【正文】 有重要意義。這是將現(xiàn)行會(huì)議文件轉(zhuǎn)化為檔案的步驟，是檔案工作的基礎(chǔ)。2)交流性文件、參考說明文件、會(huì)務(wù)管理性文件。及時(shí)采取措施補(bǔ)救毀損的文件資料。2)收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。要體現(xiàn)公開公正原則，必須尊重客觀實(shí)際領(lǐng)導(dǎo)要最后把關(guān)審查。監(jiān)控方法很多，可以收集匯報(bào)，獲取信息，利用規(guī)劃進(jìn)度表及現(xiàn)代化的閉路電視、電子計(jì)算機(jī)等。整個(gè)實(shí)施過程是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要各個(gè)系統(tǒng)和系統(tǒng)內(nèi)部的小系統(tǒng)以至每個(gè)人共同努力、團(tuán)結(jié)協(xié)作才能完成。2)分解任務(wù)。這就是發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性作用，結(jié)合實(shí)際，采取響應(yīng)的靈活有力的措施，使之具體化、可行化。2)忠實(shí)決策，不打折扣。會(huì)議決策事項(xiàng)一般包括時(shí)間和質(zhì)量！標(biāo)準(zhǔn)，要求，規(guī)定在一定的時(shí)間內(nèi)按要求實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)目標(biāo)或任務(wù)。由于人們認(rèn)識(shí)上的差距及其他原因，有時(shí)并非完美無缺，切實(shí)可行。2)會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是衡量下級(jí)組織得力與否的主要標(biāo)志。任何會(huì)議決策的目的，都是為了實(shí)現(xiàn)社會(huì)的某種需要。對(duì)于這些工作，會(huì)議決定要明確指定一個(gè)部門或者單位領(lǐng)導(dǎo)確定一個(gè)部門承辦。如果不明確牽頭主辦部門，相關(guān)部門之間可能扯皮、推托，使會(huì)議決定難以落實(shí)。要通過各種方式公司的決策是調(diào)查、決策、落實(shí)、反饋：再調(diào)查、再?zèng)Q策、再落實(shí)、在返回的螺旋式往復(fù)過程。催辦、查辦工作應(yīng)形成一定的制度?？傊?，一定要抓好會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)工作，這是提高會(huì)議效率的最后環(huán)節(jié)。另外還可以通過約請(qǐng)承辦部門來人匯報(bào)方式進(jìn)行催辦。重要的、緊急的決定、決議下達(dá)之后，領(lǐng)導(dǎo)部門往往委派專人，通常是秘書，去催辦。電話催辦比發(fā)文催辦更為快速、方便，適用于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的一般工作部署。催辦文件上需要寫明要求貫徹執(zhí)行的決定、決議的內(nèi)容和條文，寫明辦理要求、辦理時(shí)限，并要求將辦理結(jié)果及時(shí)書面回告。從某種意義上講，催辦也是一種信息反饋渠道，可使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握會(huì)議決定事項(xiàng)的辦理情況，了解辦理過程中出現(xiàn)的新問題、新情況、并有針對(duì)性地采取措施加以解決，保證會(huì)議決定事項(xiàng)辦理工作的順利進(jìn)行。為解決此種被動(dòng)狀況，秘書協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)層層開會(huì)，首先對(duì)一些問題加以澄清，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，從而疏通了信息的決辦環(huán)節(jié)。同時(shí)還要向公司或其代表反饋，這是取信于民、動(dòng)員群眾的重要方法致意。即使自己能解決問題，亦不應(yīng)顧及單位和個(gè)人聲譽(yù)而隱匿不反饋。真實(shí)準(zhǔn)確的信息是領(lǐng)導(dǎo)決策或完善決策的重要根據(jù)：第三要對(duì)堵塞言路、組織反饋的言行認(rèn)真對(duì)待和處理，使反饋渠道保持暢通無阻。登記制度應(yīng)設(shè)置登記表，格式如表51所示：會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋就是將會(huì)議決策精神傳播給執(zhí)行者后，通過各種途徑和方式將執(zhí)行者的意見收集起來，反映給領(lǐng)導(dǎo)著的過程。會(huì)議決定事項(xiàng)催辦通常是，業(yè)務(wù)范圍明確、專一的工作，責(zé)成相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)催辦：綜合性、交叉性的工作內(nèi)容由秘書部門或綜合部門負(fù)責(zé)催辦：幾個(gè)部門、幾個(gè)單位聯(lián)合召開的會(huì)議決定，由秘書部門或制定單位負(fù)責(zé)人催辦。