【正文】 會(huì)務(wù)工作會(huì)后工作要點(diǎn)會(huì)后工作根據(jù)不同的會(huì)議類型和組織結(jié)構(gòu)有著不同的要求，有些會(huì)議還要進(jìn)行會(huì)議評估，其大致流程如圖A所示：1送別與會(huì)人員和離會(huì)服務(wù)1)感謝各方對會(huì)議的幫助和支持：感謝與會(huì)者的參會(huì)，在會(huì)議閉幕時(shí)，就要集中對與會(huì)者表示感謝；在與會(huì)者離去后，還應(yīng)通過一定的方式（打電話、發(fā)Email、寄信、贈(zèng)送禮品、紀(jì)念品）再次對他們表示感謝，歡迎他們參加以后的會(huì)議（如果是系列會(huì)議的話）；感謝會(huì)議嘉賓、主持人、發(fā)言人、演講者的與會(huì)；感謝政府有關(guān)部門的支持；感謝協(xié)辦單位、贊助單位的支持；感謝其他單位或其他個(gè)人的支持。2) 感謝會(huì)議工作人員的辛勤工作在會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，應(yīng)該對會(huì)議工作人員進(jìn)行慰勞和感謝。感謝的方式有：召開慶功宴會(huì)；發(fā)放會(huì)議補(bǔ)貼（會(huì)議預(yù)算應(yīng)該有會(huì)議補(bǔ)貼這一項(xiàng)，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，根據(jù)工作量的大小和工作質(zhì)量的高低以及責(zé)任以及責(zé)任的輕重，給每位工作人員發(fā)放一定的現(xiàn)金作辦為對大家為會(huì)議辛勞工作的補(bǔ)貼，使大家的辛勞能夠得到物質(zhì)上的安慰）；贈(zèng)送會(huì)禮品。1)引導(dǎo)與會(huì)者退場：打開會(huì)議廳所有出口；先引導(dǎo)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)退場；若會(huì)場有多余通道，與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)與其余人員應(yīng)各行其道。2)引導(dǎo)車輛駛離：會(huì)前應(yīng)該做好泊車安排；盡量劃區(qū)停車；領(lǐng)導(dǎo)車輛先行駛離；其他車輛按順序依次駛離。離會(huì)服務(wù)工作主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：1)同與會(huì)人員清理結(jié)算賬目會(huì)議一結(jié)束，會(huì)議的主辦方就要安排同與會(huì)者結(jié)算會(huì)務(wù)費(fèi)用，同時(shí)向繳費(fèi)者提供相關(guān)發(fā)票。結(jié)算的費(fèi)用種類基本一致為：交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、會(huì)議費(fèi)用，等。一般來說會(huì)議費(fèi)用的承擔(dān)方式有以下3種：①由主辦方承擔(dān)全部費(fèi)用的會(huì)議。結(jié)算程序相對復(fù)雜，在發(fā)會(huì)議邀請函的時(shí)候就要做好準(zhǔn)備，會(huì)議回執(zhí)項(xiàng)目要設(shè)置齊全，并要求與會(huì)者準(zhǔn)確填寫個(gè)人信息，以免非參會(huì)人員參會(huì)，增加會(huì)議負(fù)擔(dān)。之后，會(huì)議主辦方就可以按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備資金。②主辦方負(fù)擔(dān)會(huì)務(wù)費(fèi)，其他費(fèi)用參會(huì)人員自理。其他費(fèi)用一般包括住宿費(fèi)、交通費(fèi)、餐飲費(fèi)、旅游觀光費(fèi)。有的會(huì)議旅游參觀費(fèi)也是主辦方承擔(dān)，一般來說與會(huì)單位之報(bào)銷交通費(fèi)和住宿費(fèi)，其他不予報(bào)銷。一般會(huì)議組織者將餐飲費(fèi)和住宿費(fèi)一起計(jì)算，開具一張發(fā)票。會(huì)務(wù)組要在與會(huì)者離會(huì)前開好發(fā)票，或囑咐與會(huì)者離會(huì)前去酒店前臺(tái)結(jié)清賬目開好發(fā)票。③所有費(fèi)用由與會(huì)者擔(dān)負(fù)的會(huì)議。這種會(huì)議一般由會(huì)議公司承辦，會(huì)議組織者要為與會(huì)者開具以下發(fā)票：會(huì)務(wù)費(fèi)，可報(bào)道時(shí)開具，也可先開收據(jù)；住宿費(fèi)，一般先開收據(jù)，與會(huì)者離會(huì)時(shí)去酒店換取正式發(fā)票。2)提醒與會(huì)者歸還自己參會(huì)所借用物品，并確保自己不遺失物品。