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正文內(nèi)容

企業(yè)流程工作流的瓶頸管理(編輯修改稿)

2025-05-12 22:00 本頁(yè)面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 來(lái)企業(yè)的工作流大多轉(zhuǎn)化為過(guò)程的工作流,企業(yè)過(guò)程的工作流管理變成了一個(gè)重要課題。 分解法確定工作流的瓶頸工作流瓶頸管理具有一套步驟。在一個(gè)過(guò)程中,工作由開始輸入,經(jīng)過(guò)一系列的中間活動(dòng),最后輸出,形成工作流。這猶如河水經(jīng)過(guò)一個(gè)個(gè)岸口,岸口的最小流截面將限制著整個(gè)河流的流量,這個(gè)最小流量的岸口就成為了整個(gè)河流的瓶頸。因此,加強(qiáng)對(duì)工作流的瓶頸管理,找出工作流的瓶頸,改善整個(gè)工作流,是提高整個(gè)過(guò)程業(yè)績(jī)的有效手段。工作流的瓶頸管理可以分為以下四個(gè)步驟: 第一,確定工作流的瓶頸; 第二,產(chǎn)生消除工作流瓶頸的解決方案; 第三,對(duì)解決方案進(jìn)行成本/效益分析; 第四,優(yōu)化解決方案。 工作流瓶頸的管理是一個(gè)持續(xù)不斷的過(guò)程,原有工作流一個(gè)瓶頸的發(fā)現(xiàn)和解決,使得工作流得到優(yōu)化,其過(guò)程業(yè)績(jī)上升,同時(shí)又會(huì)產(chǎn)生一個(gè)新的瓶頸,這是對(duì)隱藏的深層次問(wèn)題的暴露。我們可以用圖1來(lái)表示這一過(guò)程。 圖1工作流瓶頸管理步驟瓶頸一詞較早用于生產(chǎn)設(shè)備能力的描述,是指一條流水線的最大生產(chǎn)能力取決于該流水線眾多設(shè)備中能力最小的設(shè)備。只要擴(kuò)大能力最小的設(shè)備的能力,就打破了原來(lái)的瓶頸,使整個(gè)流水線的生產(chǎn)能力得到提高。后來(lái),瓶頸這個(gè)概念的使用范圍逐步擴(kuò)大到許多行業(yè),泛指那些限制了整體最大能力(水平)的、少數(shù)能力(水平)最小的幾個(gè)因素。解決這一問(wèn)題的辦法也常常是從這少數(shù)幾個(gè)因素出發(fā),通過(guò)這幾個(gè)因素問(wèn)題的解決而達(dá)到整體水平超越的效果。因此,本文認(rèn)為工作流的瓶頸是指那些限制工作流整體水平(包括工作流完成時(shí)間,工作流的質(zhì)量等)的單個(gè)因素或少數(shù)幾個(gè)因素。 確定瓶頸的方法有關(guān)鍵路徑法、網(wǎng)絡(luò)評(píng)審法、負(fù)荷分析法等。本文提出一種優(yōu)化工作流的分解方法來(lái)找出工作流的瓶頸。分解法確定工作流的瓶頸可以通過(guò)下列步驟進(jìn)行: 一、確定優(yōu)化工作流的目的既然工作流的瓶頸是限制企業(yè)過(guò)程的一個(gè)或少數(shù)幾個(gè)因素,那么優(yōu)化工作流就是為了打破這些限制,提高企業(yè)過(guò)程的業(yè)績(jī)。如利用工作流軟件使某些任務(wù)的工作流動(dòng)自動(dòng)化,可以縮短時(shí)間,提高過(guò)程輸出的效率,因此提高過(guò)程的時(shí)間效率就可以作為這個(gè)優(yōu)化的目的。優(yōu)化的目的可以多種多樣,如通過(guò)工作流的優(yōu)化來(lái)控制過(guò)程輸出的質(zhì)量;通過(guò)分析工作流找出限制過(guò)程容量的瓶頸活動(dòng),提高過(guò)程的能力等。 二、畫出工作流圖企業(yè)經(jīng)過(guò)BPR形成了一個(gè)個(gè)過(guò)程,過(guò)程與過(guò)程之間的聯(lián)系比較小,而過(guò)程內(nèi)部的聯(lián)系則比較大。