【正文】 就感。它也可以保證有關(guān)方面了解決定，并有助于保證所有人聽到的是同樣的內(nèi)容或信息。 在會后，應(yīng)精心制作行動和傳達計劃，分發(fā)給所有與會者以及未出席會議但必須通報情況的人員。如果行動和傳達計劃被看作是實際的責(zé)任、義務(wù)或合同，它會更可能得以認真執(zhí)行。11. 盡快以會議紀要跟進最好的跟進備忘錄的內(nèi)容應(yīng)該以活頁板或白板上記錄的要點以及在會議期間你或記錄員所做的記錄為基礎(chǔ)。它的寫作方式和內(nèi)容應(yīng)該使未出席的人員能夠了解會議情況及過程。 會議紀要應(yīng)包括： 出席者； 會議目標； 討論的主要議題； 做出的主要決定； 下一步的行動計劃； 下次會議或跟進日期； 對出席會議者表示感謝。解決問題的會議跟進備忘錄還應(yīng)包括： 問題的界定； 分析方法； 備選方案； 決策依據(jù)； 最終決策； 由何人在何期限內(nèi)跟進； 期望結(jié)果。12. 與提出意見而沒有被采納的人員和對會議結(jié)果不滿意的人員進行非正式交流在會議期間，注意成員對做出的決定感到不滿意的跡象，并在會后找這些人交談。你在會后的談話可以為你提供有價值的反饋，也可以防止簡單問題不必要地變成復(fù)雜問題。同時你可以撫慰從長遠來看能夠給你支持的與會人員的自尊心。 13. 為執(zhí)行者提供許諾的資源確保向執(zhí)行人員提供完成被分配的任務(wù)所需的資源。否則，就會挫敗他們的積極性從而妨礙任務(wù)的完成。如果你不能交付資源，應(yīng)解釋清楚原因。 14. 執(zhí)行決策對會上做出的任何決定應(yīng)盡快采取行動。這將顯示你作為領(lǐng)導(dǎo)的效率。最終人們將更多地通過你的行動而不是言語來判斷你的業(yè)績。 討論問題的步驟 當與會人員面對問題時，按順序用下列問題加以引導(dǎo)： 1. 成員對問題如何理解？該問題發(fā)生多久了？現(xiàn)在情況怎樣？ 2. 對問題的界定取得一致意見。 3. 我們認為問題的原因是什么？ 4. 解決它有哪些選擇方案？每項方案的后果或益處是什么？如果問題不解決，后果是什么？ 5. 我們?nèi)绾芜x擇最佳方案？有哪些主要因素，如時間、資源、財務(wù)、價值觀等？ 6. 對某一方案取得一致意見。第三部分：技巧準備會議的技巧 只邀請那些需要出席會議的人員和有助于完成會議任務(wù)的人員。 如果你要召開一個大型會議，請對級別的問題加以考慮。 選擇合適的會議場所，并確認該場所及相關(guān)設(shè)備屆時可用。 制定會議議程。一個沒有議程的會議就好象一個沒有地圖的勘探隊。 小型團隊工作會議時間可計劃為三十分鐘至兩個小時，并且一定不要對團隊能夠完成的會議任務(wù)估計過高。 會議時間應(yīng)盡可能短，當然仍要達到會議的預(yù)期目標。 收集會議所需要的文件及相關(guān)資料。主持會議的技巧 準時開始及結(jié)束會議。 議題從易到難。先取得的成功常常會促進以后的成功。 將較困難的問題留在后面討論，但要保證留有足夠的時間解決它們。 記錄在案——將發(fā)生的一切寫下來！ 請所有的人發(fā)言。 做一個受歡迎的“交通警”，鼓勵大家輪流發(fā)言，并對他們的貢獻以及愿意提出難題表示感謝。 告訴大家會議的進程、進度及已取得的成果。處理問題行為的技巧有人遲到 準時開會。 找出可以使遲到者準時到會的因素。 會議中，讓遲到者做一些工作。 會后，個別詢問遲到的原因。有人早退 找出他或她經(jīng)常早退的原因。 會議開始時詢問是否每個人有都能堅持到規(guī)定的結(jié)束時間；如果有人不能，考慮縮短會議時間。有人總是重復(fù)某一問題 將他們的意見寫到活頁板上。 告訴他們，你已聽清了他們的意見。 將他們的意見列入以后會議討論的議程。