3)發(fā)放回城票，安排送站人員一般與會(huì)代表報(bào)到時(shí)，請他們登記回程日期和回程車票；根據(jù)登記日期會(huì)務(wù)人員應(yīng)提前聯(lián)系訂票機(jī)構(gòu)訂票；發(fā)放回程票的時(shí)間應(yīng)該根據(jù)與會(huì)代表所定回程票的時(shí)間而定。送站是會(huì)務(wù)組織方為與會(huì)人員所做的最后一環(huán)，也是展現(xiàn)會(huì)務(wù)組織方美好形象的重要一環(huán)。會(huì)務(wù)組根據(jù)與會(huì)人員的職位、身份、年齡和身體狀況及車輛承載能力，安排合適的人員和車輛送站。如果是身份高的與會(huì)貴賓，則應(yīng)由主辦方領(lǐng)導(dǎo)親自送站。4)了解自帶車輛、人員的返回日程，路線和油耗情況提前選定路線，給車輛加好油，并處理好特殊情況；要有危機(jī)預(yù)防意識(shí)，提醒安全駕駛，做好電話回訪，確保安全回程。萬一出現(xiàn)突發(fā)事故，請示領(lǐng)導(dǎo)幫助解決問題。5)做好暫留與會(huì)者的住宿和膳食安排暫留人員中有一部分可能是外地人員，有購物和旅游的需求，會(huì)務(wù)組織方，應(yīng)盡力協(xié)助其滿足需求；對于一些特殊要求請示領(lǐng)導(dǎo)后，盡量滿足。2會(huì)場清理與會(huì)費(fèi)結(jié)算1)若是在本單位會(huì)議室開會(huì)，會(huì)務(wù)人員只需將會(huì)標(biāo)、桌牌等針對本次會(huì)議的相關(guān)標(biāo)志撤走，并恢復(fù)會(huì)議室原貌即可。2)若是租賃會(huì)議室，那么清理工作就會(huì)更為復(fù)雜。還清借用、租用的設(shè)備，如因特殊情況不能歸還，應(yīng)入庫并交由專人保管；撤走會(huì)場的臨時(shí)性布置，包括會(huì)標(biāo)、彩旗、綠植等；清點(diǎn)會(huì)議用品、用具，能再次使用的歸庫管理；一次性用具和用品進(jìn)行銷毀；將會(huì)場中搬動(dòng)過的桌椅恢復(fù)原樣，并將地面、門窗清掃或擦洗干凈；撤走會(huì)場外的會(huì)議標(biāo)志如通知牌、方向標(biāo)等；通知配電人員切斷會(huì)場不再使用的電源，并通知服務(wù)人員關(guān)閉會(huì)場。會(huì)議文件的清理主要涉及文件的收集、整理、歸檔和銷毀，這點(diǎn)將在下面的章節(jié)詳細(xì)介紹。在會(huì)議的組織過程中，有多項(xiàng)費(fèi)用需要等到會(huì)議結(jié)束才能進(jìn)行結(jié)算和支付，如場地租賃費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)等。會(huì)費(fèi)結(jié)算時(shí)應(yīng)當(dāng)做到賬款兩清，準(zhǔn)確無誤；將相關(guān)票據(jù)、合同和賬目妥善保管，防止混亂和丟失。1)住宿費(fèi)、會(huì)場租賃費(fèi)等費(fèi)用結(jié)算會(huì)議結(jié)束后，秘書應(yīng)當(dāng)及時(shí)同會(huì)場出租方結(jié)清會(huì)議的各項(xiàng)費(fèi)用，主要包括會(huì)議室租賃費(fèi)、設(shè)備使用費(fèi)和會(huì)議期間的其他費(fèi)用。如果會(huì)議組織方承擔(dān)所有費(fèi)用，那么會(huì)議秘書要及時(shí)同酒店結(jié)清住宿費(fèi)，并開具好發(fā)票，以便回單位進(jìn)行財(cái)務(wù)決算。需要注意的是，住宿費(fèi)不包括使用房間的長途電話、客房酒吧、在酒店簽單等費(fèi)用。會(huì)議主辦方所收取的費(fèi)用一般也不包括這些費(fèi)用。會(huì)務(wù)人員可以事先同與會(huì)人員交代清楚或讓酒店撤掉這些服務(wù)。2)和單位財(cái)務(wù)部門的決算預(yù)算經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批過后，會(huì)務(wù)人員就可以到財(cái)務(wù)部門預(yù)支會(huì)務(wù)經(jīng)費(fèi)；會(huì)議結(jié)束后會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)該用財(cái)務(wù)人員，按會(huì)議預(yù)算計(jì)劃，進(jìn)行會(huì)議開支的財(cái)務(wù)決算；如果超出預(yù)算計(jì)劃，需要說明充分的理由，才能夠進(jìn)行報(bào)銷。3會(huì)議紀(jì)要撰寫會(huì)議紀(jì)要撰寫的一般流程如圖41所示：會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議記錄和會(huì)議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，是會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會(huì)議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。