【文章內(nèi)容簡介】 星號、畫圈，或用其他方式做標(biāo)記。 單獨保存一份問題清單——有時我們會將之比喻為停車場，以便會后處理。 當(dāng)你感覺到對某一特定問題有濃厚興趣時，觀察和傾聽每一位想發(fā)表意見的人。用眼神或點頭方式向這些人示意，或者說：“我們先從休開始，接下來是羅布，最后是艾麗西亞?！睍?議 出 現(xiàn) 問 題 時即使你遵循了舉行有效會議的簡單原則，還是無法避免問題的出現(xiàn)。在關(guān)鍵時刻，與會者陷入困境或手足無措，他們保持緘默、不能正視問題。而且，有時會發(fā)生公開的沖突。如果有準(zhǔn)備地用恰當(dāng)?shù)母缮媸侄蝸韺Υ?，所有這些事件都不應(yīng)使你失去冷靜的頭腦。但在你有效干涉之前，你需要能夠分析問題，從根本上說就是要作一個積極的傾聽者。 當(dāng)傾聽另外一個與會者發(fā)言時，需要注意以下事項： 他或她說的是什么問題？ 他或她感覺怎樣？ 他或她對哪些方面進行了強調(diào)或作了較充分的說明？ 他或她的興趣或注意力何在？ 他或她運用了什么樣的詞句、比喻，或形象化的描述？ 他或她的身體語言傳達了什么信息？依靠你的傾聽和對問題的分析，下列干涉手段可作為一種急救措施，幫助你使與會者重新回到主題上來。 如果與會者陷入僵局或手足無措： 詢問與會者發(fā)生了什么事情。提醒大家議程進行到了何處以及具體的目標(biāo)是什么。（指向活頁板或白板）。 如有可能，清除障礙。看大家陷入僵局是否是因為缺乏足夠的信息，還是需要澄清要完成的任務(wù)或如何繼續(xù)。 詢問大家是否準(zhǔn)備好了可以繼續(xù)，或是否存在還沒有提出來的觀點或問題。 建議休息片刻，然后再回到正在討論的主題上，或把它移至日程的后一階段或另一會議上。 參見 堅持團隊目標(biāo)：核心概念如果與會者陷入緘默： 讓大家安靜一會。 了解發(fā)生了什么事情及人們都在想什么。 詢問大家是否想讓你對一些事項予以澄清。 詢問他們是否有你不清楚的觀點或問題，或是否你引起了某種疑惑。 在給他們建議之前等一等。不要過快地打破沉默。 確保你的行為舉止不會引起問題。 分成較小規(guī)模的小組，以鼓勵更多的參與。如果與會者不正視問題，或只專注于一個問題而排除其他問題。這可能是因為他們擔(dān)心提出某一特殊問題。因此，你應(yīng)要求發(fā)言人明確界定問題、議題或機會的實質(zhì)。然后，了解它已存在了多長時間、誰涉及了這個問題、以及后果是什么。請牢記以下建議： 如果某個人提出了一個有爭議或不同的觀點，應(yīng)對他或她表示感謝。強調(diào)具有建設(shè)性的爭論通常是取得最佳答案的關(guān)鍵因素。 讓大家知道把所有選擇方案、關(guān)注事宜及問題都提出來是多么的重要 ，即使這難以做到。 再次強調(diào)你不會懲罰出頭者，使他們放心。要遵守諾言，否則你將失去信用。當(dāng)與會者不斷地重復(fù)已提出的觀點時： 把想法記錄在活頁板或白板上。不要忘記讓大家知道你理解他們的想法。 當(dāng)某個人開始重復(fù)已經(jīng)列出的想法時，就指向活頁板或白板，并提問：我們是不是已經(jīng)了解這一觀點了？你還有需要補充的嗎？當(dāng)沖突產(chǎn)生時： 對任何爭吵予以制止。 讓成員知道有激情是沒有關(guān)系的，但不能控制自己情緒的人則應(yīng)在會外解決他們的問題。 重申已達成一致的行為規(guī)則。 注重想法或意見的實質(zhì)內(nèi)容而不是發(fā)言者的個人風(fēng)格或其在組織中的地位。 鼓勵成員保持他們觀點的主動性和建設(shè)性并努力全面地看待所爭議的問題。 避免成員過于快速地對各種觀點予以評價。例如：當(dāng)成員對彼此的建議變得情緒激動時，你可以說：這是一種觀點，我們不要馬上評價它。讓我先把它記下來，然后再記錄其他觀點。 運用試探性的問題使成員擺脫困境，并幫助挖掘潛在問題。 