【文章內容簡介】 、價格、經(jīng)濟分析、行為科學(諸如購買心理學)等一大堆知識技能，他還要了解從物理學到生物學到地質學等一系列自然科學方面的知識。我們當然也希望他們還能懂得當代的技術發(fā)展動態(tài)，了解現(xiàn)代世界經(jīng)濟和政府的復雜性。 其實上述的兩個方面都是一個大領域。有些人把他們畢生的精力都花在某個領域亡也不見得就能怎么樣。一些學者只敢就其中的某一個領域里的某些細小方面從事專門研究，就是他們都不敢自吹自己已經(jīng)獲得了多少這方面的知識。 當然，我的意思并不是說我們連各個領域里的一些基本知識都不必再去掌握了。 今天一些受過高等教育的年輕人有一個通?。翰还芩麄兪瞧髽I(yè)界的，還是醫(yī)務界的，或者是政府部門的，他們陶醉于精通某項面很窄的專業(yè)，而對其他領域的知識卻裝出一副不屑一顧的樣子。作為一名會計師，他當然不必詳細地之了解“人際關系學”方面的具體做法；當一名工程師，也不必去了解如何促銷某個新產品。但他至少有責任要了解那些是什么樣的領域，為什么要設立那些領域，那些領域想要完成什么任務。一個稱職的泌尿科醫(yī)生并不—定要精通精神病的治療，但他還是應該了解精神病學是一門什么樣的學科。農業(yè)部的官員不一定要熟悉國際法．但他還是需要懂得一點國際政治，以免他會制訂出地方保護主義的農業(yè)政策，對國際關系造成損害。 不過這與全才專家可不是一回享。全才專家是沒有的，而我們需要學會的恰恰就是如何充分發(fā)揮在某個方面有專長的人員的積極性，這就等于提高了工作效益。既然不能增加資源的供應量，那就只得設法增加資源的產出量。提高工作效益就是讓能力和知識資源產生出更多更好結果的一種方法。 考慮到機構的需要，管理者的卓有成效應該受到高度重視。它也是管理者完成任務，取得成績的必要手段，因此，提高管理者的有效性理應占有更為重要的位置。卓有成效可以學會嗎? 假如卓有成效能像音樂或繪畫天賦一樣是生來就有的話，那么事情就糟了。誰都知道，每個領域里有天賦的人總是極少數(shù)。于是我們不得不去找那些在效率方面有很大潛力的神童，早早對他們加以培養(yǎng)，讓他們充分發(fā)揮自己的才能。不過以這種方式根本無法找到足夠的人才來滿足現(xiàn)代社會對管理者的需要。另外，如果卓有成效只是一種天賦的話，那么我們今天的文明社會如果還不至于一觸即潰的話，那也一定會是非常脆弱的。大機構的文明取決于是否有大批能講點效益、并有可能成為管理者的人。 假如卓有成效是可以學到的，人們也許會提出這樣的問題：卓有成效應該包括哪些方面?我們應該學些什么?怎么個學法?那是不是一種必須通過概念才能學到的知識?還是必須通過系統(tǒng)學習才能獲得的知識?或是要像學徒那樣學習才能學到這一技術?要不就是得通過反復實踐來養(yǎng)成習慣? 好多年來我不停地在思考這些問題。我為許多機構的管理者當顧問，為他們提供咨詢，因此，卓有成效對我來說起碼有兩方面的意義。首先，當顧問顧名思義只是做智囊，而沒有任何權力。所以做起事來必須要講效益，要不就會一事無成。其次，最有效益的顧問也得仰仗機構里的人來把事情做好。因此，顧問工作效益的高低就決定了他最終是否能有所貢獻，是否能對別人有所幫助，還是只當一名光花錢而不起作用的宮廷小丑而已。 我很快便了解到，世界上根本沒有什么“高效率者的共同個性”。就我所知，稱職的管理者的脾氣、能力、業(yè)務范圍、工作方法、個性、知識以及興趣都是各不相同的。在他們中間，只有一點是共同的，那就是他們有把該干的事情干好的能力。 