【文章內(nèi)容簡介】 職責（一）行政管理部負責公司文書、人事檔案管理工作。（二）各部門負責相關(guān)文書等檔案的歸檔工作。二、 歸檔范圍、要求和時間（一）歸檔范圍 凡以公司名義制發(fā)的文件和具有查考保存價值的公司收文均歸公司立卷歸檔。以各部門、分公司名義發(fā)文的由其制發(fā)單位立卷歸檔。凡是反映公司及4S店主要職能活動，并具有在今后工作中有查考價值的文件、材料、會議記錄、調(diào)查材料、統(tǒng)計報表、圖紙、圖像、圖表、憑證、賬冊、反映本單位情況的重要剪報、照片、光盤以及大事記等均屬于歸檔范圍之列。人事檔案。（二）歸檔要求應歸檔的文件、材料應收集齊全、完整，按照有關(guān)規(guī)定按件進行整理、裝盒，使之能正確反映各項工作活動情況，便于保管和利用。歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。歸檔文件材料要系統(tǒng)、條理。凡歸檔文件均要區(qū)分它們不同的保存價值，按永久、長期、短期進行分類?？缒甓鹊奈募?，要選擇有針對性的一年來進行歸檔。全面收集公司全員任免、工資、職稱、培訓、學歷、黨團材料、考察、考核、獎懲等工作中新形成的的材料，以備建立和補充人事檔案內(nèi)容，收集的檔案材料必須是辦理完畢的正式文件材料。各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政管理部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。（三）歸檔時間文書檔案：由行政管理部將本月度的文件材料在每季度末月（12月）整理歸檔、集中管理。人事檔案：檔案材料在鑒別審查后應在三日內(nèi)歸入檔案袋，每月裝訂入卷歸檔一次。業(yè)務檔案：由各部門按實際情況，進行月度、季度、年度建檔工作。電子文件歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。.公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。三、檔案的管理和查閱利用（一）檔案的管理檔案管理柜鑰匙專人保管。檔案管理人員調(diào)離時，應在離開崗位前辦好所管檔案的交接手續(xù)。凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。應定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，確保檔案的齊全完整。（二）檔案的查閱利用行政管理部應對檔案借閱（查閱）情況做好登記，并規(guī)定借閱期限；借閱人需在《檔案借閱、歸還登記表》上簽字，閱后如期歸還檔案。行政會議記錄以及其它屬于保管范圍的檔案資料，一般不予查閱，如確需查閱，應按規(guī)定報經(jīng)批準后方可查閱。員工因工作需要查閱與本身業(yè)務（工作）有關(guān)檔案，準予查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導簽字，同時做登記。　查閱人事檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后方可查閱。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領(lǐng)導。第九節(jié) 印章管理制度一、 印章的保管：印章應保存在安全、有秘密設施的地方，印章保管人員要提高警惕，嚴防私用、盜用公章；二、 印章的使用：印章的使用必須遵守登記、批準、用印的程序，使用公章必須經(jīng)部門經(jīng)理批準，重大事項用章必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)主管批準，批準人應有文字批準手續(xù)，批準手續(xù)完備后由印章管理人員對所蓋印文字內(nèi)容進行審閱后用??