參見 處理溝通困難：步驟領(lǐng)導(dǎo)扮演的其他角色 干涉手段背后的內(nèi)涵是：在前面說到的主要角色之外，領(lǐng)導(dǎo)在會議的進程中還必須準(zhǔn)備扮演其它角色。根據(jù)會議內(nèi)在的動態(tài)情況，領(lǐng)導(dǎo)有時必須扮演下列角色： 監(jiān)督員——確保議事日程得以遵循、每個想發(fā)言的人都獲得機會、沒有人控制會議。 挑毛病的人——對可能還不成熟的、還沒有經(jīng)過充分思考的一致意見提出異議。 一致意見的促進者——指出和標(biāo)明成員需要達成一致的地方。 啦啦隊隊長——表揚值得表揚的成員（但不要虛偽）。 開玩笑的人——緩解緊張氣氛，提醒成員間的相互聯(lián)系。 會 議 結(jié) 束 知道何時及如何結(jié)束會議可以幫助你激勵與會人執(zhí)行已達成一致的行動計劃。 何時結(jié)束 有信號顯示可能到了該把有關(guān)事宜結(jié)束的時間： 小組在結(jié)束最后一個議題討論上出現(xiàn)麻煩； 人們開始離開。上述兩個信號通常與會議超時連在一起。下面的建議將幫助你防止會議超過預(yù)定的時間，并可為你贏得同事們長久的感激。 對準(zhǔn)時結(jié)束會議做出許諾。 跟蹤時間進程或請一與會人作記時員。提醒與會人還剩下多少時間以及還有哪些需要討論的議題。如果時間不夠用了，優(yōu)先或推遲某些項目的討論。 如果某些項目需要更多的時間，那么在超時前，應(yīng)征得與會人的同意，或另行安排會議繼續(xù)討論。即使提示信號不明顯，在下述情況下一般也應(yīng)結(jié)束會議： 所有目標(biāo)完成時， 無法取得進展時，或 時間用完時。如何結(jié)束 簡要復(fù)述或總結(jié)所有已完成的事項、要點或決定，并解釋如何將這些信息向有關(guān)方面?zhèn)鬟_。 明確下一步的計劃，強調(diào)行動方案和溝通計劃的重要性。 強調(diào)每個人觀點和想法的重要性。 如果需要并適當(dāng)，另行安排會議。 讓與會人幫助評估會議，征集在下次會議上哪些事項可以做得更好的建議。 對每一位與會人員表示感謝。會 后 跟 進 工 作 在召開會議方面最容易忽略的步驟是，保證會議結(jié)束后行動方案的實施。這對未能出席會議的有關(guān)人員來說尤其麻煩。沒有行動及傳達貫徹計劃就結(jié)束的會議在會議室之外是毫無意義的。 一份行動和傳達貫徹計劃意味著討論的終結(jié)，可以帶來一定程度的成就感，同時也可以提醒有關(guān)人員關(guān)注重大的決定，并幫助確保所有人員都得到同樣的內(nèi)容或信息。一份行動和傳達貫徹計劃應(yīng)該具備三個要素：什么事、什么人、什么時候。 會議產(chǎn)生了什么具體決定和結(jié)果？作為會議結(jié)果有什么任務(wù)需要完成？ 誰應(yīng)對這些任務(wù)負(fù)責(zé)？如果與會者主動承諾去執(zhí)行具體行動，很可能他們將完成這些任務(wù)。 任務(wù)必須在什么時間內(nèi)完成？使與會者所承諾的完成任務(wù)的時間表切實可行將會有助于保證任務(wù)得以認(rèn)真、切實的執(zhí)行。 在會后，應(yīng)精心制作行動和傳達貫徹計劃表，并以跟進備忘錄的形式分發(fā)給所有與會者，同時也應(yīng)將備忘錄分發(fā)給未出席會議但必須通報情況的有關(guān)人員。另外，如果行動和傳達貫徹計劃被看作是實際的責(zé)任、義務(wù)或合同，將更可能得以認(rèn)真執(zhí)行。 在跟進備忘錄中寫些什么？最好的跟進備忘錄應(yīng)基于活頁板上記錄的要點以及在會議期間你或記錄員所做的記錄，其寫作方式和內(nèi)容應(yīng)該能夠使未出席會議的人員清晰掌握會議情況。它包括： 出席者 會議目標(biāo) 所討論的主要議題 做出的主要決定 下一步驟或行動計劃 下次會議或跟進日期 對出席會議者表示感謝對解決問題的