【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 部門(mén)負(fù)責(zé)催辦：幾個(gè)部門(mén)、幾個(gè)單位聯(lián)合召開(kāi)的會(huì)議決定，由秘書(shū)部門(mén)或制定單位負(fù)責(zé)人催辦。會(huì)議決定催辦的事項(xiàng)還需要領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人的支持，需要具體分管的領(lǐng)導(dǎo)者的督促檢查。在呼應(yīng)決定事項(xiàng)催辦工作任務(wù)較重的部門(mén)應(yīng)建立相關(guān)的制度。比如，建立會(huì)議決定事項(xiàng)催辦的匯報(bào)制度、登記制度等。登記制度應(yīng)設(shè)置登記表，格式如表51所示：會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋就是將會(huì)議決策精神傳播給執(zhí)行者后，通過(guò)各種途徑和方式將執(zhí)行者的意見(jiàn)收集起來(lái)，反映給領(lǐng)導(dǎo)著的過(guò)程。它既是實(shí)現(xiàn)會(huì)議決策目標(biāo)的最主要的環(huán)節(jié)，是對(duì)會(huì)議決策的檢測(cè)、制約和完善，又是公司領(lǐng)導(dǎo)作出決策、正確行使指揮職能的重要手段。反饋信息，第一要迅速及時(shí)，便于領(lǐng)導(dǎo)盡快了解和掌握實(shí)施執(zhí)行中的各種信息，從時(shí)間差上找效率。不能當(dāng)馬后炮，失去反饋的意義：第二要真實(shí)準(zhǔn)確。真實(shí)準(zhǔn)確的信息是領(lǐng)導(dǎo)決策或完善決策的重要根據(jù)：第三要對(duì)堵塞言路、組織反饋的言行認(rèn)真對(duì)待和處理，使反饋渠道保持暢通無(wú)阻。主要是妨礙會(huì)議決策落實(shí)活動(dòng)中各種信息。因?yàn)閾?jù)決策不時(shí)目的，通過(guò)實(shí)施取得社會(huì)效益才是目的。如果在貫徹落實(shí)中出現(xiàn)了影響進(jìn)程和效益的因素，又不及時(shí)反饋，求得上級(jí)幫助解決，將會(huì)造成一定損失，甚至前功盡棄。即使自己能解決問(wèn)題，亦不應(yīng)顧及單位和個(gè)人聲譽(yù)而隱匿不反饋。更不應(yīng)弄虛作假、欺騙上級(jí)和群眾。即在總結(jié)的基礎(chǔ)上系統(tǒng)地進(jìn)行綜合性的反饋。這種反饋要實(shí)事求是，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出今后意見(jiàn)，如實(shí)向上級(jí)組織反饋。同時(shí)還要向公司或其代表反饋，這是取信于民、動(dòng)員群眾的重要方法致意。會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦。一段時(shí)間以來(lái)，某公司的一些會(huì)議決定遲遲得不到落實(shí)，有的部門(mén)因?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題持有異議，故意將會(huì)議決定拖延。這使領(lǐng)導(dǎo)非常撓頭。為解決此種被動(dòng)狀況，秘書(shū)協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)層層開(kāi)會(huì)，首先對(duì)一些問(wèn)題加以澄清，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，從而疏通了信息的決辦環(huán)節(jié)。點(diǎn)評(píng)，傳達(dá)落實(shí)會(huì)議精神是秘書(shū)的重要職責(zé)之一。會(huì)后的檢查催辦是會(huì)后工作中不可缺少的重要內(nèi)容，可以敦促會(huì)議精神落到實(shí)處。如果落實(shí)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)疏通。從某種意義上講，催辦也是一種信息反饋渠道，可使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握會(huì)議決定事項(xiàng)的辦理情況，了解辦理過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況、并有針對(duì)性地采取措施加以解決，保證會(huì)議決定事項(xiàng)辦理工作的順利進(jìn)行。催辦的方式有發(fā)文催辦、電話催辦：派員催辦或約請(qǐng)承辦部門(mén)來(lái)人匯報(bào)等。1)發(fā)文催辦。或稱發(fā)函催辦，即向執(zhí)行單位發(fā)送催辦函或催辦單。催辦文件上需要寫(xiě)明要求貫徹執(zhí)行的決定、決議的內(nèi)容和條文，寫(xiě)明辦理要求、辦理時(shí)限，并要求將辦理結(jié)果及時(shí)書(shū)面回告。發(fā)文催辦在催辦單位必須登記在案。一次催辦不成，可以兩次、三次，務(wù)求有所結(jié)果。2)電話催辦。電話催辦比發(fā)文催辦更為快速、方便，適用于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的一般工作部署。