【文章內容簡介】 部門負責催辦：幾個部門、幾個單位聯合召開的會議決定，由秘書部門或制定單位負責人催辦。會議決定催辦的事項還需要領導機構主要負責人的支持，需要具體分管的領導者的督促檢查。在呼應決定事項催辦工作任務較重的部門應建立相關的制度。比如，建立會議決定事項催辦的匯報制度、登記制度等。登記制度應設置登記表，格式如表51所示：會議決定事項的反饋就是將會議決策精神傳播給執(zhí)行者后，通過各種途徑和方式將執(zhí)行者的意見收集起來，反映給領導著的過程。它既是實現會議決策目標的最主要的環(huán)節(jié)，是對會議決策的檢測、制約和完善，又是公司領導作出決策、正確行使指揮職能的重要手段。反饋信息，第一要迅速及時，便于領導盡快了解和掌握實施執(zhí)行中的各種信息，從時間差上找效率。不能當馬后炮，失去反饋的意義：第二要真實準確。真實準確的信息是領導決策或完善決策的重要根據：第三要對堵塞言路、組織反饋的言行認真對待和處理，使反饋渠道保持暢通無阻。主要是妨礙會議決策落實活動中各種信息。因為據決策不時目的，通過實施取得社會效益才是目的。如果在貫徹落實中出現了影響進程和效益的因素，又不及時反饋，求得上級幫助解決，將會造成一定損失，甚至前功盡棄。即使自己能解決問題，亦不應顧及單位和個人聲譽而隱匿不反饋。更不應弄虛作假、欺騙上級和群眾。即在總結的基礎上系統(tǒng)地進行綜合性的反饋。這種反饋要實事求是，找出經驗教訓，提出今后意見，如實向上級組織反饋。同時還要向公司或其代表反饋，這是取信于民、動員群眾的重要方法致意。會議決定事項的催辦。一段時間以來，某公司的一些會議決定遲遲得不到落實，有的部門因對領導處理問題持有異議，故意將會議決定拖延。這使領導非常撓頭。為解決此種被動狀況，秘書協(xié)助公司領導層層開會，首先對一些問題加以澄清，統(tǒng)一認識，從而疏通了信息的決辦環(huán)節(jié)。點評，傳達落實會議精神是秘書的重要職責之一。會后的檢查催辦是會后工作中不可缺少的重要內容，可以敦促會議精神落到實處。如果落實環(huán)節(jié)出現問題，應及時疏通。從某種意義上講，催辦也是一種信息反饋渠道，可使領導及時掌握會議決定事項的辦理情況，了解辦理過程中出現的新問題、新情況、并有針對性地采取措施加以解決，保證會議決定事項辦理工作的順利進行。催辦的方式有發(fā)文催辦、電話催辦：派員催辦或約請承辦部門來人匯報等。1)發(fā)文催辦?；蚍Q發(fā)函催辦，即向執(zhí)行單位發(fā)送催辦函或催辦單。催辦文件上需要寫明要求貫徹執(zhí)行的決定、決議的內容和條文，寫明辦理要求、辦理時限，并要求將辦理結果及時書面回告。發(fā)文催辦在催辦單位必須登記在案。一次催辦不成，可以兩次、三次，務求有所結果。2)電話催辦。電話催辦比發(fā)文催辦更為快速、方便，適用于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的一般工作部署。電話催辦除了快速、方便之外，還有兩個優(yōu)點，一是可以直接找到執(zhí)行的當事人，不像文件那樣可能會幾經周折：二是可以雙向溝通，通過對話可以及時了解執(zhí)行的情況或遇到的困難，可以及時匯報、研究，而不至于像發(fā)文那樣只是單向催促、等待結果。但電話催辦也有缺點，就是容易被忽視，所以電話催辦往往頻率更高，間隔時間更短。3)派員催辦。重要的、緊急的決定、決議下達之后，領導部門往往委派專人，通常是秘書，去催辦。派員催辦比電話催辦更為直接，是一種面對面的催辦形式，比文件更受執(zhí)行單位的重視，甚至形成某種壓力，有著明顯的督促作用。派員催辦還可以觀察現場，了解基層實況，發(fā)現問題或困難可以及時幫助研究、解決，或向上級領導及時灰白、請示處理。派員催辦的缺點就是會費時間、精力或費用較大。另外還可以通過約請承辦部門來人匯報方式進行催辦。對于重要的會議決定事項，秘書應采取發(fā)文催辦的方式，填寫“發(fā)文催辦卡”，要求有關部門部門限期辦理完畢：對有些事項，可采用電話催辦的方式，但必須有電話記錄，以備考察。對個別牽涉單位多、相互扯皮、事情難辦的事項，應采取會議催辦的方式，把有關人員都請來，當面協(xié)商解決。催辦方式可以交替、結合使用。總之，一定要抓好會議決定事項的落實工作，這是提高會議效率的最后環(huán)節(jié)。