【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 l 內(nèi)部審計(jì)l 外部調(diào)查 采購(gòu)流程目的：滿足申請(qǐng)人的要求、控制成本、確保質(zhì)量、服務(wù)、交貨符合公司的各項(xiàng)規(guī)定。控制點(diǎn)：節(jié)省開支、符合公司規(guī)定、無道德品質(zhì)方面問題、供應(yīng)商管理、無未經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)（BYPASS）、采購(gòu)申請(qǐng)的審批公司內(nèi)部的規(guī)定：l 固定資產(chǎn)購(gòu)買：財(cái)務(wù)處l 融資租賃、不動(dòng)產(chǎn)購(gòu)置l 集團(tuán)內(nèi)購(gòu)買l 涉及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的采購(gòu)：法律部門l 涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專利、軟件等l 涉及大型項(xiàng)目轉(zhuǎn)包性外購(gòu)l 涉及進(jìn)出口/轉(zhuǎn)口貿(mào)易/保險(xiǎn)/財(cái)務(wù)/HR等采購(gòu)申請(qǐng)的審批l 采購(gòu)申請(qǐng)的批復(fù)權(quán)限：各級(jí)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理及董事會(huì)的權(quán)限l 采購(gòu)申請(qǐng)人的規(guī)定：如生產(chǎn)計(jì)劃負(fù)責(zé)材料申請(qǐng)，生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)設(shè)備及輔料，HR負(fù)責(zé)招聘費(fèi)用等等。采購(gòu)流程l PR的接收與審核l 專人/記錄/匯總l 分發(fā)/登記/詢問l 采購(gòu)員的分工l 按支持部門分；按購(gòu)買物品COMMODITY分；按負(fù)責(zé)的區(qū)域分。l 高于某個(gè)界限（clip level）：必須適用采購(gòu)技術(shù)l 竟標(biāo)/競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估/價(jià)格比較/供應(yīng)商的早期參與/客戶指定/產(chǎn)品授權(quán)/唯一來源。l 采購(gòu)成本降低目標(biāo)：保證總體價(jià)格降低水平要求。l 在量化考評(píng)的合格以后供應(yīng)商需要填寫有關(guān)表格及提供商業(yè)執(zhí)照等。l 供應(yīng)商上述信息輸入計(jì)算機(jī)中的計(jì)算機(jī)（MRP system/financial system,PO module）l 與供應(yīng)商談判，確保他的質(zhì)量和交貨都能滿足我們的要求。l 供應(yīng)商選擇綜合：要闡明選擇的原因（見上）并征得上級(jí)的批準(zhǔn)。l 闡明的原因必須有明確的文件支持（如傳真報(bào)價(jià)，EMAIL）等，必要時(shí)要有申請(qǐng)人及其經(jīng)理的簽字。l 供應(yīng)商信息調(diào)查表（含財(cái)務(wù)信息等）要有財(cái)務(wù)部門的資信調(diào)查。l 出口限制性國(guó)家名單，標(biāo)書簽發(fā)，贏/敗標(biāo)通知書的簽發(fā)。l 緊急/特殊需要下，價(jià)格居高不下但不得不接受的情況，需向上報(bào)批。l 如涉及外匯金額超過一定數(shù)量，需報(bào)財(cái)產(chǎn)/金融/財(cái)務(wù)部門審批。l 假如合同涉及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，知識(shí)產(chǎn)權(quán)，特殊條款，需報(bào)法律部門審批。l 假若購(gòu)買物品涉及Y2K，條款中應(yīng)有Y2K限制條款。l 有授權(quán)的采購(gòu)員應(yīng)在經(jīng)理批復(fù)合同前在有關(guān)支持文件/PO上簽字。l 經(jīng)過授權(quán)經(jīng)理簽字有效的PO/合同，應(yīng)首先傳真給供應(yīng)商，正本郵寄給供應(yīng)商，收貨人（庫(kù)房或申請(qǐng)人）及采購(gòu)存檔。l 請(qǐng)供應(yīng)商確認(rèn)合同的收到并確認(rèn)接受合同的全部條款。l 有時(shí)我們需要和供應(yīng)商簽署不擴(kuò)散及保密合同。l 必要時(shí)向供應(yīng)商催貨；有預(yù)付款要實(shí)現(xiàn)安排和報(bào)批。l 生產(chǎn)物品收貨應(yīng)由庫(kù)房管理，質(zhì)量保證部門等的認(rèn)可。l 內(nèi)部貨品及服務(wù)的簽收要有申請(qǐng)人及其負(fù)責(zé)人簽字。