【正文】 個(gè)人時(shí)間管理　　第一章　時(shí)間管理的概念和誤區(qū)　　167。1：時(shí)間管理的概念　　　什么是時(shí)間？　　在我們探討“時(shí)間管理”這個(gè)問題以前，不妨先來讀篇文章：　　1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下：　　諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話?！　∵@一句話是：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問。以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時(shí)候，努力做一種專門學(xué)問。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時(shí)候，要做學(xué)問也來不及了?！　∮腥苏f：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學(xué)問，既沒有圖書館，有沒有實(shí)驗(yàn)室，哪能做學(xué)問？　　我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到有了實(shí)驗(yàn)室方才做研究的，有了實(shí)驗(yàn)室也不肯做研究。你有了決心要研究一個(gè)問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設(shè)置儀器。　　至于時(shí)間，更不成問題。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點(diǎn)鐘的工作。你們看他的成績！每天花1點(diǎn)種看10頁有用的書，每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書?！　≈T位，11萬頁書可以使你成為一個(gè)學(xué)者了。可是每天看3種小報(bào)也得費(fèi)你1點(diǎn)鐘的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你1點(diǎn)半鐘的光陰?？葱?bào)呢？還是打麻將呢？還是努力做一個(gè)學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！　　易卜生說：你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器。　　學(xué)問就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。　　再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器?！　】吹胶m先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？“時(shí)間就是效率”、“時(shí)間就是金錢”、“時(shí)間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個(gè)人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到——　　“我要是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！”　　“我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點(diǎn)書！”　　“時(shí)間根本不夠用，公司股價(jià)節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔(dān)任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報(bào)作廢！”　　世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時(shí)。最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時(shí)。那么時(shí)間究竟是什么呢？　　我們哲學(xué)家這樣說：“時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源?！薄　∫肽軌蛘嬲亓私鈺r(shí)間并且管理“時(shí)間”，我們有必要對時(shí)間的本質(zhì)有深刻的認(rèn)識。首先讓我們先了解時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性：(1)供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無法開源?！　?2)無法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流?！　?3)無法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代的?！　?4)無法失而復(fù)得：時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回?！　⌒“咐骸　　Ｄ阍谶@一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好。請問：你如何用這筆錢？　　　什么是“時(shí)間管理”？　　“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對象不是“時(shí)間”，它是指面對時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”?！　≌堊⒁猓骸　?1)所謂“時(shí)間的浪費(fèi)”，是指對目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗?！　?2)所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。　　大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績的人都是時(shí)間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián)營公司當(dāng)了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值得引證的榮譽(yù)。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所羨慕，這個(gè)記錄中包括連年不斷的銷售記錄和利潤記錄。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計(jì)劃、組織、授權(quán)、激勵(lì)、評價(jià)和控制等項(xiàng)目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，他獻(xiàn)身時(shí)間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚(yáng)。在格里看來，正確的管理的基礎(chǔ)是良好的時(shí)間管理?！　≡谛畔⒈ǖ慕裉欤捎嵉目臻g在無限地?cái)U(kuò)展，面臨競爭的壓力、客戶高品質(zhì)的需求，您是否又有些無所適從呢？　　由于時(shí)間所具有的獨(dú)特性，時(shí)間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有24小時(shí)，每小時(shí)由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成。擁有這樣的一筆財(cái)富，我們怎么可以視而不見？又怎么可以隨意處之？這個(gè)問題恐怕需要我們花點(diǎn)時(shí)間來考慮。有人曾粗略地統(tǒng)計(jì)過一個(gè)活到72歲的美國人對時(shí)間是怎么花的：　　睡覺：21年　　工作：14年　　個(gè)人衛(wèi)生：7年　　吃飯：6年　　旅行：6年　　排隊(duì)：6年　　學(xué)習(xí)：4年　　開會：3年　　打電話：2年　　找東西：1年　　其它：3年　　看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如下：　　*尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要　　*信息爆炸　　*競爭的壓力　　*你的客戶對品質(zhì)的要求　　看來我們要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè)人，減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問題究竟在哪里呢？　　第二章　時(shí)間管理的誤區(qū)　　我們探索克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑便是“培養(yǎng)克服時(shí)間管理誤區(qū)的技能”。所謂時(shí)間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。