【正文】 就感。它也可以保證有關(guān)方面了解決定，并有助于保證所有人聽(tīng)到的是同樣的內(nèi)容或信息。 在會(huì)后，應(yīng)精心制作行動(dòng)和傳達(dá)計(jì)劃，分發(fā)給所有與會(huì)者以及未出席會(huì)議但必須通報(bào)情況的人員。如果行動(dòng)和傳達(dá)計(jì)劃被看作是實(shí)際的責(zé)任、義務(wù)或合同，它會(huì)更可能得以認(rèn)真執(zhí)行。11. 盡快以會(huì)議紀(jì)要跟進(jìn)最好的跟進(jìn)備忘錄的內(nèi)容應(yīng)該以活頁(yè)板或白板上記錄的要點(diǎn)以及在會(huì)議期間你或記錄員所做的記錄為基礎(chǔ)。它的寫(xiě)作方式和內(nèi)容應(yīng)該使未出席的人員能夠了解會(huì)議情況及過(guò)程。 會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括： 出席者； 會(huì)議目標(biāo)； 討論的主要議題； 做出的主要決定； 下一步的行動(dòng)計(jì)劃； 下次會(huì)議或跟進(jìn)日期； 對(duì)出席會(huì)議者表示感謝。解決問(wèn)題的會(huì)議跟進(jìn)備忘錄還應(yīng)包括： 問(wèn)題的界定； 分析方法； 備選方案； 決策依據(jù)； 最終決策； 由何人在何期限內(nèi)跟進(jìn)； 期望結(jié)果。12. 與提出意見(jiàn)而沒(méi)有被采納的人員和對(duì)會(huì)議結(jié)果不滿意的人員進(jìn)行非正式交流在會(huì)議期間，注意成員對(duì)做出的決定感到不滿意的跡象，并在會(huì)后找這些人交談。你在會(huì)后的談話可以為你提供有價(jià)值的反饋，也可以防止簡(jiǎn)單問(wèn)題不必要地變成復(fù)雜問(wèn)題。同時(shí)你可以撫慰從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看能夠給你支持的與會(huì)人員的自尊心。 13. 為執(zhí)行者提供許諾的資源確保向執(zhí)行人員提供完成被分配的任務(wù)所需的資源。否則，就會(huì)挫敗他們的積極性從而妨礙任務(wù)的完成。如果你不能交付資源，應(yīng)解釋清楚原因。 14. 執(zhí)行決策對(duì)會(huì)上做出的任何決定應(yīng)盡快采取行動(dòng)。這將顯示你作為領(lǐng)導(dǎo)的效率。最終人們將更多地通過(guò)你的行動(dòng)而不是言語(yǔ)來(lái)判斷你的業(yè)績(jī)。 討論問(wèn)題的步驟 當(dāng)與會(huì)人員面對(duì)問(wèn)題時(shí)，按順序用下列問(wèn)題加以引導(dǎo)： 1. 成員對(duì)問(wèn)題如何理解？該問(wèn)題發(fā)生多久了？現(xiàn)在情況怎樣？ 2. 對(duì)問(wèn)題的界定取得一致意見(jiàn)。 3. 我們認(rèn)為問(wèn)題的原因是什么？ 4. 解決它有哪些選擇方案？每項(xiàng)方案的后果或益處是什么？如果問(wèn)題不解決，后果是什么？ 5. 我們?nèi)绾芜x擇最佳方案？有哪些主要因素，如時(shí)間、資源、財(cái)務(wù)、價(jià)值觀等？ 6. 對(duì)某一方案取得一致意見(jiàn)。第三部分：技巧準(zhǔn)備會(huì)議的技巧 只邀請(qǐng)那些需要出席會(huì)議的人員和有助于完成會(huì)議任務(wù)的人員。 如果你要召開(kāi)一個(gè)大型會(huì)議，請(qǐng)對(duì)級(jí)別的問(wèn)題加以考慮。 選擇合適的會(huì)議場(chǎng)所，并確認(rèn)該場(chǎng)所及相關(guān)設(shè)備屆時(shí)可用。 制定會(huì)議議程。一個(gè)沒(méi)有議程的會(huì)議就好象一個(gè)沒(méi)有地圖的勘探隊(duì)。 