【文章內(nèi)容簡介】 司各項工作服務。第一條 總 則（一）公司的科技檔案是科研、技術、生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設工作的歷史記錄,是科學技術資源貯備的一種形式,是廣大工程技術人員和員工艱苦勞動的結晶?？萍紮n案對于發(fā)展生產(chǎn),提高產(chǎn)品質量,縮短科研、生產(chǎn)、基本建設周期,節(jié)約人力、物力、交流等都具有重要的作用。（二）科技檔案與資料實行集中統(tǒng)一管理科技檔案立卷歸檔是生產(chǎn)經(jīng)營活動的最后一道工序,各部門和科技人員對生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的原始技術文件資料必須在完結后兩個月內(nèi)整理收集齊全,按歸檔要求交檔案室歸檔,由公司檔案室統(tǒng)一管理,保證科技檔案的完整與安全。各部門如需經(jīng)常翻閱或使用,可由檔案管理員按管理辦法和程序復印、登記,交由該部門使用。（三）公司成立科技檔案鑒定小組,人員組成由公司行政、技術負責人、有關技術人員、檔案管理人員組成。具體負責技術文件材料的立卷、歸檔的鑒定工作。（四）科技檔案與技術資料凡是記述和反映公司基本建設、技術改造、生產(chǎn)技術和產(chǎn)品開發(fā)、研究等活動的、文件資料必須,并且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管(包括聲像、照片、圖紙、報表、文字材料、技術資料等)。凡是為了參考的目的而收集和復制的技術文件材料都屬于技術資料。（五）嚴格執(zhí)行公司保密制度,任何人不得向外泄露公司的技術資料及相關信息,否則按公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。第二條 技術文件材料的形成、積累和歸檔（一）技術文件材料的歸檔原則技術文件材料實行誰產(chǎn)生誰負責歸檔的原則。業(yè)務部門與科技人員在完成任務過程中,應注意技術文件的收集與管理,把需要歸檔的技術文件材料按項目、專題、型號分類收集起來,把有保存價值的按自然形成規(guī)律有機聯(lián)系起來,組成保管單位(卷、冊、袋、盒),參照科技檔案歸檔范圍、期限、歸檔時間(詳見第七部分附件5),需通過科技檔案鑒定小組鑒定,填寫保管期限,由公司技術負責人簽名,向公司檔案室移交,交接雙方在移交目錄上簽字。（二）各公司、各部門和技術人員應把技術文件材料的積累、整理、形成、鑒定、歸檔和修改、補充等工作作為一項日常工作任務,納入公司生產(chǎn)技術管理工作之中,納入技術人員崗位責任范圍,技術文件材料不完整的不能歸檔,即未完成工作任務,并將技術文件材料歸檔是否完整、系統(tǒng),質量好壞作為考核技術人員的工作內(nèi)容之一。（三）對零星技術文件材料的收集,由項目技術負責人定期移交檔案室保管,填寫技術文件材料臨時登記簿。積累的材料,定期通過鑒定小組鑒定,然后按歸檔手續(xù)歸檔。（四）歸檔范圍。凡具有工作查考、研究、經(jīng)驗總結、科技交流等作用的科技材料、資料均應整理歸檔。產(chǎn)品檔案⑴產(chǎn)品研制(包括改進、改型)①原始依據(jù)性材料、可行性報告書、任務書、協(xié)議書、專題會議紀要,來往函電,各種調(diào)研材料、工藝配方、研制計劃、大綱、臨床資料及總結、各種研發(fā)上報資料、批復、標準、證書等。②中間性材料:設計計算文件(計算方法、程序、結果、報告等),關鍵技術問題,專題分析報告,技術總結等。③成果性材料:全套工藝、配方設計定型文件材料、技術文件、定型驗收、認證文件等。⑵產(chǎn)品生產(chǎn)任務來源、各種協(xié)議、報告、批復、全套產(chǎn)品試生產(chǎn)、正式生產(chǎn)及定型文件材料、批號、生產(chǎn)指令、記錄、技術文件,更改單及更改、補充文件、工藝方案,工藝、產(chǎn)品說明書、工藝專題技術總結與工藝裝備圖樣,原輔包裝材料、產(chǎn)品的重要試驗記錄報告、檢驗、化驗、質量報告、技術攻關記錄、技術總結報告、生產(chǎn)定型報告與批復等。科研專題檔案任務書、專題調(diào)研報告、研制計劃、大綱、方案論證報告、計算、驗收記錄及報告,技術圖樣等有關成果性技術文件材料、技術鑒定、認證、專題研究工作總結,使用效果等。設備儀器檔案⑴專用設備儀器隨機的說明書、圖樣、履歷表、照片、鑒定書等。⑵通用、專用設備、檢測設施和固定資產(chǎn)設備的調(diào)撥、停用、報廢、新增、啟用等情況的材料、報表。⑶自行研制設備按科研檔案進行歸檔,歸檔范圍參照產(chǎn)品研制內(nèi)容。⑷各種設備在使用維護中形成的記錄和其他技術文件,也應整理歸檔,由設備管理部門保存使用?