【文章內(nèi)容簡介】 20分。情節(jié)嚴(yán)重致發(fā)生盜竊、火災(zāi)、爆炸、傷亡、失密、泄密等事件的追究給公司帶來的直接、間接的經(jīng)濟(jì)損失并開除直至報送司法機(jī)關(guān)追究法律責(zé)任。第六章 辦公規(guī)范為了加強(qiáng)公司的管理，規(guī)范各種辦公秩序，特制訂本制度。本制度適應(yīng)于涉及的相關(guān)部門及人員。第一節(jié) 會議、接待管理規(guī)定　一、會議室、接待室使用管理會議室、接待室是開會、學(xué)習(xí)、接待的場所，如因使用需要，須向行政辦公室提出申請，經(jīng)行政辦公室安排后方可使用；二、休閑吧使用管理（一）因接待需要使用卡座者，應(yīng)在進(jìn)入前協(xié)助前臺工作人員主動做好《公司外部人員接待表》的登記工作，并遵守卡座管理制度，維護(hù)場內(nèi)秩序，保持吧內(nèi)衛(wèi)生與整潔；（二）在卡座內(nèi)點(diǎn)飲品時，須遵循“客人優(yōu)先”的原則，各類飲品無償使用，應(yīng)以“節(jié)約為本”；（三）在卡座內(nèi)接待客戶的時間一般控制在1小時之內(nèi)；三、接待管理(一）公司行政辦公室是公司對外的形象窗口，必須有禮有節(jié)地接待每一位參訪者，并按公司制度執(zhí)行相關(guān)登記手續(xù)；各部門員工應(yīng)熱情接待，自覺維護(hù)公司形象和聲譽(yù)；參訪者需要參觀其他部門的，應(yīng)由行政辦公室或接待部門陪訪，部門負(fù)責(zé)人不在時，應(yīng)指定其他陪訪人員陪訪；（二）公司行政辦公室接到通知后，及時聯(lián)系相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)作好接待準(zhǔn)備，并安排會客室、茶水、咖啡等接待工作。公司重要客戶來公司參觀、考察，行政辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求做好有關(guān)接待的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作（包括接待方案的擬定等，接待方案報公司領(lǐng)導(dǎo)審核后實(shí)施準(zhǔn)備工作）；（三）其他部門接到有關(guān)客戶來公司參觀、考察的，應(yīng)及時通知行政辦公室，行政辦公室根據(jù)接待要求及時做好接待工作；（四）各項(xiàng)接待工作應(yīng)細(xì)致準(zhǔn)備，熱情迎送。接待人員應(yīng)隨時掌握來客到達(dá)時間，并及時通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)迎接；（五）前臺接待人員應(yīng)靈活、機(jī)敏，對一般來訪客人應(yīng)詢問拜訪部門，并請來訪者在大廳稍等后用電話與相關(guān)部門聯(lián)系，請相關(guān)人員到大廳接待來客。不能在集體辦公區(qū)域談?wù)?，不能大聲說話或影響別人辦公。如果被訪部門沒人或不方便接待來客時，應(yīng)對客人說明情況，表示歉意并歡迎下次再來拜訪；（六）接待重要來訪客人時，應(yīng)事先與被訪領(lǐng)導(dǎo)電話聯(lián)系，再引領(lǐng)到相關(guān)行政辦公室。如果被訪領(lǐng)導(dǎo)暫時不方便接待，應(yīng)請到接待室，由行政辦公室負(fù)責(zé)接待，待領(lǐng)導(dǎo)有空時再請客人到相關(guān)行政辦公室。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，應(yīng)通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；（七）接待期間接待人員應(yīng)隨時關(guān)注客戶要求，及時提供必要服務(wù)。行政辦公室負(fù)責(zé)安排公司重要客戶的就餐，并做好陪同工作；四、會議管理（一）公司會議本著精簡、高效、節(jié)儉的原則進(jìn)行管理，為了使公司的會議管理更加規(guī)范化和有序化，應(yīng)減少會議、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量及會議的行政決策效率，確保會議決策的有效落實(shí)；（二）會議種類及組織：包括經(jīng)理辦公會議、辦公擴(kuò)大會議、部門工作會議、全體員工大會，由行政辦公室負(fù)責(zé)組織召開；：如經(jīng)營活動分析會、安全衛(wèi)生工作會、資產(chǎn)管理會等，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，召集部門負(fù)責(zé)人組織；：各部門召開的工作會由各部門領(lǐng)導(dǎo)決定并負(fù)責(zé)組織召開。（三）會議的審批及編排 必須使用會議室召開的各類會議，先由承辦人向行政辦公室提出申請，由行政辦公室進(jìn)行統(tǒng)一編排，如安排上發(fā)生沖突，由行政辦公室根據(jù)會議緊急、重要程度，時間長短等進(jìn)行調(diào)整，并安排會議場所和接待人員；（四）會議時間，盡量縮短會議時間：部門工作會議一般不超過半小時，專題會議一般不超過1小時；。