這樣,在一個(gè)過(guò)程內(nèi)部的工作具有較大的相互影響力和聯(lián)系性,過(guò)程之間工作的關(guān)系比較松垮。所以,為了描述整個(gè)工作流的狀況,可以先描述出企業(yè)過(guò)程內(nèi)部的工作流,而過(guò)程與過(guò)程之間的工作流動(dòng)可以視為過(guò)程工作流的輸入與輸出。在一個(gè)過(guò)程內(nèi)部,工作從開始輸入,經(jīng)過(guò)一個(gè)個(gè)活動(dòng)加工變化向下傳遞,最后輸出。在傳遞過(guò)程中,工作是不變的,而活動(dòng)是工作處理的主要場(chǎng)所。因此,可以用描述活動(dòng)的辦法來(lái)近似地表示工作流,也就是說(shuō)首先畫出過(guò)程內(nèi)部的所有活動(dòng),然后再畫出與優(yōu)化目的相關(guān)的活動(dòng)與活動(dòng)之間的聯(lián)系。 過(guò)程內(nèi)部活動(dòng)之間的關(guān)系有三種基本結(jié)構(gòu):串行結(jié)構(gòu)、反饋結(jié)構(gòu)和并行結(jié)構(gòu),如圖2所示。 圖2活動(dòng)與活動(dòng)之間的關(guān)系串行結(jié)構(gòu)表示一個(gè)活動(dòng)A的輸出作為另一個(gè)活動(dòng)B的輸入,它們?cè)跁r(shí)間上順序執(zhí)行;反饋結(jié)構(gòu)表示第二個(gè)活動(dòng)B接受第一個(gè)活動(dòng)A的輸入,同時(shí)它的輸出又作為第一個(gè)活動(dòng)的輸入來(lái)調(diào)整第一個(gè)活動(dòng);并行結(jié)構(gòu)表示活動(dòng)B和活動(dòng)C在時(shí)間上可以同時(shí)處理,結(jié)果一起輸出到活動(dòng)D中處理。 一個(gè)過(guò)程一般存在很多活動(dòng),而活動(dòng)之間的聯(lián)系又比較復(fù)雜,如果把所有的活動(dòng)和所有的聯(lián)系都畫出來(lái),那將是一個(gè)很復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)圖,理解和分析難度增大。因此在畫工作流圖時(shí),應(yīng)當(dāng)以優(yōu)化的目的為中心,剔除那些與優(yōu)化目的無(wú)關(guān)的活動(dòng)以及活動(dòng)之間的聯(lián)系。 三、分解輸入/輸出集分解輸入是為了分析哪些輸入子集構(gòu)成了活動(dòng)的瓶頸。常常存在這種情況,通過(guò)觀察可以定性地確定某個(gè)地方或者某個(gè)部門的工作存在瓶頸,但是卻無(wú)法了解形成瓶頸的原因,因而不能采用適當(dāng)而有效的辦法來(lái)解決問(wèn)題。通常,如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)部門的工作堆積,或者該部門的工作無(wú)法滿足其它部門的需求,那么便想當(dāng)然地增加勞動(dòng)力;反之,則考慮減少勞動(dòng)力。但是到底應(yīng)該增加多少勞動(dòng)力呢?于是只有在實(shí)踐中不厭其煩地嘗試,增加幾個(gè)人,再減少幾個(gè)人,反反復(fù)復(fù),直到比較滿意為止。這是一個(gè)極費(fèi)時(shí)間和成本的過(guò)程,同時(shí)增加勞動(dòng)力并不一定能夠消除瓶頸,因?yàn)橛袝r(shí)候瓶頸并非是由于勞動(dòng)力不足造成的。作為一個(gè)整體往往比較難發(fā)現(xiàn)隱藏在深處的原因,而分解則有助于尋找原因。 例1:某部門中活動(dòng)A的輸入集為I{i1,i2,i3,...im},輸出集為O{o1,o2,o3,...om},存在{i1,i2,i3,...im},使O{o1,o2,o3,...om}{i1,i2,i3,...im}。