；窘ㄔO檔案會議記錄、會議記要選址、地質、水文、土地征購報告、批復及協(xié)議、施工合同、協(xié)議或重要施工記錄(地下情況、隱蔽工程),材料驗收合格證,重要構件試驗記錄、報告,圖紙（平面圖、基礎圖、施工圖、結構圖、竣工圖）設施安裝調(diào)試記錄,設計更改單、通知單、全套施工、竣工圖樣(土建、管道、電氣、上下水工藝布置)、竣工驗收報告、工程概預算、決算報告和重要的大修、加固、改建、擴建項目的科技文件材料。其它檔案⑴質檢:各類產(chǎn)品標準、考核指標,各級實物質量測試,產(chǎn)品關鍵項目合格率,原輔材料、產(chǎn)品化驗報告,產(chǎn)品升級評定書,質量工作動態(tài),事故分析處理,有關提高質量的會議記錄,用戶座談會紀要和產(chǎn)品批號、注冊商標照片,QC、QA小組活動成果等有關質量方面的技術文件材料。⑵環(huán)保、計量方面:本公司污染監(jiān)測資料和本公司環(huán)保技術成果,治理項目驗收等資料。對新開箱啟用的儀器、儀表相關的說明圖冊(表)、圖紙、檢測、鑒定書等資料。⑶安全、能源等方面的圖紙、圖表、制度、辦法、有關技術性的文件材料等。⑷同外單位協(xié)作項目,只歸檔本公司承擔任務部分的科技文件材料。⑸公司通過文書渠道上報下達的技術性文件,應送交檔案室歸類科技檔案并存檔兩份。上級下達、兄弟單位發(fā)來有關技術性的文件,檔案室應定期復制配套歸類科技檔案并存檔兩份。歸檔的份數(shù)。歸檔兩份,需增加時另行酌定。歸檔的技術文件材料,要符合檔案相關管理制度的要求,統(tǒng)一紙張、規(guī)格、字跡、線條清楚、紙質優(yōu)良,要用碳素墨水或蘭黑墨水書寫,粘貼不能用漿糊,裝訂不能采用金屬物（不銹鋼訂書針除外）。（五）科技檔案分類、歸檔檔案編號方法和科技檔案分類、立卷、歸檔方法詳見第七部分附件4和附件6。第三條 科技檔案的管理（一）為便于保管利用,對辦理了歸檔手續(xù)的檔案,應及時登記,并進行必要的加工、整編入庫。（二）檔案庫房需保持清潔通風,做到防盜、防火、防霉、防潮、防蟲、防曬、防鼠等。（三）修改已歸檔的技術檔案,必須履行手續(xù),需經(jīng)原歸檔部門(或個人)進行修改補充,經(jīng)公司技術負責人批準方能進行。底稿(正本)修改后,必須對有關副本作相應的修改或者補入修改過的副本。（四）科技檔案管理人員,必須對自己所管理的科技檔案進行定期或不定期的清點。在科技檔案發(fā)生意外時,應立即進行部分或全部的檢查,重點檢查檔案是否完整、準確、帳物是否相符等。管理人員工作調(diào)動時,應辦理交接手續(xù)。第四條 科技檔案的利用和交流（一）科技檔案利用是科技檔案管理的根本目的,根據(jù)公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和建設對科技檔案的需求情況,編制必要的檢索工具,并積極有效地開展科技檔案的利用工作。（二）嚴格執(zhí)行檔案的借閱制度(借閱制度詳見第七部分附件7)。第五條 科技檔案的鑒定和銷毀對已失去利用價值的科技檔案剔除銷毀時,必須填寫《技術檔案銷毀登記表》,經(jīng)公司技術負責人批準后執(zhí)行,執(zhí)行銷毀任務時,要與保安部取得聯(lián)系,指定二人以上監(jiān)銷,并同時在銷毀表上簽字。第六部分 附 則第一條 集團所屬公司參照本辦法制定出本公司的實施細則。第二條 本辦法與集團章程有抵觸的，按照章程有關規(guī)定執(zhí)行。第三條 本辦法由集團相關綜合管理部門組織實施。本辦法由集團總經(jīng)理辦公室負責解釋，由企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部負責落實和考核，并制定出相應的考核辦法。第四條 本辦法自頒發(fā)之日起執(zhí)行，在此以前有關規(guī)定及辦法同時廢止。第七部分 附 件《各公司定期、不定期應向集團上報的有關文件、材料及要求》?！段臅幚沓绦蚣胺止な疽鈭D》?！段臅鴻n案保管期限表》?！犊萍紮n案分類、立卷、歸檔方法》?！犊萍紮n案歸檔的范圍、保管期限和歸檔時間表》。《科技檔案分類、歸檔檔案編號方法》。《檔案、資料、書籍借閱制度》?！稒n案室工作職責》?！稒n案管理員崗位職責》。《檔案保密工作制度》。某集團有限公司二0一一年七月八日附件1: 各公司定期、不定期應向集團上報的有關文件、材料及要求序號各公司應上報的材料名稱上報時間及要求1對集團各項方針、政策、文件、會議精神、決議貫徹落實情況實施檢查、督辦、考核。每月末的26日前書面匯總一次報集團總經(jīng)辦一份。2公司行政綜合經(jīng)營、財務、人事勞資、審計、福利等基本管理制度文件、材料。對新建、修訂、完善的隨時上報集團總經(jīng)辦一份。3收集整理本公司員工對集團、公司各方面管理工作的意見和建議。每季度末的26日前書面匯總一次報集團黨群后勤部一份。4公司大事記及其它重要的活動。