（五）會議通知（如需書面通知的，召集部門根據(jù)會議內(nèi)容、要求擬訂會議通知，由行政辦公室統(tǒng)一發(fā)布，并提前通知與會人員），通知包括會議時間、地點(diǎn)、召集人、參加人員、主題、內(nèi)容等，必要時編制會議議程；，應(yīng)做好通知工作。出席會議的重要人員，應(yīng)通過電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。（六）會議紀(jì)律，如有特殊情況，需提前向會議召集人請假，參加人員必須提前進(jìn)入會場，并簽到，對遲到者與考勤遲到同等對待。如遇特殊原因不能出席或另外派人參加的，須提前書面向會議召集人請假，中途離席同樣要征得召集人同意，對不請假而缺席會議的作曠工處理；，保持會場肅靜，須將手機(jī)調(diào)至靜音，會外人員不得進(jìn)入會場找人、簽字、交談等，如遇特別緊急重要的事情應(yīng)由接待人員代為傳達(dá)信息；（七）會議接待、對外會議均由行政辦公室負(fù)責(zé)接待；（時間、地點(diǎn)、級別、人數(shù)等）做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，服務(wù)必須熱情、周到、文明，接待人員不能著可能影響會議的高跟鞋等。（八）會議要求，提高會議質(zhì)量，開會之前應(yīng)讓與會者了解會議內(nèi)容和要解決的問題；，在會上積極發(fā)言，為企業(yè)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策；與會者在會后必須把有關(guān)內(nèi)容向相關(guān)下屬人員傳達(dá)，傳達(dá)會議精神必須有記錄，會議召集人應(yīng)及時進(jìn)行檢查；以便及時跟蹤、檢查監(jiān)督和落實(shí)；，在會議決策未正式公布以前，不得私自泄漏會議內(nèi)容，以免影響決議實(shí)施；，形成會議紀(jì)要；重要會議可由行政辦公室派人記錄，形成會議紀(jì)要，并進(jìn)行錄音、攝像、攝影，并妥善保存各種材料，年度存檔；（或?qū)I(yè)人員）負(fù)責(zé)做好會議紀(jì)要的相關(guān)工作，做好落實(shí)情況的檢查、監(jiān)督工作。（九）參加公司外會議，必須憑會議通知（電話通知的應(yīng)注明召集部門、時間、會期、會議主題等）辦好出門、考勤等手續(xù)，并安排好部門和本職工作；，不能無故遲到、早退，其中發(fā)言人員必須牢記宣傳公司的形象。與會者必須認(rèn)真聽講、記錄，會后必須對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、人員匯報或傳達(dá)會議精神。違反本節(jié)各項(xiàng)條款的，每人每次扣2分。情節(jié)嚴(yán)重的（如使公司的形象受到損害的）加倍扣分。第二節(jié) 公章管理制度為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司公章（包括公章、法人私章、合同章、財務(wù)章及各職能部門章等）的管理，保證公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，明確公章保管人的職責(zé)，維護(hù)公司利益，特制訂本管理制度。一、公章的刻制（一）公司基本印章（公章、合同章、法人私章、財務(wù)章）的刻制，均須報董事長批準(zhǔn)，由行政辦公室開具介紹信或相關(guān)證件，由指定的印章管理人員到公安機(jī)關(guān)指定部門辦理刻制手續(xù)；（二）因業(yè)務(wù)發(fā)展需要申請各職能部門專用章時，由需求部門提出申請，經(jīng)行政辦公室主任核準(zhǔn)后，方可刻制；（三）公章的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，新印章啟用前要交行政辦公室做好戳記，并留樣保存，以便備查。二、公章的保管、交接和停用（一）公司的公章（包括但不限于公章、合同專用章、電子印章）由行政辦公室專人保管，各部門公章由各部門指定專人保管，并將保管公章人員名單報行政辦公室備案。公章管理人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意亂放，應(yīng)采取防盜措施； （二）嚴(yán)禁員工私自將公章帶出公司使用。若因工作需要，確需將公章帶出使用，需填寫《公章外帶審批表》進(jìn)行詳細(xì)登記，說明申請事由，并由部門經(jīng)理同意，分管領(lǐng)導(dǎo)、董事長批準(zhǔn)，由公章管理員隨同外出監(jiān)章。公章管理員和使用公章人員對公章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任；（三）公章保管人因事離崗時，須由行政辦公室主任或指定人員暫時代管，以免貽誤工作；（四）公章移交必須按公司要求辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息；（五）有下列情況，公章須停用：1．公司名稱變動；2．公章使用損壞；3．公章遺失或被竊，必須及時辦理遺失聲明作廢，并保存聲明資料；（六）公章停用時須經(jīng)董事長批準(zhǔn)，及時將停用公章送行政辦公室，根據(jù)相關(guān)規(guī)定上交、封存或銷毀，建立公章上交、存檔、銷毀的登記檔案。