【正文】 什么時(shí)候離光明最近？那就是你覺得黑暗太黑的時(shí)候。2)移交時(shí)，交接雙方要根據(jù)移交目錄仔細(xì)清點(diǎn)案卷，按案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷尾備考表核對(duì)每個(gè)案卷內(nèi)的公文。為了避免按錯(cuò)鍵而把錄上的內(nèi)容抹去，保險(xiǎn)的辦法是在整理錄音前先復(fù)制一份放好，這樣就萬萬無一失了；二是為避免過多地按鍵，在整理錄音時(shí)，可使用錄音機(jī)的暫停功能，放一句錄音，記一句，如果說用的是變速錄音機(jī)，可慢速放音，這樣，整理者能夠記得過來；三是重要的會(huì)議錄音不要在家中整理，以免泄密。4)送審。在整理過程中，要?jiǎng)h除不必要的、重復(fù)的語言。3)加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，提高寫作水平。在按照文書立卷的原則和方法將會(huì)議文件資料立成案卷以后，應(yīng)該按照歸檔制度的具體要求，辦理好向檔案部門的移交工作。對(duì)重要會(huì)議的資料、具有考查價(jià)值的文件在處理完結(jié)后，依據(jù)其相互的內(nèi)在聯(lián)系，迅速進(jìn)行分類、立卷，建立專門的檔案，既方便查找，又可以對(duì)下一次會(huì)議提供參考。會(huì)議文件資料的立卷歸檔原則上上是一會(huì)一卷，便于日后查找，利用。一次，公司與合作方經(jīng)過幾次協(xié)商，雙方簽署了一個(gè)項(xiàng)目的合作意向中。上述工作完成后，即可按歸檔要求移交檔案部門。6)填寫卷內(nèi)文件資料備考表即對(duì)每次會(huì)議卷內(nèi)文件資料情況作必要的說明，說清楚文件資料來龍去脈、形成過程、文件資料重要程序和卷內(nèi)文件變動(dòng)情況等，字跡要清楚，卷面要整潔，立卷者=檢查者還要簽注姓名和立卷時(shí)間。即對(duì)會(huì)議所有文件、資料進(jìn)行大體一分類，區(qū)分為主要文件資料、一般文件資料、參考文件資料、大會(huì)發(fā)言、書面發(fā)言、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議快報(bào)、有關(guān)文書資料等，然后按問題和時(shí)間特征立卷。分發(fā)會(huì)議文件時(shí)須留出必要的份數(shù)。編制案卷類目可以由會(huì)議秘書部門的有關(guān)工作人員提出方案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可。4)內(nèi)容被其他文件包括的文件資料。13)與會(huì)人員名單、聯(lián)系方式。6)上述會(huì)議的會(huì)議記錄、發(fā)言稿、簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)、紀(jì)要及其復(fù)印稿。在眾多會(huì)議文件中，多數(shù)需要留作查考，但其中也有少數(shù)沒有查考價(jià)值，這就需要明確規(guī)定會(huì)議文件立卷歸檔范圍，以確保有保存價(jià)值的會(huì)議文件資料能完整地立卷保存，做到既不遺漏，又不重復(fù)龐雜。會(huì)議文件是公司活動(dòng)的第一手珍貴的歷史記錄，是公司會(huì)議活動(dòng)的真實(shí)記載，通過立卷歸檔，完整地將會(huì)議文件收集保存下來，可以真實(shí)地體現(xiàn)公司的工作進(jìn)程和歷史面貌。同時(shí)，為了便于管理和查找檔案，也要求會(huì)議文件先立卷而后進(jìn)入檔案保管。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳文件。會(huì)前分發(fā)的保密文件要按會(huì)議文件資料的清退目標(biāo)和發(fā)文登記簿逐人、逐件、逐項(xiàng)檢查核對(duì)，以杜絕保密文件清退的死角。操作控制是指對(duì)整個(gè)落實(shí)過程全部活動(dòng)的監(jiān)督和制約。為取得傳達(dá)布置的較好效果，要實(shí)現(xiàn)調(diào)查和了解員工的思想動(dòng)向和脈搏，有針對(duì)性地解決問題，使之解除疑慮，輕裝上陣。因此，下級(jí)組織要努力創(chuàng)造條件，克服困難，盡快貫徹落實(shí)。好的會(huì)議決策是經(jīng)過調(diào)查研究、搜集信息、可行性論證和咨詢、集思廣益作出的。的環(huán)節(jié)。這些工作事項(xiàng)涉及多部門，必須明確由哪一部分牽頭主辦，并授予牽頭部門進(jìn)行實(shí)際組織和協(xié)調(diào)其他部門的權(quán)利。有的還建立有會(huì)議議定事項(xiàng)催辦落實(shí)報(bào)告制度，利用催辦報(bào)告定期向領(lǐng)導(dǎo)人員報(bào)告、反饋會(huì)議議定事項(xiàng)的落實(shí)情況。