【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 四川格蘭國(guó)際商務(wù)會(huì)所 采購(gòu)部 管理手冊(cè) 采購(gòu)部 部門組織結(jié)構(gòu)及崗位說明書 內(nèi)業(yè) 崗位說明書 版次： A 頁次： 1/1 工作職位：行政文員 直屬部門：總經(jīng)辦 直接上級(jí)： 采購(gòu)部 總經(jīng)理 上班時(shí)間： 9： 30— 18： 30 素質(zhì)要求： 男女不限 ，中專以上文化程度，形象氣質(zhì)佳，熟練掌握辦公自動(dòng)化，有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，責(zé)任心強(qiáng)， 有團(tuán)隊(duì)合作精神，服從管理。 工作概述： 負(fù)責(zé) 采購(gòu)部 內(nèi)務(wù)工作。 崗位職責(zé)： 各部門各類文件的打印、復(fù)??； 負(fù)責(zé)文件分發(fā)與管理：含編碼、分類裝訂、編查詢目錄、借閱管理、銷毀等， 及過期無效文件的回收、作廢、銷毀及暫留文件的保管；發(fā)至各部門的文件，要求各部門經(jīng)理簽收同時(shí)公司存檔。 打印紙張及印發(fā)表單管理（需作出月報(bào)表）； 辦公用品申購(gòu)、領(lǐng)用、管理，每月 28 日前需做出實(shí)用情況月統(tǒng)計(jì)表；并于每月 5日前上報(bào)下月的辦公用品計(jì)劃。 完成 采購(gòu) 經(jīng)理交辦的其它工作。 接口部門：人力資源部 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 日期： 四川格蘭國(guó)際商務(wù)會(huì)所有限公司 采購(gòu)部 管理手冊(cè) 第 五 章 部 門 管 理 制 度 四川格蘭國(guó)際商務(wù)會(huì)所 采購(gòu)部 管理手冊(cè) 部門管理制度 管理手冊(cè)的編制和控制 版次： A MSEO001 頁次： 1/2 目的：指導(dǎo)各部門如何進(jìn)行編制、管理《部門管理手冊(cè)》。 一、 管理手冊(cè)是部門經(jīng)營(yíng)管理工作的指導(dǎo)、保障文件體系。 二、 每卷管理手冊(cè)都由八個(gè)章節(jié)組成。 第一至第三章除封面外的所有內(nèi)容由公司 采購(gòu)部 辦公室統(tǒng)一編制，并發(fā)放到各個(gè)部門。 第四章為《部門組織結(jié)構(gòu)和 崗位說明書》，包含部門組織結(jié)構(gòu)圖、部門職責(zé)和各崗位的崗位說明書。組織結(jié)構(gòu)圖、部門職責(zé)和主管以上崗位說明書由部門經(jīng)理編制、部門總監(jiān)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)，主管以下崗位說明書由部門經(jīng)理編制，部門總監(jiān)批準(zhǔn)。 第五章為《部門管理制度》，由各部門經(jīng)理根據(jù)部門實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理工作需要進(jìn)行編制，并經(jīng)部門總監(jiān)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效； 第六章為《部門操作程序與規(guī)范》，由各部門經(jīng)理根據(jù)部門實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理工作需要進(jìn)行編制，并經(jīng)部門總監(jiān)批準(zhǔn)后生效； 第七章為《接口文件》，指本部門收到的其他部門發(fā)放的與本部門工作相關(guān)的管理制度、操作規(guī)范或運(yùn)作表 格，各部門根據(jù)接口文件編制《接口文件目錄》即可，并將收到的接口文件按目錄清單列表順序附在目錄后。 第八章為《部門運(yùn)作表格》，由各部門經(jīng)理根據(jù)部門實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理工作需要進(jìn)行編制，并經(jīng)部門總監(jiān)批準(zhǔn)后生效； 三、 文件的編寫格式說明： （一） 各類文件都有其固定格式，應(yīng)該保持統(tǒng)一； （二） 每章節(jié)都有格式統(tǒng)一的封面，第四 —— 八章還有固定格式的目錄； （三） 每份文件頁首應(yīng)有規(guī)定的標(biāo)題、文件編號(hào)、版次、頁碼等文件標(biāo)識(shí)，頁尾有接口部門欄和審批簽字欄，如果文件內(nèi)容超過一頁，則只需在最末一頁的頁尾寫明接口部門及審批簽字。 （四） 文件標(biāo)識(shí)的說明：（參照本表） 文件代碼的說明： A、 文件類別代碼： 共三類： MS管理制度， SOP操作程序及規(guī)范， OF運(yùn)作表格 B、 部門代碼及分部門代碼 四川格蘭國(guó)際商務(wù)會(huì)所 采購(gòu)部 管理手冊(cè) 部門管理制度 管理手冊(cè)的編制和控制 版次： A MSEO001 頁次： 2/2 文件編碼管理： 采用文件編碼的目的是便于查找、管理文件，文件編碼由文件類別代碼、部門代碼 /（分部門代碼）、文件序號(hào)三部分組成，文件序號(hào)從 01 開始，各部分之間用“ ”連接。如： “ MSEO001” A、 版次：用英文字母表示，由 A 開始，每次修改后需更改版次號(hào)； B、 頁碼的書寫格式：（頁次） /（總頁數(shù)） 如： 1/2 C、 字體字號(hào)：頁首頁尾格 式固定，具體內(nèi)容統(tǒng)一使用小四號(hào)宋體 四、 文件的發(fā)放控制： 所有部門管理手冊(cè)應(yīng)整卷抄送行政辦公室存檔。 第五、六、八章節(jié)的文件應(yīng)發(fā)放至各接口部門，“接口部門”指文件內(nèi)容涉及到的所有部門。 各部門文件如有增添、刪減或更改，應(yīng)按照規(guī)定審批程序?qū)徟螅瑧?yīng)及時(shí)發(fā)放至行政辦公室存檔及各接口部門，發(fā)放時(shí)使用《文件簽收登記表》（見附件）登記，并收回原文件作廢。在每次發(fā)放的同時(shí)，應(yīng)將部門最新制度目錄（封面）一同發(fā)放給各部門。 五、 相關(guān)運(yùn)作表格： OFEO001《文件簽收登記表》 部門名稱 部門編號(hào) 部門名稱 部門編號(hào) EO 總經(jīng)理辦公室 EO 人力資源部 HR 營(yíng)銷部 SM 財(cái)務(wù)部 FIN 分部門：銷售部 S 采購(gòu)部 PUR 公關(guān)策劃部 P 前廳部 FO 采購(gòu)部 FB 客房部 HK 分部門：中餐廳 C 西餐廳 W 接口部門：各部門 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 日期： 采購(gòu)部 門管理制度 版次： A MSEO001 頁次： 2/2 第一條：為規(guī)范原材料的采購(gòu)程序、節(jié)約采購(gòu)成本、滿足經(jīng)營(yíng)的需求、提高經(jīng)濟(jì)效益、特制訂本制度。 第二條：采購(gòu)部工作基本要求 所有采購(gòu)項(xiàng)目均需由部門申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部審批， 1 萬以內(nèi)的采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)總經(jīng)理 簽批授權(quán)即可實(shí)施采購(gòu)； (1 萬以上須經(jīng)董事會(huì)指定人員簽批 ) 所有采購(gòu)物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供兩次報(bào)價(jià)單； 所有采購(gòu)物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定； 采購(gòu)部工作人員須對(duì)自己采購(gòu)物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)； 采購(gòu)部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取公司使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫，以書面形式匯報(bào)給財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理； 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購(gòu)部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交。上 述資料及采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息采購(gòu)部每天須錄入至采購(gòu)部?jī)r(jià)格信息庫。 采購(gòu)時(shí)間要求：一般物品采購(gòu)時(shí)間為 3 天；急用物品當(dāng)天必須采購(gòu)回來；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購(gòu)。 采購(gòu)部禁止采購(gòu)任何未下采購(gòu)申請(qǐng)單的物品（ 200 元內(nèi)不常用物品采購(gòu)可以免申請(qǐng)），否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷。 