小型團(tuán)隊(duì)工作會(huì)議時(shí)間可計(jì)劃為三十分鐘至兩個(gè)小時(shí)，并且一定不要對(duì)團(tuán)隊(duì)能夠完成的會(huì)議任務(wù)估計(jì)過(guò)高。 會(huì)議時(shí)間應(yīng)盡可能短，當(dāng)然仍要達(dá)到會(huì)議的預(yù)期目標(biāo)。 收集會(huì)議所需要的文件及相關(guān)資料。主持會(huì)議的技巧 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始及結(jié)束會(huì)議。 議題從易到難。先取得的成功常常會(huì)促進(jìn)以后的成功。 將較困難的問(wèn)題留在后面討論，但要保證留有足夠的時(shí)間解決它們。 記錄在案——將發(fā)生的一切寫(xiě)下來(lái)！ 請(qǐng)所有的人發(fā)言。 做一個(gè)受歡迎的“交通警”，鼓勵(lì)大家輪流發(fā)言，并對(duì)他們的貢獻(xiàn)以及愿意提出難題表示感謝。 告訴大家會(huì)議的進(jìn)程、進(jìn)度及已取得的成果。處理問(wèn)題行為的技巧有人遲到 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)。 找出可以使遲到者準(zhǔn)時(shí)到會(huì)的因素。 會(huì)議中，讓遲到者做一些工作。 會(huì)后，個(gè)別詢問(wèn)遲到的原因。有人早退 找出他或她經(jīng)常早退的原因。 會(huì)議開(kāi)始時(shí)詢問(wèn)是否每個(gè)人有都能堅(jiān)持到規(guī)定的結(jié)束時(shí)間；如果有人不能，考慮縮短會(huì)議時(shí)間。有人總是重復(fù)某一問(wèn)題 將他們的意見(jiàn)寫(xiě)到活頁(yè)板上。 告訴他們，你已聽(tīng)清了他們的意見(jiàn)。 將他們的意見(jiàn)列入以后會(huì)議討論的議程。有人故意尋找、嘲笑別人的毛病 要求與會(huì)人員提出對(duì)會(huì)議有價(jià)值的意見(jiàn)或建議。 提請(qǐng)大家注意，各種意見(jiàn)全部發(fā)表出來(lái)之前不對(duì)它們加以評(píng)判。 提醒對(duì)上述口頭協(xié)議持懷疑態(tài)度者，會(huì)議后期會(huì)留有評(píng)論的時(shí)間。 如果有人說(shuō)這樣做是愚蠢的之類的話，或者用形體語(yǔ)言做否定暗示，告訴他：請(qǐng)保留意見(jiàn)，現(xiàn)在每個(gè)人的意見(jiàn)都是重要的。 如果他堅(jiān)持不改，你可以請(qǐng)他離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。有人有防礙會(huì)議正常進(jìn)行的異常表現(xiàn) 注意這樣的行為并詢問(wèn)他想說(shuō)明什么問(wèn)題。 會(huì)議休息時(shí)，婉轉(zhuǎn)地向他指出他的異常表現(xiàn)妨礙會(huì)議正常進(jìn)行，說(shuō)明其對(duì)參會(huì)人員和主持人的不良影響。 如果會(huì)議繼續(xù)進(jìn)行，要求他要注意控制自己的這種表現(xiàn)。有人做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情 進(jìn)行提問(wèn)，并且要求那些違規(guī)者發(fā)表意見(jiàn)。 會(huì)議中間休息時(shí)與違規(guī)者交談。 會(huì)議開(kāi)始時(shí)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議的基本規(guī)則與要求。有人交頭接耳 要求大家集中精力開(kāi)會(huì)，例如問(wèn)：我們可不可以只開(kāi)一場(chǎng)會(huì)議？ 問(wèn)那些交頭接耳談話者，能不能公開(kāi)談話，或者會(huì)后再談。 會(huì)議休息時(shí)，詢問(wèn)他們開(kāi)會(huì)時(shí)發(fā)生了什么事。