檢查催辦工作要做到如下幾點(diǎn)，1)明確催辦人員。會(huì)后催辦對(duì)做好會(huì)議精神的傳達(dá)貫徹，落實(shí)會(huì)議的各項(xiàng)決定具有重要意義。會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)方式有，口頭傳達(dá)、錄音錄像傳達(dá)、印發(fā)文件等。1)傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須準(zhǔn)確，必須原原本本傳達(dá)不斷章取義,隨意舍棄不符合自己的意見的有關(guān)事項(xiàng)或人為對(duì)自己不利的問題：更不得站在利己的立場(chǎng)或搞本位主義對(duì)會(huì)議決定隨心所欲地作解釋。從會(huì)議作出決定到這些決定會(huì)計(jì)實(shí)施之間的工作環(huán)節(jié)稱為會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)與催辦?？偨Y(jié)最好用實(shí)例來說話，但實(shí)例又要具備典型性，避免以偏概全。如果在標(biāo)題中已標(biāo)明了總結(jié)的單位名稱，落款中這一部分便可以省略。有兩種寫法：一是總結(jié)式，對(duì)總結(jié)正文的內(nèi)容用幾句概括性的話來作結(jié)束。②主體主體部分是總結(jié)的重點(diǎn)，一般要闡明兩方面內(nèi)容：成績(jī)與經(jīng)驗(yàn)，即對(duì)過去工作實(shí)踐中所獲得的物質(zhì)成果或者精神成果、取得的優(yōu)異成績(jī)及其成功的原因與條件的分析歸納。正標(biāo)題往往用來揭示總結(jié)的主題，而副標(biāo)題則指明總結(jié)的內(nèi)容、單位、時(shí)間等。綜合性總結(jié)的標(biāo)題一般采用“總結(jié)單位+總結(jié)時(shí)限+文種”，如《大學(xué)一九九八年度工作總結(jié)》。應(yīng)當(dāng)認(rèn)真總結(jié)工作特點(diǎn)，抓精華，找典型，這樣的總結(jié)才不會(huì)千篇一律，才具有指導(dǎo)意義。經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)是一篇總結(jié)的重點(diǎn)。數(shù)字要準(zhǔn)確可靠。1)事實(shí)為據(jù)，準(zhǔn)確可靠。5)特殊情況：上市公司具有獨(dú)立性，在資產(chǎn)、人員、業(yè)務(wù)等方面均需不受第三方平臺(tái)的管控，因而在某一上市公司的紀(jì)要中不應(yīng)出現(xiàn)另一上市公司的字樣。例如，在總經(jīng)理的會(huì)議紀(jì)要中，往往需要對(duì)各部門的質(zhì)詢、項(xiàng)目反饋的過程進(jìn)行弱化，而將重點(diǎn)放在總經(jīng)理的最終講話上。2)內(nèi)在邏輯：邏輯問題主要分為兩種情況：，領(lǐng)導(dǎo)也完全按照材料思路布置工作，只需根據(jù)材料對(duì)紀(jì)要進(jìn)行完善；，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工匯報(bào)與各部門意見，綜合考慮后給予工作布置，這也是出現(xiàn)較多的情況，此時(shí)領(lǐng)導(dǎo)有大致思路，但是可能存在相同事項(xiàng)重復(fù)說、換角度說，不同事項(xiàng)雜糅、邏輯詞混用等情況，此時(shí)需要紀(jì)要員對(duì)公司業(yè)務(wù)有一定了解，并且事先對(duì)會(huì)議材料進(jìn)行過預(yù)熱，才能梳理領(lǐng)導(dǎo)的思路。4)要忠于會(huì)議的實(shí)際內(nèi)容。某些根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)布置，需要了解與會(huì)人員不同意見的會(huì)議紀(jì)要，可采用這種寫法。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會(huì)、深入貫徹的會(huì)議。如果會(huì)議的議題較多，可分條列述。工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見、措施和要求。會(huì)議紀(jì)要正文一般由兩部分組成：1)會(huì)議概況。由于會(huì)議紀(jì)要反映的是與會(huì)人員的集體意志和意向，常以“會(huì)議”作為表述主體，“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。2)表達(dá)的要點(diǎn)性。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會(huì)議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。會(huì)議主辦方所收取的費(fèi)用一般也不包括這些費(fèi)用。