l 驗(yàn)收：生產(chǎn)部門、質(zhì)量部、工程部；報(bào)驗(yàn)/庫(kù)房l 入庫(kù)：庫(kù)存管理負(fù)責(zé)輸入系統(tǒng)。l 質(zhì)量/數(shù)量投訴：采購(gòu)在接到來自質(zhì)量或庫(kù)房的報(bào)告負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系確認(rèn)索賠、補(bǔ)償?shù)仁乱?。l 確認(rèn)無誤，準(zhǔn)備付款。 付款條款與驗(yàn)收條款l 付款一般為貨到驗(yàn)收付款，預(yù)付小于50%。l 國(guó)內(nèi)貿(mào)易一般為人民幣，期限為發(fā)票30天。l 對(duì)生產(chǎn)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部放行，庫(kù)房驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是付款的前提。l 對(duì)提供服務(wù)，申請(qǐng)人必須確認(rèn)收貨方可申請(qǐng)。l 申請(qǐng)付款日期要看發(fā)票日期和付款條件。 職責(zé)劃分l 申請(qǐng)人，采購(gòu)人，付款人，收貨人分開l 任何部門或個(gè)人均不得兼管上述兩項(xiàng)職能。l 特殊情況須請(qǐng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理或流程控制部門批準(zhǔn)并且定期檢查風(fēng)險(xiǎn)是否在可接受的范圍。 無授權(quán)采購(gòu)（BYPASS）l 定義：沒有采購(gòu)部門參與也沒有得到內(nèi)部負(fù)責(zé)人的授權(quán)批準(zhǔn)的對(duì)供應(yīng)商的承諾。l 危險(xiǎn)與損害：造成直接經(jīng)濟(jì)損失，破壞與供應(yīng)商的關(guān)系，損害公司的形象，有潛在道德的問題。l 防范：No PO，No Work， No Payment。 對(duì)供應(yīng)商管理，無PO，無付款 對(duì)犯規(guī)者及其經(jīng)理進(jìn)行批評(píng)教育 總結(jié)：l 采購(gòu)部是采購(gòu)流程的OWNER。l 采購(gòu)流程要體現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的增值性。l 采購(gòu)流程要在控制范圍內(nèi)盡可能提高效率和反映能力。降低TURN AROUND TUME，提高內(nèi)部客戶滿意度。l 采購(gòu)流程對(duì)供應(yīng)商要透明。十、采購(gòu)技術(shù)與招竟標(biāo)實(shí)務(wù)傳統(tǒng)采購(gòu)部門沒有所謂的技術(shù)，比較重視價(jià)格的相對(duì)低廉一如貨比三家。因此采購(gòu)經(jīng)理與采購(gòu)員們比較重視談判但效果甚微?？鐕?guó)公司中有很多專業(yè)分工的采購(gòu)員去做供應(yīng)商的篩選、評(píng)估和認(rèn)證工作，在與供應(yīng)商的接觸中，他們需要規(guī)范地獲得信息和了解供應(yīng)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)狀況。好的采購(gòu)技術(shù)是在了解市場(chǎng)和供應(yīng)商的狀況下，最大限度地加大供應(yīng)商之間的有效競(jìng)爭(zhēng)。一般來說，采購(gòu)技術(shù)有竟標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估、費(fèi)用明細(xì)和價(jià)格比較等方法。這些方法各有千秋也各有各的適用范圍。使用時(shí)，請(qǐng)注意對(duì)應(yīng)的局限性。下面簡(jiǎn)單介紹一下招標(biāo)采購(gòu)技術(shù)。2000年1月1日，《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》開始實(shí)施，為引入采購(gòu)技術(shù)開了先河。招標(biāo)至少可以分為：國(guó)際公開招標(biāo)、企業(yè)公開招標(biāo)和企業(yè)選擇性招標(biāo)。企業(yè)一般采購(gòu)金額相比大型項(xiàng)目而言，不足以吸引社會(huì)上所有供應(yīng)商，同時(shí)，交貨時(shí)間短和專業(yè)性較強(qiáng)比較適合選擇性招標(biāo)。即企業(yè)根據(jù)購(gòu)買物品的規(guī)律和供應(yīng)商的狀況，邀請(qǐng)企業(yè)的合作伙伴和新供應(yīng)商參加企業(yè)的供應(yīng)項(xiàng)目的報(bào)價(jià)活動(dòng)，評(píng)估結(jié)果最好的勝標(biāo)，獲得作為這項(xiàng)采購(gòu)的供應(yīng)商資格。未被邀請(qǐng)的企業(yè)無資格參加投標(biāo)活動(dòng)。