在我所認識的卓有成效的管理者中，有的件格外向、善于交際，有的潔身自好、超然離群，有的甚至病態(tài)似的害怕陌生人。有些是侵入，有些則是循規(guī)蹈矩者。有些是胖的，有些則很瘦。有的總是憂心仲仲，有些則悠然自得。有的視酒如命，有的滴酒不沾。有的充滿激情和魅力，有的待人十分冷淡。其中也有些人根符合“受歡迎的領袖”的標準、有些人卻顯得毫無吸引力。有些是學者．有些則幾乎沒有受過什么教育。有些興趣十分廣泛．有些除了自己的專業(yè)領域，對外界的—切既一無所知又從不過問。有些人雖算不上自私、但考慮問題時總以自己為中心，而有些人卻慷慨豁達。有些人將自己的工作放到高于—切的位置，有些人的興趣卻在工作之外——諸如對公益工作、教區(qū)工作、學中國詩歌或對現(xiàn)代音樂感興趣。在他們之中，有些擅長邏輯和分析，有些則相信自己的感覺和直覺。有些人做決策輕而易舉，有些人在每次采取行動之前總要經(jīng)歷一番猶豫不決。 這就是說，卓有成效的管理者相互之間也各有不同，這就如同醫(yī)生、中學教師或小提琴手之間完全不同是一樣的道理。卓有成效的管理者與不稱職的管理者部有各種不同的類型，如果光從類型、個性和才智上去鑒別，那是很難把兩者區(qū)分開來的。 卓有成效的管理者有一個共同點，那就是他們在實踐中都經(jīng)歷過一段訓練。這一訓練使他們工作起來都講效益，不管他們是在企業(yè)里，還是在政府機關，還是在醫(yī)院里或者是在大學里當系主任。不管他們是干什么的，這些訓練的內容卻是一樣的。 我的發(fā)現(xiàn)是：無論一個人的才智有多高，知識有多廣，是多么勤奮以及富于想像力，只要他沒有做過這些訓練，那么他在工作效益上總是有缺陷的。 從另外—個角度講，講究工作效益是一種習慣，是一套練習，是可以學到的。這—套東西看上去很復雜，其實十分簡單。就是對7歲的小孩也不會有理解上的因難。不過這些練習要做得好也并不太容易，那需要你慢慢地養(yǎng)成習慣．就好像我們背乘法口訣一樣，你反復背誦，直到66＝36脫口而出，成為—種條件反射，成為你自己的一個根深蒂固的習慣。這些訓練就是要通過反復的練習來達到目的。 小時候，我的鋼琴教師對我說過的一番話也許可以被應用到這種訓練上來。他說道：“你不可能像阿瑟施納貝爾那樣將莫扎持的樂曲演奏得那么生動、但這并不等于說你就不能按他的練習辦法來練鋼琴?！蔽业慕處熯€忘了一點——她也許認為那是不言而喻的——即使是施納貝爾，如果他當初不進行持之以恒的音階練習，那么他今天也不可能將莫扎持的樂曲演奏得那么漂亮、動聽。 這也就是說，沒有任何道理不讓普通人通過練習來獲得勝任某項工作的能力。若要將什么東西掌握到爐火純青的地步是不容易的，那也許需要有特殊的天賦。但卓有成效所要求的只是能夠勝任，它只需要做鋼琴手們通常所做的那種音階練習。 這主要是指以下五種練習——作為—個卓有成效的管理者，必須在思想上養(yǎng)成如下五種習慣： 1．卓有成效的管理者必須懂得如何有效地利用他們的時間。他們會利用自己所能控制的點點滴滴時間開展有條不紊的工作。 2．卓有成效的管理者重視對外界的貢獻。他們不滿足于埋頭工作，比較注意如何使自己的努力產生必要的成果。他們一接手工作，不是立刻一頭鉆進上作里去，也不是馬上考慮工作的辦法和手段，而是首先白問道：“別人希望我做出什么樣的成果來?” 3．卓有成效的管理者善于利用長處，不光善于利用他們自己的長處，而旦也知道如何利用上司、同事及下屬的長處。他們還善于抓住形勢提供的機會做他們想做的事。他們不會把工作建立在自己的短處相弱點上面，也決不會去做自己做不了的事情。 4．卓有成效的管理考知道如何將自己的精力集中在一些重要的領域里．