【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 什么東西。 詢問(wèn)大家您是否未意識(shí)到某個(gè)要點(diǎn)或問(wèn)題，或者您是否造成了某些疑惑。 稍等一會(huì)再向他們提供建議。不要過(guò)快打破沉默。 確保您的行為不是問(wèn)題所在。 劃分為更小的小組以鼓勵(lì)更多的參與。如果團(tuán)隊(duì)不直接應(yīng)對(duì)問(wèn)題或只關(guān)注于一個(gè)問(wèn)題而不顧其他問(wèn)題，可能是因?yàn)槌蓡T害怕提出特定的主題。然而，您需要請(qǐng)發(fā)言人準(zhǔn)確地說(shuō)明問(wèn)題、事項(xiàng)或機(jī)會(huì)的本質(zhì)。然后查明問(wèn)題、事項(xiàng)或機(jī)會(huì)存在了多久，牽涉到何人及其結(jié)果如何。還要記住以下內(nèi)容： 如果有人提出一個(gè)引起爭(zhēng)議的或與眾不同的觀點(diǎn)，務(wù)必要向此人表示感謝。強(qiáng)化這樣一種觀點(diǎn)，即建設(shè)性爭(zhēng)論通常是獲得最佳答案的關(guān)鍵。 讓團(tuán)隊(duì)了解提出所有選擇方案、疑慮和問(wèn)題是多么重要，即便它們難以提出。 使他們相信您不會(huì)“扼殺信使”。遵守您的承諾，否則您將失去他人的信任。如果團(tuán)隊(duì)不斷重復(fù)已經(jīng)提出過(guò)的觀點(diǎn)： 在掛紙板或白板上跟蹤列明觀點(diǎn)。務(wù)必要確認(rèn)您已了解已經(jīng)提出的觀點(diǎn)。 如果有人開始重復(fù)已經(jīng)列出的觀點(diǎn)，可以指向掛紙板或白板并詢問(wèn)“這里不是已經(jīng)有這個(gè)觀點(diǎn)了嗎？您有什么新的內(nèi)容要補(bǔ)充嗎？”之類的話。當(dāng)發(fā)生沖突時(shí)： 叫停任何爭(zhēng)吵。 讓成員了解滿腔熱情是好事，但應(yīng)要求無(wú)法控制脾氣的人在會(huì)議室外面解決他們的問(wèn)題。 重申已經(jīng)達(dá)成一致的行為規(guī)范。 關(guān)注觀點(diǎn)或看法的實(shí)質(zhì)，而不是發(fā)言人的個(gè)人風(fēng)格或在組織中的地位。 鼓勵(lì)大家提供積極向上的建設(shè)性評(píng)論并盡量全面地考慮引起爭(zhēng)議的問(wèn)題。 防止成員過(guò)快地評(píng)估觀點(diǎn)。例如，當(dāng)成員似乎容易被彼此的建議激怒時(shí)，您可以說(shuō)“這也是一種觀點(diǎn)，但我們暫時(shí)不作評(píng)論，我先把它記下來(lái)，然后再聽聽還有其他什么觀點(diǎn)?！?使用試探性的提問(wèn)使成員擺脫固執(zhí)和凜然不可侵犯的狀態(tài)，并幫助發(fā)現(xiàn)根本問(wèn)題所在。 若實(shí)在不行，只有請(qǐng)爭(zhēng)論者離開會(huì)場(chǎng)。另請(qǐng)參見在關(guān)鍵時(shí)刻介入的技巧和討論問(wèn)題的步驟。領(lǐng)導(dǎo)者的其他角色 此處討論的介入技巧意味著在會(huì)議過(guò)程中，除了之前描述的基本角色外，領(lǐng)導(dǎo)者還必須準(zhǔn)備暫代其他角色。根據(jù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的動(dòng)態(tài)，領(lǐng)導(dǎo)者有時(shí)必須履行下列職責(zé)： 監(jiān)督者：確保日程得到遵照，想發(fā)言的每個(gè)人都獲得了發(fā)言的機(jī)會(huì)，并且沒有人發(fā)言過(guò)多。 異見者：對(duì)可能過(guò)早（即欠缺充分考慮）出現(xiàn)的意見一致提出質(zhì)疑。 一致建立者：發(fā)現(xiàn)并強(qiáng)調(diào)成員之間的一致之處。 贊揚(yáng)者：在適當(dāng)?shù)牡胤浇o予成員誠(chéng)摯的贊揚(yáng)。 詼諧者：緩解緊張氣氛并提醒成員他們之間存在共同紐帶。另請(qǐng)參見在線文章：“Is Your Company As Dull and Unproductive As Its Meetings?”結(jié)束事項(xiàng) 了解何時(shí)、如何結(jié)束會(huì)議可以幫助您激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員執(zhí)行一致同意的行動(dòng)計(jì)劃。