【文章內(nèi)容簡介】 所拜托的事，然后再其他人所拜托的事?！　?先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事?！　∫陨系母鞣N行事準則，從一定程度上說大致上都不符合有效的時間管理的要求。我們既然是以目標的實現(xiàn)為導向，那么在一系列以實現(xiàn)目標為依據(jù)的待辦事項中，到底哪些應該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認為是按照事情的緊急程度來判斷。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則?？墒窃诙鄶?shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。例如參加管理技能培訓、向上級提出改進營運方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己處于危機或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會轉化為重要又緊急的事。舉個例子來說，所有的主管都承認(包括我們業(yè)務工作人員)，業(yè)務報告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務報告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為“今天應該做的事”，更不會把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊急事件”，結果不是遲交了報告，就是草率應付了事。經(jīng)過一番掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務報告提前準備好！但是除非能夠徹底地改變按“緩急程度”辦事的習慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問題恐怕就在于此。　　因此，我們認為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”。所謂“重要程度”，即指對實現(xiàn)目標的貢獻大小。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應全面否定按事情“緩急程度”辦事的習慣，只是需要強調(diào)的是，在考慮行事的先后順序時，應先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”— 我們以下面的時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關系，請看四象限圖：　　第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫?！　〉诙笙奘侵匾痪o急的事。主要是與生活品質(zhì)有關，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等?；膹U這個領域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個人領導力的領域?！　〉谌笙奘蔷o急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時間在這個里面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準?！　〉谒南笙迣儆诓痪o急也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的?！　‖F(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。　　請思考下面的問題：　　你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？　　這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下：　　改善人際關系?！　「纳剖孪葴蕚涔ぷ??！　「茉?shù)匾?guī)劃與組織?！　∩拼约骸！　∽プC會?！　〕鋵嵶晕??！　≡鲞M能力?！　∵@些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？　　大家好！我們已經(jīng)學習了時間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況?！　〖逼刃灾笖?shù)測驗　　選取出你最可能作出的反應行為或態(tài)度(A=從不；B=有時候；C=常常)　　我在壓力之下表現(xiàn)最好。(　)　　我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。(　)　　我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。(　)　　我休息時會覺得不安。(　)　　我似乎永遠在趕時間。(　)　　我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。(　)　　我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。(　)　　我在做一件事時常會想到另一件事。(　)　　我處理危機時表現(xiàn)最好。(　)　　處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。(　)　　1我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。(　)　　1當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。(　)　　1我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。(　)　　1我常邊工作邊吃飯。(　)　　1我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。(　)　　1一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。(　)　　“A”總數(shù)：“B”總數(shù)：“C”總數(shù)：總得分：　　(A=0分；B=2分；C=4分)　　0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度?！簿褪俏覀兺ǔ２捎玫摹暗诙笙藿M織法”。 我們以下面的時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關系，請看四象限圖：　　第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫?！　〉诙笙奘侵匾痪o急的事。主要是與生活品質(zhì)有關，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等?；膹U這個領域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個人領導力的領域?！　〉谌笙奘蔷o急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時間在這個里面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準?！　〉谒南笙迣儆诓痪o急也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。　　現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。　　請思考下面的問題：　　你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？　　這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下：　　改善人際關系?！　「纳剖孪葴蕚涔ぷ鳌！　「茉?shù)匾?guī)劃與組織?！　∩拼约??！　∽プC會。　　充實自我。　　增進能力?！　∵@些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？　　大家好！我們已經(jīng)學習了時間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況?！　〖逼刃灾笖?shù)測驗　　選取出你最可能作出的反應行為或態(tài)度(A=從不；B=有時候；C=常常)　　我在壓力之下表現(xiàn)最好。(　)　　我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。(　)　　我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。(　)　　我休息時會覺得不安。(　)　　我似乎永遠在趕時間。(　)　　我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。(　)　　我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。(　)　　我在做一件事時常會想到另一件事。(　)　　我處理危機時表現(xiàn)最好。(　)　　處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。(　)　　1我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。(　)　　1當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。(　)　　1我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。(　)　　1我常邊工作邊吃飯。(　)　　1我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。(　)　　1一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。(　)　　“A”總數(shù)：“B”總數(shù)：“C”總數(shù)：總得分：　　(A=0分；B=2分；C=4分)　　0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴重急迫　　原則之四：合理地安排時間　　首先我們來看看穆爾的故事：　　案例——穆爾于1939年大學畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務員的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務其余20%的客戶。　　結果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司(KellyMoore Paint Company)的董事長?！　∵@個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律(也稱80/20原理)：總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的　　按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎上。舉例說明：　　80%的銷售額是源自20%的顧客；　　80%的電話是來自20%的朋友；　　80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；　　80%的財富集中在20%的人手中；......　　再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結構上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。當你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼。基于此，某家電器公司在電冰箱的設計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設計就是利用了80/20原理?！　?0/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效?！　≌莆罩攸c可以讓你的工作計劃不致偏差。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯的幾率就會增加。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進行時間管理的人，總是確保最關鍵的20%的活動具有最高的優(yōu)先級?！　　≡瓌t之五：與別人的時間取得協(xié)作　　任何人類的組織，不論大小，都有其周而復始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作?！　≌J清并適應組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預算后才提出你的構想，你可能就不會有太好的運氣，可能要等到幾個月后，你的構想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到垃圾桶里去！　　同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學習，也需要提前與該部門人員進行預約，雙方共同達成一個有關時間、地點、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！　　大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾(電話、來訪等)、突發(fā)事件！