行政管理內(nèi)控制度(編輯修改稿)
2025-05-15 02:01 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 間及階段歸檔以便符合其形成規(guī)律。歸檔資料必須符合各類檔案管理范圍。類別劃分應(yīng)涵蓋公司業(yè)務(wù)的所有方面；歸檔資料必須真實(shí)反映公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容及歷史過(guò)程，任何檔案資料均不得經(jīng)過(guò)修改、刪減或取代等處理。公司員工因外出參觀學(xué)習(xí)、參加重要的會(huì)議收集的各種材料必須歸檔，未經(jīng)簽署歸檔意見(jiàn)，財(cái)務(wù)部不報(bào)銷差旅費(fèi)。當(dāng)年形成的各種材料，次年23月各部門和子公司整理后向總經(jīng)辦移交歸檔，重要的文件需及時(shí)歸檔。歸檔的文件必須符合歸檔的要求。歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)移交清單，履行交接手續(xù)。歸檔資料需進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。屬于公司保管的檔案：公司各部門及各下屬子公司各部門做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在次年23月將需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)辦保管。屬部門和子公司保管的檔案：各分級(jí)保管者在每年的三月三十一日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交總經(jīng)辦。公司總經(jīng)辦應(yīng)有存放檔案的檔案室，各部門、各子公司應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。所有檔案資料必須分類長(zhǎng)期保存，不得遺失、損壞。檔案遺失、損壞給公司造成損失的，將處罰責(zé)任人。檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)各部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。借閱檔案，借閱人必須履行登記、簽收手續(xù)，并填寫(xiě)檔案借閱登記表。檔案借閱表的主要內(nèi)容為：檔案名稱、等級(jí)分類，借閱事由，時(shí)間，借閱人，負(fù)責(zé)人，經(jīng)手人等內(nèi)容，表格由公司統(tǒng)一制定。借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印，不得拆卸、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。檔案級(jí)別分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)案，分別用文字標(biāo)示。擬制文件時(shí)，需在文件首頁(yè)右上角標(biāo)注密級(jí)。絕密檔案：涉及公司重大決策的核心機(jī)密，如董事會(huì)、公司經(jīng)營(yíng)體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件，公司項(xiàng)目招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊(cè)、營(yíng)銷策劃方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案等文件。機(jī)密檔案：公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。秘密檔案：可內(nèi)部公開(kāi)的一般文件資料。借、查、閱秘密級(jí)以上文件不準(zhǔn)抄錄、照像，不準(zhǔn)帶離辦公區(qū)域。復(fù)制秘密級(jí)以上文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)，與原件等同管理。復(fù)印件須由檔案管理員注明拷貝字樣。涉秘檔案不得以普通郵件寄發(fā)。外出工作攜帶秘密級(jí)以上文件，必須有保證文件安全的措施。嚴(yán)禁將秘密級(jí)以上文件的廢品向收購(gòu)站出售。保守檔案機(jī)密。檔案人員或查閱檔案者，不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。任何部門或個(gè)人未經(jīng)允許無(wú)權(quán)銷毀公司檔案。檔案銷毀須由檔案管理員填寫(xiě)銷毀清單并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。銷毀檔案時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。本規(guī)定由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。第五章印鑒證照管理制度的為了規(guī)范公司印鑒證照的使用，加強(qiáng)對(duì)印鑒證照的管理，保證印鑒證照的使用符合公司需要，特制定本制度。本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)制定細(xì)則報(bào)總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。公章、合同專用章、法定代表人章等由專人保管，財(cái)務(wù)專用章由分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人保管。各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。公司印鑒及各部門印鑒必須加鎖保管，不能隨意放置。印鑒不準(zhǔn)出室，原則上嚴(yán)禁外借，特殊情況須書(shū)面申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)后，在保證安全的情況下方可帶章外出。如因管理不善，造成事故，視情況追究保管人和用印人的責(zé)任。印鑒使用由用印人填寫(xiě)用印申請(qǐng)表提出申請(qǐng),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后用印。各部門印章的使用由部門負(fù)責(zé)人簽字即可。否則，印鑒管理人應(yīng)拒絕用印。印鑒保管人應(yīng)在印鑒使用登記表上記錄文件名稱、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、申請(qǐng)蓋章部門、經(jīng)辦人、日期等用印事項(xiàng)。印鑒管理人應(yīng)保留1份用印文件原件，按公司規(guī)定送辦公室存檔。不得開(kāi)具蓋有印鑒的空白介紹信、證明或者在未寫(xiě)字的頁(yè)面上加蓋印鑒。如因工作需要或其他特殊情況確需開(kāi)具時(shí)，必須由分管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面同意，領(lǐng)用后必須報(bào)告使用情況并將復(fù)印件返回印鑒保管人存查。未使用的必須交還印鑒保管人。公司所有需要蓋印鑒的介紹信、證明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文等，須統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢、存檔。公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等必須專章專用，嚴(yán)禁混合代用。在不影響公司聲譽(yù)，不會(huì)給公司帶來(lái)任何可能的損失的情況下，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可為公司員工出具的證明、介紹信、申請(qǐng)等材料加蓋公章。已通過(guò)審批的合同憑合同審批表蓋章。總公司人員需加蓋各分子公司印鑒仍按本制度執(zhí)行。證照使用必須符合國(guó)家及公司規(guī)定，嚴(yán)禁外借。證照原件原則上不得帶出公司，如遇特殊情況需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在辦好借用手續(xù)后方可借出，用后必須及時(shí)歸還。證照復(fù)印件的使用：必須經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印證照，并在證照復(fù)印件上蓋“僅限于*****使用”條章，寫(xiě)明用途。本規(guī)定由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。第六章辦公用品管理規(guī)定的：為了節(jié)約開(kāi)支杜絕浪費(fèi)，規(guī)范公司辦公用品的管理，特制定本規(guī)定。：本規(guī)定適用于總公司，各分子公司根據(jù)本規(guī)定制定細(xì)則并報(bào)總公司備案。：辦公用品由總經(jīng)辦統(tǒng)一采購(gòu)并發(fā)放，實(shí)行采購(gòu)與保管“人員分開(kāi)、責(zé)任分開(kāi)”的原則。：本規(guī)定中辦公用品指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋、紙杯等。：辦公用品由總經(jīng)辦設(shè)置最低庫(kù)存線，辦公用品保管員應(yīng)根據(jù)最低庫(kù)存及時(shí)提出采購(gòu)申請(qǐng)。辦公用品由總經(jīng)辦安排專人進(jìn)行采購(gòu)，但總經(jīng)辦應(yīng)于
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