【文章內容簡介】 應商 應付款表、供應商往來情況表 輸入元素：退貨單號 輸出元素：審核后的退貨單文件 輸入限制：未審核的退貨單號 ? 差異調整 主要功能：調整退貨過程中發(fā)生的差錯 輸入元素：原退貨單號、商品編號、調整數量 輸出元素：同退貨單錄入 輸入限制：同退貨單錄入 ? 退貨單打印 /發(fā)送 主要功能：打印退貨通知單發(fā)送（傳真）給供應商，協(xié)商退貨事宜 輸入元素：退貨單號 輸出元素：同退貨單錄入的屏幕和打印輸出 輸入限制：無 4． 2 新品管理 新品管理是在商品正式引入商場前對商品實行的一系列跟蹤、考核的過程，新品管理的目的是為了引進適銷、利潤 好的商品。新品管理包括新品定價和新品跟蹤兩部分內容，其數據流圖如下： 新品定價管理新品跟蹤管理采購價格表銷售價格表 新品試銷計劃 新品銷售記錄采購員商品臺帳新品信息新品跟蹤情況表 15 4． 2． 1 新品定價管理 新品定價包括新品采購定價和新品銷售定價，新品定價的目的是為了能夠采購商品和銷售商品，新品定價的數據流圖如下所示： 銷售價格表采購員采購價格表新品信息商品臺帳采購定價單錄入銷售定價單錄入采購定價單審核銷售定價單審核采購定價單查詢/ 修改操作員銷售定價單查詢/ 修改采購定價單銷售定價單 ? 采購定價單錄入 主要功能：輸入采購價格信息后保存；輸入部門號后系統(tǒng)能自動檢索該部門未定采購價 的新商品并添加到定價單明細窗口中。 輸入元素：部門號、分店號、供應商號、制單人、制單 日期、商品編號、含稅價、不含 稅價 輸出元素： 屏幕和打印輸出 部門名稱、供應商號、供應商名稱、制單人、制單日期、執(zhí)行人、執(zhí)行日 期、商品編號、貨號、規(guī)格品名、單位、進項稅率、含稅采購價、不含稅 采購價 文件輸出 采購定價主文件、采購定價商品文件 輸入限制： 商品必須是指定倉庫或分店經營的商品 商品的狀態(tài)必須是新品即 status=’2’ ? 采購定價單查詢 /修改 主要功能：按多種條件查詢采購定價單文件，未審核的定價單還可進行修改，具體功能 有 查詢原始采購定價 單數據 修改未審核的采購定價單文件 輸入元素：定價單號、供應商號、定價分店、部門號、制單日期、審核日期、商品編號 16 輸出元素： 單據和打印輸出同采購定價單錄入 輸入限制：修改限制同采購定價單錄入 ? 采購定價單審核 主要功能： 修改采購定價單審核人、審核日期 修改商品采購價格表 輸入元素：采購定價單號 輸出元素：審核后的采購定價單文件、采購價格表 輸入限制：未審核的采購定價單號 ? 銷售定價單錄入 主要功能：輸入商品售價及其相關信息后保存；輸入部門號后系統(tǒng)能自動檢索該部門未 定售價的新商品并添加到 定價單明細窗口中。 輸入元素：部門號、分店號、制單人、制單日期、商品編號、市場最高 /最低價、基準 零售價 輸出元素： 屏幕和打印輸出 部門名稱、分店名稱、制單人、制單日期、執(zhí)行人、執(zhí)行日期、商品編號、 貨號、規(guī)格品名、單位、含稅供應價、市場最高 /最低價、基準零售價、 計劃毛利率 文件輸出 銷售定價主文件、銷售定價商品文件 輸入限制： 商品必須是指定倉庫或分店經營的商品 商品的狀態(tài)必須是新品即 status=’2’且 lsj=0 或為空 ? 銷售定價單查詢 /修改 主要功能：按多種 條件查詢銷售定價單文件，未審核的定價單還可進行修改，具體功能 有 查詢原始銷售定價單數據 修改未審核的銷售定價單文件 輸入元素：定價單號、定價分店、部門號、制單日期、審核日期、商品編號 輸出元素： 單據和打印輸出同銷售定價單錄入 輸入限制：修改限制同銷售定價單錄入 ? 銷售定價單審核 主要功能： 修改銷售定價單審核人、審核日期 修改商品銷售價格表（ spzd 和 spzdmx 的 zxj 、 lsj 字段） 輸入元素：銷售定價單號 輸出元素：審核后的銷售定價單文件、銷售價格文件 輸入限制：未 審核的銷售定價單號 4． 2． 