何時(shí)結(jié)束 如果團(tuán)隊(duì)在結(jié)束最后一個(gè)事項(xiàng)時(shí)遇到困難，或大家在您結(jié)束會(huì)議之前就開始起身離開，您該怎么做？這些應(yīng)該解釋為一種警示信號(hào)，說(shuō)明會(huì)議可能到了該結(jié)束的時(shí)候了。這些警示信號(hào)通常與超時(shí)相關(guān)。下列建議可以幫助您防止會(huì)議超過(guò)協(xié)定的時(shí)間并贏得您同事的長(zhǎng)久感謝。 做出準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議的承諾。 掌握時(shí)間，或請(qǐng)一位團(tuán)隊(duì)成員擔(dān)任計(jì)時(shí)員。定時(shí)提醒團(tuán)隊(duì)剩余的時(shí)間以及尚未處理的日程事項(xiàng)。如果時(shí)間即將用完，應(yīng)優(yōu)先處理或推遲一些事項(xiàng)。 如果某些事項(xiàng)需要更多時(shí)間，應(yīng)先征求團(tuán)隊(duì)的同意再延長(zhǎng)時(shí)間，或安排另一次會(huì)議繼續(xù)討論。請(qǐng)記住，會(huì)議應(yīng)提前結(jié)束為宜。如果所有的目標(biāo)都已達(dá)到、人們似乎過(guò)于煩躁不安，或者發(fā)生了激烈的沖突，只有通過(guò)分開才能平息，請(qǐng)注意了，這些都預(yù)示著結(jié)束會(huì)議可能比較好。如何結(jié)束 重申或總結(jié)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)、所有要點(diǎn)或決策，并說(shuō)明它們將如何傳達(dá)給干系人。 明確后續(xù)步驟并強(qiáng)調(diào)行動(dòng)事項(xiàng)和溝通計(jì)劃的重要性。 強(qiáng)調(diào)每個(gè)人的觀點(diǎn)和想法的重要性。 如果合適，安排另一次會(huì)議。 請(qǐng)團(tuán)隊(duì)幫助評(píng)估會(huì)議并獲取有關(guān)下一次會(huì)議如何做得更好的建議。一旦結(jié)束會(huì)議，務(wù)必感謝所有到會(huì)人員。另請(qǐng)參見結(jié)束會(huì)議的技巧。會(huì)后的跟進(jìn) 主持會(huì)議最容易忽略的一個(gè)步驟通常是確保會(huì)后采取行動(dòng)。對(duì)于缺席會(huì)議的干系人，這尤其麻煩。會(huì)后認(rèn)真徹底地進(jìn)行跟進(jìn)可以使當(dāng)次會(huì)議和隨后的會(huì)議獲得成功。在結(jié)束時(shí)沒有形成行動(dòng)和溝通計(jì)劃的會(huì)議在會(huì)議室之外不會(huì)有生命力。制定行動(dòng)和溝通計(jì)劃 行動(dòng)和溝通計(jì)劃為參與者提供結(jié)論并帶來(lái)成就感。它還能提醒所有干系人注意關(guān)鍵決策，并有助于確保所有的人獲知的是相同的訊息。行動(dòng)和溝通計(jì)劃應(yīng)具備三個(gè)要素：什么、何人及何時(shí)。 什么具體決策和成果產(chǎn)生于此次會(huì)議以及會(huì)后需要完成什么任務(wù)？ 何人負(fù)責(zé)這些任務(wù)？如果與會(huì)者自發(fā)地承諾負(fù)責(zé)某些特定行動(dòng)，則他們更可能完成這些任務(wù)。 何時(shí)必須完成這些任務(wù)？讓參與者現(xiàn)實(shí)地對(duì)計(jì)劃安排做出承諾，以幫助確保任務(wù)真正得到落實(shí)。會(huì)議結(jié)束后，稍微調(diào)整行動(dòng)和溝通計(jì)劃表，然后與跟進(jìn)備忘錄一起發(fā)給所有與會(huì)者。還要將備忘錄發(fā)給那些沒有到會(huì)但需要得到相關(guān)信息的人員。如果他們把行動(dòng)和溝通計(jì)劃視作實(shí)際的責(zé)任、義務(wù)或契約，那么這些計(jì)劃更可能被執(zhí)行。另請(qǐng)參見會(huì)議紀(jì)要表。跟進(jìn)備忘錄包括什么內(nèi)容？最好的跟進(jìn)備忘錄是根據(jù)會(huì)議期間掛紙板或白板上記錄的要點(diǎn)或是您或記錄員所做的筆記整理而成的。寫跟進(jìn)備忘錄的目的在于讓沒有到會(huì)的人了解會(huì)議的情況。