【文章內(nèi)容簡介】 的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本制度。 2. 適用范圍：本制度 適用于 公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營、財務(wù)等各種檔案。 3. 職責(zé) . 檔案工作，設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員 ， 隸屬 行政辦公室 ，對 公司 內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理，各部門設(shè)立二級檔案 員 ，由 行政辦公室 檔案 員 組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)。 . 行政辦公室 負(fù)責(zé)組織各部門做好檔案管理工作 ， 檔案室 負(fù)責(zé)對檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。 . 各部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作 ， 并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由 行政辦公室檔案員 負(fù)責(zé)刻錄和歸檔。 . 人事檔案、財務(wù)檔案、銷售檔案分別由 人力資源部 、財務(wù) 管理部 和 營銷管理部 設(shè)專人配合 行政辦公室檔案管理員 進(jìn)行管理。 . 各部門應(yīng)明確規(guī)定 檔案責(zé)任人（檔案員）。檔案責(zé)任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。 4. 歸檔 . 各部門應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應(yīng)隨時移交， 集中管理，任何單位及個人不得據(jù)為己有。 . 歸檔范圍及管理： . 各類資質(zhì)文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃、工 作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由 行政辦公室 負(fù)責(zé)歸檔。 . 各工程項(xiàng)目立項(xiàng)申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期 技術(shù)資料由前期開發(fā)部負(fù)責(zé)整理及歸檔，并按規(guī)定及時向 檔案室 移交。 . 各工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、施工圖，設(shè)計(jì)變更、洽商以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來資料，會議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負(fù)責(zé)整理及歸檔。 . 工程進(jìn)度計(jì)劃，施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來資料、會議記錄， 工程竣工驗(yàn)收資料及竣工圖 等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。 . 各類合同協(xié)議（承包、商務(wù)、銷售、借貸、擔(dān)保、轉(zhuǎn)讓等）的正本原件、工程預(yù)結(jié)算書等資料由 合同管理部 負(fù)責(zé)整理及歸檔。 . 各類 證件（營業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本、 IC 卡、貸款卡；國稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開戶許可證等）及各類財務(wù)憑證、帳薄、報表等均 由財務(wù) 管理 部負(fù)責(zé)歸檔。 . 公司采購的設(shè)備、材料說明書、檢驗(yàn)報告、質(zhì)量保證書等資料由材料采購部負(fù)責(zé)整理及歸檔。 . 凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各 部門 二級 檔案員 按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。 . 歸檔資料必須符合下列要求： . 文件材料齊全完整，真實(shí)有效； 不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。 . 根據(jù)檔案內(nèi)容整理編號、編制卷內(nèi)目錄、裝訂立卷； . 根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值，進(jìn)行分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明 確切，便于保管和利用。 5. 借閱 . 檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，并填寫檔案借閱登記表。 . 本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)所在單位主管副總簽字，方可借閱。 . 機(jī)密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱 , 由所在單位主管副總簽署意見，經(jīng)企管辦主任批準(zhǔn)后方可借閱。 . 