個(gè)別人占據(jù)會(huì)議討論的控制地位 如果你是在站著主持會(huì)議，慢慢靠近他們。 對(duì)他們提出的意見(jiàn)表示感謝，另行詢問(wèn)其他人的看法。 請(qǐng)大家輪流發(fā)言；發(fā)表過(guò)看法的人先停一停，讓沒(méi)發(fā)過(guò)言的人發(fā)言。 萬(wàn)不得已時(shí)，你可以點(diǎn)出，他們占據(jù)了討論會(huì)的控制地位。 作為最后一招，你可以設(shè)法請(qǐng)他們離開(kāi)會(huì)場(chǎng)；如果他們的意見(jiàn)十分重要，會(huì)后再爭(zhēng)取他們。有人攻擊他人 如果他們攻擊的對(duì)象是其他與會(huì)人員，應(yīng)問(wèn)清楚是什么問(wèn)題；如果與本次會(huì)議無(wú)關(guān)，要求他們會(huì)后再解決這個(gè)問(wèn)題。 利用活頁(yè)板或白板使發(fā)言內(nèi)容重新集中到討論議題上，并記下他們對(duì)該議題不同意見(jiàn)的要點(diǎn)。 作為最后一招，你可以設(shè)法請(qǐng)他們離開(kāi)會(huì)場(chǎng)；如果他們的意見(jiàn)很重要，會(huì)后再去爭(zhēng)取他們。有人替別人下結(jié)論 要求他們讓其他人自己說(shuō)出自己的意見(jiàn)。 與發(fā)言人核對(duì)他們的意見(jiàn)是否得到了正確的理解。有人表現(xiàn)得似乎熟知一切 肯定這種人的經(jīng)驗(yàn)。 要求這種人耐心聽(tīng)取別人的意見(jiàn)與觀點(diǎn)。有人打斷他人的談話 對(duì)正在發(fā)言的人這樣說(shuō)：別著急，慢慢講。 對(duì)于插話的人，你可以說(shuō)：請(qǐng)你讓艾麗斯把話講完，好嗎？ 在會(huì)外，向經(jīng)常好打斷別人談話者建議，可先將自己的意見(jiàn)記下來(lái)，等到有機(jī)會(huì)時(shí)再發(fā)言。在關(guān)鍵環(huán)節(jié)介入的技巧 返還：即將提出的問(wèn)題返還給提問(wèn)者，以此表示領(lǐng)導(dǎo)者并不負(fù)責(zé)回答所有的問(wèn)題。 如果某個(gè)問(wèn)題卡住了，就將它專門(mén)提出來(lái)，詢問(wèn)發(fā)生了什么事，將它擺到桌面上來(lái)。 提醒與會(huì)人員注意基本規(guī)則和以前已達(dá)成的共識(shí)，使討論按預(yù)定軌道進(jìn)行。 保證每一個(gè)人的發(fā)言圍繞同一內(nèi)容，采用相同程序，時(shí)間上保持同步，使討論問(wèn)題集中。 營(yíng)造良好的會(huì)議氣氛，保證大家參與的積極性和創(chuàng)造性；要使那些與大家不合拍的發(fā)言者不會(huì)感到有什么壓力，積極大膽地發(fā)言。 使用幽默的方法緩解緊張氣氛，但不能開(kāi)那種排斥某些人或取笑別人的玩笑。結(jié)束會(huì)議的技巧 為了向與會(huì)人員和其他有關(guān)人員傳達(dá)會(huì)議的要點(diǎn)與做出的決定，要寫(xiě)出跟進(jìn)行動(dòng)或制定出行動(dòng)和傳達(dá)計(jì)劃。 會(huì)議目標(biāo)完成時(shí)，結(jié)束會(huì)議；會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中不再有新的進(jìn)展時(shí)，結(jié)束會(huì)議；時(shí)間用完了時(shí)，結(jié)束會(huì)議。 對(duì)會(huì)議進(jìn)行的情況和成果進(jìn)行總結(jié)。 保證會(huì)后立即貫徹執(zhí)行會(huì)議決定。 強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)及意見(jiàn)保持一致的重要性，強(qiáng)調(diào)要保證貫徹會(huì)議精神，取得良好成效。 感謝各位與會(huì)者出席會(huì)議。19 / 19