【文章內(nèi)容簡介】 一、整理應(yīng)遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（一） 、檔案整理。文書檔案實(shí)行公司各部門兼職檔案員初步整理，檔案室或綜合管理部檔案員最終整理的制度。初步整理的步驟：部門兼職檔案員按照《文件歸檔范圍和保管期限表》中的分類要求，準(zhǔn)備若干檔案盒，在檔案盒的盒脊上用鉛筆填寫“年度” 、“機(jī)構(gòu)（問題） ”的內(nèi)容。具體地“年度”欄位填寫文件的生成年度，如“2022” “2022”。 “機(jī)構(gòu)（問題） ”填寫部門名稱或簡稱及文件的類20 / 46別，部門和文件類別之間用“”隔開。日常文件處理完畢后，按照《文件歸檔范圍和保管期限表》所列的歸檔范圍，對文件進(jìn)行鑒別和剔除，將需要?dú)w檔的文件放入所屬類別的檔案盒內(nèi)，在每件文件的右上角用鉛筆編制件號，并編制歸檔文件目錄，從而實(shí)現(xiàn)檔案的初步整理。初步整理需使檔案按類分盒裝好，并有對應(yīng)的歸檔文件目錄。如不符合以上要求，檔案室或綜合管理部有權(quán)退回檔案，要求各部門重新整理。經(jīng)初步整理后，于次年三月底前交檔案室或綜合管理部。第十條 市場開發(fā)合同檔案的保管一、根據(jù)公司的實(shí)際情況，設(shè)檔案庫房或檔案裝具。二、存放檔案的排架方法為自上而下，從左至右，整齊排放，便于查找。三、保持檔案庫房或檔案裝具的清潔衛(wèi)生，做到防塵、防火、防盜、防光、防潮、防蟲、防鼠，保護(hù)檔案安全。四、檔案工作人員嚴(yán)守檔案信息內(nèi)容安全，防止檔案信息泄密。第十一條 市場開發(fā)合同檔案的簽定和銷毀一、鑒定銷毀的原則（一） 、對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（二） 、確定無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀二、檔案的保管期限分為三種，永久（50 年以上） 、長期（16~50 年）和短期（15 年以下） 。三、分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人和檔案工作人員組成鑒定小組。四、檔案管理人員列出超過檔案保管期限的檔案清單，按照檔案類別報送各相關(guān)所屬部門、及分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，由部門負(fù)責(zé)人及分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對超過檔案保管期限的檔案批示檔案銷毀意見。五、經(jīng)過鑒定，對確定已經(jīng)失去保存價值需要銷毀的檔案，由檔21 / 46案工作人員編制銷毀清冊，經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)最終審批后，進(jìn)行銷毀。六、銷毀檔案由綜合管理部檔案管理人員進(jìn)行，各部門派一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀完畢，銷毀人和監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字，檔案銷毀清冊作為永久卷保存。七、不在歸檔范圍之列的一般性、臨時性文件由各部門自行保管，保管 2 年后，由部門總經(jīng)理或負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，可進(jìn)行銷毀。第十二條 市場開發(fā)部按照《合同臺帳》的記錄，組織市場開發(fā)人員跟蹤、催收款。公司財務(wù)管理部門有義務(wù)提醒、催辦市場開發(fā)部門按照合同約定加快款項(xiàng)的回收，財務(wù)部門應(yīng)定期與市場開發(fā)部對賬。第七章 市場開發(fā)與工程協(xié)調(diào)第一條 公司市場開發(fā)部的市場開發(fā)應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)和銜接。市場開發(fā)必須建立在工程可行的基礎(chǔ)上，同時，工程建設(shè)進(jìn)度必須滿足合同約定的供氣要求。第二條 市場開發(fā)部與工程管理部應(yīng)密切配合，市場開發(fā)部要及時協(xié)助設(shè)計、工程施工等環(huán)節(jié)中與客戶的關(guān)系協(xié)調(diào)與處理，以實(shí)現(xiàn)對客戶的承諾。工程管理部要將工程的進(jìn)度及時與市場開發(fā)部溝通，市場開發(fā)部參加竣工驗(yàn)收。