【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 常具有一點(diǎn)激勵(lì)作用。但定期會(huì)議也有它的弊端，耗費(fèi)時(shí)間，特別是會(huì)議組織得不好更是如此，它要求經(jīng)理掌握一定的交流技巧，以保證溝通是真實(shí)的，不是閑聊和敷衍塞責(zé)。在決定溝通會(huì)議的成效中，主管人員扮演了重要的角色。其關(guān)鍵在于選擇解決問(wèn)題的意向，而不是責(zé)備，當(dāng)員工意識(shí)到你在幫他們而不是責(zé)備他們時(shí)，他們會(huì)更坦誠(chéng)地對(duì)你。這種會(huì)議不需要進(jìn)行詳細(xì)記錄，一般來(lái)說(shuō)，記錄下有關(guān)績(jī)效缺陷的討論情況、解決問(wèn)題的措施以及有關(guān)特別出色的績(jī)效情況也是個(gè)好習(xí)慣。有些討論是可以共享的，企業(yè)中任何人都不是孤島，大多數(shù)人的工作任務(wù)都是以某種形式關(guān)聯(lián)著的，每一個(gè)員工的工作和任務(wù)與其他員工的工作和任務(wù)是相互影響的。開放式的員工會(huì)議會(huì)讓每個(gè)員工了解其他員工的工作，并參與其他人的績(jī)效問(wèn)題的解決。這里有一個(gè)例外：當(dāng)涉及到個(gè)人績(jī)效方面的嚴(yán)重問(wèn)題時(shí)，公司員工會(huì)議都不是個(gè)好的討論場(chǎng)所。任何懲罰行為都應(yīng)是私下里進(jìn)行的。記住：永遠(yuǎn)別在小組會(huì)議上做有辱員工的事。員工績(jī)效會(huì)議可能會(huì)有比較拖沓、浪費(fèi)時(shí)間之嫌。這可以通過(guò)基本的會(huì)議技巧來(lái)排除。明確會(huì)議目的和讓開會(huì)員工提前做準(zhǔn)備是個(gè)不錯(cuò)的主意，支持人可以使用一些標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)題來(lái)組織會(huì)議。如：※ 簡(jiǎn)要介紹以下工作職責(zé)的完成情況?！?在哪些方面進(jìn)展較好？※ 自上次會(huì)議以來(lái)，遇到哪些問(wèn)題和挑戰(zhàn)？※ 我們中有誰(shuí)能幫助你做點(diǎn)事嗎？主管和員工之間的工作進(jìn)展情況溝通，并非都是事先計(jì)劃好的或必須采取正式會(huì)議或書面形式。事實(shí)上，非正式的會(huì)議、閑聊時(shí)進(jìn)行的交談所起到的效果往往超過(guò)正式的溝通。使用非正式的方法的主要優(yōu)點(diǎn)就是它們來(lái)得及時(shí)。問(wèn)題發(fā)生后，馬上就可以進(jìn)行簡(jiǎn)短的交流，從而使問(wèn)題很快得到解決。對(duì)于非正式方法，沒有絕對(duì)正確形式，每天或每周花些時(shí)間與員工溝通，問(wèn)些“事情進(jìn)展怎么樣了？”或“我能幫你干點(diǎn)什么？”等等。但是要注意創(chuàng)造一個(gè)合適的氛圍，當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，要讓到你這兒來(lái)的員工感到舒適輕松。有一個(gè)經(jīng)理抱怨說(shuō)，盡管他有敞開大門原則的聲明，他的員工從不告訴他應(yīng)該知道的事。他沒有意識(shí)到問(wèn)題在于他的態(tài)度：當(dāng)員工與他打交道時(shí)，他常常表現(xiàn)出不感興趣甚至惱火于被打擾。所以員工都不愿意和他講話。如果你要員工與你打交道，要明白你得熱情接待并流出時(shí)間給他們。溝通時(shí)要注意：※ 溝通時(shí)要把重心放在“我們”上面?！拔覀?nèi)绾谓鉀Q這個(gè)問(wèn)題？”“我們?nèi)绾问顾菀滓恍俊被颉拔胰绾尾拍軒椭?？”?不要在詢問(wèn)時(shí)進(jìn)行威脅和恫嚇，要通過(guò)詢問(wèn)得到足夠的信息，以便你與員工解決問(wèn)題?！?要讓員工知道你需要什么、想要什么和期待什么，以便員工為你進(jìn)行準(zhǔn)備。不要認(rèn)為這是明顯的事。