本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經(jīng) 公司 總經(jīng)理 (或常務(wù)副總 )批準(zhǔn)，外借的檔案一般在一周內(nèi)歸還，所借檔案達(dá)到規(guī)定借閱期限，如需繼續(xù)使用，若無他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案，檔案室有權(quán)根據(jù)工作需要隨時 催還，借閱人不得拒還。 . 外單位人員借閱非機(jī)要檔案，必須持單位介紹信，經(jīng) 公司 總經(jīng)理簽字同意，并辦理借閱登記手續(xù)，所借閱的檔案，只能在本檔案室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)外借，檔案管理負(fù)責(zé)人并對摘抄的材料進(jìn)行審查。 . 借閱檔案要注意愛護(hù)和保管，不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴(yán)禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內(nèi)容和內(nèi)部控制事項(xiàng)的檔案，要注意保密，如有上述違規(guī)行為，要追究當(dāng)事人責(zé)任。 . 查閱一般檔案材料，經(jīng)檔案管理人員審核同意后方可進(jìn)行復(fù)制、拍照、摘抄。 . 借出或歸還檔案時，檔案管理人員和借閱人要當(dāng)面檢查案卷 的完整情況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴(yán)肅查處。 . 借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責(zé)任。 . 職工臨時離開公司（出國、借調(diào)、外出學(xué)習(xí)等）、調(diào)動工作或解聘辦理手續(xù)之前，人力資源部門要及時通知檔案部門，經(jīng)檔案部門簽字確認(rèn)已還清所借檔案后，方能辦理相關(guān)手續(xù)。 . 本公司保管的人事、財務(wù)、車輛等檔案只供本公司和主管政府機(jī)關(guān)查閱，不對外交流，外單位人員需要查閱必須經(jīng) 公司 總經(jīng)理批準(zhǔn)。 . 財務(wù)檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經(jīng)主管財務(wù)副總同意后，由財務(wù)部指定專人陪同查閱，財務(wù)賬目不予復(fù)制， 財務(wù)憑證如確實(shí)需要復(fù)制，必須在財務(wù)人員和檔案管理人員監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。 6. 檔案保存期限及銷毀 . 工程項(xiàng)目竣工資料、開發(fā)文件、設(shè)計(jì)文件、其他重要檔案永久保存。 . 行政檔案視可利用價值定期銷毀。 . 檔案每三年鑒定一次，對超過保存期限的進(jìn)行下架、分類。 . 由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定酌情處置。 銷毀檔案須填寫檔 案鑒定與銷毀審批表。 . 銷毀檔案由檔案室負(fù)責(zé)執(zhí)行，同時由主管領(lǐng)導(dǎo)指派監(jiān)銷人，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，不得當(dāng)廢紙出售或作其他用。 7. 檔案統(tǒng)計(jì)及管理要求 . 為了給分析、研究工作提供數(shù)據(jù)，要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，建立健全各種統(tǒng)計(jì)臺帳。 . 年終進(jìn)行當(dāng)年歸檔文件匯總 ,并統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次 ,分析利用率 ,總結(jié)檔案利用與效果。 . 保密資料要全部入庫，存放在檔案室保密柜中，在重大節(jié)假日檔案室要進(jìn)行清點(diǎn)催還。 . 公司職工要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，若有泄密應(yīng)追究責(zé)任，有嚴(yán)重泄密或竊密行為者，視其情節(jié)進(jìn)行處理，并追究其刑事責(zé)任。 . 加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。 附件 13. 檔案借閱申請單 附件 14. 檔案借閱登記表 附件 15. 存檔登記表 附件 16. 檔案鑒定與銷毀審批表 檔案借閱申請單 編號： 文件編號 密級： 借閱時間： 借閱理由 借期： 文件名稱： 申請人： 部 門 經(jīng)理： 主管副總 總經(jīng)理 或常務(wù)副總 備注： 檔案借閱登記表 檔案編號 檔案名稱 借閱日期 借閱人 歸還日期 備注 存檔登記表 序號 檔案名稱 檔案編號 存檔部門 存檔人 存檔時間 接受人 備 注 1 2 檔案鑒定與銷毀審批表 本次鑒定工作共鑒定檔案 卷（份） 其中銷毀檔案 卷（份） 保留檔案 卷（份） 鑒定意見： 鑒定小組組長： 單位： 日期： 檔案銷毀批準(zhǔn)人： 調(diào)整保管期限（密級） 批準(zhǔn)人： 批準(zhǔn)時間： 小 組 成 員 所 在 單 位（部門） 銷毀方式： 監(jiān)銷人： 37 北京拱辰建業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 文件編號 BJGCJYXZ7 保密等級 秘密 保密 管理 制度 版 / 次 A/0 生效日期 202061 第 7章 保密 管理 制度 8. 目的：為保守公司機(jī)密，維護(hù)公司利益，特制訂本規(guī)定。 9. 適用范圍：適用本公司范圍內(nèi)的所有安全保密工作。 10. 職責(zé) . 公司的安全保密管理由 行政辦公室 統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 . 