【正文】 主題導(dǎo)覽 會議的類型和目的 準備會議 與會人如何做出決定 主持會議 會議出現(xiàn)問題時 會議結(jié)束 會后跟進工作 計劃、主持、跟進的步驟 討論問題的步驟 準備會議的技巧 主持會議的技巧 處理問題行為的技巧 在關(guān)鍵環(huán)節(jié)介入的技巧 結(jié)束會議的技巧 會議策劃人檢查表 行動與傳達計劃表 會議議程表 案例：你會怎么做？ 倒霉的星期五 現(xiàn)在是星期四晚上?，旣悂喺跒榈诙焐衔绲拿恐苌a(chǎn)例會擔(dān)心。和往常一樣，會議一半的時間將會用于解決由于小組成員在沒有征求所有相關(guān)人員意見的情況下就做決定而導(dǎo)致的問題上。她仿佛已經(jīng)聽到：為什么你不告訴我你正在做那件……，而可以猜到回答肯定是：對不起，但我覺得這似乎不是件大不了的事，不值一提以及我不想因召集大家開會討論這事而浪費諸位的時間等等。而這樣的問題不會僅有一、兩個人提起——恐怕每個人都會這種問題！ 瑪麗亞意識到她需要幫助小組更有效地進行意見交流，但應(yīng)該怎樣做呢？她不希望延長已經(jīng)令人精疲力竭的每周例會，但每出現(xiàn)一個問題就召集會議將極具破壞性，而且令人懊惱。 你會怎么做？ 龐大的中央車站 蓋力伯剛剛從會議上歸來，這個會議似乎是在火車站而不是在會議室召開的。他滿懷疑慮，寫下了會議實際的進程——顯然不是他本來分發(fā)的那一份。 議程 開會決定第二階段的問題及薩科項目的行動方案 上午10:00－12:30 5月12日，星期一 魚缸會議室 10:00–10:15湯姆和凱西到會，閑談，喝咖啡。10:15–10:20蘇、格雷格和吉爾到達，討論大廳里的新椅子。10:20–11:05喬斯進來，會議開始（盡管要求能被邀請參加會議的比爾仍未到）。我們討論四個主要問題，做出決定，開始為第一個問題擬寫行動步驟。11:05喬斯想起他還有另一個會議，就離開了。11:07–11:10比爾到達，離開找咖啡杯，后返回。11:10–11:20比爾（他沒有看議程和自上次會議以來分發(fā)給小組的報告）聽取對會議前45分鐘的討論所進行的總結(jié)。11:20–11:30比爾對四項決定中的兩項表示反對，他提醒我們項目的前景，后離開。凱西離開。11:32–11:40蘇、格雷格、吉爾、湯姆和我討論下一步的計劃。11:40–11:50吉爾和我收拾咖啡杯，擦桌子。蓋力伯知道他應(yīng)該做些什么以使這些會議更有效率，但他能真地去強迫別人、特別是他的上級按時到會并且按議程進行嗎？ 你會怎么做？ 我們開會了嗎？ 上星期，朱迪召開了一次大型會議。她邀請了合適的人選、清晰地闡述了會議的目的、也提前分發(fā)了清楚明了的書面背景報告和議程安排。她仔細傾聽，保證會議不脫離主題，但同時也很靈活地配合了一些沒有預(yù)料到的想法。她引導(dǎo)小組達成了共識。他們做出的決定經(jīng)過了深思熟慮，并制訂出了切合實際而且富有創(chuàng)意的策略。她只有一個問題：從會議開始，就根本沒有人談及決定和策略。每個人都在不斷地討論他們在會前一直從事的項目和優(yōu)先考慮的事情。朱迪甚至開始懷疑這次會議是否開過了。 你會怎么做？ 召開有效率的會議是每個稱職的經(jīng)理必須能夠做到的一件事。但并不容易！會議應(yīng)多久召開一次？經(jīng)理怎樣才能保證人們及時出席會議？怎樣交流意見？會后怎樣落實？ 在本主題中，你會學(xué)習(xí)如何確立會議目標、制訂切合實際的議程、與他人討論會議規(guī)則、及制訂將決定變成行動的計劃。 第一部分：主要內(nèi)容會議的類型和目的會議有幾種基本類型，每一類型可通過其不同的目的加以區(qū)分。在解決問題的會議上，與會者首先界定問題，然后起草解決它的方案。這種會議的參加者必須能夠識別問題，同時具有解決它的精力和技能。 在制定決策的會議上，與會人選擇執(zhí)行的方案。