它包括： 出席者 會(huì)議目標(biāo) 所討論的關(guān)鍵主題 所做的重要決策 后續(xù)步驟或行動(dòng)計(jì)劃 下次會(huì)議或者后續(xù)會(huì)議的日期 對(duì)與會(huì)者的感謝問(wèn)題解決會(huì)議的跟進(jìn)備忘錄可能還包括： 問(wèn)題的確定 分析方法 備選方案 決策制定標(biāo)準(zhǔn) 決策 后續(xù)步驟 預(yù)期結(jié)果進(jìn)一步關(guān)注那些對(duì)會(huì)議感到不滿意或發(fā)言不多的人員尤為重要。這將幫助您獲取有關(guān)會(huì)議及其流程的反饋，或者至少可以幫助修復(fù)工作關(guān)系。此外，還要與決策流程中的所有干系人進(jìn)行溝通。跟進(jìn)備忘錄是讓他們獲取信息的好方法。您何以得知會(huì)議是否有效？通過(guò)結(jié)果判斷： 該到會(huì)的人是否都到會(huì)了？ 團(tuán)隊(duì)是否合作良好？ 會(huì)議是否實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)？另請(qǐng)參見策劃、主持會(huì)議及會(huì)后跟進(jìn)的步驟。虛擬會(huì)議 最好的會(huì)議是面對(duì)面的會(huì)議。當(dāng)爭(zhēng)議極大的事項(xiàng)到了緊要關(guān)頭，或主題的性質(zhì)比較刺激或敏感時(shí)，面對(duì)面的會(huì)議將是唯一奏效的選擇。然而，當(dāng)今商界的現(xiàn)實(shí)是，越來(lái)越多的會(huì)議不是圍著一張會(huì)議桌，而是通過(guò)科技手段來(lái)進(jìn)行的，這些會(huì)議實(shí)際上是虛擬會(huì)議。這些虛擬會(huì)議與面對(duì)面的會(huì)議大體上適用相同的原則。然而，您還是需要注意一些區(qū)別：視頻會(huì)議 視頻會(huì)議可讓在不同地點(diǎn)工作的同事在不離開辦公室的情況下“會(huì)面”。但是，視頻會(huì)議往往非常復(fù)雜，而且需要技術(shù)人員的協(xié)助。每位與會(huì)者必須具備基本的視頻條件：計(jì)算機(jī)、攝像頭、話筒、軟件以及 Internet 連接。遺憾的是，不同供應(yīng)商提供的系統(tǒng)并不總能與不同的計(jì)算機(jī)兼容。也就是說(shuō)，如果您擁有兼容的設(shè)備，視頻會(huì)議在參加方已經(jīng)見過(guò)面并建立了信任的情況下很有用，但對(duì)初次會(huì)議并不理想。如果大家曾一起工作并建立了和諧的關(guān)系，視頻會(huì)議便可以提供一種省時(shí)的方式，將相距遙遠(yuǎn)的團(tuán)隊(duì)成員聯(lián)系到一起進(jìn)行定期會(huì)議?；?Internet 的音頻會(huì)議 如果您必須將相距遙遠(yuǎn)的與會(huì)者聯(lián)系到一起，并需要實(shí)時(shí)交換一些視覺材料或數(shù)據(jù)，則基于 Internet 的音頻會(huì)議可作為視頻會(huì)議的有效替代手段。如果您要交換大量數(shù)據(jù)，則應(yīng)確保所有參與方具有高速 Internet 連接，否則令人沮喪的遲滯將使一些與會(huì)者跟不上步調(diào)。應(yīng)預(yù)先全面測(cè)試 Internet 連接，如果有人不熟悉軟件或網(wǎng)站，則應(yīng)在呼叫開始時(shí)向每個(gè)人提供快速教程。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議 這個(gè)詞語(yǔ)可以包括大量的可能性，從網(wǎng)站上簡(jiǎn)單的幻燈片共享到完整的流式視頻。通常，需要的帶寬越大，嘗試的傳輸越復(fù)雜，會(huì)議進(jìn)展不順利的可能性也就越大。應(yīng)預(yù)先全面測(cè)試技術(shù)，并選擇盡可能簡(jiǎn)單的連接。另請(qǐng)參見 Harvard ManageMentor 主題《管理虛擬團(tuán)隊(duì)》。策劃、主持會(huì)議及會(huì)后跟進(jìn)的步驟 會(huì)前 1. 確保會(huì)議有必要召開。