【正文】 程表的制定 要明確具體，準確無誤?！駮h日程：是指會議在一定時間內的具體安排?！駮h議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。秘書部門平時應掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機關和干部人數(shù)的基本資料。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。第五、場地應不受外界干擾。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。第二、應考慮交通便利會場位置必須讓領導和與會者方便前往。專業(yè)性會議，應選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結合現(xiàn)場考察。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。如果需要更長時間，應該安排中間休息。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃，通過各種預算等。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。有的會議名稱由單位、內容構成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結表彰(內容)大會”。議題是對會議主題的細化。(1)會議通知。(2)培訓部、生產部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。(4)技術訓練方法的再討論。(3)主管副總經(jīng)理做總結報告。(2)培訓部總監(jiān)專題發(fā)言。三、參加會議人員公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產部總監(jiān)、培訓部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術骨干30人。會議籌備方案示例如下：可信公司技術訓練專題研討會(籌備方案)一、會議主題為了增強本公司綜合競爭力，提高產品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。（三）確定會議議程。會議籌備方案就是會議計劃。從以上秘書工作的基本內容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。(11)會議的結束收尾工作。T —會議的時間（以小時為單位）。會議申報應遵循什么原則？精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。”日本效率協(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會。(二)會議的負面作用。4．統(tǒng)一認識，協(xié)調行動。2．發(fā)揚民主，科學決策。最基本的會議要素會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議要素：形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。教學方法該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現(xiàn)場教學、項目驅動、分組協(xié)作教學、“教學練”一體化的方法組織教學。會務工作不可預期因素多，需要會務人員樹立應變意識，提升應變能力，處變不驚、處變不亂，及時妥善處置好各種臨時突發(fā)情況，保證會議圓滿成功。做好會務工作除了在程序上力求盡善盡美外，還要求辦會人員不斷提升自身素質。（三）會后總結 每次會議結束后，要及時、客觀、準確地做好總結。（一）會后服務 協(xié)調組織好參會人員離會，必要時協(xié)助聯(lián)系交通工具或幫助訂票，對個別因工作需要暫留的人員，在食宿方面要妥善安排，避免使大家產生“會散茶涼”的感覺。三是提醒會場服務人員適時供應茶水。會議開始后要統(tǒng)計匯總到會人數(shù)，登記遲到、缺席人員名單。會中服務工作繁雜瑣碎，情況不斷發(fā)生變化，一定要注重細節(jié)，精細周密。對于涉密文件，要嚴格按照相關保密規(guī)定編號登記，及時收回或提醒按保密規(guī)定流轉、保存，防止失密、泄密。12．分發(fā)會議材料。10．組織調度會議用車。、擺放席卡。根據(jù)會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每只話筒都能正常使用。主席臺是會場的重點和中心，集中體現(xiàn)了整個會議的格調和氛圍，是會場布置的重點。8．會場布置。主要內容包括：會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯(lián)系方式、注意事項等。會議時間確定之后，要立即與后勤、物業(yè)等會議室管理服務部門聯(lián)系，預訂會議室，并請物業(yè)服務人員協(xié)助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。著重向領導提醒會議時間、地點、主要參加（部門）人員及議程等，提醒領導是否準備主持詞、講話稿。統(tǒng)計匯總會議請假人員名單，必要時對請假情況進行核實。通過電子郵件發(fā)送，要采取保留回執(zhí)發(fā)送方式。會設通知有電話、短（微）信、書面及內網(wǎng)郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時使用多種。（二）明確任務 在會議籌備階段，主要有以下任務： 1．起草會議通知。一、突出一個“謀“字，做好會前準備會前準備是做好會務工作的基礎和前提，應精細地統(tǒng)籌好會議的整個進程和每一個環(huán)節(jié)，對可能發(fā)生的問題超前謀劃。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素；：會議日程是指會議在一定時間內的具體安排，對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來；10制發(fā)會議通知：會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。：本著精簡效能的原則會議的規(guī)模有大型、中型、小型。：會議名稱一般由“單位+內容+類型”構成,應根據(jù)會議的議題或主題來確定。應根據(jù)會議的性質、議題、任務來確定與會人員；：要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內容等要求來確定。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件；11制作會議證件：會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。我們在工作中摸索出制作會務工作流程圖（見下圖）的方法，簡明扼要標出會務流程和環(huán)節(jié)，按圖索驥，可使繁雜的會務工作簡潔、明了、高效。會議方案確定后，主辦部門要召集各有關部門召開會務工作協(xié)調會，協(xié)調各部門按照方案要求落實各自職責。2．下發(fā)會議通知。對于書面通知，要制作簽收登記表，對每一份通知的發(fā)出都要簽字確認。3．落實參會人員。根據(jù)會議要求，以當面報告、電話、短信、微信等多種方式，提請領導出席會議。5．預訂會議室。對于全省業(yè)務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知，須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。證件制作要結合會議主題和內容，遵循美觀大方、經(jīng)濟適用原則，要易于識別、方便管理、利于安全。一是合理布置主席臺。主要有音響、燈光、投影設備。有投影演示時要提前預演一次，并視需要及時調節(jié)燈光。席卡擺放完成后要及時制作會場座位圖，打印后放置會場方便查閱。需要新聞報道的會議，要提前聯(lián)系行內相關宣傳部門或外部新聞單位，在會場安排好新聞宣傳人員專座，并協(xié)調銜接。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，整齊擺放，確保不出差錯。會中工作無小事，周到、細致是做好會中服務工作的基本要求。（二）做好會議簽到 安排專人打印簽到表放置會場，提醒到會人員簽到，并做好到會人員清點、登記工作，實時掌握人員到會情況，并視情況電話督促參會人員及時到會。二是及時提醒、制止會場內大聲喧嘩、隨意走動、接聽電話等不遵守紀律行為，同時防止無關人員進入會場。通過會后工作總結會務組織的經(jīng)驗、教訓，推進會議精神的貫徹落實，以進一步優(yōu)化會務工作機制，提升會議效果。根據(jù)需要發(fā)布會議簡報或信息、起草編發(fā)會議紀要，印發(fā)領導講話等。同時要將會議決定事項辦理情況列入督查督辦工作中，確保會議精神及時落實。二是靈活應變的能力。（摘自：秘書之友）第三篇：會務工作會務工作教學目的通過本章學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學時數(shù)教學內容案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還