做好安全保密工作是公司員工義不容辭的責(zé)任和義務(wù)，各部門負(fù)責(zé)人對本部門的保密工作負(fù)直接責(zé)任。 11. 工作內(nèi)容 . 每位員工入職時均應(yīng)與公司簽訂保 密義務(wù)承諾書。 . 公司內(nèi)部的文件、資料、管理規(guī)定、發(fā)展動態(tài)、重要合同 、財務(wù)情況、銀行賬戶賬號、重要商業(yè)活動日期、重要客人來訪、人事變動、工資福利等均屬于商業(yè)機(jī)密，未經(jīng)允許，一律不得向外界和公司其他員工透露。 . 公司 文件共分絕密、機(jī)密、 秘密 、普通四種。凡秘密以上的 文件、資料，應(yīng)標(biāo)明 密級（密級由公司總經(jīng)理確定） ，由專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管 。 非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄 帶 密 級的 文件 和 資料。 . 公司 的機(jī) 密應(yīng)根據(jù)需要 ， 限于一定范圍的員工接觸。接觸公司 機(jī) 密的員工，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。非接觸公司 機(jī) 密的員工，不準(zhǔn)打聽公 司 的機(jī) 密。 . 記載有公司 機(jī) 密事項(xiàng)的工作筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報告并采取補(bǔ)救措施。 . 嚴(yán)禁在辦公桌上存放秘密級以上的文件、資料。不得在與外來人員交談或交往中泄露公司商業(yè)機(jī)密。員工在使用完電腦后，要及時關(guān)閉，避免遺失和泄露信息。 . 公司領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，任何員工未經(jīng)允許不得擅自入內(nèi)。公司領(lǐng)導(dǎo)的文件柜、資料柜，其他人未經(jīng)允許不得隨意開啟。 . 外來人員到公司聯(lián)系業(yè)務(wù)，均應(yīng)到會議室商談工作，不得隨意進(jìn)入辦公區(qū)域。公司員工在與外單位人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交往中出具公司有關(guān)資料和信息，須 38 經(jīng)部門經(jīng)理同意。 . 凡發(fā)往本公司以外 的傳真，必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字后才能發(fā)出。 . 公司員工如果違反公司有關(guān)安全保密規(guī)定，給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切后果，情節(jié)嚴(yán)重的公司將追究法律責(zé)任。 39 北京拱辰建業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 文件編號 BJGCJYXZ8 保密等級 秘密 安全保衛(wèi) 管理 制度 版 / 次 A/0 生效日期 202061 第 8章 安全保衛(wèi) 管理 制度 12. 目的：為維護(hù)正常的工作秩序，確保公司財產(chǎn)安全，特制訂本制度。 13. 適用范圍：適用于本公司范圍內(nèi)的一切安全保衛(wèi)管理工作。 14. 職責(zé)：安全保衛(wèi)工作由公司 行政辦公室 負(fù)責(zé)管理。 15. 工作內(nèi)容 . 安全保衛(wèi)工作，要認(rèn)真落實(shí)責(zé)任制?？偨?jīng)理是公司安全保衛(wèi)的第一責(zé)任人，應(yīng)把安全保衛(wèi)工作切實(shí)提上議事日程，進(jìn)行研究、部署，對本公司的安全保衛(wèi)工作負(fù)全責(zé)。 . 成立以總經(jīng)理任組長、副總經(jīng)理任副組長、各部門負(fù)責(zé)人為成員的安全保衛(wèi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期檢查安全保衛(wèi)工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施解決。 . 根據(jù)實(shí)際需要， 行政辦公室 經(jīng)理兼職安全保衛(wèi)干事，負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，切實(shí)負(fù)起安全保衛(wèi)責(zé)任。 . 落實(shí)防火措施，應(yīng)有專人定期檢查消防設(shè)施是否完好無損；配備的各種滅火器，要按規(guī)定期限更換滅火藥物；嚴(yán)禁在辦公室堆放與辦公無關(guān)的任何物品。 . 行政 辦公室 應(yīng)將防災(zāi)應(yīng)急電話告知公司每位員工，并與所在地派出所、集團(tuán)保安部保持密切聯(lián)系。 . 抓好安全用電： . 電線、電器殘舊不符合規(guī)范的，應(yīng)及時更換； . 嚴(yán)禁擅自私接電源和使用額外電器，不準(zhǔn)在辦公場所使用電爐； . 嚴(yán)禁在辦公室內(nèi)吸煙和使用明火。 . 落實(shí)防盜措施： . 財務(wù)室要安裝防盜門窗和自動報警器，下班時要接通報警器的電源； 40 . 重要部門的房間要設(shè)置防盜門窗，辦公室無人時要關(guān)好門窗和電燈及所有辦公設(shè)備的電源。 . 公司財物不得隨便放置，重要文件及貴重物品必須鎖好； . 公司各辦公室鑰匙發(fā)放需要填寫鑰匙發(fā)放登記表，鑰匙一經(jīng)發(fā)放不得轉(zhuǎn)借， 員工離職時應(yīng)將鑰匙交給公司 行政辦公室 ，并在員工離職登記表中工作交接一欄填寫詳細(xì)。 . 車輛停放時應(yīng)采取必要的防盜措施。