；三、 使用印章必須有專人在專門的印章使用登記表上逐次進行登記存底，不能隨便委托他人代為用印，也不準給空白的介紹信用?。凰?、 不符合用印手續(xù)的用印，印章保管人有權(quán)拒絕蓋章；第十一節(jié) 辦公用品管理制度一、各部門每月2025申報下月所需辦公物品，應認真填寫《物資申購清單》，注明所需物資名稱、數(shù)量及型號，部門經(jīng)理簽字后報至行政管理部，月中如無特殊情況原則上不再進行申購。二、各部門應指定一名專人負責辦公用品的申購及領(lǐng)用，該負責人在每月的2829日領(lǐng)用辦公用品，領(lǐng)用辦公用品須在行政管理部《辦公用品領(lǐng)用登記表》簽字確認，原則上不允許個人申購領(lǐng)用辦公用品。三、行政管理部在每月最后一天匯總核對各部門月度《辦公用品領(lǐng)用登記表》，分攤各部門當月辦公用品費用，并報各部門負責人簽字確認。第十二節(jié) 電腦網(wǎng)絡管理制度 一、各地各部門經(jīng)理為本部室電腦網(wǎng)絡的直接責任人，擔負本部室電腦網(wǎng)絡正常運行的監(jiān)管責任。二、電腦應有安全合理的擺放場所，應滿足防火、防盜、防潮、防靜電等要求。電腦專人專用，電腦及外部設備實行定位安裝、定位使用、定人管理。未經(jīng)批準，不得挪作他用或借與他人。使用者對電腦及外設負有保管和日常維護的責任，應定期進行系統(tǒng)軟件與硬件的維護，定期查毒、清理垃圾文件，做好數(shù)據(jù)備份工作。樹立保密意識，定期檢查各項安全保密措施，發(fā)現(xiàn)隱患及時報告、及時采取措施，防止相關(guān)信息泄露。三、除集團行政管理部網(wǎng)絡管理員外，禁止4S店員工及其他人員拆裝電腦硬件、改移網(wǎng)線，禁止安裝和運行與工作內(nèi)容無關(guān)的軟件程序。工作人員在下班或確認不再用機時，必須關(guān)閉電腦主機、顯示器，關(guān)閉插線板后方可離開。多人共用一機的，除專人負責外，相關(guān)人員亦負有日常維護、保養(yǎng)責任。四、嚴禁上班時間在電腦上進行與工作無關(guān)事項，諸如看電影電視、玩網(wǎng)絡游戲（包含單機游戲）、下載軟件、炒股等惡意耗占網(wǎng)絡流量等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即對當事人處以罰款300元，行政記過一次，取消當年評獎評優(yōu)資格，并對其部門經(jīng)理處以罰款100元。五、各部室電腦桌面應統(tǒng)一設置為斯柯達品牌旗下汽車（晶銳、明銳、昊銳）宣傳圖畫，以此增強品牌效應，強化品牌信心。第十三節(jié) 消防安全制度1. 全體員工應該了解消防安全基本常識，應會使用滅火器；2. 二氧化碳滅火器應放在明顯、取用方便的地方，不可放在采暖和加熱設備附近，同時也應避免陽光的強烈溫度不應該超過42℃；3. 在搬運滅火器時應輕拿輕放，防止撞擊。在寒冷季節(jié)使用滅火器時，閥門（開關(guān)）開啟后不得時開時關(guān)，以防閥門凍結(jié)堵塞；4. 指定專人定期檢查滅火器鋼瓶內(nèi)的二氧化碳存量，如果二氧化碳的重量減少十分之一時，應補充灌裝；5. 焊接工位附近（5米以內(nèi)）不能有易燃、易燃物品，且必須有防火設備；6. 本站所使用的氧氣、乙炔、油漆、汽油、香蕉水等化學易燃易爆品應放在指定的危險品倉庫內(nèi)；7. 嚴禁本站員工和顧客在修理現(xiàn)場吸煙，在廠區(qū)內(nèi)吸煙；8. 電器設備運行時，必須注意不能超過設備的額定負荷，以免引起火災；9. 節(jié)假日、夜間安排專人值班，對重點火險部位進行監(jiān)控；對使用、保管易燃易爆危險品的人員，必須經(jīng)培訓合格后才能上崗。