【正文】 感謝各位與會(huì)者出席會(huì)議。 保證會(huì)后立即貫徹執(zhí)行會(huì)議決定。 會(huì)議目標(biāo)完成時(shí)，結(jié)束會(huì)議；會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中不再有新的進(jìn)展時(shí)，結(jié)束會(huì)議；時(shí)間用完了時(shí)，結(jié)束會(huì)議。 使用幽默的方法緩解緊張氣氛，但不能開那種排斥某些人或取笑別人的玩笑。 保證每一個(gè)人的發(fā)言圍繞同一內(nèi)容，采用相同程序，時(shí)間上保持同步，使討論問題集中。 如果某個(gè)問題卡住了，就將它專門提出來，詢問發(fā)生了什么事，將它擺到桌面上來。 對于插話的人，你可以說：請你讓艾麗斯把話講完，好嗎？ 在會(huì)外，向經(jīng)常好打斷別人談話者建議，可先將自己的意見記下來，等到有機(jī)會(huì)時(shí)再發(fā)言。 要求這種人耐心聽取別人的意見與觀點(diǎn)。 與發(fā)言人核對他們的意見是否得到了正確的理解。 作為最后一招，你可以設(shè)法請他們離開會(huì)場；如果他們的意見很重要，會(huì)后再去爭取他們。有人攻擊他人 如果他們攻擊的對象是其他與會(huì)人員，應(yīng)問清楚是什么問題；如果與本次會(huì)議無關(guān)，要求他們會(huì)后再解決這個(gè)問題。 萬不得已時(shí)，你可以點(diǎn)出，他們占據(jù)了討論會(huì)的控制地位。 對他們提出的意見表示感謝，另行詢問其他人的看法。 會(huì)議休息時(shí)，詢問他們開會(huì)時(shí)發(fā)生了什么事。 會(huì)議開始時(shí)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議的基本規(guī)則與要求。有人做與會(huì)議無關(guān)的事情 進(jìn)行提問，并且要求那些違規(guī)者發(fā)表意見。 會(huì)議休息時(shí)，婉轉(zhuǎn)地向他指出他的異常表現(xiàn)妨礙會(huì)議正常進(jìn)行，說明其對參會(huì)人員和主持人的不良影響。 如果他堅(jiān)持不改，你可以請他離開會(huì)場。 提醒對上述口頭協(xié)議持懷疑態(tài)度者，會(huì)議后期會(huì)留有評論的時(shí)間。有人故意尋找、嘲笑別人的毛病 要求與會(huì)人員提出對會(huì)議有價(jià)值的意見或建議。 告訴他們，你已聽清了他們的意見。 會(huì)議開始時(shí)詢問是否每個(gè)人有都能堅(jiān)持到規(guī)定的結(jié)束時(shí)間；如果有人不能，考慮縮短會(huì)議時(shí)間。 會(huì)后，個(gè)別詢問遲到的原因。 找出可以使遲到者準(zhǔn)時(shí)到會(huì)的因素。 告訴大家會(huì)議的進(jìn)程、進(jìn)度及已取得的成果。 記錄在案——將發(fā)生的一切寫下來！ 請所有的人發(fā)言。先取得的成功常常會(huì)促進(jìn)以后的成功。主持會(huì)議的技巧 準(zhǔn)時(shí)開始及結(jié)束會(huì)議。 會(huì)議時(shí)間應(yīng)盡可能短，當(dāng)然仍要達(dá)到會(huì)議的預(yù)期目標(biāo)。一個(gè)沒有議程的會(huì)議就好象一個(gè)沒有地圖的勘探隊(duì)。 選擇合適的會(huì)議場所，并確認(rèn)該場所及相關(guān)設(shè)備屆時(shí)可用。第三部分：技巧準(zhǔn)備會(huì)議的技巧 只邀請那些需要出席會(huì)議的人員和有助于完成會(huì)議任務(wù)的人員。 討論問題的步驟 當(dāng)與會(huì)人員面對問題時(shí)，按順序用下列問題加以引導(dǎo)： 1. 成員對問題如何理解？該問題發(fā)生多久了？現(xiàn)在情況怎樣？ 2. 對問題的界定取得一致意見。這將顯示你作為領(lǐng)導(dǎo)的效率。如果你不能交付資源，應(yīng)解釋清楚原因。 13. 為執(zhí)行者提供許諾的資源確保向執(zhí)行人員提供完成被分配的任務(wù)所需的資源。你在會(huì)后的談話可以為你提供有價(jià)值的反饋，也可以防止簡單問題不必要地變成復(fù)雜問題。 期望結(jié)果。 最終決策； 備選方案； 問題的界定； 對出席會(huì)議者表示感謝。 下一步的行動(dòng)計(jì)劃； 討論的主要議題； 出席者； 它的寫作方式和內(nèi)容應(yīng)該使未出席的人員能夠了解會(huì)議情況及過程。如果行動(dòng)和傳達(dá)計(jì)劃被看作是實(shí)際的責(zé)任、義務(wù)或合同，它會(huì)更可能得以認(rèn)真執(zhí)行。它也可以保證有關(guān)方面了解決定，并有助于保證所有人聽到的是同樣的內(nèi)容或信息。 什么時(shí)間內(nèi)任務(wù)必須完成？使與會(huì)者承諾完成任務(wù)的時(shí)間期限符合實(shí)際將有助于保證任務(wù)得以認(rèn)真執(zhí)行。 