為了成功，與會人必須對決策過程達成一致意見：決策制定的方式是一致或多數(shù)通過，還是只有某些個人提供意見？ 其他類型的會議可以是為交流、匯報及反饋的目的而舉行。例如，關(guān)于某一項目的進展?fàn)顩r的會議用來使每個與會者掌握最新的發(fā)展動態(tài)。 顯然，會議可以具有一個以上的目的。例如：員工會議不僅經(jīng)常提供最新信息，而且可以用來解決具體問題。但是，無論會議有一個還是多個目的，都是由目的來決定何時召開會議。 一般來說，當(dāng)發(fā)生如下情形時，需要召開會議： 需要大家提供信息或建議。 需要大家參與做出決策或解決問題。 需要與大家分享信息和成功，或關(guān)系到全體人員的問題，或者需要全體成員了解某一特定情況。 需要來自不同部門、不同角度、不同工藝的人員提供解決方案的問題。 發(fā)現(xiàn)對一個問題、議題或領(lǐng)域的責(zé)任需要加以澄清。 獲悉大家感到有會面的強烈需要。如果發(fā)生下列情況，最好不要召開會議： 主題是關(guān)于某個人的，最好采取一對一的方式處理。 你沒有時間準備。 另一種交流方式可能更能發(fā)揮作用或更好，例如：一份備忘錄、電子郵件或電話。 問題已經(jīng)決定。 主題不值得占用每個人的時間。 大家很沮喪，在能夠找出沖突或受挫的源泉之前，需要分開一段時間。準 備 會 議 首先通過確定會議目的開始你的準備工作。會議是要通知、征求意見、解決問題、決定行動方案、澄清角色和職責(zé)，還是其中幾項的結(jié)合？特殊的目的將要決定你請哪些人參加及會議應(yīng)該怎樣進行。 將下列人員包括在會議中： 相關(guān)問題的主要決策人 能夠提供相關(guān)意見的人員 對問題負有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員 為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員 將要負責(zé)執(zhí)行會議做出的決定的人員在保證各有關(guān)方面都有代表的情況下，會議中只需包括足夠使你實現(xiàn)目的的人。你可以通過如下方式促使關(guān)鍵人員參加會議： 親自邀請他們，并安排適合他們時間安排的會議。 讓他們在會議上充當(dāng)活躍的角色，或者強調(diào)參加會議對于他們的益處。只有通過把真正的制約因素從潛在的危險中分離出來，你才能自信地掌管你的團隊。如果與會人超過了四個人，你就需要增加結(jié)構(gòu)的層次。如果你想要每個人都參與會議的過程，應(yīng)考慮按時間段將較大的會議細分為小組會議。 盡可能在會前制定議事日程。使用以下清單確定你的具體日程： 會議目的 期望的結(jié)果或目標 會議日期、時間及地點 主持人 與會群體的名稱，或參加者姓名 參加者的角色 有關(guān)形式的任何不同 任何外來參加者的姓名和角色 各項會議議題及負責(zé)人和分配的時間 會議長度 任何背景資料或需要預(yù)先準備的事宜 注意議題數(shù)目要保證在規(guī)定時間內(nèi)能夠真正完成。作為一般原則，假定進行一個議題需要至少30分鐘，五個議題要兩個小時。不過要記住，對具體議題的時間分配是有所不同的。在特定的時間范圍內(nèi)，最好低估而不是高估與會人能夠處理問題的數(shù)目。同時，盡量按照最優(yōu)順序編排議題以保證會議進程的流暢。 尋找彼此密切相關(guān)的問題 把信息共享與解決問題或做出決策區(qū)分開來 先從一些較簡單的問題開始，然后逐漸過渡到最復(fù)雜或最有爭議的問題，但不要回避困難問題。注意不要發(fā)生時間已經(jīng)用完卻沒有討論最重要的事項的現(xiàn)象。特別是對較長的會議，應(yīng)該在成員處于頭腦冷靜、想像力豐富的狀態(tài)時將最困難的問題提出來討論。 將復(fù)雜問題分