第十四節(jié) 公車管理制度（）為加強集團內(nèi)各公司公務車輛管理，提高車輛的使用效率，節(jié)省費用開支，特制訂如下管理規(guī)定：一、管理原則及管理權(quán)限集團內(nèi)各公司公務車由各單位行政部集中管理、統(tǒng)一調(diào)度。行政部根據(jù)公務的輕重緩急妥善派車，優(yōu)先保障重要公務、接待和會議等活動用車。緊急情況下，可協(xié)調(diào)使用車改車輛和員工私車。市內(nèi)用車，由行政部直接派車，市外用車需報各單位總經(jīng)理批準，省外用車需報集團總裁批準。二、用車范圍公務用車。領(lǐng)導的公務活動，公務接待，會議活動，出差等相關(guān)活動。因私用車。員工因私用車原則上不予安排，確因特殊情況借用公車時，須報各單位總經(jīng)理，集團行政總監(jiān)批準。試乘試駕車輛。試乘試駕車輛由各品牌銷售部門負責統(tǒng)一管理。原則上不能作為他用，特殊情況下需要使用該車辦理公務，需報單位總經(jīng)理批準。在銷售業(yè)務過程中客戶需試乘試駕應嚴格按照各品牌廠家規(guī)定執(zhí)行。三、用車程序各公務車車鑰匙需交單位行政部統(tǒng)一管理，各單位用車須提前申請，以便合理安排車輛，并填寫“公務用車派車單”報行政部，行政部按照管理權(quán)限和車輛情況簽注意見，指派出車車輛。員工一律憑派車單出車，不得私自出車。市區(qū)以外用車須按指定的路程行車并按時返回，不得隨意改變行程，確遇特殊情況，需要改變行程或延長出車時間，須與行政部聯(lián)系并得到批準后方可。行政部需建立車輛使用臺賬，及時準確地登記公務用車行駛情況，并定期匯總報告車輛使用情況。四、費用結(jié)報員工出車期間的費用須及時結(jié)報，報銷時需要附“派車單”，并經(jīng)相關(guān)負責人審核簽注意見，按照實報實銷原則,若發(fā)現(xiàn)虛報謊報一律嚴懲。駕駛員工未經(jīng)批準不得購置車用器具或支付大額費用。 五、油耗管理xxx 、德陽公車用油標準參照《集團發(fā)【2009】1號》文件執(zhí)行，成都地區(qū)公務車用油標準參照成都公司現(xiàn)行政策執(zhí)行。六、車輛維修駕駛員工要有強烈的責任感，謹慎駕駛，愛惜車輛，行政部定期對車輛進行保養(yǎng)，使車輛始終保持整潔完好狀態(tài)。外出如遇小故障要自己動手及時檢修，自己無法檢修的故障必須先向行政部報告，公司會及時安排技術(shù)工人到場維修。七、安全管理 車輛必須按指定地點停放，嚴禁亂停亂放。 行政部應經(jīng)常組織員工開展業(yè)務學習，參加安全培訓，接受安全教育，不斷強化安全意識，自覺遵守《道路交通安全法》，杜絕各類違章。嚴禁駕駛?cè)藛T酒后開車，違章所受的各種處罰由個人承擔，違規(guī)出現(xiàn)事故，違章人員全額賠付，非違規(guī)事故公司、個人按6:4比例承擔，重大事故報總經(jīng)辦討論批準后公司、個人可按8:2比例承擔。 按規(guī)定及時辦理車輛保險和年檢。公務車輛保險由主要用車部門到相關(guān)單位辦理，行政部負責監(jiān)督追蹤。 第十五節(jié) 保安人員工作制度一、保安員工作職責保安員應嚴格遵守公司各項規(guī)章制度，工作時間統(tǒng)一著公司配備的保安服，姿態(tài)端正，穩(wěn)重熱情，樹立威武、文明的執(zhí)勤形象，嚴禁穿奇裝異服，儀容儀表及動作規(guī)范嚴格遵照公司標準要求。保安員上班時間由各地根據(jù)本店情況自行規(guī)定。保安員必須在崗位上進行交接班，接班人員應提前10分鐘到達崗位，嚴格交接手續(xù)（交裝備、交情況、認真填寫《交班記錄表》，并簽字確認，最后換崗）。交班人員應在接班人員工作驗收合格后方能下班，驗收時發(fā)現(xiàn)問題由交班人員承擔；交班時接班人未到嚴禁擅自下班，必須經(jīng)領(lǐng)導批準有人頂崗方可離崗；交班保安交接完工作后，應圍繞4S店內(nèi)外圍進行巡視，發(fā)現(xiàn)門窗、車輛、物品、消防設施等未按照要求處理的，應及時通知相關(guān)責任人。