電話催辦除了快速、方便之外，還有兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)，一是可以直接找到執(zhí)行的當(dāng)事人，不像文件那樣可能會(huì)幾經(jīng)周折：二是可以雙向溝通，通過(guò)對(duì)話可以及時(shí)了解執(zhí)行的情況或遇到的困難，可以及時(shí)匯報(bào)、研究，而不至于像發(fā)文那樣只是單向催促、等待結(jié)果。但電話催辦也有缺點(diǎn)，就是容易被忽視，所以電話催辦往往頻率更高，間隔時(shí)間更短。3)派員催辦。重要的、緊急的決定、決議下達(dá)之后，領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)往往委派專人，通常是秘書(shū)，去催辦。派員催辦比電話催辦更為直接，是一種面對(duì)面的催辦形式，比文件更受執(zhí)行單位的重視，甚至形成某種壓力，有著明顯的督促作用。派員催辦還可以觀察現(xiàn)場(chǎng)，了解基層實(shí)況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或困難可以及時(shí)幫助研究、解決，或向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)灰白、請(qǐng)示處理。派員催辦的缺點(diǎn)就是會(huì)費(fèi)時(shí)間、精力或費(fèi)用較大。另外還可以通過(guò)約請(qǐng)承辦部門(mén)來(lái)人匯報(bào)方式進(jìn)行催辦。對(duì)于重要的會(huì)議決定事項(xiàng)，秘書(shū)應(yīng)采取發(fā)文催辦的方式，填寫(xiě)“發(fā)文催辦卡”，要求有關(guān)部門(mén)部門(mén)限期辦理完畢：對(duì)有些事項(xiàng)，可采用電話催辦的方式，但必須有電話記錄，以備考察。對(duì)個(gè)別牽涉單位多、相互扯皮、事情難辦的事項(xiàng)，應(yīng)采取會(huì)議催辦的方式，把有關(guān)人員都請(qǐng)來(lái)，當(dāng)面協(xié)商解決。催辦方式可以交替、結(jié)合使用?？傊欢ㄒズ脮?huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)工作，這是提高會(huì)議效率的最后環(huán)節(jié)。會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦程序?yàn)?，?huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度、會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋。會(huì)議決定事項(xiàng)是需要下級(jí)機(jī)關(guān)和單位貫徹執(zhí)行的。為督促下級(jí)部門(mén)和人員及時(shí)貫徹執(zhí)行，避免將應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理的事情拖延或遺忘，需要對(duì)議定事項(xiàng)的貫徹即使進(jìn)行催辦。催辦、查辦工作應(yīng)形成一定的制度。定期催辦，及時(shí)落實(shí)，直到辦完為止。有的公司在辦公室設(shè)有專人負(fù)責(zé)會(huì)議議定事項(xiàng)的催辦工作，建立催辦登記制度，利用催辦卡及時(shí)進(jìn)行催辦工作。有的還建立有會(huì)議議定事項(xiàng)催辦落實(shí)報(bào)告制度，利用催辦報(bào)告定期向領(lǐng)導(dǎo)人員報(bào)告、反饋會(huì)議議定事項(xiàng)的落實(shí)情況。公司的決策是調(diào)查、決策、落實(shí)、反饋：再調(diào)查、再?zèng)Q策、再落實(shí)、在返回的螺旋式往復(fù)過(guò)程。通過(guò)這種過(guò)程，使決策不斷趨于完善。秘書(shū)需要對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)作及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)的反饋。會(huì)后反饋工作分為會(huì)議決議、決定事項(xiàng)的監(jiān)督檢查和貫徹落實(shí)情況的反饋匯報(bào)兩項(xiàng)內(nèi)容。要通過(guò)各種方式和相應(yīng)的渠道及時(shí)將有關(guān)情況、信息、意見(jiàn)和建議反饋給有關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)議精神的貫徹落實(shí)。在會(huì)議決定中明確落實(shí)承辦責(zé)任，須注意以下兩類問(wèn)題：1)綜合性的、需由多部門(mén)共同辦理的工作事項(xiàng)。這些工作事項(xiàng)涉及多部門(mén)，必須明確由哪一部分牽頭主辦，并授予牽頭部門(mén)進(jìn)行實(shí)際組織和協(xié)調(diào)其他部門(mén)的權(quán)利。如果不明確牽頭主辦部門(mén)，相關(guān)部門(mén)之間可能扯皮、推托，使會(huì)議決定難以落實(shí)。2)部門(mén)職責(zé)分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)各部門(mén)一般有明確的職責(zé)分工，在平時(shí)的正常業(yè)務(wù)范圍內(nèi)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。