所有文件。職責(zé)：文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。工作內(nèi)容公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種，文件密級由公司總經(jīng)理確定。公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。 屬于秘密以上的文件，核稿人應(yīng)注明文件密級，并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定，由專人印制、報送。已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規(guī)定處理。 文件由擬稿人校對，審核后方能復(fù)印、蓋章。公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。外來文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向行政辦公室說明原因。附件9. 文件借閱登記表文件借閱登記表日期借閱文件名稱借閱部門及原因借閱人歸還日期（簽字）第5章 會議管理制度目的：會議是制定政策、討論問題、檢查、布置、總結(jié)工作，傳達(dá)上級領(lǐng)導(dǎo)指示，通報情況等一種有組織、有目的的商議集會。為嚴(yán)格控制會議數(shù)量，提高會議質(zhì)量，特制定會議管理制度。適用范圍：適用于公司所有會議的管理工作。職責(zé)公司會議的安排與協(xié)調(diào)統(tǒng)一歸口行政辦公室管理，為各部門組織召開的有關(guān)會議做好后勤協(xié)助工作。各部門負(fù)責(zé)組織召開有關(guān)會議，并按統(tǒng)一格式形成會議紀(jì)要，確保會議決定的貫徹執(zhí)行。工作內(nèi)容（1）會議準(zhǔn)備工作會議主辦方應(yīng)提前將會議議程通知各與會者，讓大家做好與會準(zhǔn)備。在會議召開之前，主辦方應(yīng)把會議需要的資料和數(shù)據(jù)提前準(zhǔn)備好。如需要視頻設(shè)備，應(yīng)及時通知行政辦公室準(zhǔn)備。凡是大型會議，主辦方應(yīng)提前兩天將會議召開的時間、地點告知行政辦公室，以便統(tǒng)籌安排會場及其它事務(wù)。（2）會議紀(jì)律與會人員要按時參加會議，不遲到、不早退、不擅離會場。因故不能出席會議要事先請假。中途因事需離開會場，要征得會議主持人的同意。與會者事先要熟悉會議目的、議題與資料。與會人員要在會上發(fā)言或提出問題，應(yīng)在會前做好準(zhǔn)備，列好發(fā)言提綱。會上發(fā)言應(yīng)圍繞議題，簡明、準(zhǔn)確、力戒套話、空話，要自覺控制時間。必要時主持人可限定發(fā)言時間。與會者要集中精力聽會、記錄、不交頭接耳開小會，要關(guān)掉手機，不影響他人聽會。會議主持人要注意掌握會議時間。要做好會議總結(jié)，不要議而不決，需要下次會議再討論的，要提出要點。（3）會議的原始記錄與紀(jì)要各部門召開的會議，由各部門指定專人做好會議記錄并歸檔。公司召開的會議，由行政辦公室負(fù)責(zé)記錄并歸檔。記錄人員會后當(dāng)天要整理、送會議主持人審核簽字，并在公司網(wǎng)站上發(fā)送。重要會議要印發(fā)會議紀(jì)要。附件10. 會 議 紀(jì) 要會 議 紀(jì) 要時 間： 地 點： 主 持 人： 參加人員：1. 2. 會議名稱： 會議內(nèi)容：主送： 抄送： 存檔：一份第6章 檔案管理制度目的：為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本制度。 適用范圍：本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營、財務(wù)等各種檔案。職責(zé)檔案工作，設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員，隸屬行政辦公室，對公司內(nèi)的檔案資料實行統(tǒng)一管理，各部門設(shè)立二級檔案員，由行政辦公室檔案員組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)。行政辦公室負(fù)責(zé)組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負(fù)責(zé)對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。各部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負(fù)責(zé)刻錄和歸檔。人事檔案、財務(wù)檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財務(wù)管理部和營銷管理部設(shè)專人配合行政辦公室檔案管理員進行管理。各部門應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人（檔案員）。檔案責(zé)任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。歸檔各部門應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應(yīng)隨時移交，集中管理，任何單位及個人不得據(jù)為己有。（1） 歸檔范圍及管理：各類資質(zhì)文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔。各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料由前期開發(fā)部負(fù)責(zé)整理及歸檔，并按規(guī)定及時向檔案室移交。各工程項目設(shè)計方案、施工圖，設(shè)計變更、洽商以及設(shè)計院、勘察單位之間往來資料，會議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負(fù)責(zé)整理及歸檔。工程進度計劃，施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來資料、會議記錄，工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。各類合同協(xié)議（承包、商務(wù)、銷售、借貸、擔(dān)保、轉(zhuǎn)讓等）的正本原件、工程預(yù)結(jié)算書等資料由合同管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。各類證件（營業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機構(gòu)代碼證正、副本、IC卡、貸款卡；國稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開戶許可證等）及各類財務(wù)憑證、帳薄、報表等均由財務(wù)管理部負(fù)責(zé)歸檔。公司采購的設(shè)備、材料說明書、檢驗報告、質(zhì)量保證書等資料由材料采購部負(fù)責(zé)整理及歸檔。凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規(guī)定進行整理、保管。（2） 歸檔資料必須符合下列要求： 文件材料齊全完整，真實有效；不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。根據(jù)檔案內(nèi)容整理編號、編制卷內(nèi)目錄、裝訂立卷；根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值，進行分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。（3）借閱檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，并填寫檔案借閱登記表。本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)所在單位主管副總簽字，方可借閱。機密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱, 由所在單位主管副總簽署意見，經(jīng)企管辦主任批準(zhǔn)后方可借閱。本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經(jīng)公司總經(jīng)理(或常務(wù)副總)批準(zhǔn)，外借的檔案一般在一周內(nèi)歸還，所借檔案達(dá)到規(guī)定借閱期限，如需繼續(xù)使用，若無他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案，檔案室有權(quán)根據(jù)工作需要隨時催還，借閱人不得拒還。外單位人員借閱非機要檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意，并辦理借閱登記手續(xù)，所借閱的檔案，只能在本檔案室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)外借，檔案管理負(fù)責(zé)人并對摘抄的材料進行審查。借閱檔案要注意愛護和保管，不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴(yán)禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