這樣一來，上佳的表現(xiàn)便能結出豐碩的成果。他們會按照工作的輕重緩急，制訂出先后次序，重要的事先做，不重要的事放一放，除此之外也沒有別的辦法，不這么做必然會一事無成。 5．最后，卓有成效的管理者善于做出有效的決策。他們知道，要這樣做首先要解決條理和秩序問題，這就是如何按正確的次序采取正確的步驟。他們也知道，有效的決策總是在不同意見討論的基礎上作出的—種判斷，它決不會是“大家意見一致”的產物。他們認為在很短的時間內作出很多的決策，就難免會出現(xiàn)錯誤。機構真正需要的只是數(shù)量不多的決策，但它們卻是些根本性的決策。組織真正需要的是正確的戰(zhàn)略，而不是大轟大嗡那—套。 以上這些便是管理者卓有成效的要素，也是本書的主要內容。2掌握自己的時間討論管理者的工作任務，絕大多數(shù)都是從工作計劃開始的，這聽起來似乎很有道理。但是這種說法有一個毛病，就是在實踐中不太可行。計劃是紙上談兵，只是美好的向往而已，很少能夠真正實現(xiàn)。 依我看來，卓有成效的管理者并不一開始就著手工作。他們往往會從時間安排上著手，而不是從計劃入手。他們首先要了解自己的時間到底是怎么使用的，然后再試圖來重新安排自己的時間，削減那些花時間而又不產生價值的工作。最后，他們將自己可以支配的斷斷續(xù)續(xù)的時間匯合成大塊的可以持續(xù)的時間單元。以下的三步曲就是管理工作卓有成效的基礎： *記錄時間 *管理時間 *統(tǒng)一安排時間 卓有成效的管理者懂得，時間是個限制因素。任何流程的輸出量都會受到最緊缺資源的制約，而在我們稱之為“出成就”的這條流程里，這一制約因素就是時間。 時間也是一種非同一般的資源。在其他一些主要資源中，資金實際上還是很充裕的。不過我們原先并不知道，對經(jīng)濟增長以及經(jīng)濟活動產生制約的并不是資金供應不足，而是對資金的需求量不大。人才是第三種制約因素，但總還是可以雇到人才，盡管耍雇到足夠的理想人才并不容易。然而，我們的確無法通過租用、雇用、購買或者其他手段來獲得更多的時間。 時間的供應是沒有伸縮性的。不管需求有多么強烈，時間的供應就是這么多。它沒法用價格來進行調節(jié)，也沒法為它來繪制邊際效用曲線。另外，時日稍縱即逝，根本無法儲存，昨天的時間已是一去不復返了。所以，時間才是最最短缺的東西。 時間失掉以后是完全無法補償?shù)?。在一定的范圍內，我們可以用一種資源來替代另一種資源，比如，用銅來替代鋁，用資金來替代勞力。我們可以使用更多的智力，也可以使用更多的體力。但是沒有任何東兩可以替代已經(jīng)失去的時間。 做任何工作都要耗費時間，時間是必須具備的一個條件。完成任何工作都要耗費時間?？墒?，絕大多數(shù)人都將這獨一無二的、失去之后無法補償?shù)?、干任何事情都不可缺少的資源并不太當一回事。要說卓有成效的管理者與其他人有所不同的話，其最大的區(qū)別就在于他們對自己的時間十分愛惜。 人在如何使用自己的時間問題上往往有許多不足之處。 雖然人像其他生物一樣也有“生物鐘”，當他乘飛機橫跨大西洋時，這“感覺更為明顯、但是人仍然缺乏可靠的時間感覺，這一點已從實驗室里得到了證實。如果將“個人關在房間里，不讓他看到外界的光線或黑暗，那么他很快就會失去對時間的感覺。即使在黑暗中，絕大部分人尚能保持對空間的感覺；可是就算開著燈，在一間與外界定全隔絕的房間里呆上幾個小時之后，絕大多數(shù)人都估計不了自己已在房內呆了多久。 所以，如果我們僅僅依靠自己的記憶，恐怕就說不清楚時間是怎么花掉的。 我有時請一些自認為記憶力很強的管理考將自己怎么使用時間的情況寫下來，然后我將這些寫成條條的估計暫時保存起來。