在下列情況下可召開會(huì)議：o 您需要團(tuán)隊(duì)提供信息或建議o 您希望團(tuán)隊(duì)參與制定決策或解決問(wèn)題o 您需要處理的問(wèn)題無(wú)法通過(guò)一對(duì)一的交流得到解決o 您希望與整個(gè)團(tuán)隊(duì)分享信息、成功或分擔(dān)憂慮o 您發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)希望集合到一起o 您正在處理的問(wèn)題需要不同團(tuán)隊(duì)具有不同觀點(diǎn)或日程的成員提供意見o 您遇到了一個(gè)需要澄清的問(wèn)題且您不確定誰(shuí)應(yīng)對(duì)其負(fù)責(zé)o 您希望多名干系人獲知相同的訊息并理解該訊息。在下列情況下最好 不要 舉行會(huì)議：o 關(guān)于人員問(wèn)題o 您沒有時(shí)間準(zhǔn)備o 另一種方法可以達(dá)到同樣或更好的效果，如利用備忘錄、電子郵件或電話進(jìn)行溝通o 問(wèn)題已有定論o 會(huì)議主題不值得大家付出時(shí)間o 團(tuán)隊(duì)感到泄氣，需要先花時(shí)間解決問(wèn)題再一起協(xié)同工作2. 確定并明確會(huì)議的目標(biāo)與流程。o 會(huì)議的目標(biāo)是通報(bào)信息、解決問(wèn)題、引出想法還是做出決策？o 會(huì)議的目標(biāo)將決定由誰(shuí)參加會(huì)議以及如何主持會(huì)議。有些會(huì)議可能具有多個(gè)目標(biāo)。o 目標(biāo)需具體、明確且可以衡量。會(huì)議中的每個(gè)人都將知道何時(shí)才算達(dá)到了該目標(biāo)。o 確定誰(shuí)是決策者，例如您、您的管理者、客戶或團(tuán)隊(duì)。o 確定決策方法，例如領(lǐng)導(dǎo)者決策、團(tuán)隊(duì)投票決策或按照?qǐng)F(tuán)隊(duì)一致同意的原則進(jìn)行決策。3. 邀請(qǐng)合適的人員參加會(huì)議。盡量包含下列人員：o 最終決策者o 有權(quán)力支持或阻止決策的人員o 與問(wèn)題有關(guān)聯(lián)或受結(jié)果影響的人員o 能提供相關(guān)意見的人員o 對(duì)問(wèn)題具有義務(wù)的人員o 必須實(shí)施決策的人員o 可以代表所有干系人的觀點(diǎn)的人員您將有非常好的機(jī)會(huì)以個(gè)人名義邀請(qǐng)關(guān)鍵人物參加會(huì)議，并且依照他們的日程來(lái)安排會(huì)議時(shí)間。同時(shí)，要向他們說(shuō)明他們將在會(huì)議上扮演特定的角色，而且還要強(qiáng)調(diào)他們參加會(huì)議的好處。4. 預(yù)先提供日程。包括以下列表中的適當(dāng)內(nèi)容：o 會(huì)議的目的o 目標(biāo)或期望的結(jié)果o 日期、時(shí)間和地點(diǎn)o 會(huì)議的召集者o 集會(huì)團(tuán)隊(duì)的名稱或參與者的姓名o 參與者的角色o 會(huì)議形式的特殊之處o 任何外部參與者o 涉及的日程事項(xiàng)、相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和分配的時(shí)間o 任何可用于準(zhǔn)備工作或有助于縮短會(huì)議時(shí)間的背景材料o 會(huì)議要花多長(zhǎng)時(shí)間5. 預(yù)先試探關(guān)鍵的參與者。如果您能事先了解關(guān)鍵參與者對(duì)重要問(wèn)題的想法，則可以更好地準(zhǔn)備會(huì)議。花時(shí)間討論您希望他們與其他參會(huì)人員分享的觀點(diǎn)。然后您可以選擇根據(jù)您在會(huì)議之前從這些參與者那里獲得的信息來(lái)調(diào)整日程。6. 準(zhǔn)備要做出的討論和決策。會(huì)前做好準(zhǔn)備工作。o 收集相關(guān)的文件與數(shù)據(jù)資料。o 與參與者談?wù)撍麄兊目捶ê湍繕?biāo)。o 鼓勵(lì)參與者做好準(zhǔn)備工作并讓他們知道您對(duì)他們的想法很感興趣。o 向不參加會(huì)議但關(guān)注會(huì)議結(jié)果的管理者和其他高級(jí)經(jīng)理或主管做簡(jiǎn)要匯報(bào)。o 分發(fā)日程和相關(guān)的背景信息。會(huì)前 會(huì)中 7. 說(shuō)明會(huì)議的目的和目標(biāo)。如果您在會(huì)議之初說(shuō)明會(huì)議的目的和目標(biāo)，則可以最大程度地避免參與者離題或介紹無(wú)關(guān)的材料。這將有助于您保證會(huì)議的正常進(jìn)行。8. 讓每個(gè)