這種招標(biāo)辦法簡(jiǎn)單易行，評(píng)估可結(jié)合企業(yè)需要，節(jié)省時(shí)間和精力，企業(yè)可掌握時(shí)間，主動(dòng)靈活，運(yùn)用得當(dāng)，效果會(huì)很好。招標(biāo) 的適用性：市場(chǎng)上產(chǎn)品差異小、供應(yīng)商多、供應(yīng)穩(wěn)定，產(chǎn)品成熟，各種規(guī)格齊全，標(biāo)準(zhǔn)化程度高。招標(biāo)幾個(gè)原則：招標(biāo)自始至終都要保持對(duì)供應(yīng)商的公正、公平，了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，有計(jì)劃和及時(shí)反饋。招標(biāo)和投標(biāo)方都了解這些原則并信守合同和承諾。違反這些原則，招標(biāo)很難收到實(shí)際效果，同時(shí)也可能遭到供應(yīng)商的投訴。注意事項(xiàng)：1）避免產(chǎn)品性質(zhì)或規(guī)格等等傾向某個(gè)、某些供應(yīng)商，典型例子指定某種品牌它會(huì)破壞競(jìng)爭(zhēng)。2）避免不合理的要求等等不符合業(yè)內(nèi)規(guī)范和實(shí)際的要求。3）根據(jù)具體情況，給供應(yīng)商必要的報(bào)價(jià)準(zhǔn)備時(shí)間。供應(yīng)商的預(yù)審名單：將公司的過去合作過的供應(yīng)商和市場(chǎng)上涌現(xiàn)的新的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，選出有競(jìng)爭(zhēng)力的45家。采購(gòu)金額超過一定水平，應(yīng)加入更多的水平相當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)者。這個(gè)名單確認(rèn)非常關(guān)鍵，一般要由公司授權(quán)人如采購(gòu)經(jīng)理來批準(zhǔn)。請(qǐng)注意以下兩條原則：1）供應(yīng)商的實(shí)力和產(chǎn)品水平要相當(dāng)保持競(jìng)爭(zhēng)是在一個(gè)水平線的競(jìng)爭(zhēng)，否則有的供應(yīng)商會(huì)在起跑線上就輸?shù)簟Ｄ菢颖荣惡茈y精彩，勝利沒有懸念，供應(yīng)商的價(jià)格就不能體現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)性。公司就沒有達(dá)到竟標(biāo)的目的。2）供應(yīng)商的樹木要確保競(jìng)爭(zhēng)性。任何情況下不得少于四家，否則很難避免綁標(biāo)、串標(biāo)的現(xiàn)象發(fā)生。評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)：眾多供應(yīng)商的產(chǎn)品可能各有千秋，有的價(jià)格低，有的服務(wù)水平高，有的距離近（運(yùn)輸費(fèi)用低），有的質(zhì)量穩(wěn)定何為最好呢？這要由評(píng)標(biāo)小組根據(jù)企業(yè)實(shí)際和市場(chǎng)需要來確定。比如用百分制：質(zhì)量40%，價(jià)格40%，售后服務(wù)10%，運(yùn)輸10%。具體意見可以通過調(diào)查實(shí)際銷售人員和使用者的意見。對(duì)供應(yīng)商的實(shí)際表現(xiàn)，也是如此。幾個(gè)原則：1）應(yīng)事先—發(fā)出標(biāo)書前就要確立評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)。切不可收到標(biāo)書后匆忙確立。2）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是保密的，不可向供應(yīng)商公開，評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)作為評(píng)標(biāo)小組的工作依據(jù)和記錄。招標(biāo)流程：在確認(rèn)供應(yīng)商的預(yù)審名單、標(biāo)書、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)后，即可開始招標(biāo)。發(fā)標(biāo)書：1）向預(yù)審名單上的供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，收集必要的數(shù)據(jù)、樣品、過去的績(jī)效表現(xiàn)等等。 2）確認(rèn)無誤后，發(fā)出有采購(gòu)授權(quán)人簽字的標(biāo)書，并確認(rèn)供應(yīng)商已收到。確認(rèn)標(biāo)書的有效性。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完整準(zhǔn)確地回答標(biāo)書上的要求，采購(gòu)評(píng)審員首先確認(rèn)標(biāo)書的到達(dá)時(shí)間和文件完全符合要求。