有人故意尋找、嘲笑別人的毛病 要求與會人員提出對會議有價值的意見或建議。 提請大家注意，各種意見全部發(fā)表出來之前不對它們加以評判。 提醒對上述口頭協(xié)議持懷疑態(tài)度者，會議后期會留有評論的時間。 如果有人說這樣做是愚蠢的之類的話，或者用形體語言做否定暗示，告訴他：請保留意見，現(xiàn)在每個人的意見都是重要的。 如果他堅持不改，你可以請他離開會場。有人有防礙會議正常進行的異常表現(xiàn) 注意這樣的行為并詢問他想說明什么問題。 會議休息時，婉轉(zhuǎn)地向他指出他的異常表現(xiàn)妨礙會議正常進行，說明其對參會人員和主持人的不良影響。 如果會議繼續(xù)進行，要求他要注意控制自己的這種表現(xiàn)。有人做與會議無關(guān)的事情 進行提問，并且要求那些違規(guī)者發(fā)表意見。 會議中間休息時與違規(guī)者交談。 會議開始時，強調(diào)會議的基本規(guī)則與要求。有人交頭接耳 要求大家集中精力開會，例如問：我們可不可以只開一場會議？ 問那些交頭接耳談話者，能不能公開談話，或者會后再談。 會議休息時，詢問他們開會時發(fā)生了什么事。個別人占據(jù)會議討論的控制地位 如果你是在站著主持會議，慢慢靠近他們。 對他們提出的意見表示感謝，另行詢問其他人的看法。 請大家輪流發(fā)言；發(fā)表過看法的人先停一停，讓沒發(fā)過言的人發(fā)言。 萬不得已時，你可以點出，他們占據(jù)了討論會的控制地位。 作為最后一招，你可以設(shè)法請他們離開會場；如果他們的意見十分重要，會后再爭取他們。有人攻擊他人 如果他們攻擊的對象是其他與會人員，應(yīng)問清楚是什么問題；如果與本次會議無關(guān)，要求他們會后再解決這個問題。 利用活頁板或白板使發(fā)言內(nèi)容重新集中到討論議題上，并記下他們對該議題不同意見的要點。 作為最后一招，你可以設(shè)法請他們離開會場；如果他們的意見很重要，會后再去爭取他們。有人替別人下結(jié)論 要求他們讓其他人自己說出自己的意見。 與發(fā)言人核對他們的意見是否得到了正確的理解。有人表現(xiàn)得似乎熟知一切 肯定這種人的經(jīng)驗。 要求這種人耐心聽取別人的意見與觀點。有人打斷他人的談話 對正在發(fā)言的人這樣說：別著急，慢慢講。 對于插話的人，你可以說：請你讓艾麗斯把話講完，好嗎？ 在會外，向經(jīng)常好打斷別人談話者建議，可先將自己的意見記下來，等到有機會時再發(fā)言。在關(guān)鍵環(huán)節(jié)介入的技巧 返還：即將提出的問題返還給提問者，以此表示領(lǐng)導(dǎo)者并不負責(zé)回答所有的問題。 如果某個問題卡住了，就將它專門提出來，詢問發(fā)生了什么事，將它擺到桌面上來。 提醒與會人員注意基本規(guī)則和以前已達成的共識，使討論按預(yù)定軌道進行。 保證每一個人的發(fā)言圍繞同一內(nèi)容，采用相同程序，時間上保持同步，使討論問題集中。 營造良好的會議氣氛，保證大家參與的積極性和創(chuàng)造性；要使那些與大家不合拍的發(fā)言者不會感到有什么壓力，積極大膽地發(fā)言。 使用幽默的方法緩解緊張氣氛，但不能開那種排斥某些人或取笑別人的玩笑。結(jié)束會議的技巧 為了向與會人員和其他有關(guān)人員傳達會議的要點與做出的決定，要寫出跟進行動或制定出行動和傳達計劃。 會議目標完成時，結(jié)束會議；會議進行當中不再有新的進展時，結(jié)束會議；時間用完了時，結(jié)束會議。 對會議進行的情況和成果進行總結(jié)。 保證會后立即貫徹執(zhí)行會議決定。 強調(diào)觀點及意見保持一致的重要性，強調(diào)要保證貫徹會議精神，取得良好成效。 感謝各位與會者出席會議。19 / 19