【文章內容簡介】 什么東西。 詢問大家您是否未意識到某個要點或問題，或者您是否造成了某些疑惑。 稍等一會再向他們提供建議。不要過快打破沉默。 確保您的行為不是問題所在。 劃分為更小的小組以鼓勵更多的參與。如果團隊不直接應對問題或只關注于一個問題而不顧其他問題，可能是因為成員害怕提出特定的主題。然而，您需要請發(fā)言人準確地說明問題、事項或機會的本質。然后查明問題、事項或機會存在了多久，牽涉到何人及其結果如何。還要記住以下內容： 如果有人提出一個引起爭議的或與眾不同的觀點，務必要向此人表示感謝。強化這樣一種觀點，即建設性爭論通常是獲得最佳答案的關鍵。 讓團隊了解提出所有選擇方案、疑慮和問題是多么重要，即便它們難以提出。 使他們相信您不會“扼殺信使”。遵守您的承諾，否則您將失去他人的信任。如果團隊不斷重復已經提出過的觀點： 在掛紙板或白板上跟蹤列明觀點。務必要確認您已了解已經提出的觀點。 如果有人開始重復已經列出的觀點，可以指向掛紙板或白板并詢問“這里不是已經有這個觀點了嗎？您有什么新的內容要補充嗎？”之類的話。當發(fā)生沖突時： 叫停任何爭吵。 讓成員了解滿腔熱情是好事，但應要求無法控制脾氣的人在會議室外面解決他們的問題。 重申已經達成一致的行為規(guī)范。 關注觀點或看法的實質，而不是發(fā)言人的個人風格或在組織中的地位。 鼓勵大家提供積極向上的建設性評論并盡量全面地考慮引起爭議的問題。 防止成員過快地評估觀點。例如，當成員似乎容易被彼此的建議激怒時，您可以說“這也是一種觀點，但我們暫時不作評論，我先把它記下來，然后再聽聽還有其他什么觀點。” 使用試探性的提問使成員擺脫固執(zhí)和凜然不可侵犯的狀態(tài)，并幫助發(fā)現根本問題所在。 若實在不行，只有請爭論者離開會場。另請參見在關鍵時刻介入的技巧和討論問題的步驟。領導者的其他角色 此處討論的介入技巧意味著在會議過程中，除了之前描述的基本角色外，領導者還必須準備暫代其他角色。根據團隊內部的動態(tài)，領導者有時必須履行下列職責： 監(jiān)督者：確保日程得到遵照，想發(fā)言的每個人都獲得了發(fā)言的機會，并且沒有人發(fā)言過多。 異見者：對可能過早（即欠缺充分考慮）出現的意見一致提出質疑。 一致建立者：發(fā)現并強調成員之間的一致之處。 贊揚者：在適當的地方給予成員誠摯的贊揚。 詼諧者：緩解緊張氣氛并提醒成員他們之間存在共同紐帶。另請參見在線文章：“Is Your Company As Dull and Unproductive As Its Meetings?”結束事項 了解何時、如何結束會議可以幫助您激勵團隊成員執(zhí)行一致同意的行動計劃。何時結束 如果團隊在結束最后一個事項時遇到困難，或大家在您結束會議之前就開始起身離開，您該怎么做？這些應該解釋為一種警示信號，說明會議可能到了該結束的時候了。這些警示信號通常與超時相關。下列建議可以幫助您防止會議超過協定的時間并贏得您同事的長久感謝。 做出準時結束會議的承諾。 掌握時間，或請一位團隊成員擔任計時員。定時提醒團隊剩余的時間以及尚未處理的日程事項。如果時間即將用完，應優(yōu)先處理或推遲一些事項。 如果某些事項需要更多時間，應先征求團隊的同意再延長時間，或安排另一次會議繼續(xù)討論。請記住，會議應提前結束為宜。如果所有的目標都已達到、人們似乎過于煩躁不安，或者發(fā)生了激烈的沖突，只有通過分開才能平息，請注意了，這些都預示著結束會議可能比較好。