【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 星號(hào)、畫圈，或用其他方式做標(biāo)記。 單獨(dú)保存一份問題清單——有時(shí)我們會(huì)將之比喻為停車場(chǎng)，以便會(huì)后處理。 當(dāng)你感覺到對(duì)某一特定問題有濃厚興趣時(shí)，觀察和傾聽每一位想發(fā)表意見的人。用眼神或點(diǎn)頭方式向這些人示意，或者說：“我們先從休開始，接下來是羅布，最后是艾麗西亞?！睍?huì) 議 出 現(xiàn) 問 題 時(shí)即使你遵循了舉行有效會(huì)議的簡(jiǎn)單原則，還是無法避免問題的出現(xiàn)。在關(guān)鍵時(shí)刻，與會(huì)者陷入困境或手足無措，他們保持緘默、不能正視問題。而且，有時(shí)會(huì)發(fā)生公開的沖突。如果有準(zhǔn)備地用恰當(dāng)?shù)母缮媸侄蝸韺?duì)待，所有這些事件都不應(yīng)使你失去冷靜的頭腦。但在你有效干涉之前，你需要能夠分析問題，從根本上說就是要作一個(gè)積極的傾聽者。 當(dāng)傾聽另外一個(gè)與會(huì)者發(fā)言時(shí)，需要注意以下事項(xiàng)： 他或她說的是什么問題？ 他或她感覺怎樣？ 他或她對(duì)哪些方面進(jìn)行了強(qiáng)調(diào)或作了較充分的說明？ 他或她的興趣或注意力何在？ 他或她運(yùn)用了什么樣的詞句、比喻，或形象化的描述？ 他或她的身體語言傳達(dá)了什么信息？依靠你的傾聽和對(duì)問題的分析，下列干涉手段可作為一種急救措施，幫助你使與會(huì)者重新回到主題上來。 如果與會(huì)者陷入僵局或手足無措： 詢問與會(huì)者發(fā)生了什么事情。提醒大家議程進(jìn)行到了何處以及具體的目標(biāo)是什么。（指向活頁板或白板）。 如有可能，清除障礙?？创蠹蚁萑虢┚质欠袷且?yàn)槿狈ψ銐虻男畔?，還是需要澄清要完成的任務(wù)或如何繼續(xù)。 詢問大家是否準(zhǔn)備好了可以繼續(xù)，或是否存在還沒有提出來的觀點(diǎn)或問題。 建議休息片刻，然后再回到正在討論的主題上，或把它移至日程的后一階段或另一會(huì)議上。 參見 堅(jiān)持團(tuán)隊(duì)目標(biāo)：核心概念如果與會(huì)者陷入緘默： 讓大家安靜一會(huì)。 了解發(fā)生了什么事情及人們都在想什么。 詢問大家是否想讓你對(duì)一些事項(xiàng)予以澄清。 詢問他們是否有你不清楚的觀點(diǎn)或問題，或是否你引起了某種疑惑。 在給他們建議之前等一等。不要過快地打破沉默。 確保你的行為舉止不會(huì)引起問題。 分成較小規(guī)模的小組，以鼓勵(lì)更多的參與。如果與會(huì)者不正視問題，或只專注于一個(gè)問題而排除其他問題。這可能是因?yàn)樗麄儞?dān)心提出某一特殊問題。因此，你應(yīng)要求發(fā)言人明確界定問題、議題或機(jī)會(huì)的實(shí)質(zhì)。然后，了解它已存在了多長時(shí)間、誰涉及了這個(gè)問題、以及后果是什么。請(qǐng)牢記以下建議： 如果某個(gè)人提出了一個(gè)有爭(zhēng)議或不同的觀點(diǎn)，應(yīng)對(duì)他或她表示感謝。強(qiáng)調(diào)具有建設(shè)性的爭(zhēng)論通常是取得最佳答案的關(guān)鍵因素。 讓大家知道把所有選擇方案、關(guān)注事宜及問題都提出來是多么的重要 ，即使這難以做到。 再次強(qiáng)調(diào)你不會(huì)懲罰出頭者，使他們放心。要遵守諾言，否則你將失去信用。當(dāng)與會(huì)者不斷地重復(fù)已提出的觀點(diǎn)時(shí)： 把想法記錄在活頁板或白板上。不要忘記讓大家知道你理解他們的想法。 當(dāng)某個(gè)人開始重復(fù)已經(jīng)列出的想法時(shí)，就指向活頁板或白板，并提問：我們是不是已經(jīng)了解這一觀點(diǎn)了？你還有需要補(bǔ)充的嗎？當(dāng)沖突產(chǎn)生時(shí)： 對(duì)任何爭(zhēng)吵予以制止。 讓成員知道有激情是沒有關(guān)系的，但不能控制自己情緒的人則應(yīng)在會(huì)外解決他們的問題。 重申已達(dá)成一致的行為規(guī)則。 注重想法或意見的實(shí)質(zhì)內(nèi)容而不是發(fā)言者的個(gè)人風(fēng)格或其在組織中的地位。 鼓勵(lì)成員保持他們觀點(diǎn)的主動(dòng)性和建設(shè)性并努力全面地看待所爭(zhēng)議的問題。 避免成員過于快速地對(duì)各種觀點(diǎn)予以評(píng)價(jià)。例如：當(dāng)成員對(duì)彼此的建議變得情緒激動(dòng)時(shí)，你可以說：這是一種觀點(diǎn)，我們不要馬上評(píng)價(jià)它。讓我先把它記下來，然后再記錄其他觀點(diǎn)。 運(yùn)用試探性的問題使成員擺脫困境，并幫助挖掘潛在問題。 參見 處理溝通困難：步驟領(lǐng)導(dǎo)扮演的其他角色 干涉手段背后的內(nèi)涵是：在前面說到的主要角色之外，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議的進(jìn)程中還必須準(zhǔn)備扮演其它角色。