【文章內(nèi)容簡介】 納入年度預(yù)算計劃當(dāng)中，經(jīng)批準(zhǔn)后，按月制訂具體計劃。第六條 辦公物資的采購及發(fā)放實行集中管理，由行政部負(fù)責(zé)，具體細(xì)則如下：（一） 辦公物資的月度采購。各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的月度費用預(yù)算，結(jié)合本部門的實際需要，填寫“月度采購申請單”，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月28日前報至行政部，行政部審查是否在預(yù)算之內(nèi)。如在預(yù)算外，行政部要求各部門重新填單，如在預(yù)算內(nèi)，行政部簽署意見后，報公司總監(jiān)批準(zhǔn)。（二） 辦公物資的臨時采購。各部門因臨時或預(yù)算外需要而申請采購時，應(yīng)填寫“采購申請單”，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽準(zhǔn)，報行政部預(yù)審，然后報公司總監(jiān)審批。第七條 行政部預(yù)留1000元作為采購備用金，用于行政采購。備用金由行政部負(fù)責(zé)人保管，行政購物由公司行政總監(jiān)審批。第七條 物資管理員（可兼職）負(fù)責(zé)辦理采購物資的驗收入庫手續(xù)，并搞好庫房管理。（一） 采購員在辦理入庫手續(xù)時，物資管理員應(yīng)根據(jù)“采購申請單”進行認(rèn)真核對，仔細(xì)檢查品名、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求，如不符合要求，有權(quán)拒絕入庫并督辦辦理退貨。如果符合要求，應(yīng)填寫“入庫單”（本單一式三聯(lián)，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)交財務(wù)部，一聯(lián)留存于行政部），辦理入庫手續(xù)，并登記庫存數(shù)量帳。（二） 物資管理員應(yīng)確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“八防四檢”：1． 八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。2． 四檢：上班必須檢查門鎖有無異常，物品有無丟失。下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。檢查易燃、易爆物品是否單獨存儲、妥善保管。（一） 物資管理員應(yīng)合理有效地使用儲藏室（柜），分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。（二） 物資管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守物資保管工作紀(jì)律。物資保管工作紀(jì)律內(nèi)容如下：1． 嚴(yán)禁在儲藏室內(nèi)（或儲藏柜附近）吸煙、動用明火。2． 嚴(yán)禁無關(guān)人員進入儲藏室。3． 嚴(yán)禁在儲藏室堆放雜物。4． 嚴(yán)禁在儲藏室內(nèi)存放私人物品。5． 嚴(yán)禁私領(lǐng)、私分儲藏室物品。6． 嚴(yán)禁隨意挪動儲藏室的消防器材。7． 嚴(yán)禁在儲藏室內(nèi)私拉亂接電源電線。（三） 物資管理員對庫存物資要經(jīng)常盤點，做到日清月結(jié)。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責(zé)任，寫出書面報告，呈報行政部。第八條 各部門要指定專人負(fù)責(zé)辦公物資的領(lǐng)用、內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng)計工作，需要時負(fù)責(zé)同行政部核對。領(lǐng)用時由指定專人填寫“物品領(lǐng)用單”（本單一式三聯(lián)，一聯(lián)領(lǐng)用部門存根，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)報行政部）。物資管理員要認(rèn)真核對“物品領(lǐng)用單”所列項目和審批手續(xù)，準(zhǔn)確無誤辦理發(fā)放，并登記庫存數(shù)量帳。每月最末一日填寫“月度庫存報表”（本表一式兩份，一份自存，一份報行政部），同時按部門別匯總統(tǒng)計各部門本月辦公物資的領(lǐng)用情況，編制“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”（本表一式兩份，一份自存，一份報行政部）。行政部根據(jù)物資管理員上報的“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”審核各部門的辦公物資領(lǐng)用是否超出了預(yù)算，視情況采取相應(yīng)的措施。第九條 凡純屬人為原因致使辦公用具、設(shè)備損壞的，如責(zé)任人清楚，視情況由責(zé)任人賠償修理費的70%100%，造成報廢或丟失的視情況由責(zé)任人賠償原值的70%100%。如責(zé)任人不清，由該部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)賠償額的50%，保管人承擔(dān)另50%。對有意破壞者，除全額賠償外，并依據(jù)情況予以處罰。第十條 本規(guī)定由行政部制訂、解釋和監(jiān)督執(zhí)行，報公司總監(jiān)批準(zhǔn)后自公布之日起施行。六 文書管理制度第一章 總 則第一條 為確保文書事務(wù)正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。第二條 文書包括：業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。第三條 全部文書歸公司所有并收藏、任何個人不得私自占有。第四條 必須嚴(yán)格保守文書的秘密。第五條 文書按下列要點處置或辦理：1． 凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進行。所有文書的處置都必須以準(zhǔn)確與迅速為原則，必須明確責(zé)任。2． 即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來。第六條 文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由行政部負(fù)責(zé)。第二章 文書的發(fā)放第七條 到達(dá)文書全部由行政部接收，并按下列要點處置：1． 一般文書予以啟封，分送各部門。2． 私人文書不必開啟，直接送收信人。3． 分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回行政部。第三章 文書的處理第八條 文書按機密程度可分為以下幾類： 1． 絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書。 2． 機密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。3．秘密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4．普通。指非秘密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。5．傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。第九條 普通文書的處理原則： 1． 由部門經(jīng)理以上級別的主管，負(fù)責(zé)對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文書進行具體處理。2． 如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指使辦理。3． 各種有關(guān)聯(lián)的事項，必須與各部門商議后方能予以處置。第十條 帶密級文書的處理原則：1． 帶密級文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。2． 指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人未竟授權(quán)，不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不接受本條規(guī)定的約束。第十一條 文書的閱覽原則：1． 某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如果有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。2. 有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫，并最終交還行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人。第十二條 與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報或請示上級領(lǐng)導(dǎo)，由上級裁決。第四章 請示審批第十三條 請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項，都必須經(jīng)請示，獲得總裁審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。特殊情況下需董事長審批通過后方可執(zhí)行。第十四條 須請示審批事項如下：1． 職務(wù)及重要人事安排；2． 各種制度性規(guī)定的變更；3． 重要契約的締結(jié)、解除與變更；4． 訴訟行為；5． 與政府機構(gòu)有關(guān)的各種重要的請求回執(zhí)、申請等等；6． 土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓；7． 大額饋送、謝禮、以及宣傳廣告費用的開支；8． 分支機構(gòu)的增減與升降；9． 預(yù)算與決算事宜；10. 借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)和變更；11．重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價出售；12．定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費用開支的修訂；13．有關(guān)公司經(jīng)營的重要計劃與企劃；14．其他上述未涉及的重要事項。第十五條 對請示審批的提案文書必須進行仔細(xì)斟酌，以便能順利實施。第十六條 請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快書寫請示提案文書上報。第十七條 請示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、總務(wù)部門和財務(wù)部門等。第十八條 請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者，所屬分支機構(gòu)及部門，并簽名蓋章。第十九條 請示審批內(nèi)容一旦被上級認(rèn)可并作出決定，則以請示提案書（副本）