如何結束 重申或總結實現的目標、所有要點或決策，并說明它們將如何傳達給干系人。 明確后續(xù)步驟并強調行動事項和溝通計劃的重要性。 強調每個人的觀點和想法的重要性。 如果合適，安排另一次會議。 請團隊幫助評估會議并獲取有關下一次會議如何做得更好的建議。一旦結束會議，務必感謝所有到會人員。另請參見結束會議的技巧。會后的跟進 主持會議最容易忽略的一個步驟通常是確保會后采取行動。對于缺席會議的干系人，這尤其麻煩。會后認真徹底地進行跟進可以使當次會議和隨后的會議獲得成功。在結束時沒有形成行動和溝通計劃的會議在會議室之外不會有生命力。制定行動和溝通計劃 行動和溝通計劃為參與者提供結論并帶來成就感。它還能提醒所有干系人注意關鍵決策，并有助于確保所有的人獲知的是相同的訊息。行動和溝通計劃應具備三個要素：什么、何人及何時。 什么具體決策和成果產生于此次會議以及會后需要完成什么任務？ 何人負責這些任務？如果與會者自發(fā)地承諾負責某些特定行動，則他們更可能完成這些任務。 何時必須完成這些任務？讓參與者現實地對計劃安排做出承諾，以幫助確保任務真正得到落實。會議結束后，稍微調整行動和溝通計劃表，然后與跟進備忘錄一起發(fā)給所有與會者。還要將備忘錄發(fā)給那些沒有到會但需要得到相關信息的人員。如果他們把行動和溝通計劃視作實際的責任、義務或契約，那么這些計劃更可能被執(zhí)行。另請參見會議紀要表。跟進備忘錄包括什么內容？最好的跟進備忘錄是根據會議期間掛紙板或白板上記錄的要點或是您或記錄員所做的筆記整理而成的。寫跟進備忘錄的目的在于讓沒有到會的人了解會議的情況。它包括： 出席者 會議目標 所討論的關鍵主題 所做的重要決策 后續(xù)步驟或行動計劃 下次會議或者后續(xù)會議的日期 對與會者的感謝問題解決會議的跟進備忘錄可能還包括： 問題的確定 分析方法 備選方案 決策制定標準 決策 后續(xù)步驟 預期結果進一步關注那些對會議感到不滿意或發(fā)言不多的人員尤為重要。這將幫助您獲取有關會議及其流程的反饋，或者至少可以幫助修復工作關系。此外，還要與決策流程中的所有干系人進行溝通。跟進備忘錄是讓他們獲取信息的好方法。您何以得知會議是否有效？通過結果判斷： 該到會的人是否都到會了？ 團隊是否合作良好？ 會議是否實現了目標？另請參見策劃、主持會議及會后跟進的步驟。虛擬會議 最好的會議是面對面的會議。當爭議極大的事項到了緊要關頭，或主題的性質比較刺激或敏感時，面對面的會議將是唯一奏效的選擇。然而，當今商界的現實是，越來越多的會議不是圍著一張會議桌，而是通過科技手段來進行的，這些會議實際上是虛擬會議。這些虛擬會議與面對面的會議大體上適用相同的原則。然而，您還是需要注意一些區(qū)別：視頻會議 視頻會議可讓在不同地點工作的同事在不離開辦公室的情況下“會面”。但是，視頻會議往往非常復雜，而且需要技術人員的協助。每位與會者必須具備基本的視頻條件：計算機、攝像頭、話筒、軟件以及 Internet 連接。遺憾的是，不同供應商提供的系統并不總能與不同的計算機兼容。也就是說，如果您擁有兼容的設備，視頻會議在參加方已經見過面并建立了信任的情況下很有用，但對初次會議并不理想。如果大家曾一起工作并建立了和諧的關系，視頻會議便可以提供一種省時的方式，將相距遙遠的團隊成員聯系到一起進行定期會議?；?Internet 的音頻會議 如果您必須將相距遙遠的與會者聯系到一起，并需要實時交換一些視覺材料或數據，則基于 Internet 的音頻會議可作為視頻會議的有效替代手段。