催辦方式可以交替、結(jié)合使用。3)派員催辦。辦函或催辦單。如果落實(shí)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)疏通。這種反饋要實(shí)事求是，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出今后意見，如實(shí)向上級(jí)組織反饋。不能當(dāng)馬后炮，失去反饋的意義：第二要真實(shí)準(zhǔn)確。4)會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)催辦登記。催辦是指秘書對(duì)有關(guān)部門單位和部門落實(shí)會(huì)議議決事項(xiàng)辦理情況的檢查和催促。要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)會(huì)議精神(組織傳達(dá)(并提出貫徹執(zhí)行的意見。3)要正確選擇實(shí)例。③結(jié)尾簡(jiǎn)明扼要、短小精悍。 還有的總結(jié)為了使重點(diǎn)更突出，常采用雙標(biāo)題的寫法，即采用正副標(biāo)題的形式。寫總結(jié)容易犯大而全的錯(cuò)誤。事件材料必須真實(shí)可信。例如，子公司提出與母公司不同的經(jīng)營(yíng)方針，子公司表示要在各個(gè)同級(jí)公司中拉開差距等等言辭就不合適出現(xiàn)在作為憑證的會(huì)議紀(jì)要中。例如，領(lǐng)導(dǎo)傾向于執(zhí)行力第一的狼性文化，會(huì)議紀(jì)要中就要善于使用“確保完成”“切實(shí)落地”“敢想敢干”等詞匯對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行力度加以強(qiáng)調(diào)。這種寫法能比較如實(shí)地反映與會(huì)人員的意見。這種寫法多用于召開小型會(huì)議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對(duì)短小。二是召開會(huì)議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會(huì)議紀(jì)要》。重點(diǎn)應(yīng)放在介紹會(huì)議成果，而不是敘述會(huì)議的過程，切忌記流水帳。3會(huì)議紀(jì)要撰寫會(huì)議紀(jì)要撰寫的一般流程如圖41所示：會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議記錄和會(huì)議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，是會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。在會(huì)議的組織過程中，有多項(xiàng)費(fèi)用需要等到會(huì)議結(jié)束才能進(jìn)行結(jié)算和支付，如場(chǎng)地租賃費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)等。如果是身份高的與會(huì)貴賓，則應(yīng)由主辦方領(lǐng)導(dǎo)親自送站。一般會(huì)議組織者將餐飲費(fèi)和住宿費(fèi)一起計(jì)算，開具一張發(fā)票。離會(huì)服務(wù)工作主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：1)同與會(huì)人員清理結(jié)算賬目會(huì)議一結(jié)束，會(huì)議的主辦方就要安排同與會(huì)者結(jié)算會(huì)務(wù)費(fèi)用，同時(shí)向繳費(fèi)者提供相關(guān)發(fā)票。感謝的方式有：召開慶功宴會(huì)；發(fā)放會(huì)議補(bǔ)貼（會(huì)議預(yù)算應(yīng)該有會(huì)議補(bǔ)貼這一項(xiàng)，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，根據(jù)工作量的大小和工作質(zhì)量的高低以及責(zé)任以及責(zé)任的輕重，給每位工作人員發(fā)放一定的現(xiàn)金作辦為對(duì)大家為會(huì)議辛勞工作的補(bǔ)貼，使大家的辛勞能夠得到物質(zhì)上的安慰）；贈(zèng)送會(huì)禮品。②主辦方負(fù)擔(dān)會(huì)務(wù)費(fèi)，其他費(fèi)用參會(huì)人員自理。3)發(fā)放回城票，安排送站人員一般與會(huì)代表報(bào)到時(shí)，請(qǐng)他們登記回程日期和回程車票；根據(jù)登記日期會(huì)務(wù)人員應(yīng)提前聯(lián)系訂票機(jī)構(gòu)訂票；發(fā)放回程票的時(shí)間應(yīng)該根據(jù)與會(huì)代表所定回程票的時(shí)間而定。