1)內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要如實(shí)地反映會(huì)議內(nèi)容，它不能離開會(huì)議實(shí)際搞再創(chuàng)作，不能搞人為的拔高、深化和填平補(bǔ)齊。否則，就會(huì)失去其內(nèi)容的客觀真實(shí)性，違反紀(jì)實(shí)的要求。2)表達(dá)的要點(diǎn)性。會(huì)議紀(jì)要是依據(jù)會(huì)議情況綜合而成的。撰寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)圍繞會(huì)議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點(diǎn)應(yīng)放在介紹會(huì)議成果，而不是敘述會(huì)議的過程，切忌記流水帳。3)稱謂的特殊性。會(huì)議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法。由于會(huì)議紀(jì)要反映的是與會(huì)人員的集體意志和意向，常以“會(huì)議”作為表述主體，“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。會(huì)議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。標(biāo)題有兩種情況，一是會(huì)議名稱加紀(jì)要，如《全國農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》。二是召開會(huì)議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會(huì)議紀(jì)要》。會(huì)議紀(jì)要正文一般由兩部分組成：1)會(huì)議概況。主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、主持人，與會(huì)人員，基本議程。2)會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)。常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)、日常工作例會(huì)的紀(jì)要，一般包括會(huì)議內(nèi)容、議定事項(xiàng)，有的還可概述議定事項(xiàng)的意義。工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見、措施和要求。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：1)集中概述法。這種寫法是把會(huì)議的基本情況，討論研究的主要問題，與會(huì)人員的認(rèn)識(shí)、議定的有關(guān)事項(xiàng)（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進(jìn)行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會(huì)議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會(huì)議的議題較多，可分條列述。2)分項(xiàng)敘述法。召開大中型會(huì)議或議題較多的會(huì)議，一般要采取分項(xiàng)敘述的辦法，即把會(huì)議的主要內(nèi)容分成幾個(gè)大的問題，然后另上標(biāo)號(hào)或小標(biāo)題，分項(xiàng)來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細(xì)，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會(huì)、深入貫徹的會(huì)議。3)發(fā)言提要法。這種寫法是把會(huì)上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實(shí)地反映與會(huì)人員的意見。某些根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)布置，需要了解與會(huì)人員不同意見的會(huì)議紀(jì)要，可采用這種寫法。1)要突出中心。2)注意吸收正確意見。3)要條理化、理論化。4)要忠于會(huì)議的實(shí)際內(nèi)容。5)要認(rèn)真做好會(huì)議記錄，詳盡地占有材料；并且要認(rèn)真研究會(huì)議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減。1)行文風(fēng)格：通過多次參會(huì)并觀察領(lǐng)導(dǎo)針對不同事務(wù)的處理態(tài)度與方法，總結(jié)出領(lǐng)導(dǎo)的行為風(fēng)格與個(gè)人偏好，使紀(jì)要成為“領(lǐng)導(dǎo)的聲音”。