【文章內(nèi)容簡介】 四川格蘭國際商務(wù)會所 采購部 管理手冊 采購部 部門組織結(jié)構(gòu)及崗位說明書 內(nèi)業(yè) 崗位說明書 版次： A 頁次： 1/1 工作職位：行政文員 直屬部門：總經(jīng)辦 直接上級： 采購部 總經(jīng)理 上班時間： 9： 30— 18： 30 素質(zhì)要求： 男女不限 ，中專以上文化程度，形象氣質(zhì)佳，熟練掌握辦公自動化，有檔案管理經(jīng)驗，責(zé)任心強， 有團隊合作精神，服從管理。 工作概述： 負責(zé) 采購部 內(nèi)務(wù)工作。 崗位職責(zé)： 各部門各類文件的打印、復(fù)??； 負責(zé)文件分發(fā)與管理：含編碼、分類裝訂、編查詢目錄、借閱管理、銷毀等， 及過期無效文件的回收、作廢、銷毀及暫留文件的保管；發(fā)至各部門的文件，要求各部門經(jīng)理簽收同時公司存檔。 打印紙張及印發(fā)表單管理（需作出月報表）； 辦公用品申購、領(lǐng)用、管理，每月 28 日前需做出實用情況月統(tǒng)計表；并于每月 5日前上報下月的辦公用品計劃。 完成 采購 經(jīng)理交辦的其它工作。 接口部門：人力資源部 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 日期： 四川格蘭國際商務(wù)會所有限公司 采購部 管理手冊 第 五 章 部 門 管 理 制 度 四川格蘭國際商務(wù)會所 采購部 管理手冊 部門管理制度 管理手冊的編制和控制 版次： A MSEO001 頁次： 1/2 目的：指導(dǎo)各部門如何進行編制、管理《部門管理手冊》。 一、 管理手冊是部門經(jīng)營管理工作的指導(dǎo)、保障文件體系。 二、 每卷管理手冊都由八個章節(jié)組成。 第一至第三章除封面外的所有內(nèi)容由公司 采購部 辦公室統(tǒng)一編制，并發(fā)放到各個部門。 第四章為《部門組織結(jié)構(gòu)和 崗位說明書》，包含部門組織結(jié)構(gòu)圖、部門職責(zé)和各崗位的崗位說明書。組織結(jié)構(gòu)圖、部門職責(zé)和主管以上崗位說明書由部門經(jīng)理編制、部門總監(jiān)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)，主管以下崗位說明書由部門經(jīng)理編制，部門總監(jiān)批準(zhǔn)。 第五章為《部門管理制度》，由各部門經(jīng)理根據(jù)部門實際經(jīng)營管理工作需要進行編制，并經(jīng)部門總監(jiān)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效； 第六章為《部門操作程序與規(guī)范》，由各部門經(jīng)理根據(jù)部門實際經(jīng)營管理工作需要進行編制，并經(jīng)部門總監(jiān)批準(zhǔn)后生效； 第七章為《接口文件》，指本部門收到的其他部門發(fā)放的與本部門工作相關(guān)的管理制度、操作規(guī)范或運作表 格，各部門根據(jù)接口文件編制《接口文件目錄》即可，并將收到的接口文件按目錄清單列表順序附在目錄后。 第八章為《部門運作表格》，由各部門經(jīng)理根據(jù)部門實際經(jīng)營管理工作需要進行編制，并經(jīng)部門總監(jiān)批準(zhǔn)后生效； 三、 文件的編寫格式說明： （一） 各類文件都有其固定格式，應(yīng)該保持統(tǒng)一； （二） 每章節(jié)都有格式統(tǒng)一的封面，第四 —— 八章還有固定格式的目錄； （三） 每份文件頁首應(yīng)有規(guī)定的標(biāo)題、文件編號、版次、頁碼等文件標(biāo)識，頁尾有接口部門欄和審批簽字欄，如果文件內(nèi)容超過一頁，則只需在最末一頁的頁尾寫明接口部門及審批簽字。 （四） 文件標(biāo)識的說明：（參照本表） 文件代碼的說明： A、 文件類別代碼： 共三類： MS管理制度， SOP操作程序及規(guī)范， OF運作表格 B、 部門代碼及分部門代碼 四川格蘭國際商務(wù)會所 采購部 管理手冊 部門管理制度 管理手冊的編制和控制 版次： A MSEO001 頁次： 2/2 文件編碼管理： 采用文件編碼的目的是便于查找、管理文件，文件編碼由文件類別代碼、部門代碼 /（分部門代碼）、文件序號三部分組成，文件序號從 01 開始，各部分之間用“ ”連接。如： “ MSEO001” A、 版次：用英文字母表示，由 A 開始，每次修改后需更改版次號； B、 頁碼的書寫格式：（頁次） /（總頁數(shù)） 如： 1/2 C、 字體字號：頁首頁尾格 式固定，具體內(nèi)容統(tǒng)一使用小四號宋體 四、 文件的發(fā)放控制： 所有部門管理手冊應(yīng)整卷抄送行政辦公室存檔。 第五、六、八章節(jié)的文件應(yīng)發(fā)放至各接口部門，“接口部門”指文件內(nèi)容涉及到的所有部門。 各部門文件如有增添、刪減或更改，應(yīng)按照規(guī)定審批程序?qū)徟?，?yīng)及時發(fā)放至行政辦公室存檔及各接口部門，發(fā)放時使用《文件簽收登記表》（見附件）登記，并收回原文件作廢。在每次發(fā)放的同時，應(yīng)將部門最新制度目錄（封面）一同發(fā)放給各部門。 五、 相關(guān)運作表格： OFEO001《文件簽收登記表》 部門名稱 部門編號 部門名稱 部門編號 EO 總經(jīng)理辦公室 EO 人力資源部 HR 營銷部 SM 財務(wù)部 FIN 分部門：銷售部 S 采購部 PUR 公關(guān)策劃部 P 前廳部 FO 采購部 FB 客房部 HK 分部門：中餐廳 C 西餐廳 W 接口部門：各部門 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 日期： 采購部 門管理制度 版次： A MSEO001 頁次： 2/2 第一條：為規(guī)范原材料的采購程序、節(jié)約采購成本、滿足經(jīng)營的需求、提高經(jīng)濟效益、特制訂本制度。 