會(huì)費(fèi)結(jié)算時(shí)應(yīng)當(dāng)做到賬款兩清，準(zhǔn)確無誤；將相關(guān)票據(jù)、合同和賬目妥善保管，防止混亂和丟失。2)若是租賃會(huì)議室，那么清理工作就會(huì)更為復(fù)雜。4)了解自帶車輛、人員的返回日程，路線和油耗情況提前選定路線，給車輛加好油，并處理好特殊情況；要有危機(jī)預(yù)防意識(shí)，提醒安全駕駛，做好電話回訪，確保安全回程。3)發(fā)放回城票，安排送站人員一般與會(huì)代表報(bào)到時(shí)，請(qǐng)他們登記回程日期和回程車票；根據(jù)登記日期會(huì)務(wù)人員應(yīng)提前聯(lián)系訂票機(jī)構(gòu)訂票；發(fā)放回程票的時(shí)間應(yīng)該根據(jù)與會(huì)代表所定回程票的時(shí)間而定。會(huì)務(wù)組要在與會(huì)者離會(huì)前開好發(fā)票，或囑咐與會(huì)者離會(huì)前去酒店前臺(tái)結(jié)清賬目開好發(fā)票。②主辦方負(fù)擔(dān)會(huì)務(wù)費(fèi)，其他費(fèi)用參會(huì)人員自理。結(jié)算的費(fèi)用種類基本一致為：交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、會(huì)議費(fèi)用，等。感謝的方式有：召開慶功宴會(huì)；發(fā)放會(huì)議補(bǔ)貼（會(huì)議預(yù)算應(yīng)該有會(huì)議補(bǔ)貼這一項(xiàng)，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，根據(jù)工作量的大小和工作質(zhì)量的高低以及責(zé)任以及責(zé)任的輕重，給每位工作人員發(fā)放一定的現(xiàn)金作辦為對(duì)大家為會(huì)議辛勞工作的補(bǔ)貼，使大家的辛勞能夠得到物質(zhì)上的安慰）；贈(zèng)送會(huì)禮品。2) 感謝會(huì)議工作人員的辛勤工作在會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，應(yīng)該對(duì)會(huì)議工作人員進(jìn)行慰勞和感謝。離會(huì)服務(wù)工作主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：1)同與會(huì)人員清理結(jié)算賬目會(huì)議一結(jié)束，會(huì)議的主辦方就要安排同與會(huì)者結(jié)算會(huì)務(wù)費(fèi)用，同時(shí)向繳費(fèi)者提供相關(guān)發(fā)票。之后，會(huì)議主辦方就可以按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備資金。一般會(huì)議組織者將餐飲費(fèi)和住宿費(fèi)一起計(jì)算，開具一張發(fā)票。2)提醒與會(huì)者歸還自己參會(huì)所借用物品，并確保自己不遺失物品。如果是身份高的與會(huì)貴賓，則應(yīng)由主辦方領(lǐng)導(dǎo)親自送站。2會(huì)場(chǎng)清理與會(huì)費(fèi)結(jié)算1)若是在本單位會(huì)議室開會(huì)，會(huì)務(wù)人員只需將會(huì)標(biāo)、桌牌等針對(duì)本次會(huì)議的相關(guān)標(biāo)志撤走，并恢復(fù)會(huì)議室原貌即可。在會(huì)議的組織過程中，有多項(xiàng)費(fèi)用需要等到會(huì)議結(jié)束才能進(jìn)行結(jié)算和支付，如場(chǎng)地租賃費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)等。需要注意的是，住宿費(fèi)不包括使用房間的長(zhǎng)途電話、客房酒吧、在酒店簽單等費(fèi)用。3會(huì)議紀(jì)要撰寫會(huì)議紀(jì)要撰寫的一般流程如圖41所示：會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議記錄和會(huì)議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，是會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。否則，就會(huì)失去其內(nèi)容的客觀真實(shí)性，違反紀(jì)實(shí)的要求。重點(diǎn)應(yīng)放在介紹會(huì)議成果，而不是敘述會(huì)議的過程，切忌記流水帳。會(huì)議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法。二是召開會(huì)議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會(huì)議紀(jì)要》。常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)、日常工作例會(huì)的紀(jì)要，一般包括會(huì)議內(nèi)容、議定事項(xiàng)，有的還可概述議定事項(xiàng)的意義。這種寫法多用于召開小型