{i1,i2,ik}O{o1}。{i3,i4,i5,...ij}O{o3};(表示決定)。下面分析瓶頸形成的假設(shè)原因及解決方法: 第一,部門內(nèi)部處理能力不足,分解能夠確定增加勞動(dòng)力的類型。假設(shè)瓶頸的原因是部門里處理o1,o3的人手不夠,那么增加勞動(dòng)力能夠解決問(wèn)題,但是增加什么類型的勞動(dòng)力呢?只有分解后,才知道要增加能夠處理oo3的人,即能夠加工{i1,i2,ik}{i3,i4,i5,…ij}的勞動(dòng)力,而不是其它類型的勞動(dòng)力。同時(shí)由于所需增加勞動(dòng)力的類型已經(jīng)確定,因此也就能夠比較精確地估算出增加勞動(dòng)力的數(shù)量。 第二,部門內(nèi)部處理能力充足,分解有助于找到瓶頸的確切原因。假設(shè)瓶頸形成的原因不是部門內(nèi)部的處理能力不夠,那么此時(shí)增加勞動(dòng)力無(wú)助于瓶頸問(wèn)題的解決。例如在產(chǎn)生o3時(shí),要求i3,i4,i5,...,ij必須同時(shí)處理。因此必須i3,i4,i5,...,ij全部到達(dá)后才能開始處理,否則必須等待?,F(xiàn)在實(shí)際情況為i4,i5,...,ij都到達(dá)后還必須等較長(zhǎng)的時(shí)間t后,i3才能到達(dá),這樣等待i3的到來(lái)就延長(zhǎng)了活動(dòng)A的處理時(shí)間,活動(dòng)A的平均處理能力就要下降。故i3可以視為活動(dòng)A的一個(gè)瓶頸。但是如果不對(duì)輸入集進(jìn)行分解,那么只能看到活動(dòng)A效率低下的現(xiàn)象,卻無(wú)法挖掘其中深層次的原因:瓶頸的癥結(jié)并不在該部門內(nèi)部,而是部門外部i3的姍姍來(lái)遲造就了效率的低下。 輸出的分解同樣是為了便于瓶頸的分析。輸出集分解后得到各個(gè)子集O{o1,o2,o3,...om}。由于工作在一個(gè)活動(dòng)完成后,傳給下一個(gè)活動(dòng),所以某個(gè)活動(dòng)的輸入與上一個(gè)活動(dòng)的輸出有較大的相似之處。因此上一個(gè)活動(dòng)輸出的分解對(duì)下一個(gè)活動(dòng)輸入的分解有一定的參考價(jià)值;甚至在很多情況下,可以把上一個(gè)活動(dòng)的輸出集本身或經(jīng)修正后的結(jié)果,作為下一個(gè)活動(dòng)的輸入。在這種情況下有以下結(jié)論: (a)無(wú)耽擱的信息流io=(1+i)I (b)物流或有耽擱的信息流io+傳遞因素=(1+I(xiàn))o 其中ji為第j個(gè)活動(dòng)的輸入子集,jo為第j個(gè)活動(dòng)的輸出子集。 由于信息技術(shù)的發(fā)展,尤其是Internet、Intranet、Groupware的發(fā)展,使得信息的空間傳遞和交流十分便利。在圖3(a)中使用了信息技術(shù),可以不考慮信息的傳遞因素;物流一般有較長(zhǎng)的耽擱時(shí)間,它和那些有耽擱的信息流用圖3(b)表示。 對(duì)輸出集分解的另外一個(gè)原因是為了建立輸入/輸出子集的映射關(guān)系。建立輸入/輸出集的映射關(guān)系是為了以過(guò)程觀點(diǎn)來(lái)分析出現(xiàn)瓶頸的某些癥結(jié)。如例1中,i3的遲到可能是由于在傳遞過(guò)程中被耽擱,但是如果i3在傳遞過(guò)程中并沒有耽擱,那么就必須進(jìn)一步分析活動(dòng)A前面的一個(gè)活動(dòng)(假設(shè)為活動(dòng)B)產(chǎn)生i3的情況,即生成o339。(o339。為活動(dòng)B的一個(gè)輸出子集)的情況
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