2)若是租賃會(huì)議室，那么清理工作就會(huì)更為復(fù)雜。會(huì)議主辦方所收取的費(fèi)用一般也不包括這些費(fèi)用。2)表達(dá)的要點(diǎn)性。由于會(huì)議紀(jì)要反映的是與會(huì)人員的集體意志和意向，常以“會(huì)議”作為表述主體，“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見、措施和要求。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會(huì)、深入貫徹的會(huì)議。4)要忠于會(huì)議的實(shí)際內(nèi)容。例如，在總經(jīng)理的會(huì)議紀(jì)要中，往往需要對(duì)各部門的質(zhì)詢、項(xiàng)目反饋的過程進(jìn)行弱化，而將重點(diǎn)放在總經(jīng)理的最終講話上。1)事實(shí)為據(jù)，準(zhǔn)確可靠。經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)是一篇總結(jié)的重點(diǎn)。綜合性總結(jié)的標(biāo)題一般采用“總結(jié)單位+總結(jié)時(shí)限+文種”，如《大學(xué)一九九八年度工作總結(jié)》。②主體主體部分是總結(jié)的重點(diǎn)，一般要闡明兩方面內(nèi)容：成績(jī)與經(jīng)驗(yàn)，即對(duì)過去工作實(shí)踐中所獲得的物質(zhì)成果或者精神成果、取得的優(yōu)異成績(jī)及其成功的原因與條件的分析歸納。如果在標(biāo)題中已標(biāo)明了總結(jié)的單位名稱，落款中這一部分便可以省略。從會(huì)議作出決定到這些決定會(huì)計(jì)實(shí)施之間的工作環(huán)節(jié)稱為會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)與催辦。會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)方式有，口頭傳達(dá)、錄音錄像傳達(dá)、印發(fā)文件等。檢查催辦工作要做到如下幾點(diǎn)，1)明確催辦人員。登記制度應(yīng)設(shè)置登記表，格式如表51所示：會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋就是將會(huì)議決策精神傳播給執(zhí)行者后，通過各種途徑和方式將執(zhí)行者的意見收集起來，反映給領(lǐng)導(dǎo)著的過程。即使自己能解決問題，亦不應(yīng)顧及單位和個(gè)人聲譽(yù)而隱匿不反饋。為解決此種被動(dòng)狀況，秘書協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)層層開會(huì)，首先對(duì)一些問題加以澄清，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，從而疏通了信息的決辦環(huán)節(jié)。電話催辦比發(fā)文催辦更為快速、方便，適用于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的一般工作部署。另外還可以通過約請(qǐng)承辦部門來人匯報(bào)方式進(jìn)行催辦。催辦、查辦工作應(yīng)形成一定的制度。要通過各種方式對(duì)于這些工作，會(huì)議決定要明確指定一個(gè)部門或者單位領(lǐng)導(dǎo)確定一個(gè)部門承辦。2)會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是衡量下級(jí)組織得力與否的主要標(biāo)志。會(huì)議決策事項(xiàng)一般包括時(shí)間和質(zhì)量！標(biāo)準(zhǔn)，要求，規(guī)定在一定的時(shí)間內(nèi)按要求實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)目標(biāo)或任務(wù)。這就是發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性作用，結(jié)合實(shí)際，采取響應(yīng)的靈活有力的措施，使之具體化、可行化。整個(gè)實(shí)施過程是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要各個(gè)系統(tǒng)和系統(tǒng)內(nèi)部的小系統(tǒng)以至每個(gè)人共同努力、團(tuán)結(jié)協(xié)作才能完成。要體現(xiàn)公開公正原則，必須尊重客觀實(shí)際領(lǐng)導(dǎo)要最后把關(guān)審查。及時(shí)采取措施補(bǔ)救毀損的文件資料。這是將現(xiàn)行會(huì)議文件轉(zhuǎn)化為檔案的步驟，是檔案工作的基礎(chǔ)。在同一個(gè)會(huì)議