誰將對這些任務(wù)負(fù)責(zé)？如果與會(huì)人員主動(dòng)承擔(dān)具體行動(dòng)，他們則更可能將任務(wù)完成。 會(huì)議如果結(jié)束時(shí)沒有行動(dòng)和傳達(dá)計(jì)劃，這樣的會(huì)議在會(huì)議室之外是沒有任何意義的。運(yùn)用這種方式需要注意的是，要讓所有成員都能夠感到他們的意見已得到重視，這一點(diǎn)非常重要。 領(lǐng)導(dǎo)決定可在最短的時(shí)間內(nèi)完成。在一致通過的情況下，并不是每個(gè)人都真正同意某個(gè)決定，但他們確實(shí)愿意對此予以支持。不過人們一般都會(huì)支持那些大家一致通過的決定。 采用投票的方式，可以使你在較短的時(shí)間內(nèi)做出決定。每種方式各有利弊。 不要匆忙對某一決策投票或做決定。 詢問大家的看法，鼓勵(lì)沒有發(fā)言的人陳述意見； 確保所有觀點(diǎn)都被大家聽到； 當(dāng)你感覺到與會(huì)者對某一特定問題有濃厚興趣時(shí)，觀察和傾聽每一位想表達(dá)意見的人。 如果一個(gè)與會(huì)者批評或攻擊其他人的發(fā)言，則應(yīng)予以干涉； 控制插話和活躍者；使靦腆的人能對會(huì)議作出貢獻(xiàn)； 8. 讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)7. 宣布會(huì)議的目的和目標(biāo)如果在會(huì)議前期說明會(huì)議的目的和目標(biāo)，你就能夠最大限度地減少脫離主題的現(xiàn)象以及與會(huì)者提出無關(guān)信息的現(xiàn)象。 鼓勵(lì)參會(huì)人員做準(zhǔn)備工作。 與參會(huì)人員交談，了解他們的意見和目標(biāo)。 收集相關(guān)文件和資料。根據(jù)會(huì)前從關(guān)鍵人物處獲得的信息，你可以調(diào)整議程安排。 5. 預(yù)先掌握關(guān)鍵人物的意見如果你能做到如下事宜你就能為會(huì)議做更好的準(zhǔn)備： 應(yīng)為討論編排議題順序： 對2個(gè)小時(shí)的會(huì)議，議題不應(yīng)超過五個(gè)，而30分鐘的會(huì)議則只設(shè)一項(xiàng)議題。 用于準(zhǔn)備會(huì)議或有利于縮短會(huì)議時(shí)間的背景資料 任何集體以外的與會(huì)者 與會(huì)人員的角色 主持人 期望的結(jié)果或目標(biāo) 4. 預(yù)先提供會(huì)議議程從下表中選擇恰當(dāng)?shù)膬?nèi)容： 通過如下方式使主要人員出席會(huì)議： 必須執(zhí)行決策的人； 能夠提供相關(guān)信息的人； 有權(quán)協(xié)助或阻止決策的人； 3. 邀請合適的人員參加應(yīng)包括下列人員： 決定決策方式。 明確決策者是你、你的上級、客戶、還是全體與會(huì)者。會(huì)上的每個(gè)人都將知道目標(biāo)是何時(shí)實(shí)現(xiàn)的。 由目標(biāo)來決定與會(huì)人員名單及會(huì)議應(yīng)怎樣進(jìn)行。2. 界定并明確會(huì)議目標(biāo)和過程 主題不值得占用人們的時(shí)間； 另一種交流方式可能會(huì)更好地發(fā)揮作用，例如備忘錄、電子郵件或電話交談； 你要解決的是人事問題； 你想讓有關(guān)方面聽到同樣的信息或消息并予理解。 你需要來自不同部門、不同角度、不同工藝的成員對一個(gè)問題提供解決方案； 你想與大家分享信息、成功、或擔(dān)憂； 你想要大家參加決策制定或解決問題； 1. 確保會(huì)議是 必要的 2. 界定并明確 會(huì)議目標(biāo)和過程 3. 邀請合適的人員參加 4. 預(yù)先提供會(huì)議議程 5. 預(yù)先掌握關(guān)鍵人物的意見 6. 為會(huì)上的討論和決策做準(zhǔn)備 會(huì)議之中 7. 宣布會(huì)議的目的和目標(biāo) 8. 讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì) 9. 完成每一個(gè)議題 10. 以一份行動(dòng)和傳達(dá)計(jì)劃結(jié)束會(huì)議 會(huì)議之后 11. 盡快以會(huì)議紀(jì)要跟進(jìn) 12. 與提出意見而沒有被采納的人員和對會(huì)議結(jié)果不滿意的人員進(jìn)行非正式交流 13. 為執(zhí)行者提供許諾的資源 14. 執(zhí)行決策1. 確保會(huì)議是必要的當(dāng)存在下列情況時(shí)，應(yīng)召開會(huì)議： 應(yīng)出席的人都到會(huì)了嗎？ 預(yù)期結(jié)果你怎么能夠知道會(huì)議是否有成效呢？可以通過會(huì)議結(jié)果進(jìn)行判斷： 最后決定 備選方案 問題的界定 下次會(huì)議或跟進(jìn)日期 做出的主要決定 會(huì)議目標(biāo)