2 新品跟蹤管理 新品進入試銷期間后，必須對新品的銷售指標進行跟蹤考核，以便及時淘汰銷售業(yè)績不佳的新品，對短期內銷售表現不錯的新品，也可提前結束試銷階段，直接轉入正常商品經營。新品跟蹤管理包括制定試銷計劃和新品銷售考核，其數據流圖如下： 17 新品試銷計劃 新品銷售記錄新品跟蹤情況表采購員新品銷售考核制訂試銷計劃商品臺帳 主管審核 ? 制定試銷計劃 主要功能：按條件查詢出新商品，輸入考核指標保存 輸入元素：新品目標銷量、目標銷售額、目標毛利率和跟蹤天數 輸出元素：商品編號、商品全稱、貨號、規(guī)格、單位、所屬品牌、所屬 供應商、目標銷 量、目標銷售額、目標毛利率和跟蹤天數 輸入限制：必須是符合查詢條件的新商品，即商品狀態(tài)為‘ 2’ ? 新品銷售考核 主要功能：依據新品實際銷售數據和考核目標，生成新品跟蹤表，作為采購主管評判新 品銷售狀況的依據 輸入元素：分店號、大類號、供應商號、新品上柜時間、跟蹤開始時間和結束時間、制 單人 輸出元素：分店名稱、大類名稱、供應商號、供應商名稱、新品上柜時間、跟蹤開始時 間和結束時間、制單人、產地、商品編號、規(guī)格品名、貨號、單位、期望銷量、實際銷售、累計銷量、庫存量、是否促銷、處理方式、新品跟蹤時 間、入店時間 輸入限制：無 ? 主管審核 主要功能：依據新品跟蹤表提供的數據，決定新品的處理方式：繼續(xù)跟蹤、引進還是淘 汰并相應調整商品的狀態(tài)屬性 輸入元素：新品跟蹤表 輸出元素：新品狀態(tài)變更信息 輸入限制：無 4． 3 補貨配送流程 補貨配送是連鎖企業(yè)的核心業(yè)務流程之一，補貨配送流程制訂的是否合理，操作是否清晰簡單，將直接影響企業(yè)的配送效率和配送質量，補貨配送的數據流程圖如下所示： 18 補貨管理錄入配送管理配送單缺貨單經由訂單直送訂單補貨信息補貨單配送退貨管理退貨數據配送退貨單退貨信息門店操作員門店收貨管理 配送單確認信息配送中心操作員門店進銷存文件進銷存情況總部進銷存文件門店庫存臺帳庫存門店庫存變化總部庫存臺帳補貨配送包括補貨管理、配送管理、配送退貨管理和門店收貨管理四個功能模塊，其 主要 功能說明如下： ? 補貨管理 門店補貨有兩種方式： 1）手工輸入補貨信息 2）依據門店庫存和銷售數據，按照計算公式： 補貨量 =最高庫存 — 當前庫存 且 當前庫存小于最低庫存 計算后的補貨數量可進行人工修正，最終產生正式的補貨信息。自動補貨的關鍵是最高最低庫存確定的合理性，系統(tǒng)提供經驗數據模型，可按設定的參數自動生成商品的最高最低庫存。同一商品在不同的時期、季節(jié)其最高最低庫存也不盡相同，使用人員需要及時進行設定調整。 ? 配送管理 總部配送也分兩種方式： 1） 主動配送 主動配送是指由總部主動給門店 配貨，主動配送分為手工錄入和自動產生兩種形式。手工錄入時，系統(tǒng)還顯示配送門店 商品的最高最低庫存、門店當前庫存、倉庫庫存、門店近期的日均銷量等輔助信息，作為配送員進行配貨的參考依據。新品基本上都采用手工主動配送模式。自動產生配送單的計算依據為： 門店配送量 =門店最高庫存 — 門店當前庫存 且 門店當前庫存小于門店最低庫存 自動產生配送需要門店每日上報商品庫存文件，對經營管理人員較少的便利店可以采用自動配送形式。 2） 補貨配送 19 補貨配送就是由門店申請補貨信息，總部依據門店的補貨信息和倉庫庫存自動生成配送數據。 系統(tǒng)將商品的配送形式分為三種： 1） 普通配送 普通配送商品是指由總部統(tǒng)一進貨，總部按照倉庫庫存量給門店進行配送，系統(tǒng)產生配送單，配送單發(fā)送到各個門店，門店收到貨后進行抽單確認。 2） 供應商直送 屬供應商直送商品，系統(tǒng)在作配送處理時，不產生配送單，而是直接生成各個門店的直供訂單，由供應商將商品直接送往門店，門店依據總部產生的訂單進行驗收入庫。 3） 經由配送 經由配送商品在作配送處理時，直接生成總部的經由訂單。供應商將貨物送到總部，總部提取經由訂單入庫以后，系統(tǒng)自動翻錄出門店的配送單，由配送員持配送單將貨送到門店。 