包括圖像、照片，每季度第二個月的15日以前書面匯總一次報集團總經(jīng)辦、黨群后勤部各一份5公司經(jīng)營大綱、工作計劃、經(jīng)營方案、發(fā)展規(guī)劃、改革方案、文化建設規(guī)劃，半年、年度工作總結、重要會議紀要等文件、材料。形成后即上報集團總經(jīng)辦、企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部各一份；“文化建設規(guī)劃”報黨群后勤部一份。6公司機構設置、經(jīng)濟責任制、獎懲考核辦法等文件、材料。調(diào)整或形成后即上報集團企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部、總經(jīng)辦各一份。7月、季、年度經(jīng)濟運行分析報告、財務報表、各類統(tǒng)計報表。每月、季、年末次月的10日前，報集團企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部、財務審計部各一份。8公司資本運營、投融資計劃、報告，財務預決算、資產(chǎn)收益、利潤分配方案及彌補虧損方案。形成后即上報集團財務審計部、企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部各一份。9公司增減股本、擴大股份認購范圍、增減注冊資本方案形成后即上報集團總經(jīng)辦、財務審計部、企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部各一份。10公司章程、公司分立、變更、終止、破產(chǎn)、解散、結算方案。形成后即上報集團財務審計部、企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部、總經(jīng)辦各一份。11勞動人事管理辦法、績效考核管理條例、工資分配方案形成后即上報集團總經(jīng)辦、企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部各一份。12定編定員方案、崗位設置、人力資源規(guī)劃方案。形成后即上報集團總經(jīng)辦一份。13人員需求及招聘計劃、培訓計劃及正式員工檔案移交形成后即上報集團總經(jīng)辦、企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部各一份。14員工職（崗）位說明書、各部門工作職責。形成后即上報集團總經(jīng)辦、企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部各一份。15中層及以上管理人員調(diào)整或聘任文件。形成后即上報集團總經(jīng)辦一份。16員工全員勞動合同管理實施辦法、員工勞動合同簽訂情況。形成后即上報集團總經(jīng)辦一份。17員工結構狀況、總人數(shù)，包括：員工結構狀況一覽表、管理人員基本情況一覽表、專業(yè)技術人員基本情況一覽表。每季末的次月3日前報送集團總經(jīng)辦，附本季度員工進出人員花名冊。18在職員工花名冊。每年終的次月3日前報送集團總經(jīng)辦。19及時繳納本公司打印、復印文件材料發(fā)生的費用。每月末的次月5日以前向集團財務部繳納。20《香菊》期刊稿件。每季度第二個月的15日以前，向黨群后勤部報送。★考核辦法：一件材料或一次或未按時上報者，扣部門負責人及分公司經(jīng)理5—10分，分別由集團企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部、財務審計部、黨群后勤部按照“上報時間及要求”及時向集團總經(jīng)辦反饋有關情況，由總經(jīng)辦統(tǒng)一匯總、全年累積考核，年終一次兌現(xiàn)。27 / 28附件2: 文書處理程序及分工示意圖負責單位 外 收 發(fā) 內(nèi) 收 發(fā) 辦文部門 公司領導人 印刷廠或人員： （專、兼職文書人員） （承辦人） 部門負責人 打字員收 文 收進 登記 分送 收進 啟封 登記 分送 擬辦 批辦 催辦 承辦 發(fā) 文 歸卷 注辦 撰稿 簽發(fā) 發(fā)出 裝訂(封） 登記 注發(fā) 蓋印 校對 繕印 附件3: 文 書 檔 案 保 管 期 限 表一、綜合類黨組織(黨委、支部,下同)、會議記錄 永久黨員學習、組織生活、民主評議黨員等會議、記錄、有關工作安排、總結報告 30年黨組織召開重要會議文件材料⑴通知、名單、議程、報告、領導講話、大會發(fā)言、選舉結果、決議紀要 永久⑵會議未通過的材料 10年黨組織召開一般性會議文件材料⑴通知、名單、議程、講話、報告、總結、記錄 30年⑵個人發(fā)言、參考材料 10年黨組織換屆、領導任免、增補成員的文件材料 永久黨、紀檢監(jiān)察年度工作安排