根據(jù)會(huì)議內(nèi)在的動(dòng)態(tài)情況，領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)必須扮演下列角色： 監(jiān)督員——確保議事日程得以遵循、每個(gè)想發(fā)言的人都獲得機(jī)會(huì)、沒有人控制會(huì)議。 挑毛病的人——對(duì)可能還不成熟的、還沒有經(jīng)過充分思考的一致意見提出異議。 一致意見的促進(jìn)者——指出和標(biāo)明成員需要達(dá)成一致的地方。 啦啦隊(duì)隊(duì)長——表揚(yáng)值得表揚(yáng)的成員（但不要虛偽）。 開玩笑的人——緩解緊張氣氛，提醒成員間的相互聯(lián)系。 會(huì) 議 結(jié) 束 知道何時(shí)及如何結(jié)束會(huì)議可以幫助你激勵(lì)與會(huì)人執(zhí)行已達(dá)成一致的行動(dòng)計(jì)劃。 何時(shí)結(jié)束 有信號(hào)顯示可能到了該把有關(guān)事宜結(jié)束的時(shí)間： 小組在結(jié)束最后一個(gè)議題討論上出現(xiàn)麻煩； 人們開始離開。上述兩個(gè)信號(hào)通常與會(huì)議超時(shí)連在一起。下面的建議將幫助你防止會(huì)議超過預(yù)定的時(shí)間，并可為你贏得同事們長久的感激。 對(duì)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議做出許諾。 跟蹤時(shí)間進(jìn)程或請(qǐng)一與會(huì)人作記時(shí)員。提醒與會(huì)人還剩下多少時(shí)間以及還有哪些需要討論的議題。如果時(shí)間不夠用了，優(yōu)先或推遲某些項(xiàng)目的討論。 如果某些項(xiàng)目需要更多的時(shí)間，那么在超時(shí)前，應(yīng)征得與會(huì)人的同意，或另行安排會(huì)議繼續(xù)討論。即使提示信號(hào)不明顯，在下述情況下一般也應(yīng)結(jié)束會(huì)議： 所有目標(biāo)完成時(shí)， 無法取得進(jìn)展時(shí)，或 時(shí)間用完時(shí)。如何結(jié)束 簡(jiǎn)要復(fù)述或總結(jié)所有已完成的事項(xiàng)、要點(diǎn)或決定，并解釋如何將這些信息向有關(guān)方面?zhèn)鬟_(dá)。 明確下一步的計(jì)劃，強(qiáng)調(diào)行動(dòng)方案和溝通計(jì)劃的重要性。 強(qiáng)調(diào)每個(gè)人觀點(diǎn)和想法的重要性。 如果需要并適當(dāng)，另行安排會(huì)議。 讓與會(huì)人幫助評(píng)估會(huì)議，征集在下次會(huì)議上哪些事項(xiàng)可以做得更好的建議。 對(duì)每一位與會(huì)人員表示感謝。會(huì) 后 跟 進(jìn) 工 作 在召開會(huì)議方面最容易忽略的步驟是，保證會(huì)議結(jié)束后行動(dòng)方案的實(shí)施。這對(duì)未能出席會(huì)議的有關(guān)人員來說尤其麻煩。沒有行動(dòng)及傳達(dá)貫徹計(jì)劃就結(jié)束的會(huì)議在會(huì)議室之外是毫無意義的。 一份行動(dòng)和傳達(dá)貫徹計(jì)劃意味著討論的終結(jié)，可以帶來一定程度的成就感，同時(shí)也可以提醒有關(guān)人員關(guān)注重大的決定，并幫助確保所有人員都得到同樣的內(nèi)容或信息。一份行動(dòng)和傳達(dá)貫徹計(jì)劃應(yīng)該具備三個(gè)要素：什么事、什么人、什么時(shí)候。 會(huì)議產(chǎn)生了什么具體決定和結(jié)果？作為會(huì)議結(jié)果有什么任務(wù)需要完成？ 誰應(yīng)對(duì)這些任務(wù)負(fù)責(zé)？如果與會(huì)者主動(dòng)承諾去執(zhí)行具體行動(dòng)，很可能他們將完成這些任務(wù)。 任務(wù)必須在什么時(shí)間內(nèi)完成？使與會(huì)者所承諾的完成任務(wù)的時(shí)間表切實(shí)可行將會(huì)有助于保證任務(wù)得以認(rèn)真、切實(shí)的執(zhí)行。 在會(huì)后，應(yīng)精心制作行動(dòng)和傳達(dá)貫徹計(jì)劃表，并以跟進(jìn)備忘錄的形式分發(fā)給所有與會(huì)者，同時(shí)也應(yīng)將備忘錄分發(fā)給未出席會(huì)議但必須通報(bào)情況的有關(guān)人員。另外，如果行動(dòng)和傳達(dá)貫徹計(jì)劃被看作是實(shí)際的責(zé)任、義務(wù)或合同，將更可能得以認(rèn)真執(zhí)行。 在跟進(jìn)備忘錄中寫些什么？最好的跟進(jìn)備忘錄應(yīng)基于活頁板上記錄的要點(diǎn)以及在會(huì)議期間你或記錄員所做的記錄，其寫作方式和內(nèi)容應(yīng)該能夠使未出席會(huì)議的人員清晰掌握會(huì)議情況。它包括： 出席者 會(huì)議目標(biāo) 所討論的主要議題 做出的主要決定 下一步驟或行動(dòng)計(jì)劃 下次會(huì)議或跟進(jìn)日期 對(duì)出席會(huì)議者表示感謝對(duì)解決問題的