評(píng)標(biāo)：按照原定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)標(biāo)安排進(jìn)行。在金額較大，交貨復(fù)雜及特殊要求的情況，可以安排供應(yīng)商的答辯—供應(yīng)商須到公司來解釋標(biāo)書形式的依據(jù)和回答評(píng)標(biāo)小組的提問。有必要答辯的，答辯也要占一評(píng)標(biāo)分?jǐn)?shù)。如上述運(yùn)輸占10%，考慮答辯的話，可以改為運(yùn)輸5%，答辯5%。注意事項(xiàng)：1）價(jià)格得分由采購(gòu)人員按照最低價(jià)格最高分，其余價(jià)格按照反比例計(jì)算而得，不是評(píng)議出來的。 2）參加評(píng)估的小組成員，可獨(dú)立對(duì)非價(jià)格因素打分，沒個(gè)人對(duì)自己打分負(fù)責(zé)，并要作出打分依據(jù)的支持解釋。 3）對(duì)所有評(píng)分進(jìn)行平均和加合即可得出每位供應(yīng)商的平均分。得分最高的，將成為中標(biāo)者。請(qǐng)?jiān)u標(biāo)小組每一位同事在總評(píng)標(biāo)的結(jié)果上簽字。談判：標(biāo)書是供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并不等于最終的價(jià)格。所以必要時(shí)仍然可以獲得進(jìn)一步的讓步。當(dāng)然，這個(gè)要求是對(duì)所有的供應(yīng)商而不是一兩家。通知：對(duì)獲勝供應(yīng)商發(fā)出勝標(biāo)信或傳真。對(duì)敗標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出感謝信，感謝他們的參加，祝合作愉快。注意事項(xiàng)：1）通知要及時(shí)，要有始有終。2）通知上不公布評(píng)分的最后結(jié)果。 準(zhǔn)備與供應(yīng)商簽署正式合同。十一、采購(gòu)談判原則、方法與技巧——采購(gòu)員的基本功采購(gòu)談判目的：通過溝通，了解談判雙方的要求和分歧原因，尋找解決雙方矛盾的途徑達(dá)到雙贏的結(jié)果。采購(gòu)談判注意事項(xiàng)：談判雙方不斷調(diào)整各自需要而相互接近最終達(dá)到一致意見的過程。談判不是“合作與沖突”的選擇而是矛盾的統(tǒng)一。談判雙方要關(guān)注彼此的利益界限而非一方的利益。談判成功不一一方的預(yù)定目標(biāo)為唯一標(biāo)準(zhǔn)而是有一系列綜合價(jià)值評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)的。注意科學(xué)性與藝術(shù)性的結(jié)合。商務(wù)談判的特點(diǎn) 以獲得經(jīng)濟(jì)利益為目的。 以價(jià)值談判為核心。 注重合同條款嚴(yán)密、準(zhǔn)確和完整。 涉外商務(wù)政策性和國(guó)情性強(qiáng)。 涉外談判要以國(guó)際商法為原則，以國(guó)際慣例為基礎(chǔ)。 注重并尊重國(guó)家之間文化、價(jià)值觀、思維方式及行為方式的差異。談判方法的比較軟式談判硬式談判原則式談判目標(biāo)達(dá)成協(xié)議贏得勝利圓滿解決問題出發(fā)點(diǎn)為增進(jìn)關(guān)系而作出讓步要求對(duì)方讓步而不顧及關(guān)系問題和關(guān)系分開，解決問題增進(jìn)關(guān)系。作法找出對(duì)方能接受的方案找出自己愿意接受的方案規(guī)劃多個(gè)方案供雙方選擇表現(xiàn)盡量避免意氣用事雙方意志力的較量根據(jù)客觀標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議結(jié)果屈從于對(duì)方壓力之下施加壓力使對(duì)方屈服屈從于原則而不屈從于壓力談判進(jìn)程的把握準(zhǔn)備階段： 自身分析：SWOT，目標(biāo) 對(duì)手分析：勢(shì)力、需求及誠(chéng)意、談判人員（DECISION MAKER） 談判人員及地點(diǎn)安排接觸階段： 營(yíng)造談判氣氛 了解對(duì)方 修正方案實(shí)質(zhì)階段：正確報(bào)價(jià)：賣方慎重，盡可能晚的出價(jià)，買方?jīng)Q不能自作主張搶先出價(jià)或透露心目中的價(jià)格與現(xiàn)價(jià)的差異。反復(fù)磋商：指出或詢問價(jià)格中報(bào)價(jià)的依據(jù)，討論合理中的不合理因素。善于溝通和說服技巧：1） 建立融洽的氣氛2） 加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，善于從各種角度包括從對(duì)方角度考慮和理解問題。 談判過程的把握（繼續(xù)）3） 注意傾聽對(duì)方的意見。