在處理門店補貨信息時，系統(tǒng)能夠根據分店商品設定的配送形式自動產生相應的業(yè)務單據； 在計算配送數量時系統(tǒng)還考慮了配送包裝問題，基本原則如下： 1）補貨數量不足一個配送包裝，按補貨數量進行分配 2）補貨數量多于一個配送包裝，則實際配送量必須是配送包裝的整數倍 3）以上配送數量的計算都必須在倉庫可用庫存范圍之內 4）對有信用額度控制的門店，商品的配送額也必須在可用信用額度之內 若普通配送商品庫存不足，則在進行配送處理時系統(tǒng)能自動產生缺貨單，供有關人員查看分析。對缺貨商品的統(tǒng)計（缺貨率、斷貨率等）可以直接反 映采購環(huán)節(jié)的局部工作狀況。 ? 配送退貨管理 配送退貨是指門店將商品返回給總部的處理過程。配送退貨信息由門店先上報總部，總部批準后配送員到門店提貨，門店再作配送退貨處理；配送退貨信息也可以由有問題商品管理模塊產生。 ? 門店收貨管理 門店收貨分驗收入庫和配送入庫兩種，驗收入庫遵照采購管理中的入庫流程。配送入庫 即由總部將配送單發(fā)到門店，門店收到貨后再核對單據數量和實收數量，進行確認收貨的過程。配送入庫可以有兩種形式： 1） 自動確認 門店收到配送單據時，系統(tǒng)即進行帳務處理，更新庫存；產生差異的，由總部制作差異調整單，再將 差異單發(fā)給門店 2） 手工確認 門店根據實收情況進行抽單確認，產生差異的，由出錯方自行調整，差異單不再傳遞 補貨管理的細化流程圖如下： 20 錄入補貨單補貨單錄入處理補貨單自動產生 補貨單數據補貨單查詢處理補貨單查詢信息查詢結果補貨單修改處理修改修改信息原有信息門店操作員進銷存情況門店進銷存文件 進銷存信息查詢條件門店庫存臺帳庫存情況 配送管理的細化流程圖如下： 經由訂單缺貨單配送單補貨信息補貨單直送訂單配送單總部生成主動配送管理配送中心操作員配送單查詢處理返回數據配送單總部調整調整信息配送單總部確認處理發(fā)貨員確認信息缺貨單查詢處理查詢結果信息日配送匯總處理日配送匯總封面匯總數據配送單打印處理配送單數據打印文件配送員總部進銷存文件總部庫存臺帳 配送退貨管理的細化流程圖如下： 21 退貨信息配送退貨單退貨數據門店操作員配送退貨單錄入配送退貨單查詢查詢提取信息配送退貨單門店調整門店調整信息中心倉庫員中心調整信息配送退貨單總部確認配送退貨單信息配送退貨匯總處理日配送退貨匯總封面匯總信息門店進銷存文件配送退貨單門店確認配送退貨單總部調整門店庫存臺帳總部庫存臺帳總部進銷存文件 門店收貨管理的細化流程圖如下： 門店操作員 配送單配送單確認信息配送單門店確認處理配送單門店調整門店進銷存文件配送單調整信息門店庫存變化門店庫存臺帳 22 4 庫存管理 庫存管理 是指商品入庫以后發(fā)生的一系列庫存變化活動，庫存管理又可細分為損溢管理、移庫管理、盤點管理、加工管理四個子功能，其頂層數據流圖如下： 損溢管理 移庫管理庫存文件盤點管理 加工管理用戶損溢單文件 移庫單文件移庫單信息盤點單文件 加工領料單進銷存文件 4． 4． 1 盤點管理 盤點是商品庫存管理中最重要的一項工作。盤點的目的是為了及時調整微機帳面庫存的差錯，為日常經營管理提供正確的庫存信息。企業(yè)可依據實際情況，不定期對商品進行盤點； 盤點可以只盤部分商品，也可以分批全盤。盤點是一項重要細致的工作，一般由企業(yè)的財務部門組成盤點領導小組，負責整個盤點計劃的制定和實施。盤點管理 的數據流圖如下： 23 庫存文件用戶盤點單文件盤點單生成盤點初始化初始化帳面數盈虧處理盈虧數盤點單錄入進銷存文件盤點狀態(tài)表帳面庫存實盤文件實盤數用戶實盤記錄盈虧表查詢/打印 ? 盤點初始化 主要功能：確定盤點對象（分店或倉庫），分配一個盤點期號，指示系統(tǒng)進入盤點狀態(tài)， 禁止其它業(yè)務繼續(xù)進行。盤點狀態(tài)有三個： 未盤入 —— 表示系統(tǒng)正在盤點過程當中 已盤入 —— 表示本期盤點已經結束，商品帳面庫存也已調整 取消 —