夜班保安在交班后負責開啟招牌燈箱、司徽燈、埋地燈等夜間指示標牌燈具。白班保安員負責迎送客戶，指揮停車區(qū)域交通、停車區(qū)域車輛的擺放；保安員應積極引導車輛停放在劃定的車位內(nèi)，行車通道、消防通道及非停車位嚴禁停車，車輛停放后，及時提醒駕駛員鎖好車門、關(guān)好車窗，保持車位衛(wèi)生；凡來店車輛及人員，保安員應主動上前致禮，指引客戶停車或來訪人員至相關(guān)部門，并做好相關(guān)來訪人員登記工作。當班期間保安員應認真做好當班值勤記錄，力求詳細、準確、客觀，如來訪人員人數(shù)、車輛數(shù)等，并簽名確認；對于客戶維修來車應及時詢問客戶維修需要，對車輛條形碼進行掃描登記，引導維修車輛進入車輛待檢驗區(qū)，并及時告知服務前臺當值人員；嚴禁裝有易燃、易爆、劇毒物品或污染性物品的車輛進入4S店。夜班保安值班期間每半小時交替巡視一圈，若有亮燈、門窗開啟等情況，需及時處理。如發(fā)現(xiàn)可疑情況，應提高警惕，帶好警用設備，膽大心細靈活處理；若事態(tài)嚴重，應及時撥打“110”報警尋求幫助，并立即上報行政管理經(jīng)理。二、保安員懲處制度保安員日常工作紀律嚴格，視情節(jié)嚴重程度給予警告至記大過處理，造成嚴重后果者，可給予開除處理： 當值時未著公司統(tǒng)一配發(fā)工作服，著裝不整潔，儀容儀表違反要求，有損保安員形象的情形，每次處以罰款60元。 當值期間未履行上述工作職責者，每項處以罰款10元，罰款從其當月工資中扣除。當值期間擅自離崗影響工作者，每次處以罰款20元；當值期間睡覺者，第一次予以口頭警告，第二次處以罰款20元；非工作需要，其他員工嚴禁在值班室逗留，違者雙方各罰款20元。當值期間發(fā)現(xiàn)違法亂紀、不遵守公司規(guī)章制度的人及事，保安員不制止、不處理、不上報者，對當班保安處以罰款20元。當值期間，由于瀆職行為造成公司財產(chǎn)、物品丟失、損壞的，由當值保安依照物品價格的兩倍進行賠償；視瀆職情節(jié)輕重處以40—100元罰款，情節(jié)嚴重者直接予以開除。保安員不認真履行工作職責，不服從領(lǐng)導安排，玩忽職守、故意刁難、打擊報復同事者，視情節(jié)輕重給予相應處罰；特別嚴重者，直接給予開除處理，違反國家法律法規(guī)者，送公安機關(guān)立案處理。有其它違紀行為的，視情節(jié)輕重進行處罰。三、保安員獎勵制度有以下情況之一者，給予嘉獎至記大功表彰：在全年工作中，嚴格遵守工作職責，文明熱情當值，無任何責任事故發(fā)生；在處置突發(fā)事件、維護公司利益等活動中，表現(xiàn)突出、貢獻突出人員；第十六節(jié) 保潔管理制度一、工作內(nèi)容保潔員責任區(qū)域，各店根據(jù)本店情況自行規(guī)定。（一樓展廳、服務前臺、總監(jiān)辦公室、衛(wèi)生間及過道樓梯，二樓總經(jīng)理、總監(jiān)辦公室過道及會議室。）保潔員應在每天提前半小時到店，在全店正式上班前將其負責區(qū)域清潔完畢。責任保潔員應在每天到店后，第一時間對外圍保潔責任區(qū)域進行清潔維護。保潔員需定時進行全面保潔工作（每兩小時一次），并在“衛(wèi)生維護表”上進行自檢自查。行政管理部每兩小時進行檢查并在“衛(wèi)生維護表”上簽字（每周一更換“衛(wèi)生維護表）。隨時進行循環(huán)清潔工作,保持環(huán)境清潔。逢重大節(jié)日、重大活動時，要對整體環(huán)境進行徹底清潔。二、儀容儀表：保潔人員統(tǒng)一著裝，佩戴工牌，衣著干凈。儀表整潔、精神飽滿、舉止大方得體、禮讓賓客。三、保潔人員要求準則及崗位職責：嚴格遵守公司各項規(guī)章制度。熱愛本職工作，服從公司安排；嚴格按照保潔內(nèi)容、標準及操作規(guī)范和要求，做好保潔工作，對待工作認真、細致、負責。在工