※ 不要僅看到問(wèn)題，也要看到成績(jī)，有成績(jī)時(shí)應(yīng)該祝賀。※ 鼓勵(lì)員工自己評(píng)價(jià)他們的工作進(jìn)展，他們比你更清楚現(xiàn)狀，他們比你更接近工作。又是你需要指導(dǎo)員工進(jìn)行更準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，但一般來(lái)說(shuō)，如果員工知道你是想幫助他們成功而不是挑毛病時(shí)，員工是很誠(chéng)實(shí)的。3． 信息收集不管你是想幫助員工進(jìn)步，還是想對(duì)生產(chǎn)效率低下的員工進(jìn)行懲罰，或是改進(jìn)工作辦法，都需要數(shù)據(jù)和信息，以便進(jìn)行決策，而且必要時(shí)它還可以作為證明你行動(dòng)正確的依據(jù)。如果你想幫助員工進(jìn)步，你就需要知道哪些地方的改進(jìn)是必須的，哪些地方的改進(jìn)是可能的。而這些就需要信息。信息收集就是要得到有關(guān)能改善組織或個(gè)人績(jī)效信息的過(guò)程。觀察是信息收集的一種途徑。當(dāng)我們經(jīng)過(guò)車間時(shí)，我們會(huì)看到某一員工一分鐘做多少產(chǎn)品，這時(shí)你就觀察到了東西，那就是數(shù)據(jù)。它不能告訴你是什么問(wèn)題或如何處理，但它告訴你有些東西是可以改進(jìn)的。我們不能錯(cuò)誤地認(rèn)為，我們只注意和記錄壞事，我們更需要好事、成就和業(yè)績(jī)。當(dāng)我們看到一個(gè)員工以一種建設(shè)性、更富效率的方式工作時(shí)，我們就應(yīng)該作為關(guān)鍵事件記錄下來(lái)，作為表?yè)P(yáng)員工的依據(jù)。方法 數(shù)據(jù)收集、觀察和作文檔必須根據(jù)公司的現(xiàn)實(shí)困難來(lái)進(jìn)行。下面是經(jīng)理們常用的方法：※ 經(jīng)常四處走走進(jìn)行觀察?！?通過(guò)與員工會(huì)見，了解每個(gè)人的進(jìn)展情況，以收集數(shù)據(jù)和信息?！?員工自己進(jìn)行回顧，如月度述職制度。※ 收集實(shí)際數(shù)據(jù)（例如，檢修所花的時(shí)間，產(chǎn)品開發(fā)情況，制造周期等）。這里有個(gè)問(wèn)題產(chǎn)生了，如果管理者每天盯著員工，員工很反感的，這只會(huì)影響生產(chǎn)率和士氣。當(dāng)然你也可以反過(guò)來(lái)，相信你的員工，你就不必一天到晚站在那兒盯著他們。也就是說(shuō)由員工收集數(shù)據(jù)，你不必完全依靠自己去觀察。這時(shí)你就和員工站在一邊。我認(rèn)為相信員工并同他們一起干是比較好的選擇，我們應(yīng)該讓員工加入到數(shù)據(jù)收集和績(jī)效改善的過(guò)程中來(lái)。4． 績(jī)效評(píng)價(jià)現(xiàn)在我們要討論一下被許多人認(rèn)為是績(jī)效管理全部?jī)?nèi)容的績(jī)效評(píng)價(jià)過(guò)程。我想再重復(fù)一下：如果你作的全部就是績(jī)效評(píng)價(jià)，也就是沒有作計(jì)劃、沒有持續(xù)的溝通、沒有收集數(shù)據(jù)和分析問(wèn)題，那么你就是在浪費(fèi)時(shí)間。 我們以前的績(jī)效管理好像也是這樣子，所以大家都不愿作這個(gè)事情。績(jī)效評(píng)價(jià)的過(guò)程就是主管和員工一起評(píng)估員工在完成績(jī)效計(jì)劃中所定目標(biāo)方面所取得的進(jìn)展的過(guò)程，總結(jié)一下在過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)哪些干得比較好，哪些還不夠好。但也可以不止這些，它是一個(gè)溝通的過(guò)程，是討論會(huì)。你可以利用這個(gè)討論會(huì)說(shuō)說(shuō)公司中哪些過(guò)程和程序是無(wú)效的、徒勞的，甚至是破壞性的。因此，績(jī)效評(píng)價(jià)會(huì)不僅僅是評(píng)估員工的工作，它也是一個(gè)解決問(wèn)題的機(jī)會(huì)?？