第三條 針對兩種不同用戶類別的市場開發(fā)部與工程部協(xié)調(diào)工作的流22 / 46程一、針對集體簽約用戶的市場開發(fā)部與工程部協(xié)調(diào)工作流程圖 4—居民集體簽約用戶的市場開發(fā)部門內(nèi)部協(xié)調(diào)工作流程圖：二、針對工業(yè)、商業(yè)、公福用戶及零散戶的市場開發(fā)部門內(nèi)部協(xié)調(diào)工作流程：圖 5—工業(yè)、商業(yè)、公福用戶及零散戶的市場開發(fā)部門內(nèi)部協(xié)調(diào)工作流程Ⅰ、市場開發(fā)部簽訂合同前與工程部共同勘察現(xiàn)場；Ⅱ、市場開發(fā)部簽署初裝費(fèi)合同；下發(fā)設(shè)計通知單到工程部，后者 10 個工作日內(nèi)出設(shè)計圖；Ⅲ、市場開發(fā)部依據(jù)工程部設(shè)計與用戶確定合同工期；合同正式文本報財務(wù)部；（副本須留市場開發(fā)部）Ⅳ、市場開發(fā)部下發(fā)施工通知單到工程部（經(jīng)財務(wù)部確認(rèn)收款符合工程啟動條件） ，工程部確定工期并反饋一份給市場開發(fā)部，以便掌握工程進(jìn)度；Ⅴ、工程施工期間，市場開發(fā)部依據(jù)所確定工期，跟蹤了解和協(xié)調(diào)，及時掌握工程；Ⅵ、工程竣工后，施工單位及時上報工程部進(jìn)行驗(yàn)收，工程部驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收合格單給市場開發(fā)部一份；Ⅶ、市場開發(fā)部依據(jù)工程部提供的驗(yàn)收合格單以及財務(wù)部審核確認(rèn)回款符合點(diǎn)火通氣條件后，通知生產(chǎn)運(yùn)營部、客戶服務(wù)部；生產(chǎn)運(yùn)營部與客戶服務(wù)部確保在約定時間內(nèi)送氣；Ⅷ、對已送氣的用戶，施工單位應(yīng)現(xiàn)場移交鑰匙至客戶服務(wù)部并辦理相關(guān)手續(xù)；并由市場開發(fā)部、工程部、施工單位、客戶部簽字確認(rèn)；Ⅸ、所有手續(xù)齊全后，市場開發(fā)部登記送氣名單；一份報生產(chǎn)運(yùn)營部；一份報客戶服務(wù)部；Ⅰ、用戶手續(xù)齊全并辦理完畢后，市場開發(fā)部下發(fā)零星戶安裝任務(wù)單到工程部；Ⅱ、工程部安排施工單位在7 個工作日內(nèi)完工；Ⅲ、市場開發(fā)部依據(jù)任務(wù)單，在下發(fā) 7 個工作日后進(jìn)行用戶電話回訪；23 / 46第四條 市場與施工部門協(xié)調(diào)工作流程中的關(guān)鍵工作步驟說明一、施工協(xié)調(diào)（一） 、 公司市場開發(fā)部按年度市場開發(fā)計劃將相關(guān)文件提交工程部，由工程部制訂施工計劃，組織施工建設(shè)；（二） 、 合同簽訂前，市場開發(fā)部就有關(guān)施工難度、工期要求同工程部溝通，以使合同進(jìn)度條款能按時兌現(xiàn)；（三） 、 合同簽訂后，市場開發(fā)部向設(shè)計部門提交所開發(fā)區(qū)域的基礎(chǔ)資料并與設(shè)計部門約定施工圖設(shè)計進(jìn)度。參加施工圖匯審，介紹燃?xì)饪蛻舻南嚓P(guān)情況；（四） 、 施工過程中，市場開發(fā)部配合工程部做好合同雙方協(xié)調(diào)工作，使工程順利進(jìn)行；（五） 、 客戶辦理用氣開戶手續(xù)時引導(dǎo)客戶辦理銀行托收業(yè)務(wù)；（六） 、 市場開發(fā)部需建立完備的安裝客戶檔案資料二、報裝客戶來公司營業(yè)廳報裝，營業(yè)員首先應(yīng)了解客戶的大概情況，包Ⅳ、工程部每月將用戶簽字的零星戶安裝任務(wù)單及時反饋給市場開發(fā)部；Ⅵ、市場開發(fā)部登記每月送氣用戶名單，報工程部確認(rèn)后存檔；Ⅴ、市場開發(fā)部每月對反饋的零星戶安裝任務(wù)單進(jìn)行核實(shí)并填制零星戶月報表；24 / 46括用氣所在地用氣性質(zhì)、用氣環(huán)境，如基本具備條件，應(yīng)接受客戶申請或請客戶先辦理用氣申請，如不具備，應(yīng)向客戶說明原因，取得客戶的理解。營業(yè)員在受理時向客戶提供《客戶報裝申請表》 ，幫助客戶完整地填寫后，建立詳細(xì)的《客戶登記檔案》 ，向客戶介紹雙方應(yīng)履行的責(zé)任，達(dá)成用氣意向后，營業(yè)員向市場開發(fā)部報送《客戶用氣意向書》，市場開發(fā)部收到客戶用氣意向書后，組織市場開發(fā)員上門洽談，談妥后由公司與客戶簽訂用氣協(xié)議。對基本具備條件的，根據(jù)客戶申請?zhí)岢龅挠脷庖螅智闆r處理：（一） 、 新建住房用氣或零散住房用氣：市場開發(fā)員根據(jù)情況與客戶約定勘察現(xiàn)場時間，約定的時間不超過 2 個工作日。（二） 、 工業(yè)、商業(yè)、集體用氣：市場開發(fā)員表根據(jù)客戶提供的用氣情況，準(zhǔn)確核算出客戶用氣量，測算初裝費(fèi)，交給客戶審驗(yàn)計算結(jié)果，并交部門經(jīng)理審核，待客戶確定要使用時，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。