【文章內(nèi)容簡介】 　　①會議場地租金：通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設施，如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內(nèi)：如投影設備、臨時性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算?！　、跁h設施租賃費用：此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備（一般都自帶）等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)做出具體要求（通常可向專業(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大?？蓞⒖迹阂粝褫o助設備　?、蹠霾贾觅M用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商?！　、芷渌麍龅刭M用：這些費用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂、保健、媒介服務等，可視會議需要進行采購。對于這些單項服務支持，籌辦時應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。住宿費用 正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內(nèi)開放的服務項目有關——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房水果、鮮花提供等服務是否開放有關。會議籌辦者應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。 餐飲費用　　會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的在會議的食品飲料安排中，已有詳細介紹?！　〔椟c基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。 正餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算，而改為按預定人數(shù)收取費用） 其他娛樂、演出、保健、旅游項目費用 會議室、住宿費用中可能含一部分娛樂項目的費用，會議期間可以利用，但有些項目需要根據(jù)活動安排另行準備預算。 雜費　　雜費是指會議與活動過程中，產(chǎn)生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。九、會議物品采購清單與采購人員安排 在會議的三類相關人員中，會議籌備人員往往還要負責所有會議相關物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進行得有條不紊，且不會產(chǎn)生遺漏。 會議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項內(nèi)容：會議場地租用，可參考：會議地點的選擇 會議地點的選擇與會議議程、參會人員、預算密切相關。會議場所的費用，通常在整個預算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個重要的事情。 如果公司內(nèi)部有合適的地點選擇，會議地點可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場地與設備，選擇內(nèi)部地點開會可以節(jié)省費用，適合于內(nèi)部會議與活動。 由外部的服務商提供的會議場地，通常有三類地點：①賓館、酒店、②會議中心、③飯店這幾類場所。①賓館、酒店 許多賓館有專門接待商務會議的業(yè)務，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。②會議中心 會議中心：屬于專業(yè)從事會議服務的場所，通常有適合各種規(guī)模的會議室；有專業(yè)的會議相關設施；精通會務服務的服務人員；大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服務。③飯店 飯店：有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務。 會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議場地甚至會選在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點就很重要了，不然，等大隊人馬過去開會時，才發(fā)現(xiàn)地點與想象的不一樣就來不及了。如果由于各種原因無法親自去踩點，可由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設施等級。住宿、娛樂、演員、旅行目的地預訂；車輛使用及租賃安排；票務預訂提供機構選擇；音像輔助設備租賃；會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。會場布置雖然是個細節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告給會議領導小組來審批。會場布置總體要求 會場布置要與會議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會議內(nèi)容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴謹商務的等等。 會議場所的室外布置 會議場所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：主會標歡迎拱門、條幅彩球、鮮花、氦氣球地毯展架、易拉寶、廣告板引導牌燈箱簽到臺休息座椅等會議場所的室內(nèi)布置會議場所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：會標、背景板主席臺、聽眾席、演講臺的布置， 鮮花、彩球、彩帶等裝飾音像輔助設備燈光、電源設備茶點，獎品、禮品、活動道具桌牌、名牌攝像設備，等禮品、獎品、紀念品、演出道具采購清單餐飲、水果、飲用瓶裝水等接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品會議相關印刷品需要提前確定內(nèi)容，提供印刷服務供應商，以確保在會議召開前印刷完成。會議相關的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、天氣預報、廣告材料等。1與會議相關的其他物品各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質量達不到要求、送貨不及時、售后服務跟不上等問題。十、請柬、邀請函的7項信息與范文 有?些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給相關人員發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內(nèi)容為被邀請者提供了會議的相關