偨Y(jié)一下，績(jī)效評(píng)價(jià)過(guò)程可以提供：※ 給員工正式的、定期的并且是記錄下來(lái)的反饋信息?！?用于決定提升、工資水平、獎(jiǎng)金和紀(jì)律處分等所需要的檔案材料。※ 一個(gè)研討如何能提高績(jī)效的機(jī)會(huì)，而不論現(xiàn)在的績(jī)效水平如何?！?一個(gè)認(rèn)可優(yōu)點(diǎn)和成績(jī)的場(chǎng)合?！?主管找到在將來(lái)能幫助員工提高績(jī)效的辦法?！?發(fā)現(xiàn)無(wú)效或代價(jià)過(guò)高的方法和程序的機(jī)會(huì)。方法 首先在會(huì)前要作一些準(zhǔn)備工作。包括主管和員工雙方各自做評(píng)價(jià)、回顧目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)、找出問(wèn)題。會(huì)議期間，主管和員工雙方應(yīng)共同努力對(duì)員工過(guò)去一年的工作績(jī)效情況達(dá)成共識(shí)。要使用具體且有用的數(shù)據(jù)說(shuō)話，而不是模糊的記憶。有問(wèn)題時(shí)，重點(diǎn)不是責(zé)備，而是找出原因和防止問(wèn)題再次發(fā)生對(duì)策。主管還可以將績(jī)效評(píng)價(jià)會(huì)議同績(jī)效計(jì)劃結(jié)合起來(lái)，這樣績(jī)效管理的循環(huán)就完成了。在進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)的同時(shí)可以進(jìn)行績(jī)效計(jì)劃?？?jī)效評(píng)價(jià)表，這是我們進(jìn)行績(jī)效管理時(shí)最常見到的東西，我們把我們對(duì)績(jī)效所有的作用和幻想都寄于它，我們滿懷希望，但我們總是失望。公司的績(jī)效評(píng)價(jià)表在早幾天就做好了，但我不想拿出來(lái)，因?yàn)槲矣X得標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該你們自己定，當(dāng)然標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)要和公司的目標(biāo)一致。這樣的目標(biāo)才是具有激勵(lì)作用的。因?yàn)槟愠兄Z了，你就會(huì)用心去完成。但這份表格要怎樣設(shè)計(jì)才是公平合理呢？我們中的大部分人是生活在個(gè)人主義文化中，我們重視、尊重、羨慕取得重大成就的人，并給予豐厚回報(bào)。在人們?nèi)〉贸煽?jī)時(shí)，我們贊揚(yáng)他們；在人們沒干好時(shí)，我們傾向于批評(píng)他們。在個(gè)人主義文化里，我們把成功和失敗的責(zé)任歸咎于個(gè)人。如果工作績(jī)效完全取決于個(gè)人的努力和技能，我們?cè)谠u(píng)價(jià)績(jī)效和對(duì)員工進(jìn)行獎(jiǎng)賞和懲罰時(shí)就會(huì)感到心安理得。然而，績(jī)效往往是由個(gè)人本身加其他外界因素共同決定的。人們的工作績(jī)效部分地取決于個(gè)人因素，比如技能和努力程度，但同時(shí)受一些我們不能直接控制的因素影響，比如說(shuō)，產(chǎn)品質(zhì)量不好，有些是人為因素，有些是技術(shù)不成熟造成的，在這種情況下，要完全界定是誰(shuí)的錯(cuò)，是費(fèi)時(shí)費(fèi)力還沒效果。但是我們被要求在個(gè)人基礎(chǔ)上對(duì)員工進(jìn)行評(píng)價(jià)，如果我們強(qiáng)調(diào)個(gè)人績(jī)效而不看前因后果和限制績(jī)效的條件，那么我們的努力將以失敗而告終。我們會(huì)為員工不能控制的事而懲罰員工；我們也可能因錯(cuò)誤的理由而獎(jiǎng)錯(cuò)了員工。問(wèn)題在哪里？在思想方式上。盡管要求你評(píng)價(jià)每個(gè)員工，但要記住個(gè)人績(jī)效并不都是個(gè)人控制的。