三、公章的使用（一）公章使用應(yīng)與部門權(quán)利相配套，不得越權(quán)蓋章。如：、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司公章；；（也可使用公司公章）；、合同以及代表公司向上行文或代表部門向下行文中使用。（二）公章必須由責(zé)任人親自蓋具（蓋具的印章必須要正），不得隨意交給他人；（三）公章使用必須嚴(yán)格遵守用章登記制度，申請責(zé)任人必須填寫《公章使用審批表》，將需加蓋公司印章的材料主要內(nèi)容、用途、份數(shù)、簽署日期，作相關(guān)記錄同時簽名，由部門經(jīng)理同意，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，公章管理員復(fù)審后方可用印，不符合規(guī)定的的文件、合同等，行政辦公室有權(quán)拒印。每年年終公章管理人負(fù)責(zé)將公章使用情況登記表送行政辦公室存檔；（四）凡須蓋具公司公章（包括但不限于公章、合同專用章、電子印章）的資料、合同、協(xié)議等都必須備份；（五）嚴(yán)禁在空白紙張、合同、協(xié)議、證明及介紹信等上面蓋章。因工作特殊確需開具時，須經(jīng)董事長同意方可開具；待工作結(jié)束后，必須及時向公司匯報開具手續(xù)的用途，并立即收回未使用的；（六）責(zé)任人在蓋章時應(yīng)充分考慮蓋章所帶來的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。發(fā)現(xiàn)疑難問題，對蓋章責(zé)任難以把握時，應(yīng)書面請示董事長批準(zhǔn)。（七）蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)，如公章管理人員違規(guī)蓋章造成的后果由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)；違反本節(jié)各項(xiàng)條款的，每人每次扣10分以上（視情節(jié)嚴(yán)重程度而定），若給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失或不良社會影響者，將追究其給公司帶來的直接、間接的經(jīng)濟(jì)損失并開除直至追究其法律責(zé)任。第三節(jié) 文件管理制度為了節(jié)約資源，提高公司各類文件的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，確保上報下達(dá)暢通，對公司文件部分實(shí)施無紙化管理，特制定本制度。本制度適用于公司全體人員。一、公司的外來文件、信函（不包括私人信件）必須由行政辦公室指定人員拆封，及時登記、編號、呈閱、轉(zhuǎn)辦，其它任何部門及個人不得私自拆閱，否則追究責(zé)任；二、行政辦公室辦理人員必須及時辦理或送辦上述工作，公司外來的傳真、電話等，應(yīng)及時轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)告，若延誤、丟失等，追究責(zé)任；三、各部門以公司名義擬制的報告、請示、通知、決定等文件必須以電子郵件的方式提交行政辦公室確定密級、編號、登記，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示后由行政辦公室以電子郵件的方式下發(fā)；四、以公司名義擬制的相關(guān)文件必須經(jīng)行政辦公室主任審閱才能下發(fā)，其它部門不得下發(fā)通知與文件，否則扣獎責(zé)任人；五、廢除的文件、資料須作銷毀處理；六、各部門負(fù)責(zé)人須按時查閱電子郵箱，避免因信息閉塞而延誤事務(wù)，如條件不具備的可委托本部門計(jì)算機(jī)責(zé)任人收閱。如是緊急文件，應(yīng)及時以電話、電子郵件的方式將文件精神傳達(dá)給相關(guān)人員；七、各部門負(fù)責(zé)人收到文件以后，要及時以郵件回復(fù)方式給行政辦公室以回執(zhí)，確認(rèn)文件已收閱，并將收到的文件以電子文檔的方式備份、分類、存檔，以免文件丟失；八、每個文件接受部門及負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真組織貫徹、學(xué)習(xí)文件精神，不得丟失；九、整個收文、傳達(dá)、承辦的過程均以電子郵件的形式進(jìn)行，如因特殊原因確實(shí)需要紙制文件，可到行政辦公室申請復(fù)印文件；十、行政辦公室負(fù)責(zé)公司文件在網(wǎng)絡(luò)中的共享管理，并做好信息安全工作。違反本節(jié)各項(xiàng)條款的，每人每次扣2分，干部考核時追加績效考核。第四節(jié) 公文管理制度為使我公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、程序化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和工作效率，結(jié)合我公司實(shí)際，制定本制度。一、總　則（一）公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作；（二）公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。