禁止使用部門自行采購(gòu)物品或私自與供應(yīng)商洽談采購(gòu)事宜。 采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)、協(xié)調(diào)各供貨商的貨款支付事宜；對(duì)到期的應(yīng)付帳款，公司應(yīng)及時(shí)支付，以建立公司良好形象，維護(hù)公司財(cái)務(wù)信譽(yù)，同時(shí)也為日后的采購(gòu)工作提 供便利。 第三條：采購(gòu)方式及供貨商的確定： 一、采購(gòu)方式的確定： 對(duì)于用量大、消耗快、周轉(zhuǎn)頻繁的原材料，可選擇供貨商送貨的方式。 對(duì)于使用平率低，不容易集中采購(gòu)的貨物可由采購(gòu)人員采購(gòu)。 對(duì)于一些特殊的原材料可由外地發(fā)貨，按計(jì)劃定期申購(gòu)。 二、供貨商的確定原則： 初選供貨商：要深入細(xì)致的進(jìn)行市場(chǎng)考察，要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商，進(jìn)行綜合考察，在考察中要重點(diǎn)了解供貨商的實(shí)力，專業(yè)化程度，貨物來源，價(jià)格、質(zhì)量極其目前的供貨狀況。 試用供貨商：對(duì)于同類商品找出兩家同時(shí)供貨，重點(diǎn)從質(zhì) 量、價(jià)格、服務(wù)三方面來進(jìn)行比較嘗試。 確定供貨商：在使用兩個(gè)月的基礎(chǔ)上，由總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、總廚、采購(gòu)部主管組成審查小組，以民主表決的方式集中投票表決來確定。 簽訂供貨合同：確定供貨商后，由總經(jīng)理與供貨商簽訂供貨合同，合同的期限不得超過一年。 供貨商的更換與續(xù)用：在合作的過程中，如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿前，由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。 第四條：市場(chǎng)調(diào)查原則 由財(cái)務(wù)部人員、采購(gòu)主管、行政總廚每月不少于兩次進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄，寫明調(diào)查人員，調(diào)查時(shí)間、地點(diǎn)及 調(diào)查結(jié)果，由全體人員簽字后交財(cái)務(wù)部存檔。 調(diào)查時(shí)間、地點(diǎn)的選擇： 每 15 天調(diào)查一次，以批發(fā)市場(chǎng)早市開市期間為調(diào)查區(qū)間，不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當(dāng)日或次日調(diào)查。市場(chǎng)的調(diào)查以供貨商所在的市場(chǎng)為準(zhǔn)。 調(diào)查的方法和程序： 調(diào)查組應(yīng)遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則，單項(xiàng)貨品的調(diào)查不應(yīng)低于三家。調(diào)查中要堅(jiān)持集中調(diào)查的原則，調(diào)查時(shí)應(yīng)實(shí)行看、聞、摸等手段、必要時(shí)可進(jìn)行采樣。對(duì)被調(diào)查的商品要詳細(xì)的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價(jià)后要進(jìn)行討價(jià)還價(jià)，切忌只記錄賣方一口價(jià)。 除實(shí) 地調(diào)查外，當(dāng)?shù)氐膱?bào)刊、雜志、電視、網(wǎng)絡(luò)等所刊出的價(jià)格，同行報(bào)價(jià)也是調(diào)查的手段和依據(jù)。 調(diào)查結(jié)果由調(diào)查小組結(jié)合實(shí)地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進(jìn)行綜合討論通過。 零星物品的調(diào)查由財(cái)務(wù)部人員（采購(gòu)人員除外）實(shí)施。 第五條：采購(gòu)的定價(jià)原則： 對(duì)供貨商所供物品的定價(jià)：在市場(chǎng)調(diào)查的基礎(chǔ)上，每半月制定一次，零星物品的采購(gòu)價(jià)格不定期進(jìn)行。 定價(jià)程序：由財(cái)務(wù)部人員及采購(gòu)經(jīng)理一起根據(jù)市