市場開發(fā)員與客戶約定勘察現(xiàn)場時間，約定時間不超過 2 個工作日。圖 6—用戶報裝響應(yīng)的基本工作流程圖解：用戶報裝 營業(yè)廳受理并填寫報裝申請單建立客戶登記檔案雙方洽談達(dá)成用氣基本意向營業(yè)員向市場開發(fā)部報送《客戶用氣意向書》市場開發(fā)部派開發(fā)員到客戶處上門開發(fā)員洽談細(xì)節(jié)確認(rèn)洽談結(jié)果報分管領(lǐng)導(dǎo)審查后簽約25 / 46三、關(guān)于預(yù)約安裝針對用戶的預(yù)約安裝，一般有三種方式：A 電話主動預(yù)約客戶安裝；B 客戶直接向公司營業(yè)廳預(yù)約安裝；C 市場開發(fā)員預(yù)約安裝。按照工程施工的基本流程，一般由市場開發(fā)部打印《安裝施工單》，并將施工單傳遞到工程部，經(jīng)工程技術(shù)部復(fù)議后下發(fā)給施工單位，施工隊(duì)到客戶家進(jìn)行安裝。當(dāng)市場營銷員預(yù)約安裝的客戶超過施工隊(duì)安裝極限時，工程技術(shù)部應(yīng)協(xié)調(diào)市場開發(fā)員解決。下發(fā)的施工單，要求必須進(jìn)行反饋，沒有完工的由工程技術(shù)部人員進(jìn)行處理,市場開發(fā)部在交接表上注明原因，并做好跟蹤。在完工返單后的第二天，市場開發(fā)部對施完工的客戶進(jìn)行回訪,回訪率需達(dá) 100%。四、跟蹤服務(wù)對于各類開發(fā)的用戶，公司市場開發(fā)部須嚴(yán)格貫徹跟蹤服務(wù)，不僅體現(xiàn)在從調(diào)研定位到簽約、施工的階段，還體現(xiàn)在點(diǎn)火通氣和檔案的健全及信息管理方面。26 / 46其中，點(diǎn)火通氣直接涉及到初裝費(fèi)回款剩余部分的全部完成，對用戶檔案的健全及信息管理則關(guān)系到下階段市場策略與方案的有效性的增加。有關(guān)注意事項(xiàng)如下：（一） 、點(diǎn)火通氣時的市場開發(fā)部工作要點(diǎn)由市場開發(fā)部牽頭組織，派單至生產(chǎn)運(yùn)營部與客戶服務(wù)部，由該兩部門具體實(shí)施；戶內(nèi)安裝施工驗(yàn)收完畢后收取初裝費(fèi)尾款，通知相關(guān)部門點(diǎn)火通氣，并移交客戶檔案資料到客戶服務(wù)部；（二） 、如何健全用戶檔案與信息管理市場開發(fā)部執(zhí)行每日晨會每周例會制度，每日填寫客戶拜訪情況表及匯總客戶資料；每日應(yīng)記錄電話來訪及客戶接待，進(jìn)行歸納并就要點(diǎn)匯報；建立電話回訪和上門回訪制度，多聽客戶的意見和建議，以便揚(yáng)長避短，更好地開發(fā)市場；第五條 原則上，初裝費(fèi)（或配套費(fèi)或工程費(fèi)）全部回款到賬之后，方可給用戶點(diǎn)火通供氣。第六條 公司應(yīng)建立起順暢的市場開發(fā)與工程管理之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)處理流程，保證市場開發(fā)與工程管理之間的有效溝通與銜接。27 / 46第八章 市場開發(fā)費(fèi)用管理第一條 市場開發(fā)費(fèi)用是指公司為促進(jìn)市場開發(fā)業(yè)務(wù)，完成集團(tuán)下達(dá)的市場開發(fā)指標(biāo)而發(fā)生的與之相關(guān)的費(fèi)用。主要包括：廣告費(fèi)、業(yè)務(wù)宣傳（促銷）費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)用、市場開發(fā)人員的提成/獎勵/補(bǔ)貼、用于市場開發(fā)的業(yè)務(wù)招待及協(xié)調(diào)費(fèi)用。第二條 每財年預(yù)算編制時，根據(jù)公司類別和具體情況，按年度市場開發(fā)初裝費(fèi)回款額的一定比例，核定年度市場開發(fā)費(fèi)用。第三條 市場開發(fā)費(fèi)用預(yù)算的核定標(biāo)準(zhǔn)每年財年初，集團(tuán)總部根據(jù)上年整體經(jīng)營狀況分析公司的類別，核定市場開發(fā)費(fèi)用額度。一、初裝費(fèi)計劃收入：按照計劃開發(fā)用戶數(shù)[戶] 用戶初裝費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)[ 元/ 戶] 計算。其中，初裝費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按照物價部門核準(zhǔn)的價格標(biāo)準(zhǔn)計算?！窆臼袌鲑M(fèi)用總預(yù)算額度計算公式如下：●市場費(fèi)用總預(yù)算＝初裝費(fèi)計劃收入（工程安裝收入）（x%以