各部門應(yīng)配備相對穩(wěn)定的人員負(fù)責(zé)公文處理工作。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)對本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查；（三）公文內(nèi)容要符合國家的法律和法規(guī)，符合黨和國家的方針政策及現(xiàn)行的有關(guān)規(guī)定，保證公文的正確性；（四）公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家和公司秘密的安全；（五）公司行政辦公室是公司行政公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管和指導(dǎo)整個公司的公文處理工作。公司行政公文由行政辦公室統(tǒng)一收發(fā)、登記、編號、傳遞、催辦、立卷、歸檔和銷毀。二、歸　類（一）決定：適用于對重要事項(xiàng)和重大行為做出安排，以及對有關(guān)集體和人員的獎懲（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）；（二）請示：與批復(fù)對應(yīng)。適用于向上級機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門請求指示、批準(zhǔn)，且只能一文一事，也不能多頭行文，上級機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門必須予以明確批復(fù)（各部門或個人可以在向公司內(nèi)部上級部門、主管領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)時使用此類公文形式，公司各級部門、領(lǐng)導(dǎo)在批示后必須轉(zhuǎn)交行政辦公室給予批復(fù)或交辦、協(xié)辦）；（三）報告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問，可以一文多事，但不能多頭行文，上級機(jī)關(guān)無需答復(fù)（公司各部門或個人可以在向公司內(nèi)部上級部門、主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問時使用此類公文形式）；（四）通知：適用于發(fā)布規(guī)章制度，任免、處理人員，傳達(dá)要求有關(guān)部門辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，但可以讓行政辦公室轉(zhuǎn)發(fā)）；（五）通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）；（六）通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）；（七）批復(fù)：與請示對應(yīng)。適用于答復(fù)各部門、駐外辦事處等的請示事項(xiàng)（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，公司各級部門、領(lǐng)導(dǎo)在批示后必須轉(zhuǎn)交行政辦公室給予批復(fù)或交辦、協(xié)辦）；（八）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法（公司各部門可以使用此類公文形式）；（九）公函：適用于不相隸屬業(yè)務(wù)單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)（除行政辦公室外的其它任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）；（十）會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)（公司各部門可以使用此類公文形式）；（十一）申請：不屬公文，但又普遍使用的一種行文方式，適用于個人向上級主管部門、領(lǐng)導(dǎo)請求批準(zhǔn)事項(xiàng)（如轉(zhuǎn)正申請、不穿工作服申請、換崗申請等）。如果涉及到公司權(quán)力的使用或者需要其他部門協(xié)辦的事項(xiàng)，必須統(tǒng)一由行政辦公室批準(zhǔn)、交辦，各級部門、領(lǐng)導(dǎo)不得擅自交辦。批準(zhǔn)申請的內(nèi)容應(yīng)附注適用時限（如工作服穿著、轉(zhuǎn)正、考勤等）。三、公文格式（一）公司公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成；（二）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、制度、文件名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號；（三）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字（公司公文由單位名簡稱和擬稿部門名稱縮寫組成代字）