第二條：采購部工作基本要求 所有采購項目均需由部門申請，財務(wù)部審批， 1 萬以內(nèi)的采購項目經(jīng)總經(jīng)理 簽批授權(quán)即可實施采購； (1 萬以上須經(jīng)董事會指定人員簽批 ) 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供兩次報價單； 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定； 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責(zé)； 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取公司使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫，以書面形式匯報給財務(wù)部、總經(jīng)理； 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動時須全部列入移交。上 述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫。 采購時間要求：一般物品采購時間為 3 天；急用物品當(dāng)天必須采購回來；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購。 采購部禁止采購任何未下采購申請單的物品（ 200 元內(nèi)不常用物品采購可以免申請），否則財務(wù)部將不予以報銷。 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜。 采購部負責(zé)跟進、協(xié)調(diào)各供貨商的貨款支付事宜；對到期的應(yīng)付帳款，公司應(yīng)及時支付，以建立公司良好形象，維護公司財務(wù)信譽，同時也為日后的采購工作提 供便利。 第三條：采購方式及供貨商的確定： 一、采購方式的確定： 對于用量大、消耗快、周轉(zhuǎn)頻繁的原材料，可選擇供貨商送貨的方式。 對于使用平率低，不容易集中采購的貨物可由采購人員采購。 對于一些特殊的原材料可由外地發(fā)貨，按計劃定期申購。 二、供貨商的確定原則： 初選供貨商：要深入細致的進行市場考察，要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力，專業(yè)化程度，貨物來源，價格、質(zhì)量極其目前的供貨狀況。 試用供貨商：對于同類商品找出兩家同時供貨，重點從質(zhì) 量、價格、服務(wù)三方面來進行比較嘗試。 確定供貨商：在使用兩個月的基礎(chǔ)上，由總經(jīng)理、財務(wù)部、總廚、采購部主管組成審查小組，以民主表決的方式集中投票表決來確定。 簽訂供貨合同：確定供貨商后，由總經(jīng)理與供貨商簽訂供貨合同，合同的期限不得超過一年。 供貨商的更換與續(xù)用：在合作的過程中，如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿前，由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。 第四條：市場調(diào)查原則 由財務(wù)部人員、采購主管、行政總廚每月不少于兩次進行市場調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄，寫明調(diào)查人員，調(diào)查時間、地點及 調(diào)查結(jié)果，由全體人員簽字后交財務(wù)部存檔。 調(diào)查時間、地點的選擇： 每 15 天調(diào)查一次，以批發(fā)市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間，不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當(dāng)日或次日調(diào)查。市場的調(diào)查以供貨商所在的市場為準(zhǔn)。 調(diào)查的方法和程序： 調(diào)查組應(yīng)遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則，單項貨品的調(diào)查不應(yīng)低于三家。調(diào)查中要堅持集中調(diào)查的原則，調(diào)查時應(yīng)實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。對被調(diào)查的商品要詳細的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價后要進行討價還價，切忌只記錄賣方一口價。 除實 地調(diào)查外，當(dāng)?shù)氐膱罂?、雜志、電視、網(wǎng)絡(luò)等所刊出的價格，同行報價也是調(diào)查的手段和依據(jù)。 調(diào)查結(jié)果由調(diào)查小組結(jié)合實地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進行綜合討論通過。 零星物品的調(diào)查由財務(wù)部人員（采購人員除外）實施。 第五條：采購的定價原則： 對供貨商所供物品的定價：在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上，每半月制定一次，零星物品的采購價格不定期進行。 定價程序：由財務(wù)部人員及采購經(jīng)理一起根據(jù)市