如果您要交換大量數據，則應確保所有參與方具有高速 Internet 連接，否則令人沮喪的遲滯將使一些與會者跟不上步調。應預先全面測試 Internet 連接，如果有人不熟悉軟件或網站，則應在呼叫開始時向每個人提供快速教程。網絡會議 這個詞語可以包括大量的可能性，從網站上簡單的幻燈片共享到完整的流式視頻。通常，需要的帶寬越大，嘗試的傳輸越復雜，會議進展不順利的可能性也就越大。應預先全面測試技術，并選擇盡可能簡單的連接。另請參見 Harvard ManageMentor 主題《管理虛擬團隊》。策劃、主持會議及會后跟進的步驟 會前 1. 確保會議有必要召開。在下列情況下可召開會議：o 您需要團隊提供信息或建議o 您希望團隊參與制定決策或解決問題o 您需要處理的問題無法通過一對一的交流得到解決o 您希望與整個團隊分享信息、成功或分擔憂慮o 您發(fā)現團隊希望集合到一起o 您正在處理的問題需要不同團隊具有不同觀點或日程的成員提供意見o 您遇到了一個需要澄清的問題且您不確定誰應對其負責o 您希望多名干系人獲知相同的訊息并理解該訊息。在下列情況下最好 不要 舉行會議：o 關于人員問題o 您沒有時間準備o 另一種方法可以達到同樣或更好的效果，如利用備忘錄、電子郵件或電話進行溝通o 問題已有定論o 會議主題不值得大家付出時間o 團隊感到泄氣，需要先花時間解決問題再一起協同工作2. 確定并明確會議的目標與流程。o 會議的目標是通報信息、解決問題、引出想法還是做出決策？o 會議的目標將決定由誰參加會議以及如何主持會議。有些會議可能具有多個目標。o 目標需具體、明確且可以衡量。會議中的每個人都將知道何時才算達到了該目標。o 確定誰是決策者，例如您、您的管理者、客戶或團隊。o 確定決策方法，例如領導者決策、團隊投票決策或按照團隊一致同意的原則進行決策。3. 邀請合適的人員參加會議。盡量包含下列人員：o 最終決策者o 有權力支持或阻止決策的人員o 與問題有關聯或受結果影響的人員o 能提供相關意見的人員o 對問題具有義務的人員o 必須實施決策的人員o 可以代表所有干系人的觀點的人員您將有非常好的機會以個人名義邀請關鍵人物參加會議，并且依照他們的日程來安排會議時間。同時，要向他們說明他們將在會議上扮演特定的角色，而且還要強調他們參加會議的好處。4. 預先提供日程。包括以下列表中的適當內容：o 會議的目的o 目標或期望的結果o 日期、時間和地點o 會議的召集者o 集會團隊的名稱或參與者的姓名o 參與者的角色o 會議形式的特殊之處o 任何外部參與者o 涉及的日程事項、相應的負責人和分配的時間o 任何可用于準備工作或有助于縮短會議時間的背景材料o 會議要花多長時間5. 預先試探關鍵的參與者。如果您能事先了解關鍵參與者對重要問題的想法，則可以更好地準備會議?；〞r間討論您希望他們與其他參會人員分享的觀點。然后您可以選擇根據您在會議之前從這些參與者那里獲得的信息來調整日程。6. 準備要做出的討論和決策。會前做好準備工作。o 收集相關的文件與數據資料。o 與參與者談論他們的看法和目標。o 鼓勵參與者做好準備工作并讓他們知道您對他們的想法很感興趣。o 向不參加會議但關注會議結果的管理者和其他高級經理或主管做簡要匯報。o 分發(fā)日程和相關的背景信息。會前 會中 7. 說明會議的目的和目標。如果您在會議之初說明會議的目的和目標，則可以最大程度地避免參與者離題或介紹無關的材料。這將有助于您保證會議的正常進行。8. 讓每個