但是，會(huì)議決定的內(nèi)容不一定全部同平時(shí)分工對(duì)口，往往有一些內(nèi)容處于幾個(gè)部門(mén)工作邊緣狀態(tài)，或是處于幾個(gè)部門(mén)分工的交叉點(diǎn)。對(duì)于這些工作，會(huì)議決定要明確指定一個(gè)部門(mén)或者單位領(lǐng)導(dǎo)確定一個(gè)部門(mén)承辦。否則，有時(shí)就形成“有好處的事?lián)屩?，得罪人的事都不做”的局面，耽誤會(huì)議決定的落實(shí)，甚至有可能引起部門(mén)之間的矛盾。1)會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是實(shí)現(xiàn)會(huì)議決策目標(biāo)的最主要的環(huán)節(jié)。任何會(huì)議決策的目的，都是為了實(shí)現(xiàn)社會(huì)的某種需要。而實(shí)現(xiàn)這種需要的手段，就是對(duì)會(huì)議決策迅速付諸實(shí)施，是決策目標(biāo)如期或提前實(shí)現(xiàn)。落實(shí)的主要任務(wù)是將主觀的東西變?yōu)榫唧w的實(shí)際行動(dòng)。沒(méi)有這種行動(dòng)，決策就失去意義，如果落實(shí)不力，就收不到好的效果，可以說(shuō)，傳達(dá)落實(shí)是實(shí)現(xiàn)會(huì)議決策目的的最重要一環(huán)。2)會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是衡量下級(jí)組織得力與否的主要標(biāo)志。上級(jí)組織通過(guò)對(duì)會(huì)議決策的貫徹落實(shí)過(guò)程，考核和衡量下級(jí)組織領(lǐng)導(dǎo)班子是否稱職和得力。3)會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是對(duì)會(huì)議決策的檢驗(yàn)、制約和完善。好的會(huì)議決策是經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、搜集信息、可行性論證和咨詢、集思廣益作出的。由于人們認(rèn)識(shí)上的差距及其他原因，有時(shí)并非完美無(wú)缺，切實(shí)可行。只有通過(guò)落實(shí)才能得到檢驗(yàn)，并予以修正和完善。所以，決策需要落實(shí)：而落實(shí)的好壞，對(duì)決策能否順利實(shí)現(xiàn)，則有直接影響和一定的制約。1)迅速果斷，保證質(zhì)量。會(huì)議決策事項(xiàng)一般包括時(shí)間和質(zhì)量！標(biāo)準(zhǔn)，要求，規(guī)定在一定的時(shí)間內(nèi)按要求實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)目標(biāo)或任務(wù)。決策信息一經(jīng)發(fā)出，就應(yīng)迅速組織實(shí)施。在保證質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要求的前提下，實(shí)施越迅速，效率越高：反之則越低。因此，下級(jí)組織要努力創(chuàng)造條件，克服困難，盡快貫徹落實(shí)。2)忠實(shí)決策，不打折扣。下級(jí)在傳達(dá)落實(shí)中首先要深刻認(rèn)識(shí)和理解并結(jié)合實(shí)際進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上不折不扣地按決策精神辦事。在實(shí)施中還要嚴(yán)明紀(jì)律和規(guī)章制度，以保證決策卓有成效地達(dá)到目的。3)解放思想，創(chuàng)造性地落實(shí)。這就是發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性作用，結(jié)合實(shí)際，采取響應(yīng)的靈活有力的措施，使之具體化、可行化。因此，有利地傳達(dá)落實(shí)工作是會(huì)議決策目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。所謂具體實(shí)施就是在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上，進(jìn)行實(shí)際操作的活動(dòng)，這是決策落實(shí)的主要步驟的關(guān)鍵階段，一般應(yīng)抓好下列環(huán)節(jié)：1)動(dòng)員。為取得傳達(dá)布置的較好效果，要實(shí)現(xiàn)調(diào)查和了解員工的思想動(dòng)向和脈搏，有針對(duì)性地解決問(wèn)題，使之解除疑慮，輕裝上陣。2)分解任務(wù)。在傳達(dá)動(dòng)員的基礎(chǔ)上，將落實(shí)任務(wù)按系統(tǒng)層層分解下去，直至每個(gè)執(zhí)行者個(gè)人。要職責(zé)明確，保證計(jì)劃或安排落實(shí)。3)互相溝通。整個(gè)實(shí)施過(guò)程是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要各個(gè)系統(tǒng)和系統(tǒng)內(nèi)部的小系統(tǒng)以至每個(gè)人共同努力、團(tuán)結(jié)協(xié)作才能完成。部門(mén)之間、個(gè)人之間需要及時(shí)互通信息、克服矛盾，消除不利因素，做到步調(diào)一致、協(xié)同動(dòng)作是十分重要的。4)操作控制。操作控制是指對(duì)整個(gè)落實(shí)