以下列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請大家仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題：　　誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃　　查爾斯史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費(fèi)。”李愛菲于是遞了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)建議對你生效時(shí)，把它提供給你的部屬采用”。數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言?！　”M管計(jì)劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎如下幾條：　　因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考；　　不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；　　不了解做計(jì)劃的好處；　　計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對計(jì)劃喪失信心；　　不知如何做計(jì)劃。　　我們作為一個(gè)高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個(gè)強(qiáng)調(diào)實(shí)效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下：　　固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時(shí)間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？　　不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的則是有意識地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率?！　∮捎谀繕?biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無計(jì)劃的引導(dǎo)，則一切行動(dòng)將雜亂無章，最終走進(jìn)死胡同。　　綜上所述，由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果：　　目標(biāo)不明確　　沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣　　缺乏做事輕重緩急的順序　　沒有時(shí)間分配的原則　　誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)　　組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：　　*職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)　　*“事必躬親，親力而為”　　*溝通不良　　*工作時(shí)斷時(shí)續(xù)　　首先，學(xué)會如何接受請托：　　對于我們每一個(gè)人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。在很多請托中，有一類是職務(wù)所系而責(zé)無旁貸的；另一類雖然也是職務(wù)所系，但請托本身卻是不合時(shí)宜或是不合情理的；尚有一類請托則屬無義務(wù)予履行的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托?！　√热粑覀?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請托將四面八方地源源涌來。一旦他辦不妥委托的事項(xiàng)，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將喪失請托者尊敬?！懊髦堑亟邮苷埻小钡闹匾栽谟冢旱谝唬骸熬芙^”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對請托者提出適時(shí)的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強(qiáng)接受他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。　　所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價(jià)？如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果？經(jīng)過這一番“成本——效益分析”之后，你就可以決定取舍了?！　∑浯?，學(xué)會利用資源：　　對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時(shí)間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等?！　τ诠芾碚叨裕麄兘?jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤：　　擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；　　擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；　　擔(dān)心喪失對下屬的控制；　　不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；　　找不到合適的下屬授權(quán)。　　其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會授權(quán)，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠　　在前面的“小張的故事”中，小張?jiān)跁r(shí)間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時(shí)間，以致到頭來一事無成。我們提供了一個(gè)拖延商數(shù)的測驗(yàn)，請你先做一下自我評核。　　拖延商數(shù)測驗(yàn)　　請據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案：　　(1)為了避免對棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。　　A非常同意　B略表同意　C略表不同意　D極不同意　　(2)為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的?！　非常同意　B略表同意　C略表不同意　D極不同意　　(3)我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作?！　非常同意　B略表同意　C略表不同意　D極不同意　　(4)我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)?！　非常同意　B略表同意　C略表不同意　D極不同意　　(5)當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。　　A非常同意　B略表同意　C略表不同意　D極不同意　　(6)我對重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會。　　A非常同意　B略表同意　C略表不同意　D極不同意　　(7)試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。　　A非常同意　B略表同意　C略表不同意　D極不同意　　(8)我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它?！　非常同意　B略表同意　C略表不同意　D極不同意　　(9)我在過分疲勞(或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制)時(shí)，以致無法處理所面對的困難任務(wù)?！　非常同意　B略表同意　C略表不同意　D極不同意　　(10)在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件?！　非常同意　B略表同意　C略表不同意　D極不同意　　評分標(biāo)準(zhǔn)：　　每一個(gè)“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分。總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病?！　∥覀兺ǔＴ跁r(shí)間控制容易陷入下面的陷井：　　習(xí)慣拖延時(shí)間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個(gè)典型的拖延時(shí)間的人。　　不擅處理不速之客的打擾。　　不擅處理無端電話的打擾。　　泛濫的“會議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r(shí)間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會議時(shí)間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費(fèi)！　　誤區(qū)四：整理整頓不足　　辦