與此同時，我又請這些管理者把自己時間的實際使用倩況記錄下來。過了幾周或數(shù)月后，我發(fā)現(xiàn)，這些反映時間的實際使用情況的記錄與他們當初的估計相去甚遠。 一位公司的董事長十分肯定地對我說，他的時間大體上可以分為三個部分。三分之一的時間，根據(jù)他的感覺，是花在公司的高級管理人員身上的；另外三分之一的時間是花在重要客戶身上的；最后的三分之一時間是用在地區(qū)社會活動中了。我們后來用六個多星期的時間，對他的實際活動作了詳細的記錄，結果十分清楚：在上述三個領域里，他幾乎沒有花什么時間。他自己也知道，應該把時間花到這些領域上去——記憶總是很幫忙的，它會告訴他已把時間花在上述這些事情上了。然而，實際記錄卻顯示：他把絕大部分時間都花在做調度工作上了，隨時了解他所認識的一些客戶的訂貨情況，還為他們的訂貨不斷地打電話給工廠。其實這些訂貨中的絕大部分都進行得很順當，而他的干預只會延誤訂單的落實。然而，當他的秘書拿著這份記錄來到他的辦公室時，他根本就不相信秘書所做的記錄。在幾次三番看到了類似的記錄之后，他才開始相信：關于時間的使用問題，記錄要比記憶可靠得多。 因此，卓有成效的管理者懂得：要使用好他的時間，他首先必須要知道自己的時間實際上是怎么花掉的。管理者在時間使用方面所受到的壓力 管理者常常面臨一些壓力，迫使他把時間花到不產生任何價值的事情上面去。任何一個管理者，不管他是否是經(jīng)理，往往不得不在那些對組織不產生任何好處的事上花費很多時間。很多時間不可避免地被浪費掉了。在組織中的位置越高，他在這方面所感到的壓力也就越大。 一家大公的負責入有次對我說，他當了兩年總經(jīng)理，在此期間，他每天晚上的時間幾乎都泡在飯局上、只 有圣誕節(jié)和元旦是例外。這些飯局都是“公事”，每次都得耗費好幾個鐘頭，不過他也沒有辦法來改變這一切。不管這些宴會是為服務了50年而行將退休的者職工舉行的，還是為公司有業(yè)務關系的一些州的州長所舉行的．總經(jīng)理總是非到場小可。這種禮節(jié)件的會見是他的一項任務。我的這位朋友對這種交際并不抱幻想，他知道這種飯局對公司以及他個人的發(fā)展并不能帶來什么好處，天天這樣吃飯也不合他的興趣與愛好。即使如此，他還得要去參加這樣的飯局，還得要殷勤待客。 在管理者的工作經(jīng)歷中，諸如此類的浪費時間現(xiàn)象可以說比比皆是。公司的一位最佳客戶若打電話來，銷售經(jīng)理自然不能說“我現(xiàn)在很忙”。他再忙也得接聽電話，盡管客戶想談的也許只是上個周末的一局橋牌或者是他的女兒進入某所大學的可能性。醫(yī)院的行政負責人必須參加各個部門委員會的會議，要不醫(yī)生、護士、技術人員等就會感到自己沒有受到應有的重視。當一位國會議員來訪，并想打聽某方向的情況時，政府機關的管理者當然不會對此掉以輕心，盡管這位議員所要的情況其實只要自已隨手翻翻電話本或《世界年鑒》便可得到。在整整一天的時間里，就會有很多這樣的事情。 不當經(jīng)理的也好不了多少。他們也同樣會面臨許多要占用他們時間的事情，這些事情即使對他們提高工作效率有些幫助，但這種幫助也不會太大。然而，他們又沒有辦法對這些事情置之不理。 在每一位管理著的工作中，都有很大的一部分時間是被浪費掉的，這些事情看上去雖然非做不可，但實際上卻毫無作用。 為了保證最低的效益，管理者的絕大部分任務部需要有相當多的整塊時間。每一次所花的時間若少于這個極限，事情就做不好，有時還得重新來過，那等于是浪費時間。 與一篇報告也許需要6到 8個小時，寫第一稿至少要這么多時間。假如你準備