會議決定事項的催辦程序為，會議決定事項的傳達、會議決定事項的催辦與登記制度、會議決定事項的反饋。會議決定事項是需要下級機關和單位貫徹執(zhí)行的。為督促下級部門和人員及時貫徹執(zhí)行，避免將應當及時辦理的事情拖延或遺忘，需要對議定事項的貫徹即使進行催辦。催辦、查辦工作應形成一定的制度。定期催辦，及時落實，直到辦完為止。有的公司在辦公室設有專人負責會議議定事項的催辦工作，建立催辦登記制度，利用催辦卡及時進行催辦工作。有的還建立有會議議定事項催辦落實報告制度，利用催辦報告定期向領導人員報告、反饋會議議定事項的落實情況。公司的決策是調查、決策、落實、反饋：再調查、再決策、再落實、在返回的螺旋式往復過程。通過這種過程，使決策不斷趨于完善。秘書需要對會議決定事項作及時、準確、科學的反饋。會后反饋工作分為會議決議、決定事項的監(jiān)督檢查和貫徹落實情況的反饋匯報兩項內容。要通過各種方式和相應的渠道及時將有關情況、信息、意見和建議反饋給有關部門及領導，保證會議精神的貫徹落實。在會議決定中明確落實承辦責任，須注意以下兩類問題：1)綜合性的、需由多部門共同辦理的工作事項。這些工作事項涉及多部門，必須明確由哪一部分牽頭主辦，并授予牽頭部門進行實際組織和協(xié)調其他部門的權利。如果不明確牽頭主辦部門，相關部門之間可能扯皮、推托，使會議決定難以落實。2)部門職責分工邊緣的、交錯的工作事項。領導機構各部門一般有明確的職責分工，在平時的正常業(yè)務范圍內能夠正常運轉。但是，會議決定的內容不一定全部同平時分工對口，往往有一些內容處于幾個部門工作邊緣狀態(tài)，或是處于幾個部門分工的交叉點。對于這些工作，會議決定要明確指定一個部門或者單位領導確定一個部門承辦。否則，有時就形成“有好處的事搶著干，得罪人的事都不做”的局面，耽誤會議決定的落實，甚至有可能引起部門之間的矛盾。1)會議決策傳達落實是實現會議決策目標的最主要的環(huán)節(jié)。任何會議決策的目的，都是為了實現社會的某種需要。而實現這種需要的手段，就是對會議決策迅速付諸實施，是決策目標如期或提前實現。落實的主要任務是將主觀的東西變?yōu)榫唧w的實際行動。沒有這種行動，決策就失去意義，如果落實不力，就收不到好的效果，可以說，傳達落實是實現會議決策目的的最重要一環(huán)。2)會議決策傳達落實是衡量下級組織得力與否的主要標志。上級組織通過對會議決策的貫徹落實過程，考核和衡量下級組織領導班子是否稱職和得力。3)會議決策傳達落實是對會議決策的檢驗、制約和完善。好的會議決策是經過調查研究、搜集信息、可行性論證和咨詢、集思廣益作出的。由于人們認識上的差距及其他原因，有時并非完美無缺，切實可行。只有通過落實才能得到檢驗，并予以修正和完善。所以，決策需要落實：而落實的好壞，對決策能否順利實現，則有直接影響和一定的制約。1)迅速果斷，保證質量。會議決策事項一般包括時間和質量！標準，要求，規(guī)定在一定的時間內按要求實現某項目標或任務。決策信息一經發(fā)出，就應迅速組織實施。在保證質量標準，要求的前提下，實施越迅速，效率越高：反之則越低。因此，下級組織要努力創(chuàng)造條件，克服困難，盡快貫徹落實。2)忠實決策，不打折扣。下級在傳達落實中首先要深刻認識和理解并結合實際進行分析，在此基礎上不折不扣地按決策精神辦事。在實施中還要嚴明紀律和規(guī)章制度，以保證決策卓有成效地達到目的。3)解放思想，創(chuàng)造性地落實。這就是發(fā)揮自己的主觀能動性作用，結合實際，采取響應的靈活有力的措施，使之具體化、可行化。因此，有利地傳達落實工作是會議決策目標順利實現的關鍵。所謂具體實施就是在充分準備的基礎上，進行實際操作的活動，這是決策落實的主要步驟的關鍵階段，一般應抓好下列環(huán)節(jié)：1)動員。為取得傳達布置的較好效果，要實現調查和了解員工的思想動向和脈搏，有針對性地解決問題，使之解除疑慮，輕裝上陣。2)分解任務。在傳達動員的基礎上，將落實任務按系統(tǒng)層層分解下去，直至每個執(zhí)行者個人。要職責明確，保證計劃或安排落實。3)互相溝通。整個實施過程是一個復雜的系統(tǒng)工程，需要各個系統(tǒng)和系統(tǒng)內部的小系統(tǒng)以至每個人共同努力、團結協(xié)作才能完成。部門之間、個人之間需要及時互通信息、克服矛盾，消除不利因素，做到步調一致、協(xié)同動作是十分重要的。4)操作控制。操作控制是指對整個落實